【文章內(nèi)容簡介】 二00六年二月第二章 公司辦公事務(wù)管理制度 辦公管理制度 辦公管理制度 一,文件管理制度 1,公司公文辦理程序包括分類,登記,批辦,承辦,擬辦,核稿,簽發(fā),打印,傳遞,歸檔和銷毀程序. 2,公司收到的公文由文秘辦公室簽收登記,分類后遞交辦公室主任擬辦意見. 3,根據(jù)辦公室主任的批示,由文秘辦公室秘書轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱人員,并進(jìn)行簽收登記. 4,因工作需要,借閱文件和檔案,按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù),用完后及時(shí)歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離公司. 5,各部門或個(gè)人對承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限及時(shí)辦理,不得拖延和積壓。對承辦批示存有異議,及時(shí)提出書面意見. 6,各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度,負(fù)責(zé)辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù),轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事. 7,公文處理過程中,要做好平時(shí)歸卷工作,辦完后,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交檔案室歸檔. 8,公司機(jī)關(guān)或下屬單位的文件管理人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí),應(yīng)將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)。參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交文件管理人員登記和保管. 9,文秘辦公室沒有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過辦公室主任的批準(zhǔn),予以定期銷毀,作為廢品出售或直接送造紙廠處理. 二,維文翻譯管理制度 1,維文翻譯指文件翻譯和資料翻譯. 2,要翻譯的文件或資料應(yīng)根據(jù)原稿翻譯. 3,接到任務(wù)后,先準(zhǔn)備翻譯工具(指詞典,稿紙等). 163辦公管理制度 4,文件或資料翻譯完后,必須進(jìn)行校對,如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)字,要重新修改或翻譯. 5,校對完所翻譯的資料后,可以打印,并根據(jù)原稿的循序復(fù)印和裝訂. 三,印章管理和使用制度 1,.公章保管人統(tǒng)一造冊登記,于辦公室主任備案,保管人的工作調(diào)動(dòng)或離職,必須先辦理印章交接手續(xù). 2,公司印章保管人員必須嚴(yán)守職責(zé),印章設(shè)專柜保管,隨用隨取,用后即鎖,任何人不得將印章攜離辦公室,特殊情況,印章攜離辦公室,必須由辦公室主任簽字批準(zhǔn). 3,公司公章的使用必須由辦公室主任簽批,主任不在辦公室,可由辦公室授權(quán)人代簽. 4,公章的每一次使用必須由印章保管人進(jìn)行登記,并將《印章使用申請單》加蓋公司公章的發(fā)文,辦公室秘書必須留底存檔. 5,公章的刻制,尺寸和樣式由辦公室主任統(tǒng)一規(guī)定,并讓證券投資部刻制. 6,新印章在啟用前,必須留印模以備查,辦公室主任根據(jù)印章的使用范圍向有關(guān)單位發(fā)出啟用通知. 7,作廢的印章要及時(shí)上繳,必須立即上報(bào)辦公室主任,主任發(fā)出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜. 四,辦公自動(dòng)化制度 1,辦公自動(dòng)化指使用計(jì)算機(jī)打印文件或資料,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),傳遞信息. 2,為了正常工作,直接影響正常工作. 3,預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒:(1)隨時(shí)殺計(jì)算機(jī)病毒,軟件,及時(shí)到計(jì)算機(jī)管理人員處借用殺毒軟件.(2)非專業(yè)人員不許進(jìn)行各類軟件的安裝操作,否則容易出現(xiàn)軟件錯(cuò)誤. 164辦公管理制度 4,計(jì)算機(jī)的硬件故障也影響正常工作,換計(jì)算機(jī)硬件及其輔助設(shè)備. 5,如發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)不正常情況,及時(shí)通知計(jì)算機(jī)管理人員解決問題,不許亂動(dòng)機(jī)器設(shè)備. 6,復(fù)印機(jī)也是辦公自動(dòng)化的重要設(shè)備,所以每個(gè)人要認(rèn)真遵守復(fù)印室制度. 1).無關(guān)人員免進(jìn)復(fù)印室. 2).在復(fù)印室禁止吸煙,預(yù)防火災(zāi). 3).外單位人員免進(jìn)復(fù)印室,如有急件需復(fù)印,必須向管理人員申請復(fù)印. 4).不會(huì)操作復(fù)印機(jī)的人員,應(yīng)向復(fù)印室管理人員請教. 5).人人有責(zé)保持復(fù)印室的清潔,不許亂扔廢紙. 五,值班經(jīng)理制度 1,值班經(jīng)理代表股份公司經(jīng)理行使職權(quán),在值班期間對股份公司的生產(chǎn),安全,保衛(wèi)等工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào),確保生產(chǎn)順行. 2,值班期間如發(fā)生重大生產(chǎn)事故,安全事故及治安案件,各單位必須及時(shí)通報(bào)值班員,值班經(jīng)理必須及時(shí)組織處理,把事故損失降到最低,并由值班員做好有關(guān)記錄. 3,值班經(jīng)理在值班期間必須佩帶新疆八一鋼鐵股份有限公司值班經(jīng)理牌,對股份公司各生產(chǎn)廠進(jìn)行全面巡視,尤其是危險(xiǎn)源點(diǎn)和要害部位,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決. 4,負(fù)責(zé)接受夜間,節(jié)假日期間有關(guān)生產(chǎn)指令及其它通知,電信等. 5,值班人員名單由股份公司辦公室按月編制,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,印發(fā)至值班人員本人. 6,值班人員因故(如出差,病事假等)不能到崗值班時(shí),必須提前一天通知公司辦公室,由辦公室另行安排. 7,值班實(shí)行交接制度,正常工作期間: 每日晚8:00(冬季7:00)次日9:00 節(jié)假日全天:10:00次日10:00 8,值班經(jīng)理交接班之前必須在值班記錄本上記錄巡視情況,并簽字. 165檔案管理制度 檔案管理制度 一,文檔管理制度 一,各單位兼職檔案管理人員應(yīng)做好平時(shí)的文書收集整理歸卷工作. (一)收集工作 1,存本和附件等搜集齊全,隨時(shí)歸入卷宗之內(nèi). 2,要將經(jīng)過登記,批辦等環(huán)節(jié)處理過的文件材料,及時(shí)搜集起來歸入卷宗之內(nèi). 3,如會(huì)議的請批件,會(huì)議通知,記錄,紀(jì)要,領(lǐng)導(dǎo)講話,總結(jié),典型發(fā)言材料,開幕詞,閉幕詞等,凡重要者均應(yīng)將有關(guān)定稿,存本,附件搜集齊全,放入卷宗之內(nèi). 4,把好外出考察,件資料及同行業(yè)間交流材料(含光盤,軟盤),均應(yīng)及時(shí)催收,光盤,軟盤應(yīng)復(fù)制一份,整理后歸入卷宗之內(nèi). 5,如工作計(jì)劃,工作總結(jié),規(guī)章制度,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話和有關(guān)重要資料等,應(yīng)及時(shí)整理,歸入卷宗之內(nèi). (二)整理歸卷工作 1,文件在平時(shí)歸卷之前,兼職檔案管理人員應(yīng)做好檢查工作:檢查撰寫和簽署是否合乎規(guī)范要求,對漏簽者應(yīng)補(bǔ)簽,檢查文件頁數(shù)是否齊全,對缺頁,破損者應(yīng)補(bǔ)齊修復(fù),檢查文件大小是否規(guī)范,應(yīng)裁齊頁邊,大的頁面按手風(fēng)琴式折疊. 2,:兼職檔案管理人員于一年之初,根據(jù)案卷類目的條款和預(yù)計(jì)形成文件的數(shù)量,為每一條款設(shè)置一個(gè)或幾個(gè)卷宗,按照條款的順序排列,把條款填寫在一個(gè)標(biāo)簽上,貼在卷宗封面上,如有辦理完畢的文件,就對號(hào)入座,隨時(shí)歸進(jìn)應(yīng)放的卷宗內(nèi). (三)立卷歸檔工作 1,立卷歸檔時(shí)間:兼職檔案管理人員做好平時(shí)整理歸卷的基礎(chǔ)上,在年終立卷,并將立好的案卷移交給股份公司檔案室.年終立卷是指下一年的二三月份集中一段時(shí)間立卷.(注:立卷文件材料的終結(jié)日期,是這一年的年終,不包括下一年二三月份形成的文件材166檔案管理制度 料.) 2,立卷歸檔范圍:歸檔范圍,保管期限,案卷類目具體參見《新鋼檔案分類編號(hào)規(guī)則》 3,立卷歸檔要求: (1)組合案卷:按照案卷類目,把反映同一類問題的文件材料組合成一個(gè)案卷,卷內(nèi)文件按時(shí)間先后順序排列,案卷厚度以二,三百頁為宜. (2)擬定案卷標(biāo)題:案卷標(biāo)題包括發(fā)文單位,問題和名稱三部分,發(fā)文單位可采用規(guī)范化的通用簡稱,標(biāo)明問題,應(yīng)全面,簡潔,明了地標(biāo)示出卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容,名稱則按種類標(biāo)出即可,如:通知,決定,計(jì)劃,報(bào)告等等. (3)卷內(nèi)文件編號(hào):除前后護(hù)頁,無字,無圖的空白頁之外,一律編上頁號(hào),兩面有字的文件,正面和反面各算一頁,. (4)填寫卷內(nèi)文件目錄,目錄,備考表:卷內(nèi)文件目錄中順序號(hào)按照卷內(nèi)文件排列的順序編制流水號(hào),責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位,文件題名填寫每份文件的原標(biāo)題,日期填寫文件落款日期或發(fā)文日期,頁號(hào)填寫每份文件的起止頁號(hào),卷號(hào),保管期限不填,本卷情況說明項(xiàng)填寫卷內(nèi)文件的變動(dòng)情況,立卷人由立卷人簽名,檢查人由股份公司檔案員檢查后簽名,并分別注明立卷,檢查的年月日. (5)裝訂案卷:除少數(shù)豎寫文字,在右邊裝訂外,將文件上的訂書針,回形針,大頭針等金屬物除去,對未留裝訂線或裝訂線上有文字,加上一定寬度的紙邊,對已經(jīng)破損的文件,進(jìn)行修補(bǔ)。件理齊后,打上三個(gè)孔,孔間相距7厘米左右,訂牢固,整齊,不要壓住文字,不能妨礙閱讀. (6)填寫案卷封面:第一欄填寫單位名稱新疆八一鋼鐵股份有限公司,第二欄填寫案卷類別(見《新鋼檔案分類編號(hào)規(guī)則》),第三欄填寫擬制好的案卷標(biāo)題,均應(yīng)居中填寫,自年月至年月項(xiàng)填寫卷內(nèi)文件形成最早的日期和最晚的日期.本卷共 件 頁項(xiàng)《新鋼檔案分類編號(hào)規(guī)則》中確定的保管期限. 全宗號(hào),目錄號(hào),案卷號(hào)由股份公司檔案員填寫. 二,各單位兼職檔案管理人員與股份公司檔案室配合做好案卷移交歸檔工作. (一)將本單位的案卷按永久,長期,短期分類,再按重要程度排列,分別填寫《檔案移交(接收)登記簿》,一式兩份. 167檔案管理制度 (二)公司檔案室按《檔案移交(接收)登記簿》清點(diǎn)案卷,檢查案卷質(zhì)量,確認(rèn)一切無誤后,雙方分別在《登記簿》. 二,檔案工作保密制度 一,公司全體檔案工作者應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,《中華人民共和國保密法》,做好檔案的保密工作. 二,檔案管理人員要認(rèn)真管好自己經(jīng)手的一切檔案,嚴(yán)格執(zhí)行收發(fā)文登記,傳遞,借閱,清退,存檔,銷毀等制度. 三,文件材料歸檔時(shí),應(yīng)按《中華人民共和國保密法》及保密工作的有關(guān)規(guī)定,劃分密級和保管期限. 四,利用者查閱,摘抄或復(fù)制檔案,必須持本單位的介紹信,注明利用者的身份和利用目的,各類檔案未經(jīng)允許,不得轉(zhuǎn)抄,復(fù)制或口頭傳遞他人. 五,機(jī),絕密檔案因工作需要復(fù)制時(shí),必須經(jīng)保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn),方可復(fù)制.外出人員不準(zhǔn)攜帶機(jī),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并要兩人同行,時(shí)刻做到檔案不離人,確保安全. 六,要配備必要的保密設(shè)施,機(jī),絕密檔案要設(shè)專柜保存,檔案庫房鑰匙由專人保管,非工作人員不得入庫,下班之前,檔案必須入庫. 七,嚴(yán)防檔案失泄密,發(fā)現(xiàn)檔案失泄密,應(yīng)追究主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的責(zé)任,對情節(jié)嚴(yán)重的按《中華人民共和國保密法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理. 八,嚴(yán)格遵守檔案鑒定銷毀審批制度,檔案材料銷毀時(shí),應(yīng)在指定地點(diǎn)會(huì)同有關(guān)部門共同監(jiān)毀. 三,底圖檔案管理制度 一,接收歸檔底圖,必須認(rèn)真清點(diǎn)核對,交接雙方手續(xù)完備. 二,歸檔底圖按照工程——專業(yè)進(jìn)行分類,編號(hào),順序排列,上架. 三,3圖以上的底圖要求扎邊,底圖一般應(yīng)平放入底圖檔案柜. 168檔案管理制度 四,應(yīng)對提曬底圖認(rèn)真清點(diǎn),做到底圖不丟失,不泄密,防止底圖破損,隨時(shí)做好底. 五,設(shè)計(jì)變更及設(shè)計(jì)補(bǔ)充,. 六,準(zhǔn)確掌握底圖增減情況,對已過保管期限的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照檔案鑒定銷毀制度進(jìn)行辦理. 七,及時(shí),準(zhǔn)確地為企業(yè)生產(chǎn),經(jīng)營,設(shè)計(jì)等各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù). 八,及時(shí),準(zhǔn)確地做好底圖檔案的統(tǒng)計(jì)工作. 九,根據(jù)工作需要,編制不同形式的檢索工具. 四,圖紙檔案修改,補(bǔ)充管理辦法 一,修改已歸檔的圖紙檔案,必須先由專業(yè)技術(shù)人員填寫《圖紙修改,補(bǔ)充通知單》并由其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字. 二,公司檔案室根據(jù)《圖紙修改補(bǔ)充通知單》填寫《檔案借閱登記表》,由借閱人簽字,注明借出日期,借出圖紙. 三,專業(yè)技術(shù)人員修改圖紙時(shí),如修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖面杠改,刮改,并在修改處注明修改標(biāo)記.修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原圖紙作廢. 四,借閱人返還圖紙時(shí),檔案室根據(jù)修改情況,在借閱登記表上注明歸還日期. 五,另出新圖代替的,檔案室將新圖列入原圖紙目錄,注明所代替的原圖圖號(hào),作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)后,根據(jù)需要另行保管. 五,復(fù)制管理制度 一,查閱的檔案資料如果需復(fù)制,由復(fù)制人填寫《檔案復(fù)制登記表》,一般文件由復(fù)制人簽字,內(nèi)部文件由復(fù)制人主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,機(jī)密文件由公司辦公室主任簽字. 二,復(fù)制檔案材料,不能損壞檔案原有的面貌,不能擅自拆卷. 三,未向社會(huì)開放或未到解密期的檔案文件不能復(fù)制. 169檔案管理制度 注:一般文件指公司日常的工作安排,財(cái)務(wù),發(fā)展戰(zhàn)略及其他需要保密的文件. 六,庫房管理制度 一,檔案保管應(yīng)以防為主,防治結(jié)合. 二,檔案保管應(yīng)做到防火,防水,防塵,防潮,防霉,防鼠,防蟲,防光,防盜竊,防破壞等. 三,對永久保存的檔案要重點(diǎn)保管,創(chuàng)造必要的保護(hù)條件. 四,庫房中的檔案架,柜應(yīng)排列整齊,橫豎成行. 五,庫房中的檔案架,柜的排列應(yīng)避免強(qiáng)光直射,注意通風(fēng). 六,庫房內(nèi)檔案架,從左自右編架,柜號(hào),每節(jié)柜,每個(gè)欄應(yīng)從上向下編號(hào). 七,加強(qiáng)庫房技術(shù)管理,保持庫房內(nèi)適宜的溫濕度. 八,對庫藏檔案應(yīng)進(jìn)行日查門窗電水源,周查衛(wèi)生,年查檔案的破損,蟲蛀腐爛,自然褪變老化等情況并及時(shí)采取補(bǔ)救措施. 九,庫房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,非本庫人員不經(jīng)允許,窗,禁止火種入庫,保持庫房整潔衛(wèi)生. 十,檔案保管人員應(yīng)每年年終或定期對檔案庫藏進(jìn)行盤核校對,保持帳物相符. 十一,積極采用檔案保護(hù)新技術(shù),提高檔案保護(hù)技術(shù)水平. 七,借閱管理制度 一,凡是借閱檔案室內(nèi)各種門類的檔案,需由借閱人填寫《檔案借閱登記表》,一般文件由借閱人簽字,內(nèi)部文件由借閱人主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,機(jī)密文件由公司辦公室主任簽字. 二,為了保證檔案的安全,利用者不能借閱與其利用范圍無關(guān)的檔案. 170檔案管理制度 三,對殘舊,脆化等易損檔案和特別珍貴的檔案,一般不出借原件,只提供復(fù)制本 四,尚未整理的零散文件,一般不外借. 五,需要外借檔案,檔案管理人員負(fù)責(zé)催要,檔案室對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)文件情況須進(jìn)行細(xì)致的檢查. 六,利用者必須愛護(hù)檔案,地點(diǎn)抽煙,認(rèn)真清點(diǎn). 七,由檔案管理人