【文章內(nèi)容簡介】 史料、照片、圖樣、印刷品等。 凡是要成為檔案的材料，必須依照檔案管理制度及辦法整理保存，否則時間一長，就免不了雜亂無章，愈積愈多，仿佛垃圾一般令人煩惱。 為了讓文件、檔案不成為累贅，以下的建議可供大家參考： 盡量不用紙張 時間等于空間。能用電子文檔取代的表格、公文、報告等，就盡可能地不使用紙張，可以用磁盤等儲存。 盡量定期整理 每隔三個月要將辦公室大清理一次，以便把平常我們隨手一塞的東西翻出來，不要的就扔掉，要保留的就立即歸檔，這樣做至少能把1/5的東西扔掉了。要保持充足空間，不斷“汰舊換新”，否則，只會在搜尋資料上浪費時間。 盡量制定標準化的格式 無論書信、公文都應(yīng)采用最簡單的格式，讓人填寫的東西愈少愈好，審核程序也以不超過三步為宜，以便爭取時效。 制定檔案時效 一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室里80%的檔案都只保存一年即可。 善用檔案管理人才 許多機關(guān)單位都會安排新進的人員或即將退休的年長者，擔(dān)當檔案管理工作。這種做法有一個缺點，就是他們可能對組織不夠了解，或者把檔案管理當成一件打發(fā)時間的無聊工作。檔案管理非常重要，如果能善用檔案管理人才，會使許多工作事半功倍。 采用中央式管理 中央檔案系統(tǒng)是指將組織的各種檔案交由檔案室或資料室統(tǒng)一管理，而非各部門自己管理，這樣才能有效率地歸類，而非“各人一把號，各吹各的調(diào)”。 采用正確分類 如果我們有足夠的專業(yè)知識，就能夠選用正確的分類法，如日期法、地域法、部首法、顏色法。沒有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗的人，很可能在一開始就弄得亂七八糟，以后再想改正就不容易了。 善用檔案管理工具 例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夾，還是名片簿？如果用檔案夾，要用哪一種，用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？這樣都可依情況而定。 注意汰舊換新 這是指要隨時更新資料。新的資料來了，就要與舊的對照一下，以確定是否取代舊的資料。但需要考慮：是否要將每份新文件都與舊的對照，是否要將每張名片注明獲得的日期及地點，以便收存整理。還有舊的雜志、過期的報紙，不要堆積如山，要盡快處理。憂優(yōu)書盟 銓文自扳越牘第一卷 第8節(jié)：引子一(5) 字數(shù):1730 注意檔案名稱 如果沒有專門的人員管理檔案，很容易讓檔案雜亂無章，使人找不到?，F(xiàn)在我們用計算機存檔時更要注意設(shè)置正確的文件名，以方便別人查找。 注意存盤方式 這是指如果用計算機儲存檔案，則必須有能夠共享的空間，使他人可通過局域網(wǎng)查詢。此時一定要注意將資料檔案備份，以免別人誤操作刪除了重要的資料，那就無法彌補了。 注意調(diào)卷、調(diào)案程序 一般來說，事業(yè)單位的檔案管理比較正規(guī)，調(diào)卷及調(diào)案的程序都非常嚴謹。想借閱一些資料，要填寫借閱單，要簽名，要依時限交還。而一般的企業(yè)里，這項工作就做得比較馬虎，同事之間拍拍肩膀就可以借調(diào)，借完大家就會忘掉。 電話、會議及找文件可以說是在辦公室里最耗費時間的三件事。對我們來說，如果上班時，不必開會，不必打電話、接電話，也永遠不必看到任何文件，那就好像沒干工作一樣。所以，文件、資料管理也是考核一般人績效的憑據(jù)，所以，不要為圖方便什么資料也不儲存。 文件、資料管理與時間管理的關(guān)系因此十分密切，無論你職位高低，都得注意它的存在。如果處理不當，它就會成為管理的絆腳石，管理者不得不慎。 小馬今年得了一個“最佳秩序獎”，原因是公司評選桌面及環(huán)境最糟糕的人時，大家都選了他。 小馬是負責(zé)公關(guān)的，早就養(yǎng)成只要資料一來就往旁邊一扔的個性。他的座位四周擺滿了文件、報紙、ＤＭ、照片……這座“文件山”堆滿了，他又堆一座，所以遠遠一看，根本看不見小馬在哪里，只看到高高的“文件山”。 每當同事問小馬：“你怎么又在和文件大戰(zhàn)啦？”他都義正詞嚴地說：“你懂什么，我這是亂中有序！” 好一個“亂中有序”！大家給他的公文也好、資料也好、圖片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！ 有一天，領(lǐng)導(dǎo)交給他一本重要的資料，讓他去辦一項登記。隔了三天，他就宣布：完了！又不見了。碰到這樣的人，怎么辦？ 解決辦法：其實，一般人要想提高效率，應(yīng)該遵守“一次只處理一件事，絕不重復(fù)處理同一事件”的時間管理原則。 文件或公文應(yīng)分為待閱、已閱及暫緩三個類別，使自己和別人都能一目了然。若是太忙，或工作時間不固定，也該運用特定時間專心處理文件。今日事，今日畢，別人才能配合你的工作。 能用電話解決的事情，就不要用文件，使用傳真也可以省時省力。 要寫計劃及報告時，必須選在一天內(nèi)頭腦清醒的時刻，到了下午昏昏沉沉的，再做這些事效果就差些。 文件無論放在哪兒，都要讓別人也能輕易找到。如果能夠做到定期整理環(huán)境更好，公司的總務(wù)部門可以硬性要求員工每三個月清倉倒柜一次，以便把所有該扔的都扔掉。當然，在這以前，所有檔案的期限都要標示清楚。溝通的時間管理 許多主管在進行時間管理時，都會碰到與溝通有關(guān)的問題，例如： 將大量時間耗費在服務(wù)重大客戶上，相比之下，花在管理及制定策略上的時間就少多了。 團隊中效率步調(diào)落差過大，如何界定“不適任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使團隊步調(diào)一致？ 如何授權(quán)才能避免事必躬親？ 如何加強拜訪顧客時的時間管理？顧客來訪時，如何掌握交談的時間較為妥當？ 制訂的計劃常被其他突如其來的事情影響，該如何處理？ 溝通與時間管理密切相關(guān)。首先，溝通屬于人際關(guān)系的一部分，人際關(guān)系位于優(yōu)先級管理的第二象限——重要但并不急迫，是會影響未來的事。在一天的工作中，可以用10%左右的時間來處理溝通事件。如果在溝通上耗時較多，則人際關(guān)系摩擦就減少。第一象限(第一優(yōu)先)：重要而又急迫的事； 第二象限(第二優(yōu)先)：重要而不急迫的事； 第三象限(第三優(yōu)先)：急迫而不重要的事；憂幽書擝 ｕｕtXｔ。cＯm 銓紋子坂閱鍍第一卷 第9節(jié)：引子一(6) 字數(shù):1765 第四象限(第四優(yōu)先)：不急迫也不重要的事。 圖11優(yōu)先級象限圖換句話說，優(yōu)先級的四大象限就是： 第一象限是指危機、意外及有時限的事； 第二象限是指現(xiàn)在發(fā)生的會影響到未來的事； 第三象限是經(jīng)常發(fā)生的事； 第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指： 公司的產(chǎn)品研發(fā)與個人的人際關(guān)系； 公司的員工訓(xùn)練與個人的公共關(guān)系； 公司的策略規(guī)劃與個人的休閑活動； 公司的CIS與個人的自我成長； 公司的新市場與個人的生涯規(guī)劃。了解了這一層面之后，還要了解中國式溝通的幾個問題。 首先，是面子問題。中國式的人際關(guān)系，最重要的是面子問題，要給別人面子，就要多主動關(guān)心對方，我們稱之為服務(wù)。服務(wù)顧客不一定是有業(yè)務(wù)上的需要，而是顧全對方的面子而已。溝通分為正式溝通與非正式溝通，親自拜訪就是面對面的正式溝通，而打電話就是非正式的溝通了。 安排拜訪的時間，要考慮交通的因素。交通在時間管理中屬于意外事件，也就是難以掌握的，所以，涉及交通的事件都必須設(shè)定寬松的時限。如非必要，盡可能地減少難以控制時間的活動，運用電話聯(lián)絡(luò)，可以解決許多問題，在第一次拜訪時，就可先禮貌告知，以后將通過電話聯(lián)絡(luò)。 守時是一種習(xí)慣。很多人在第一次不守時之后，發(fā)現(xiàn)遲到也沒有什么，于是臉皮就會愈來愈厚，甚至覺得自己遲到，才表示自己最忙，而且自己來了之后大家才能開始，豈不是最佳抵達時間？所以，我們一定要給不守時的人一定的懲罰，讓他明白遲到是浪費大家的時間，這樣他才會逐漸改掉遲到的毛病。如果我們縱容別人遲到，就等于相對減少自己的時間資源，是得不償失的。 “面子”之外的另一個中國式的溝通問題，就是“人情”。為了“人情”，我們不好意思將心里的抱怨及不滿說出來。在這里，我們得學(xué)會拒絕的藝術(shù)。 為什么要拒絕？因為許多事情，一旦習(xí)慣了就成自然，在日常工作中也是一樣，許多工作范圍不明確的瑣事，一旦你做了，以后這些事就成了你的固定工作了。所以，我們必須學(xué)會拒絕，推掉一些工作職責(zé)之外的事。 要想做到有效溝通，還應(yīng)該注意以下幾點： 避免干擾 我們常因為工作被打擾而煩惱，例如正在接待訪客，主管要你去一趟；正在批公文，電話鈴聲不斷；正在開會，有人突然打斷會議的進行……對于這樣的干擾，要積極避免。因為一件事做了一半被打斷了，得花比原來預(yù)計還長的時間來處理，所以，我們盡可能地不去打斷別人正在進行的事，也盡可能地防止別人干擾自己正在進行的工作。開會時要高掛“會議”的字樣，會議室不能有電話干擾，請別人代接電話等都是杜絕干擾的方法。 總經(jīng)理正在思考年底調(diào)薪的問題，望著人事部送來的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不禁蹙著眉頭，心急如焚。已經(jīng)連續(xù)三年虧損，若是再發(fā)年終獎金，恐怕年底會有現(xiàn)金周轉(zhuǎn)不開的問題。 正當他一籌莫展的時候，門突然被推開了，張助理搖搖晃晃地走進來，才下午兩點半，他就似乎有些酒意，劈頭就問：“總經(jīng)理，聽說今年我們不打算調(diào)薪，這是怎么搞的，公司的人都快亂了，你知不知道？” 張助理是董事長的遠親，就憑這層關(guān)系，他進來從不敲門，也不管有人沒人，總是來去自如，更別提他一坐下來就打開話匣子天南地北說個不停了。 碰到這種人，你說怎么辦？ 解決方法：其實，公司的高層主管，絕對不能采用門戶開放政策。員工想要與主管見面，都要經(jīng)過選擇和安排。主管若擔(dān)心不夠親民愛民，而要體恤員工，大可以采取走動管理及定期會談兩種方式來面對員工，而不是像玻璃缸里的金魚一樣，讓大家都知道你在做什么。 客人依約而來，也要在客套寒暄之初就告訴他有多少時間可會談。生人可以由助理人員先行告知；熟人則由主人當面講清楚即可，以免閑話比正事還多。當然，聰明的客人更應(yīng)該先問清楚，或說明所需要的時間。悠ｕ書擝 詮紋吇扳閱牘第一卷 第10節(jié)：引子一(7) 字數(shù):1697 對那些還沒來得及長驅(qū)直入的不速之客，在他到達門口以前就應(yīng)該擋駕，主人可以移尊就教，不必請他進自己的辦公室，而帶他去一般的會客室會談；如果是來意不善的人，更應(yīng)該選擇僻靜的場所來接待。 如果真的擋不住對方且他已經(jīng)走進來，那也只有急中生智，拿出一個公文夾，裝做匆匆出門的樣子，告訴對方只能站著談兩分鐘，而不請他坐下，如此一來，客人總不好意思自己坐下吧。 當然，也有些人自以為是，不顧禮貌地硬闖進來。若是常碰上這樣的人，那總經(jīng)理或高層主管在作重要決策時，最好躲在辦公室以外的地方，以免被經(jīng)常性的意外所干擾。 依照統(tǒng)計，管理層面的人，在每日工作中，每隔五分鐘就會被干擾一次，若是能巧妙地運用一些法則，避開這些不速之客，也是減少時間浪費的好方法之一。 傳達技巧 在溝通中有一點是主管不能忽視的，那就是傳達的技巧。傳達的效果通常是遞減的，這很正常，因為每個人習(xí)慣于只接收自己認為重要的那一部分信息，所以一件事一旦經(jīng)過二手傳播，就與原意大相徑庭。 聰明的主管在宣布重要的事件時，必須召集所有人員到場，而不是只告訴一兩個人，再請他們轉(zhuǎn)告，因為，轉(zhuǎn)告途中是極有可能扭曲原意的。所以，雖然要授權(quán)，但也要讓別人了解自己真正的意圖是什么。 授權(quán)管理 最后來談授權(quán)。所謂管理，就是找適當?shù)娜俗鍪?，這也就是選才的重要性所在。主管授權(quán)前要先知道這個人是否有能力執(zhí)行任務(wù)，這又牽涉到主管本身是否教導(dǎo)他并使其可以完成任務(wù)。許多主管所謂的授權(quán)，就是莫名其妙地丟一堆東西讓別人做，或沒有解釋清楚該怎么做，而讓別人自己去摸索，既容易犯錯誤又浪費時間，當然就不是好的授權(quán)方式。交通的時間管理 對于交通與時間管理，可以參考一下日本的著名學(xué)者黑川康正的方法，在其《24小時最高效率活用法》一書中，有一段講坐公交車族的時間運用，并詳細地描述了他坐公交車的心得：“一般上班族一早出門，常因塞車搞得氣急敗壞，既費時，又影響工作情緒。因此，倘若距離上班地點不遠，不妨以步當車；否則，就該為自己擬訂一方案，充分利用這段坐車時間?！? 黑川康正的家離最近的車站步行只用十分鐘，他每天都是步行到車站。但是上車之后，需兩個小時才能抵達辦公室，所以他大力倡導(dǎo)“時差坐車法”，也就是避開塞車的高峰期，比正常情況下提早一個小時出門。 出門之后，一般人都會選擇用時最短的路線，然而，黑川康正卻認為，如果能充分利用車上的時間，也可以獲得較好的效果。 每次上車后，黑川康正通常選擇一個人較少的角落，以便可以集中注意力，安靜地看報紙或讀書。 由于在車上有時要寫點東西，他經(jīng)常把筆記本當做墊板使用。事實上，黑川康正的許多著作都是在坐公交車時完成的，他的步驟如下： 第一，搭車時若有座位，立即取出筆和本子，準備寫稿。 第二，將所有想到的事情一字不漏地寫下來，下車后再整理。 第三，一邊走，一邊用錄音機將腦海中浮現(xiàn)的文章錄下來。抵達公司后交給秘書整理，在下班路上自己再加以潤飾、修改。 此外，確認當日的工作流程，思考對下屬指示的要事，也都是在上班乘車時完成。下班乘車的時間，就用來檢討今天未完成的工作及計劃明天的流程。 為了避免因太過專注，而誤了下車，黑川康正會事先設(shè)置鬧鈴，如此一來即使犯困，也可以安心打個瞌睡。戴手表時，則將表面轉(zhuǎn)向手腕的內(nèi)側(cè)，抬頭一瞥就可以知道時間，或是與顧客洽談事情時，也不至于因看時間而感到尷尬。 如果要在路上看書，最好先把書本解體，也就是拆成許多小冊子，這樣使用起來更加便利；體積龐大的書籍，比如，精裝書，要去其封面。他還建議，需要迅速詳讀的書，一下買三本，家里、辦公室以及公文包里各放一本，只要一有時間便可閱讀此書。悠滺書盟 荃紋自扳閱牘第一卷 第11節(jié)：引子一(8) 字數(shù):1762 至于雜志，他先將雜志的騎馬釘拆下，選擇有用的部分交給秘書做成檔案，其余的則舍棄不要。 自己開車時，如何進行時間管理呢？ 第一，利用一點時間，如周三及周四清晨路況較好的時候，尋找是否有較好、較快的行車路線。想想“出租車法則”，為何出租車司機知道走哪條路線最快？因為他們路熟，知道哪條路最堵、紅綠燈最多、紅燈的時間最長，知道哪個巷子繞過去最簡單，如果我們也能照樣去尋找，當然會更有效率。 第二，一上車，就打開收音機收聽路況信息，這是絕對有必要的，可以避開塞車的路段。當然，如果汽車裝有衛(wèi)星定位系統(tǒng)，就不必這么麻煩