辦公室s標(biāo)準(zhǔn)ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-02 12:05 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 管 劃區(qū)放置區(qū)域 必要品 B 一周至六個月內(nèi)使用一次 辦公室或工程內(nèi)保管 搬到文件柜或合適的 場所 必要品 C 六個月至一年內(nèi)使用一次 部門內(nèi)的倉庫或資料室 內(nèi)保管 搬到資料室內(nèi) 不必要品 A一年內(nèi)一次都沒使用的 B超過保管期的過期文件 C不可能使用的 A返還倉庫 B廢棄 C返還、廢棄 －－ 推進辦公自動化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對簡單的資料利用電子郵件等形式，實現(xiàn)無紙化瀏覽與審批； 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn) 11 二 .文件的保管方法 對保管的文件裝訂成夾，并保證對任何人對必要文件 30秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進行： ：只保管一個文件夾 使公司文件不重復(fù)保留，在指定的場所只保管一本原件，禁止文件夾個人所有（保密文件除外）； 確立文件進行分類，進行文件夾管理，文件夾側(cè)面標(biāo)明大分類：所屬部門，文件編號，文件名稱、 文件的管理責(zé)任人，保存期限； 制定文件擺放位置的清單目錄，方便任何人查找 文件擺放的位置要做到一眼就能看清楚，利用顏色標(biāo)簽對文件擺放后畫一條斜線，進行定位； 明確文件管理責(zé)任，選定資料管理責(zé)任者，尤其對文件的保管（存放在辦公室）和保存（存放在資 料室）進行明確區(qū)分，定期進行資料整理（及時廢棄過期文件，更換新文件）和維持； 會議資料要盡量電腦化，避免會議一結(jié)束就扔掉資料 復(fù)印會造成時間、人工、紙張的浪費，所以提倡“一個原則”盡量減少復(fù)印文件，通常采用的手段有公告 欄， 傳閱，內(nèi)部電子郵件等方式 ； 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn) 12 (a) 臨時 文件筐 ? 中間張貼文件的分類，每層屬于哪一類的文件， 用黃色紙打?。ㄈ纾号R時周轉(zhuǎn)文件等） ，不得個人所有，但臨時文件根據(jù)具體 業(yè)務(wù)的性質(zhì)，允許個人保管，個人保管臨時文件時，在個人辦公桌規(guī)定的臨時保管文件筐內(nèi)保管。 、處理當(dāng)中的文件、日常文件（記錄類，處理當(dāng)中的采購書等），個人臨時參照使用的業(yè)務(wù)指南（業(yè)務(wù)處理手冊等），個人參考的資料等。 標(biāo)識尺寸：長： 7cm，寬： (b)文件筐 ? 文件筐的標(biāo)識按照擺放文件的類型進行編寫 , 用白色紙打印 標(biāo)識尺寸 ： 寬： 6cm，高： 整頓方法 辦公桌 面上 文件筐 (a) (b) 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn) 13 (a)文件 (標(biāo)簽 ) ? 中 文件和 大 文件夾側(cè)面距離頂部 2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部 1cm張貼 ? 標(biāo)簽上分別填寫： ALSTOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共 （是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位標(biāo)識 ) ? 文件定位標(biāo)識采用寬： 1cm的斜線進行。 ? 從左下角頂端開始往上張貼，標(biāo)識角度以第一個文件夾角度 1cm為準(zhǔn)； (C) 文件 夾內(nèi)隔頁紙 標(biāo)識 ? 按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件； 整頓方法 文件夾 小文件 夾 中文件 夾 大文件 夾 公司 標(biāo) 部 門 名 文件 編號 文件名 稱 管理人 2cm 1cm 2cm a b 1cm 大文件 夾 小文件 夾 中文件 夾 C 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn) 14 (a)文件 (標(biāo)簽 ) ? 中 文件和 大 文件夾側(cè)面距離頂部 2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部 1cm張貼 ? 標(biāo)簽上分別填寫： ALSTOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共 （是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位標(biāo)識 ) ? 文件定位標(biāo)識采用寬： 1
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1