2-外來(lái)文件控制程序(編輯修改稿)
2024-12-07 18:14 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 經(jīng)辦文員處，由總辦文員建立公司總的外來(lái)文件清單。 C 類(lèi)外來(lái)文件的控制 相關(guān)部門(mén)在收到、領(lǐng)取到 C 類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)遞交總經(jīng)辦文員進(jìn)行處理， 總經(jīng)辦文員應(yīng)建立收交、存檔記錄。執(zhí)行《公司文件管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》。 D類(lèi)外來(lái)文件的控制 由公司總經(jīng)辦建立“檔案室圖書(shū)一覽表”予以公布，并定期（每個(gè)月）補(bǔ)充新的圖書(shū)信息，供各部門(mén)查閱。 文件的借 閱 由借出部門(mén)辦理文件借閱登記，填寫(xiě)《文件（記錄）借閱登記表》。借 出期限最長(zhǎng)為 15天。如需續(xù)借，須重新辦理借閱登記；文檔查閱應(yīng)當(dāng) 在文件存放處進(jìn)行查看。 文件復(fù)印 公司職員不得使用非受控外來(lái)文件及不得私自復(fù)印外來(lái)文件。如因工作所需復(fù)印外來(lái)文件，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量體系文件復(fù)印申請(qǐng)單》，經(jīng) 文件保管部門(mén)及需求部門(mén)經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。復(fù)印完畢后加蓋紅色受控章，并補(bǔ)充至需求部門(mén)的外來(lái)文件清單。 總經(jīng)辦有責(zé)任監(jiān)督外來(lái)文件的控制情況，對(duì)違反控制規(guī)定的現(xiàn)象應(yīng)予以糾正，各部門(mén)不得以任何借口拒不執(zhí)行。 各部門(mén)外來(lái)文件的傳遞均用《外來(lái)文件發(fā)放記錄》和《外來(lái)文件收交記錄》記載收發(fā)文情況。 相關(guān)文件與記錄： 質(zhì)量提體系文件控制程序 外來(lái)文件收交記錄 外來(lái)文件清單 檔案室圖書(shū)一覽表 WIZB002 公司文件管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
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