【文章內(nèi)容簡介】 向書、基建圖紙等；（五）各類資產(chǎn)類權(quán)證、工商證照等；（六）公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會議和公司主持召開的各類重要會議文件、會議記錄及有保存價值的音像材料；（七）公司領(lǐng)導(dǎo)同志外出參加各種會議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動等形成的文件、剪報、照片等材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的；（八）公司出版、編輯的各類出版物，收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等；（九）公司的年度工作計劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、審計材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等；（十）企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革；（十一）公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用；（十二）組織機構(gòu)、人員編制、大事記、主要活動的剪報、聲像材料、榮譽證書、法人標(biāo)準(zhǔn)照、工作照、文字材料等；（十三）公司建設(shè)項目資料，包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設(shè)備資料；（十四）干部任免、調(diào)配、名冊、報表；員工招聘、錄用、定級調(diào)資、退職解聘開除、員工社保等文件資料；（十五）公司的財產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責(zé)任書；（十六）經(jīng)處理的重要來信。第五條 密級：一、機密文件（A級文件）：公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議，合同、各類證照、總經(jīng)理會議紀(jì)要、Ａ級財務(wù)資料（財務(wù)報表、驗資報告、重要函件）、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。二、普通文件（B級文件）：除Ａ級外的文件均屬Ｂ級。第六條 文件、材料歸檔的辦法與時間 一、凡屬公司的A級檔案，對外簽訂、發(fā)送的A級材料，隨時由行政部歸檔；二、公司的其他會議紀(jì)要和行政部的各類會議記錄，由會議主辦處每半年向行政部歸檔一次；三、公司法人的材料由行政部在當(dāng)年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。四、公司與其他單位的聯(lián)合行文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復(fù)印件；五、各部（室）自行立卷歸檔的檔案，應(yīng)在當(dāng)年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。第六條 歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引，案卷按機構(gòu)、年代排列，永久與長期（1650年）、短期（15年以下）分別組卷，編上順序號及注明存放案卷年號與卷號；卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年，不必分保管期限，按年度排列即可。第七條 原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時，可用復(fù)印件替代，但公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)證明章，附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因，并視同正式文件妥善保管。 第八條 案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等，文字要求簡練、確切；用鋼筆書寫，字跡端正。 第九條 注意做好保密工作，存放檔案的門窗要堅固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。 第十條 每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施，確保檔案的安全。 第十一條 借閱文件檔案（包括資料），必須由借閱人填寫借閱單，經(jīng)各部室負(fù)責(zé)人，財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。Ａ級檔案須由公司法人或其授權(quán)人批準(zhǔn)方能借閱；Ｂ級檔案由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)借閱。 第十二條 裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。 第十三條 查閱檔案的人員必須愛護文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任；如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可。 第十四條 查閱的文件檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。 第十五條 對摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)按檔案級別經(jīng)有權(quán)審批人同意，對摘抄的材料應(yīng)進行審查、簽章。第十六條 檔案的銷毀須在行政部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定，銷毀失去保存價值的檔案須由參與鑒定人員提出意見，登記造冊，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由二人以上在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀檔案記錄上簽字。附相關(guān)表單：1. 檔案收件單；2. 檔案借閱單；3. 檔案銷毀登記表。第八節(jié) 電腦打字管理辦法第一條　公司各部室的電腦打字工作有條件的，應(yīng)實行專人負(fù)責(zé)制，非電腦使用的工作人員，不得操作電腦。第二條　行政部機要電腦主要負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)和承接A級檔案資料、合同和對外行文或以公司名義行文的打字任務(wù)。第三條　各部室日常打字工作應(yīng)自行完成，確因工作特殊需配合完成的，須經(jīng)該部室負(fù)責(zé)人簽字報行政部審核后，方可予以受理。第四條　外單位如需在公司打字的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，并按規(guī)定收費。第五條　凡公司各部室的發(fā)文，應(yīng)按相關(guān)程序報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，交由行政部文印人員統(tǒng)一打印發(fā)送。第六條　文印人員應(yīng)在電腦系統(tǒng)中設(shè)立各部門專用文件名及獨立密碼。第七條　電腦文檔及打字后的文稿應(yīng)視同文字檔案歸檔管理。并按檔案管理規(guī)定做好電腦文檔的分類管理及拷貝存盤工作。第八條　文印人員必須嚴(yán)格管理電腦中的所有資料、報表、文件及電腦中存儲的公司各項數(shù)據(jù),未經(jīng)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)允許,不得擅自接待任何參觀人員。第九條　電腦檢修人員測試或修理電腦系統(tǒng)時，文印人員必須在場陪同，如發(fā)現(xiàn)其查看文件內(nèi)容、數(shù)據(jù)的操作時，應(yīng)予以阻止。第十條　未經(jīng)允許，不得私自安裝軟件及挎貝數(shù)據(jù)或上網(wǎng)。禁止安裝及使用電腦游戲。附相關(guān)表單：電腦打印登記表第九節(jié)　　辦公器材使用管理辦法第一條　傳真機的使用管理一、收傳真：（一）接收傳真件后，應(yīng)做好登記工作，并依據(jù)傳真件上的收件人姓名、部室，及時送至收件人或部室負(fù)責(zé)人并做好簽收工作。（二）沒有明確收件人的傳真件一律先轉(zhuǎn)至行政部經(jīng)理處，由其簽轉(zhuǎn)收件人。二、發(fā)傳真：（一）市內(nèi)傳真件，需各部室負(fù)責(zé)人簽字后方可外傳，長途傳真視同長途電話的規(guī)定進行管理。（二）凡外單位要在行政部發(fā)傳真的需經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可外傳。（三）涉及機要的傳真，按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、傳真機管理人員應(yīng)及時做好當(dāng)月傳真發(fā)送數(shù)量的統(tǒng)計和消費品的補充及日常的維修保養(yǎng)工作。第二條　長途電話的使用一、公司開通長途電話業(yè)務(wù)，由專人負(fù)責(zé)管理。二、凡因公務(wù)需要使用長途電話的本部工作人員，需應(yīng)依規(guī)定填寫《長途電話申請單》，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人同意后，方可使用。三、外單位因公務(wù)需要使用長途電話的，須經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可由使用。四、拔打長途電話應(yīng)用電信IP電話，以節(jié)約話費。五、《長途電話請單》應(yīng)暫留存，待次月與電話費單據(jù)核對無誤后，一并呈行政部經(jīng)理核閱，如有誤，所產(chǎn)生的費用由各部室負(fù)責(zé)人承擔(dān)。第三條　　復(fù)印機使用管理一、文件、資料的復(fù)印工作實行專人負(fù)責(zé)制，非行政部工作人員，不得隨意操作復(fù)印機。二、擅自操作復(fù)印機，致使機器損壞，應(yīng)照價賠償。三、復(fù)印文件、資料要服從文印人員的安排。四、復(fù)印文件、資料須辦理登記手續(xù)。公司本部人員的復(fù)印須由本人所在的部室負(fù)責(zé)人簽批份數(shù)，外單位如確需復(fù)印的須經(jīng)行政部經(jīng)理審批。五、機密以上文件一般不復(fù)印。確因工作需要復(fù)印的，須經(jīng)行政部經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、復(fù)印件應(yīng)視同原件一樣管理。機密級以上的文件，誰要求復(fù)印，誰負(fù)責(zé)分發(fā)與清退。七、超過50份的批量文件原則上應(yīng)送印刷廠印制，不予復(fù)印。八、文印人員應(yīng)每月統(tǒng)計當(dāng)月復(fù)印機的復(fù)印情況和使用情況，并呈報行政部經(jīng)理核閱。九、復(fù)印機的更新、貴重配件的添置應(yīng)預(yù)制計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理。消費品的補充和日常維修費用由有權(quán)人批準(zhǔn)辦理。十、不得復(fù)印私人的材料。附相關(guān)表單： 復(fù)印登記表； 長途電話申請單； 傳真件登記表； 復(fù)印機使用情況登記表。第十節(jié) 公務(wù)車管理辦法第一條 用車和派車 一、公司行政部是公務(wù)車的管理部門，各級員工因公使用公務(wù)車,均須由行政部統(tǒng)一安排派車。三、各職能部門公務(wù)用車，必須填寫派車登記表，經(jīng)用車部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)籌安排。原則上各職能部門用車須提前壹天申請。用車部門若超過核定派車起始時間20分鐘未出車，該車將另行安排。 四、外單位借用公司公務(wù)專用車輛，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一安排。 五、在職員工因重大公務(wù)用車，在沒有車輛安排又無法改期辦理的情況下，經(jīng)報備行政部后可乘坐公共汽車或出租車。事務(wù)完成后，須在一天內(nèi)將票據(jù)送交行政部簽注報備方可予以報銷，逾期則以無效論處。十二、公司所有公務(wù)車輛在一天工作結(jié)束時，應(yīng)全部進入指定的停車場地停放，未經(jīng)批準(zhǔn)私自將公務(wù)車停放至非該車指定地點停放的，追究專職司機的責(zé)任，如發(fā)生意外事故的，由該車專職司機承擔(dān)。 第二條 車輛的保養(yǎng)、維修、年檢 一、公務(wù)車輛送修，由該公務(wù)車輛之專職司機填寫送修申請單，送修項目經(jīng)審核批準(zhǔn)后，定點送修。修理期間專職司機除另有任務(wù)外，必須到送修點監(jiān)修。二、修理結(jié)束后，專職司機必須將修理項目清單送行政部備檔，檢修更換下的配件，必須交由行政部專人核驗后統(tǒng)一處理。三、公務(wù)車輛年檢時，由該公務(wù)車輛之專職司機或由行政部指定專人負(fù)責(zé)辦理，年檢結(jié)束后負(fù)責(zé)辦理人須及時將相關(guān)票據(jù)核銷。 第三條 行車油耗考核 各車輛的行車公里數(shù)按以下辦法考核： （一）規(guī)定的專項任務(wù)按核定的公里數(shù)考核。 （二）公司公務(wù)專用車輛，以《車輛行駛表單》和派車登記表考核公里數(shù)。 第四條 其他一、公務(wù)車所發(fā)生的檢修、保養(yǎng)、停車費用，在該事項結(jié)束或收車后，由專車司機把有關(guān)票據(jù)送交行政部確認(rèn)。二、公務(wù)車輛的保險費、養(yǎng)路費及其他各類規(guī)費統(tǒng)一由財務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)辦理。三、財務(wù)部設(shè)立單車臺帳，對檢修項目及有關(guān)