【文章內(nèi)容簡介】 報價單跟蹤依據(jù)用戶合同咨詢單、申請報價單等需要報價信息，（對首次供貨或**第一次生產(chǎn)的鋼種需要技術(shù)評審，核定成本）按銷售部有關(guān)報價程序進行報價，報價后，每天要跟蹤用戶對報價結(jié)果的評審情況，包括對報價結(jié)果或報價條款中有異議或運作方式、價格等與競爭對手的差異，及時溝通反饋，以便領導決策。簽訂合同的跟蹤 合同科合同員依據(jù)內(nèi)勤審批過的用戶來函要求進行訂貨，函件必須要有用戶公章或合同專用章，經(jīng)相關(guān)領導簽字確認后，按有關(guān)訂貨流程訂貨。合同員評審后打印合同正本、附頁，交內(nèi)勤人員評審后，內(nèi)勤郵寄給用戶或各片區(qū)負責人，進行簽字蓋章；要求合同科合同員依據(jù)用戶來函簽字訂貨，打印合同正本、附頁為二個工作日，內(nèi)勤人員在一個工作日內(nèi)用特快郵寄用戶；20日內(nèi)必須加蓋合同章的合同返回，并交相關(guān)合同員進行管理；對區(qū)域內(nèi)有保兌倉業(yè)務運作的的業(yè)務員，同時負責其所管用戶保兌倉相關(guān)業(yè)務，手續(xù)的具體辦理；集團公司法律顧問處對于合同管理要求為：隔月5日前要求按訂貨日期全部合同正本、附頁上交齊全。合同平衡、生產(chǎn)組織及資金跟蹤合同簽訂后，內(nèi)勤人員要依據(jù)約定跟蹤預付款到位情況，預付款訂貨合同，必須預付款到位后方可通知合同員進行合同下發(fā)，預付款訂貨合同，在25日合同平衡前必須到位，否則不予當月排產(chǎn)；按協(xié)議運作用戶，同時要跟蹤用戶是否按預定進行品種訂貨、數(shù)量、預付款訂貨，符合協(xié)議約定，可申請合同員進行合同下發(fā)，合同室進行總體資源平衡。合同下達到生產(chǎn)科后，結(jié)合每周的組距安排情況，預計交貨時間，及時通知給用戶，以便用戶提前安排資金，了解合同履行情況；對用戶對交貨周期有特殊要求的合同，結(jié)合組距安排情況，分析可否按時交貨，如在正常組距安排情況下保證不了交貨期，要及時與合同室負責人溝通，協(xié)調(diào)可否建議生產(chǎn)對組距調(diào)整，以便解決用戶的特殊要求。對特急合同，重點用戶的合同，每月初必須分析整理，打印形成書面跟蹤單，有側(cè)重點的跟蹤。根據(jù)生產(chǎn)組距安排，及時與生產(chǎn)科分管業(yè)務員溝通，了解所管訂單鋼錠冶煉情況，合同在生產(chǎn)的順序、時間，結(jié)合工藝，判斷出上交時間，反饋給片區(qū)業(yè)務人員及用戶，依據(jù)生產(chǎn)量，提前通知用戶需辦理余款數(shù)額。合同上交后，核對是否全部上交完畢，根據(jù)準確重量，核算貨款，運費是否足額。外發(fā)及裝車清單、領貨憑證等服務在貨款足額的情況下，依據(jù)用戶指定地點發(fā)貨，并通知用戶；督促發(fā)運室在發(fā)貨后第二天郵件或傳真給用戶發(fā)裝車清單，并將領貨憑證用特快寄給用戶。發(fā)貨后10天要與用戶溝通領貨憑證，貨物是否收到，并溝通使用情況及質(zhì)量信息。首次訂貨資質(zhì)審核管理規(guī)定為進一步規(guī)范風險評價工作程序，完善風險控制工作步驟，健全風險管控機制，監(jiān)督經(jīng)營運作，有效防范和化解經(jīng)營風險，特制定本管理規(guī)定。一、首次訂貨需提供審核資質(zhì)證明1．需提供合法有效的工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證（正、副本）、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證（且經(jīng)銷商要求注冊資金不低于50萬元、實體企業(yè)要求注冊資金不低于100萬元）、開戶許可證，所有資質(zhì)證明要加蓋本單位公章（鮮章）。2．必須提供合法有效的企業(yè)法人身份證明（不做硬性要求）。3．必須提供合法有效的企業(yè)法人授權(quán)委托書及經(jīng)辦人的身份證明（不做硬性要求）。4．提供近3年的財務報表（不做硬性要求）。二、資質(zhì)審核程序內(nèi)勤人員收到審核所需的資質(zhì)證明后，先與區(qū)域公司經(jīng)理及業(yè)務主管落實該用戶情況，并將資質(zhì)證明交給辦公室負責風險監(jiān)控人員，風險監(jiān)控人員及時召集內(nèi)勤人員、辦公室主任、合同室主任、銷售總公司副總進行審核，經(jīng)審核合格后可履行訂貨管理流程，資質(zhì)證明復印件存檔管理。資質(zhì)證明每年必須年檢后進行更換，每年7月底前完成。三、處罰有下列之一現(xiàn)象的，按規(guī)定予以處罰：1）不履行資質(zhì)審核手續(xù)擅自訂貨的；2）不履行變更手續(xù)擅自變更結(jié)算單位的；3）督管失控的；根據(jù)風險大小損失程度予以500元2000元的經(jīng)濟處罰。四、風險補救方式（1）訂貨后發(fā)現(xiàn)對方不是一般納稅人，造成增值稅票無法開出，當月聯(lián)系對方要求變更結(jié)算單位（必須是一般納稅人資格），并在當月開出增值稅發(fā)票。（2）訂貨后發(fā)現(xiàn)訂貨法人或?qū)嶋H操作人存在不誠信（欺詐）現(xiàn)象，履行完此筆合同后，后期不予訂貨。 驗資發(fā)貨（應收賬款、預案）監(jiān)控管理規(guī)定為進一步規(guī)范風險控制工作程序，完善風險控制工作步驟，健全風險管控機制，時實監(jiān)控、督察經(jīng)營運作，有效防范和化解經(jīng)營風險，特制定本管理規(guī)定。一、風險控制風險監(jiān)控人員利用生產(chǎn)銷售清欠管理程序，對應收帳款及預收帳款的變化情況進行實時監(jiān)控。每周向合同室內(nèi)勤人員及分管銷售相關(guān)領導通報應收賬款的變化情況。每月依照預案執(zhí)行情況對應收賬款逐戶進行統(tǒng)計和分析，并對合同價格、保兌倉業(yè)務、外發(fā)驗資、新用戶資質(zhì)審核等風險監(jiān)控情況進行分析。對應收賬款催收計劃進行監(jiān)管及考核。每月對應收賬款帳時效性進行分析，協(xié)助相關(guān)部門及時銜接債權(quán)，協(xié)調(diào)法律訴訟，杜絕債權(quán)喪失，確保經(jīng)營資產(chǎn)的安全性。二、應收賬款（預案）管理企業(yè)的運作嚴格按照預案或協(xié)議執(zhí)行，占用資金不允許超過預案或協(xié)議要求。經(jīng)銷商及其它零散用戶必須堅持預付款訂貨、帶款提貨的原則，不允許產(chǎn)生欠款。本著公司債權(quán)有保障的原則，對訂貨品種效益好，資金付款有難度的用戶，可采取有效資產(chǎn)抵押、擔保等方式，保證債權(quán)的履行。應收賬款本著誰造成誰負責的原則進行清理，應收賬款的清理期限為3個月，在清理期間只發(fā)生活費。三、發(fā)貨風險控制驗資所有發(fā)貨均需驗資審批，由內(nèi)勤人員持驗資發(fā)貨審核單經(jīng)辦公室驗資人員進行驗資，發(fā)運室業(yè)務員憑驗資審核單進行發(fā)貨。（1）驗資員在銷售資金管理程序中需對發(fā)貨的資金到位進行審核驗資，資金到位驗資員簽字認可，發(fā)運室見單方可發(fā)貨。（2）對欠款（無款、預案或超預案）用戶，驗資員需在資金管理程序中對資金到位進行審核驗資，對資金未到位有欠款，驗資員將用紅筆簽字，在考慮庫存、車皮等因素后，如確需發(fā)貨，必須經(jīng)內(nèi)勤人員、區(qū)域銷售經(jīng)理或部長助理、合同室主任（部長助理）、銷售總公司副總、銷售總公司總經(jīng)理五級審批擔保后，發(fā)運室見單后方可發(fā)貨。四、處罰。對有下列之一現(xiàn)象的，按規(guī)定予以處罰：不履行超發(fā)審批手續(xù)擅自發(fā)貨的；未按擔保時限清回貨款的；督察失控的；違規(guī)收取商業(yè)承兌等票據(jù)的；由于算賬不細形成小額欠款的。每超預案金額10%考核績效工資300元，每戶考核最多1200元；沒有預案產(chǎn)生欠款金額在10萬元以內(nèi)的，否決當月效益工資300元；欠款金額在10萬元30萬元之間的，否決當月效益工資600元；欠款金額在30萬元以上的，否決當月效益工資1200元，并限期清回。風險補救方式（1）在預測當中出現(xiàn)超預案欠款或沒有按運作模式付款，通知駐外銷售人員跟蹤付款。（2）在預測當中出現(xiàn)無預案欠款的，通知駐外銷售人員跟蹤付款（連續(xù)不得超3個月）。（3）不在預測當中出現(xiàn)欠款的，內(nèi)勤人員在次月清回貨款。廠商銀業(yè)務管理規(guī)定為進一步規(guī)范廠商銀一票通（保兌倉）業(yè)務運作，完善保兌倉業(yè)務在運作中的風險監(jiān)控，防范和控制經(jīng)營風險，特制定本管理規(guī)定。一、廠商銀協(xié)議簽訂辦理廠商銀業(yè)務的客戶需提交合法有效的工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證（正、副本）、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證、近期財務報表及經(jīng)銷商同銀行簽訂的協(xié)議等相關(guān)加蓋公章資質(zhì)證明的復印件（鮮章）。風險監(jiān)管人員及時組織內(nèi)勤人員及分管銷售的相關(guān)領導進行審核，資質(zhì)經(jīng)審核沒有問題后，內(nèi)勤人員及風險監(jiān)管員對符合辦理廠商業(yè)務要求的提出建議，報生產(chǎn)銷售部部長審批后，再報經(jīng)法律事務處、財務資產(chǎn)部進行審批，最后由股份公司總經(jīng)理在主協(xié)議上簽字同意后，廠商銀業(yè)務運作協(xié)議方可生效。協(xié)議原件由風險監(jiān)管人員存檔，協(xié)議復印件移交集團公司法律事務處留存。協(xié)議不許簽訂回購及擔保條款，必須明確授信額度。辦理廠商銀業(yè)務的流通商必須與公司簽訂長期合作協(xié)議，確定銷售品種及銷售量。年訂貨額低于2000萬的用戶不予辦理廠商銀業(yè)務。業(yè)務操作備案印鑒辦公室監(jiān)管人員單獨管理，并全程跟蹤和管理廠商銀協(xié)議審批、簽訂、履約事宜。二、購銷合同簽訂、履行及監(jiān)督合同簽訂（1）合同簽訂嚴格按照廠商銀協(xié)議約定條款簽署，合同中必須注明出資銀行。（2）廠商銀購銷合同必須一單一簽，專門設立合同編號，不得循環(huán)使用。（3）廠商銀合同需由監(jiān)管人員簽字確認后才能蓋章，雙方蓋章后復印件交監(jiān)管員存檔。資金確認（1）廠商銀運作協(xié)議項下的來款出票行為廠商銀業(yè)務銀行，出票人為廠商銀業(yè)務中的流通商，收款人為BBB特殊鋼股份有限公司。（2）廠商銀購銷合同項下的資金與廠商銀業(yè)務流通商自有資金分開使用，嚴禁資金混淆運作。（3）收款確認函（書）由銀行或內(nèi)勤人員提供，提交銀行前須經(jīng)風險控制室簽字認可。收款確認函（書）原件或復印件內(nèi)勤人員及監(jiān)管員均要存檔。；（4）內(nèi)勤人員及辦公室要嚴格按照廠商銀協(xié)議簽訂的條款確認資金，辦公室資金錄入注明 “保兌倉”字樣，便于識別與統(tǒng)計。發(fā)貨管理（1）發(fā)貨前內(nèi)勤員必須通知監(jiān)管員，以便監(jiān)管。（2）內(nèi)勤人員在發(fā)貨前認真核對發(fā)貨通知簽字字樣及公章印模、協(xié)議約定的到站、收貨人等信息，確保貨物安全。（3）內(nèi)勤人員依據(jù)銀行簽發(fā)的提請發(fā)貨通知函（書）或相關(guān)協(xié)議條款約定組織發(fā)貨。并及時通知銀行發(fā)貨狀況或返還發(fā)貨通知函（書）附件。（4）“廠商銀發(fā)貨審批表”由監(jiān)管員保存。日常管理（1）監(jiān)管員內(nèi)勤人員要對廠商銀運作單位建立臺帳，對廠商銀來款、發(fā)貨逐筆登記匯總，臺帳內(nèi)容要附銀行來款確認函及所對應的發(fā)貨通知函（書）和收到貨物確認函；（2）監(jiān)管員定期核對廠商銀業(yè)務單位來款及發(fā)貨情況，及時審核、溝通和檢查內(nèi)勤人員是否按協(xié)議要求履行廠商銀業(yè)務相關(guān)手續(xù)。（3）每筆廠商銀業(yè)務履行完畢后，監(jiān)管員要對相關(guān)資料進行整理、核對，確定該筆廠商銀業(yè)務結(jié)束，并將資料原件留存，復印件移交法律事務處存檔。三、風險補救方式（1）出現(xiàn)資金混淆使用情況后，通知經(jīng)銷商必須補齊缺口資金。（2）出現(xiàn)到站及收貨人與協(xié)議不符現(xiàn)象，聯(lián)系經(jīng)銷商及銀行出具書面變更函。往來賬核對管理規(guī)定隨著股份公司產(chǎn)能的提高，銷售業(yè)務量的增大，用戶數(shù)量增多，同用戶核對往來帳目將成為日常工作的重要內(nèi)容之一，為規(guī)范運作，加強考核，確保往來帳目準確無誤，特制定本管理規(guī)定。對賬原則（1）銷售股份公司鋼材的往來單位每年核對帳目一次，月均銷售額在600萬元以上的單位，每半年核對往來帳一次。（2）預收賬款單位對帳遵循上述原則。二、對賬管理（1）辦公室對帳人員依據(jù)財務部的三位一體財務帳，在征求區(qū)域副總、部長助理及內(nèi)勤人員意見后，經(jīng)生產(chǎn)銷售部務會討論通過后制定出全年往來帳目的對帳計劃。（2）區(qū)域銷售人員每月要與分管區(qū)域用戶的內(nèi)勤人員進行業(yè)務帳的核對，會同辦公室對帳人員按照對帳計劃逐戶與對方財務部門進行帳目核對。（3）凡用戶需核對預收帳款（1年以上、2年以內(nèi)），先由內(nèi)勤人員確定年限，再經(jīng)生產(chǎn)銷售部部長同意后方可核對往來賬目。（4）凡正常運作的業(yè)務單位發(fā)函要求對賬（或因?qū)徲嬓枰_認）時，先由內(nèi)勤人員進行帳目核對，經(jīng)財務部復核后，加蓋財務印鑒。（5）對帳人員每季度將與用戶對帳結(jié)果進行匯總分析，并組織財務、生產(chǎn)銷售部等部門相關(guān)人員開會進行通報，對帳目有問題的將在次月底前予以調(diào)整處理完。（6）對賬協(xié)議及相關(guān)資料原件存檔管理，復印件交財務資產(chǎn)部。票據(jù)傳遞、財務收據(jù)使用管理規(guī)定隨著股份公司產(chǎn)能的增加，銷售回款不斷增加，銀行承兌匯票約占總銷售回款80%，而承兌匯票在郵寄或傳遞過程中存在較大的風險,為有效防范和化解經(jīng)營風險，減少因銀行承兌匯票在傳遞或?qū)徍耸д`造成風險，特制定本規(guī)定。一、承兌匯票審核銀行承兌匯票票面及背書聯(lián)必須完好無損，不能有破損、缺角、撕破和斷裂。不能缺少必須加蓋的印章（即：法人章、財務章或公章，銀行加蓋的匯票專用章，銀行經(jīng)辦人私章或簽字）。銀行承兌匯票上所加蓋的騎縫章及背書章必須清晰；銀行承兌匯票的金額、出票日期、到期日等一切票面要素均不能有涂改，如因銀行原因出具的大額票據(jù)（500萬元以上）出現(xiàn)印鑒模糊現(xiàn)象必須去出票銀行予以面查。銀行承兌匯票粘單聯(lián)上，必須有“粘單”兩字，銀行承兌匯票背面第一背書人必須是收款人加蓋印鑒。銀行承兌匯票票面或背書欄不得注明：“不得轉(zhuǎn)讓”、“委托收款”、“質(zhì)押”等字樣。銀行承兌匯票背書欄內(nèi)填寫的被背書人名稱必須和所加蓋的財務印章相符，不能填寫錯誤，且字跡要書寫清楚、工整。凡是直接出票給BBB特殊鋼股份有限公司的（即收款人為：BBB特殊鋼股份有限公司），務必要檢查清楚，收款人的名稱、帳號、開戶行，不能有少寫帳號、錯寫名稱的現(xiàn)象發(fā)生。銀行承兌匯票，背書必須要連續(xù)，不能有重復背書及背書加蓋錯誤的現(xiàn)象。背書印鑒不清晰或背書字跡有潦草、涂改現(xiàn)象的，背書印章連續(xù)加蓋的，均需附責任單位的承兌證明，背書名稱與財務印鑒不符的按票據(jù)管理制度規(guī)定執(zhí)行（在票面背書欄處需進行紅字更正，并加蓋財務印鑒）。承兌匯票所附證明必須是原件，加蓋的財務印鑒和公章必須齊全、清晰并與背書中使用的印鑒相同。二、承兌匯票傳遞營銷人員收到銀行承兌匯票后，按票面要素審核無誤后，方可給付款單位出具財務收據(jù)。承兌匯票原則上由駐外營銷人員收取帶回或郵寄，盡可能減少用戶郵寄。營銷人員收到?jīng)]有問題的銀行承兌匯票后，用特快專遞及時寄回辦公室，郵寄時必須在特快專遞郵件詳情單上注明承兌票號及張數(shù)（存根聯(lián)由寄件人保管以備查），并及時與辦公室落實確認郵寄的銀行承兌匯票是否收到。辦公室收到承兌匯票后進行逐筆登記（登記日期、付款單位、票號、金額、出票行、出票日及到期日）。凡用戶要求承兌匯票找零，駐外營銷營銷人員一律不允許私自找零。必須由分管內(nèi)勤人員提出書面報告，并注明找零的原因及金額，生產(chǎn)銷售部部長或副部長審批，報經(jīng)財務資產(chǎn)部銷售結(jié)算室簽字確