【文章內(nèi)容簡介】 集團(tuán)各管理中心及各子公司向本單位、本部門下發(fā)的公文。第三條 總裁辦是集團(tuán)公文處理主管部門，集團(tuán)各管理中心行政秘書、各子公司辦公室（綜合部）、各項(xiàng)目部辦公室（綜合部）協(xié)助總裁辦處理集團(tuán)（本部門）公文。第四條 公文種類公文種類包括公告、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。（一）公告適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（二）決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，傳達(dá)要求部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（五）報(bào)告適用于向上級部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級部門的詢問。（六）請示適用于向上級部門請示相關(guān)事項(xiàng)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)下級部門的請示事項(xiàng)。（八）會(huì)議紀(jì)要適用于傳載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第五條 公文格式公文由文件編號、發(fā)文日期、文件類別、擬文人、審核人、批準(zhǔn)人、收文人、收文部門、抄送、附件、秘密等級、頁數(shù)、標(biāo)題、正文、成文部門/成文人、成文日期等部分組成。（一）公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型；頁碼至于頁面底端（頁腳），居中。（二）公文字體采用仿宋GB2312；標(biāo)題字號采用小三號字，其余正文字號采用小四號字；。（三）公文中采用的層級數(shù)，原則上不超過四層，序數(shù)符號如下：第一層“一、”，第二層“（二）”，第三層“”，第四層“（1）”。（四）公文標(biāo)題加粗、居中，并下空一行開始正文；正文內(nèi)容起始行左空兩格；在標(biāo)題與正文內(nèi)容之間，如果需要體現(xiàn)收文部門名稱，則收文部門名稱頂格，并以冒號結(jié)尾。（五）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”；成文日期右對齊并留兩個(gè)空格；成文部門置于成文日期上一行，并與之居中對齊。（六）文件編號規(guī)則：見附件五。第六條 行文規(guī)則（一）行文關(guān)系行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文須經(jīng)總裁辦統(tǒng)一處理；需跨部門會(huì)簽的公文，由總裁辦組織會(huì)簽。（二）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送管理中心或子公司，如需同時(shí)送其他管理中心或子公司的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。（三）簡稱的使用公文中使用簡稱應(yīng)符合如下定義：“集團(tuán)”——****集團(tuán)?！凹瘓F(tuán)領(lǐng)導(dǎo)”——集團(tuán)總裁、副總裁?！凹瘓F(tuán)管理中心”——運(yùn)營管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、人力資源中心、總裁辦的統(tǒng)稱?！凹瘓F(tuán)管理中心領(lǐng)導(dǎo)”——各管理中心總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）?！凹瘓F(tuán)職能部門”——財(cái)務(wù)管理中心、人力資源中心、總裁辦?！凹瘓F(tuán)業(yè)務(wù)部門”——運(yùn)營管理中心。“集團(tuán)子公司”——集團(tuán)全資、控股直屬企業(yè)“集團(tuán)高管”——集團(tuán)總裁、副總裁、總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）；子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理?！凹瘓F(tuán)管理人員”——集團(tuán)主管（含）以上人員。第七條 發(fā)文處理（一）擬稿由公文發(fā)起人或行政秘書擬稿，并套用集團(tuán)公文格式。（二）審核公文處理部門主管領(lǐng)導(dǎo)對公文格式、內(nèi)容進(jìn)行審核，向擬稿人提出修改建議。（三）擬辦需要跨部門處理或者上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文，應(yīng)由公文發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)提出明確擬辦意見后上報(bào)總裁辦。（四）簽發(fā)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)（主任）有權(quán)對所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)的副總監(jiān)（副主任）可代替總監(jiān)（主任）進(jìn)行公文簽發(fā)。（五）用印對于需要用印的公文，按照集團(tuán)印章管理規(guī)定用印。（六）登記、存檔公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)該及時(shí)登記；公文完成流轉(zhuǎn)過程后應(yīng)該及時(shí)存檔。第八條 收文處理（一）簽收、登記公文處理部門收文后，應(yīng)該進(jìn)行書面簽收、登記。登記內(nèi)容包括：收文日期、收文編號、來文單位或部門名稱、來文標(biāo)題、份數(shù)、密級、去向等。（二）傳遞公文處理部門應(yīng)該根據(jù)公文擬辦意見，將公文及時(shí)傳遞給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。（三）擬辦收到需處理的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)可以提出擬辦意見或轉(zhuǎn)入會(huì)簽程序。（四）會(huì)簽參與公文會(huì)簽的部門，應(yīng)該在收文當(dāng)日完成審批；遇特殊情況（需調(diào)研、討論等），最遲于次日，給出明確處理意見。（五）存檔會(huì)簽完畢的文件，由公文發(fā)起部門按會(huì)簽意見修改并由總裁辦下發(fā)執(zhí)行。公文會(huì)簽單原件由公文發(fā)起部門存檔，復(fù)印件由總裁辦存檔。第九條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。附件一：公文模版附件二：會(huì)議紀(jì)要模版附件三：公文會(huì)簽單附件四：收文/發(fā)文登記表附件五：文件編號規(guī)則文件編號： 發(fā)文日期： 200*/**/**文件類別：擬文人：審核： 批準(zhǔn)：收文人：收文部門：抄送：附件：■公開 □秘密 □絕密 頁數(shù)：公司領(lǐng)導(dǎo)意見： 領(lǐng)導(dǎo)簽字： 年 月 日******公告/決定/通知/通報(bào)/報(bào)告/請示集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：***********************************************************************************************************************************************************************。*******。二〇〇年月日文件編號： 發(fā)文日期： 200*/**/**文件類別：擬文人：審核： 批準(zhǔn)：收文人：收文部門：抄送：附件：■公開 □秘密 □絕密 頁數(shù)：****會(huì)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)： 主持人： 參加人： 紀(jì)錄人：會(huì)議議題會(huì)議決議：二〇〇年月日正文標(biāo)題發(fā)起部門發(fā)起時(shí)間擬文人頁數(shù)總裁辦意見：領(lǐng)導(dǎo)簽字：年　月　日會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)意見公文會(huì)簽單注：“會(huì)簽部門”欄由總裁辦主任根據(jù)公文內(nèi)容，確定需參與會(huì)簽的部門，適時(shí)調(diào)整設(shè)定收文/發(fā)文登記表編號收文日期發(fā)起部門發(fā)文人文件標(biāo)題收文人簽字及日期經(jīng)辦人專職秘書管理工作辦法 為保證集團(tuán)行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)提供周到細(xì)致的秘書服務(wù)，特制定本辦法。第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容（一）專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責(zé)，主要是對集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。 第二條 接待事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。（二）對未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室。對不宜會(huì)見的來訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復(fù)。（三）對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤，秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部），以便預(yù)訂會(huì)場及確定會(huì)務(wù)工作人員。（四）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會(huì)者。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐廳并安排菜單。 （五）秘書應(yīng)會(huì)同總裁辦（綜合管理部）會(huì)務(wù)人員，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)等事宜。（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動(dòng)遞送茶水。若需來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。第三條 傳達(dá)事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。（二）秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。（三）秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。第四條 文書管理（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。 （二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。（三）秘書應(yīng)定期收集公司及所屬子公司經(jīng)營管理方面的重要情報(bào)，主動(dòng)以書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)請示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。第