【正文】 到來自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二凈。德魯克說過：“時(shí)間是最為稀少的資源，除非時(shí)間被妥善管理，否則任何其他事物皆無法被妥善管理。屋內(nèi)太亂的話，也不要管它，晚上回來再收拾吧。既然時(shí)間不夠，穿著愈簡(jiǎn)單愈好，昨晚若沒有準(zhǔn)備好，那么，女士最好穿洋裝，免除搭配的麻煩，男士最好穿一件不必打領(lǐng)帶的襯衫。敏感的我一醒來就知道，大概又要遲到了。 人的一生，無論長(zhǎng)短，要想活得充實(shí)，必須及早規(guī)劃。如果我們每天工作都如同機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)一般，那么工作本身就無法得到改善。大部分的上班族每天到辦公室后，前半個(gè)小時(shí)一般都用來吃早點(diǎn)、看報(bào)紙、聊天、整理儀容、翻翻舊卷宗、把飯盒放在茶水間、泡茶等，這些都是上班的前置動(dòng)作，也就是工作習(xí)慣。 有些產(chǎn)品的市場(chǎng)已經(jīng)飽和，而廠商還拼命投入生產(chǎn)，即使效率再高，也不可能提高效能，只是浪費(fèi)自己的成本和時(shí)間而已。而效能(Effectiveness)，則是指管理者不僅能夠設(shè)定適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，而且能夠選擇適當(dāng)?shù)氖侄?，以達(dá)到既定的目標(biāo)。時(shí)間應(yīng)被視為中性的資源，這將有助于把握現(xiàn)在，而不會(huì)迷失于過去或未來。 欠缺安全感的人，會(huì)認(rèn)為愈是忙碌，愈有安全感。例如，許多管理者都是工作狂，長(zhǎng)時(shí)間沉溺于工作這些長(zhǎng)時(shí)間沉溺于工作的人，可能會(huì)有三大不良后果： 每天工作若超過8小時(shí)，其效率將快速遞減。因?yàn)槌Ｌ幱谂c時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)的狀態(tài)，所以難以充分體會(huì)到成就與喜悅。例如，有些人每天總在同一時(shí)間起床，盡管有時(shí)他們需要多休息一下；有些人總是在固定的時(shí)間處理某些事情而不愿稍加變動(dòng)；有些人老是以時(shí)間為核心而忽視其他一切這些人只會(huì)聽從時(shí)間的指揮而不會(huì)靈活變通。ＵU書盟 UuＴＸT．CｏM 荃文字扳越鍍第一卷 第3節(jié)：引子零(3) 字?jǐn)?shù):1975 進(jìn)行自我管理，首先必須建立正確的時(shí)間觀念。想成功，不能依靠別人，要靠自己?，F(xiàn)在應(yīng)改為：這種任務(wù)是令人不愉快的，但是它必須被完成，因此我將立即做完它以便盡早忘掉它。 平衡表法這是一種書面分析法。 在集中處理事情的時(shí)候，必須提防他人的干擾。盡可能地將日常工作安排在固定時(shí)間、以集中方式處理。提高效率是指找到做事的最好方法，而增加效能是指根據(jù)目標(biāo)來選擇適當(dāng)?shù)氖侄巍? 時(shí)間管理法則之二，是從自我出發(fā)，把握現(xiàn)在。時(shí)間造就我們，也帶給我們壓力。例如，接打電話處理問題的效率不高，開會(huì)時(shí)耗費(fèi)時(shí)間，做營(yíng)銷業(yè)務(wù)口才不好諸如此類都是溝通的問題。所謂基本功是指?jìng)€(gè)人的技能，譬如讀寫的能力、運(yùn)算的能力、計(jì)算機(jī)操作的能力或個(gè)人自我管理的能力。要想避免有更多的事情困擾或打擾你，就要學(xué)會(huì)拒絕的藝術(shù)。 接下來是確定優(yōu)先級(jí)，例如就讀的英文輔導(dǎo)班要進(jìn)行考試，同時(shí)還要做其他的事情：上班、帶小孩、做家務(wù)那就要把優(yōu)先級(jí)先列出來。唯有交叉分析才能知道自己真真切切在想些什么。不要懷疑，現(xiàn)代人必須具有多種技能，否則很可能會(huì)提早被淘汰。等到過了適婚年齡，就只好抱著獨(dú)身主義，成為單身貴族?，F(xiàn)代的教育講究多元化，學(xué)生可以多選修自己喜歡的科目，充實(shí)自己。 16歲時(shí)要計(jì)劃什么？當(dāng)然是計(jì)劃上大學(xué)后讀哪個(gè)系，也就是確定自己的興趣和志向。新觀念下的時(shí)間管理，不只是計(jì)算一定的工作時(shí)間可以換取多少酬勞，而是計(jì)算一定的酬勞占用了我們多少時(shí)間；并且要知道這樣的時(shí)間代價(jià)到底對(duì)我們的人生目標(biāo)和人生追求具有多少意義？或者說，我們要想一想，自己到底追求什么，想要什么，或是有過什么夢(mèng)想？工作難道只是為了賺錢或打發(fā)日子而已？ 人生最重要的轉(zhuǎn)變一般發(fā)生在下面三個(gè)時(shí)段：18歲22歲、28歲32歲和38歲42歲。然而，擺在我們眼前的事實(shí)又是怎樣的呢？科技貴族打算45歲就退休，一般人若不是為了退休金，也不會(huì)熬到60歲才離開工作崗位。有些人也許會(huì)說：干嗎想那么多？計(jì)劃趕不上變化。有效時(shí)間管理法則第一卷 第1節(jié)：引子零(1) 字?jǐn)?shù):2197 家齊今年21歲，高中都沒畢業(yè)的他，白天在便利店打工，晚上在夜市擺地?cái)們骸? 計(jì)劃趕不上變化是人們常掛在嘴邊的一句話。真正退休以后，人們卻還要在沒有收入、沒有工作的情況下再生活30年左右。在這三個(gè)時(shí)段前后都是平穩(wěn)發(fā)展期，只有這三個(gè)時(shí)期才是變動(dòng)最大的時(shí)段，必須好好把握。這時(shí)候可以參考老師和家長(zhǎng)們的意見。所以學(xué)生在校時(shí)要充分利用時(shí)間，專心學(xué)習(xí)。殊不知到了中年以后，就會(huì)漸漸體會(huì)到家的重要性，到那時(shí)真是悔之晚矣。如果等到38歲42歲再來準(zhǔn)備，可能就晚了些，因?yàn)槿魏渭寄芑蛘吲d趣的培養(yǎng)都不可能是一蹴而就的，沒有兩三年的培養(yǎng)與醞釀，是不可能實(shí)現(xiàn)的。 計(jì)劃分析完畢，再拿出一本明年的日歷，把自己所想要做的事情，一件件地填在各個(gè)月份里面。如果同一時(shí)間要做的事情多于三件，那么第四件事一定要去掉。有些事情一旦你做了，就永遠(yuǎn)是你的了。如果沒有相關(guān)的能力，工作時(shí)就會(huì)比別人慢。處理這些困擾，必須擷取前輩的經(jīng)驗(yàn)和智慧；更重要的是，要不斷地學(xué)習(xí)溝通協(xié)調(diào)與化解沖突的方法，才能滿足自己與客戶的實(shí)時(shí)需求。時(shí)間管理最重要的是要給自己一點(diǎn)掌聲、一點(diǎn)回饋、一點(diǎn)休閑和一點(diǎn)浪漫。自我管理者必須先摒除不正確的時(shí)間觀念，而且避免變成工作狂。如果在日常工作中加入思考判斷和創(chuàng)造力，就能夠逐漸提高效率。譬如，固定時(shí)間回復(fù)信函、固定時(shí)間開會(huì)、固定時(shí)間批閱公文、固定時(shí)間處理勞資問題等。要想做到這一點(diǎn)，除了加強(qiáng)自我控制外，在門外或桌上豎立請(qǐng)勿打擾的牌子，也是比較好的方法。在一張紙上寫下事情被拖延的理由，然后列出辦妥此事之后有何好處。 避免過度追求完美完美沒有極限。 時(shí)間無法積累，亦無法失而復(fù)得，因此，時(shí)間管理應(yīng)該是針對(duì)時(shí)間進(jìn)行的自我管理。人類對(duì)于時(shí)間的看法十分主觀，有時(shí)感覺光陰似箭，有時(shí)感覺度日如年。他們最大的缺點(diǎn)是無條件地向時(shí)間屈服。 第三，視時(shí)間為神秘物的人：昧于時(shí)間所加諸的限制。 長(zhǎng)時(shí)間工作足以令人養(yǎng)成拖延的壞習(xí)慣。 欠缺時(shí)間管理的技巧，自然而然地變成工作狂。過去有如一面鏡子，指導(dǎo)我們今后如何行動(dòng)；未來是一切努力的結(jié)果；只有現(xiàn)在才是我們可以采取行動(dòng)的階段。 舉例來說，如果要召開一個(gè)會(huì)議，而必須用電話通知相關(guān)的人。因此，無論是效率還是效能，其衡量的因素，就是耗費(fèi)多少時(shí)間。工作習(xí)慣，對(duì)其工作本身而言，是一種必須，非如此不可，否則就達(dá)不到目的。因此，在進(jìn)行每一個(gè)例行性步驟的同時(shí)，我們都應(yīng)該加上一點(diǎn)巧思，問問自己，是否有更好的方法。有了規(guī)劃，按部就班去做，才能提早實(shí)現(xiàn)生活的目標(biāo)。別急，運(yùn)用我的時(shí)間管理大法，不慌不忙地解決上班的第一道難題——不遲到。 早餐？準(zhǔn)備速溶咖啡及三明治就可以了，放進(jìn)微波爐里加熱30秒就可以帶走。 上車后趕快打開收音機(jī)了解路況，你知道繞遠(yuǎn)路也許會(huì)到得更早嗎？如果不是自己開車的話，很可能遇到公共汽車久候不至、打車又打不到的情況，那就向附近鄰居或跟附近的同事打聲招呼吧！麻煩他們順道載你一程?！比羯习嘧逶谝淮笤缇透械綍r(shí)間的壓力，就會(huì)影響這一天的心情及工作效率。先別急，你可以： “請(qǐng)坐一下，陳秘書，麻煩你倒杯茶好嗎？我馬上就來。” “陳先生，待會(huì)兒請(qǐng)通知李經(jīng)理14：45到我辦公室。下午可以開短暫的會(huì)議，60分鐘即可?！? “你要找小王?他正在接電話，你可不可以等一下再打來！” “小王，快一點(diǎn)，這是老總的電話。小王本人也許無可奈何，因?yàn)殡娫挾?，自己要做的事情老是被打斷，無法投入地工作，工作效率很低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)上班族上一天班，打電話的時(shí)間大概是整個(gè)工作時(shí)間的1/3到3/5，也就是說，一天只不過打了幾個(gè)電話就下班了。所以，打電話要優(yōu)先處理，接(回)電話次要處理。所以我們必須用千方百計(jì)、無孔不入的原則，一次完成。因?yàn)?，凡事先從最困難處著手，其余的就會(huì)迎刃而解?；仉娫捯惨粯?，等手邊的事告一段落再一次性回復(fù)，要比一會(huì)兒打一個(gè)節(jié)省時(shí)間?！耙苍S”、“可能”、“大概”都是我們的猜測(cè)，為了猜測(cè)而耽誤正事是劃不來的。只要能控制具有重要性的少數(shù)分子，就能控制全局，這項(xiàng)原理也就是當(dāng)今管理學(xué)界所通稱的80/20法則——即80%的價(jià)值是來自20%的因子，其余20%的價(jià)值則是來自于80%的因子?？墒亲屑?xì)想來，小王倒不一定是辦公室里最重要的人，只不過他的電話最多罷了。而那些沒有助理幫忙的人，就必須學(xué)習(xí)電話處理技巧： 第一，電話愈少愈好； 第二，電話愈短愈好； 第三，不要隨時(shí)接電話； 第四，最好每隔一段時(shí)間回一次電話。 要想提高電話處理能力，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)： 第一，打電話和接電話是兩回事，要以不同的態(tài)度對(duì)待：打電話是自己主動(dòng)的，比較重要；接電話是別人找你，你是被動(dòng)的。 第二，無論是打電話還是接電話，都要一次處理完畢，不要重復(fù)。 第三，如果要打出去的電話很多，就要先排好順序，例如要找三個(gè)人，第一個(gè)經(jīng)常不在，第二個(gè)偶爾在，第三個(gè)一定在。例如，現(xiàn)在要通知五個(gè)人下午來開會(huì)，就一次把這五個(gè)人的電話打完，而不要先打一兩個(gè)，等有空再打一兩個(gè)，直到全部通知完為止。例如，上午要用心思考，最好少接電話，主動(dòng)告知?jiǎng)e人你下午才接電話，久而久之，別人就不會(huì)隨時(shí)打來電話了。 帕累托認(rèn)為，在任何團(tuán)體中，比較有意義或比較重要的分子，通常只占少數(shù)，而不重要的分子則占多數(shù)。第六，電話時(shí)間盡可能縮短在1分35秒內(nèi)結(jié)束，長(zhǎng)話短說。公事與私事并不一樣，用不著閑扯，避免題外話，可以節(jié)省時(shí)間。”會(huì)議泛濫，只會(huì)增加公司成本。 在行政溝通的分類中，“會(huì)議”屬于平行溝通。 何謂3∶3∶3模式？有兩種解釋：其一，會(huì)議前，事情已決定了1/3；會(huì)議后再?zèng)Q定1/3；其余的1/3在會(huì)上解決。 會(huì)議安排在下午比上午好 原因是，上午是黃金時(shí)段，需要做比較細(xì)致的工作。 采用分點(diǎn)而非整點(diǎn)開會(huì) 時(shí)間有遞延效果，例如，早上9：00開會(huì)，一般會(huì)開到12：00，10：00開會(huì)，一般也會(huì)開到12：00。如果能避免遲到，會(huì)議就能避免常常中斷，也可以節(jié)省時(shí)間。主席的職責(zé)是確保議事議程順利進(jìn)行，以及時(shí)間控制得當(dāng)，而不是來訓(xùn)話或是做裁判的，否則，何必開會(huì)？只要主席指示即可，不必浪費(fèi)大家的時(shí)間。會(huì)議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。這在標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議議程中都會(huì)明確標(biāo)明，而一般性的會(huì)議往往忽略了這些細(xì)節(jié)。有些資料我們要先填寫，再打印和復(fù)印，經(jīng)過修改后交付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，然后分發(fā)執(zhí)行并存檔……這一連串的動(dòng)作，要花費(fèi)許多時(shí)間。 為了讓文件、檔案不成為累贅，以下的建議可供大家參考： 盡量不用紙張 時(shí)間等于空間。 盡量制定標(biāo)準(zhǔn)化的格式 無論書信、公文都應(yīng)采用最簡(jiǎn)單的格式，讓人填寫的東西愈少愈好，審核程序也以不超過三步為宜，以便爭(zhēng)取時(shí)效。這種做法有一個(gè)缺點(diǎn)，就是他們可能對(duì)組織不夠了解，或者把檔案管理當(dāng)成一件打發(fā)時(shí)間的無聊工作。沒有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人，很可能在一開始就弄得亂七八糟，以后再想改正就不容易了。但需要考慮：是否要將每份新文件都與舊的對(duì)照，是否要將每張名片注明獲得的日期及地點(diǎn)，以便收存整理。 注意存盤方式 這是指如果用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案，則必須有能夠共享的空間，使他人可通過局域網(wǎng)查詢。而一般的企業(yè)里，這項(xiàng)工作就做得比較馬虎，同事之間拍拍肩膀就可以借調(diào)，借完大家就會(huì)忘掉。 文件、資料管理與時(shí)間管理的關(guān)系因此十分密切，無論你職位高低，都得注意它的存在。他的座位四周擺滿了文件、報(bào)紙、ＤＭ、照片……這座“文件山”堆滿了，他又堆一座，所以遠(yuǎn)遠(yuǎn)一看，根本看不見小馬在哪里，只看到高高的“文件山”。 文件或公文應(yīng)分為待閱、已閱及暫緩三個(gè)類別，使自己和別人都能一目了然。 要寫計(jì)劃及報(bào)告時(shí)，必須選在一天內(nèi)頭腦清醒的時(shí)刻，到了下午昏昏沉沉的，再做這些事效果就差些。溝通的時(shí)間管理 許多主管在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，都會(huì)碰到與溝通有關(guān)的問題，例如： 將大量時(shí)間耗費(fèi)在服務(wù)重大客戶上，相比之下，花在管理及制定策略上的時(shí)間就少多了。如果在溝通上耗時(shí)較多，則人際關(guān)系摩擦就減少。第二象限主要是指： 公司的產(chǎn)品研發(fā)與個(gè)人的人際關(guān)系； 公司的員工訓(xùn)練與個(gè)人的公共關(guān)系； 公司的策略規(guī)劃與個(gè)人的休閑活動(dòng)； 公司的CIS與個(gè)人的自我成長(zhǎng)； 公司的新市場(chǎng)與個(gè)人的生涯規(guī)劃。服務(wù)顧客不一定是有業(yè)務(wù)上的需要，而是顧全對(duì)方的面子而已。如非必要，盡可能地減少難以控制時(shí)間的活動(dòng)，運(yùn)用電話聯(lián)絡(luò)，可以解決許多問題，在第一次拜訪時(shí)，就可先禮貌告知，以后將通過電話聯(lián)絡(luò)。 “面子”之外的另一個(gè)中國(guó)式的溝通問題，就是“人情”。所以，我們必須學(xué)會(huì)拒絕，推掉一些工作職責(zé)之外的事。 總經(jīng)理正在思考年底調(diào)薪的問題，望著人事部送來的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不禁蹙著眉頭，心急如焚。員工想要與主管見面，都要經(jīng)過選擇和安排。當(dāng)然，聰明的客人更應(yīng)該先問清楚，或說明所需要的時(shí)間。若是常碰上這樣的人，那總經(jīng)理或高層主管在作重要決策時(shí)，最好躲在辦公室以外的地方，以免被經(jīng)常性的意外所干擾。 聰明的主管在宣布重要的事件時(shí)，必須召集所有人員到場(chǎng)，而不是只告訴一兩個(gè)人，再請(qǐng)他們轉(zhuǎn)告，因?yàn)?，轉(zhuǎn)告途中是極有可能扭曲原意的。主管授權(quán)前要先知道這個(gè)人是否有能力執(zhí)行任務(wù)，這又牽涉到主管本身是否教導(dǎo)他并使其可以完成任務(wù)?！? 黑川康正的家離最近的車站步行只用十分鐘，他每天都是步行到車站。 由于在車上有時(shí)要寫點(diǎn)東西，他經(jīng)常把筆記本當(dāng)做墊板使用。抵達(dá)公司后交給秘書整理，在下班路上自己再加以潤(rùn)飾、修改。戴手表時(shí)，則將表面轉(zhuǎn)向手腕的內(nèi)側(cè)，抬頭一瞥就可以知道時(shí)間，或是與顧客洽談事情時(shí)，也不至于因看時(shí)間而感到尷尬。 自己開車時(shí)，如何進(jìn)行時(shí)間管理呢？ 第一，利用一點(diǎn)時(shí)間，如周三及周四清晨路況較好的時(shí)候，尋找是否有較好、較快的行車路線。 第三，對(duì)于不了解的路線，先查查地圖和打相關(guān)的電話咨詢一下。開得再快也得等紅綠燈，超車更是毫無意義，只是早等晚等而已，倒不如在紅綠燈前等車，還可以利用等綠燈的時(shí)間做一點(diǎn)事。 除了少數(shù)人以外，相信大多數(shù)人都不喜歡應(yīng)酬，主要原因是要說很多應(yīng)酬的話，還要陪吃、陪喝、陪笑，賠上自己的時(shí)間。想想看，上午在辦公室坐久了，有些沉悶，應(yīng)該出來走走。 斟酌參加人數(shù) 東方人喜歡高朋滿座的情景，西方人就不會(huì)如此呼朋引伴，因?yàn)樗麄冇X得要當(dāng)成功的主人，就必須十分謹(jǐn)慎地選擇客人。主人更應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)或提早到達(dá)，以便進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置或者點(diǎn)菜等前置工作。中國(guó)人最顧及面子，有人請(qǐng)客你還不去，主人可能會(huì)很不滿。參加應(yīng)酬要提早出門，并且打聽清楚方位，以及有沒有代客泊車這一類的服務(wù)等，以免因不知道而耽誤時(shí)間。在選擇菜式的同時(shí)，也要考慮某一