【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 出來(lái)作對(duì)照、作參考，因而具有查考作用。這說明會(huì)議文件具有史料性特點(diǎn)，有立卷歸檔的必要性。同時(shí)，檔案工作為了便于管理和查找，也要求會(huì)議文件先立卷而后進(jìn)入檔案保管。如果對(duì)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)在工作中形成的大量會(huì)議文件資料，不加以完整地、科學(xué)地、系統(tǒng)地整理，必然會(huì)雜亂零散，既無(wú)法科學(xué)管理，更無(wú)法迅速查考。因此，搞好會(huì)議文件的立卷歸檔工作，對(duì)于科學(xué)保管和方便利用檔案具有重要意義。主要有以下四點(diǎn)： $保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系以便于查找利用各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的日常會(huì)議過程中討論和形成的文件，種類繁多，數(shù)量浩大，每份文件都有特定的使命和作用。在同一個(gè)會(huì)議中，必然要涉及和形成許多文件，它們之間有著密切的聯(lián)系，我們不僅需要把具有查考價(jià)值的全部會(huì)議文件完整地保存下來(lái)，而且還要依照它們之間的歷史聯(lián)系，科學(xué)地加以整理、鑒定、區(qū)分，組成案卷。這樣才能夠很好地反映機(jī)關(guān)會(huì)議工作活動(dòng)的歷史面貌，并便于查考和利用。如果會(huì)議文件不經(jīng)過系統(tǒng)地整理立卷，或隨意拼湊組合，就會(huì)使文件孤立零散，雜亂無(wú)章，看不清來(lái)龍去脈，難于查找利用。 %$保持歷史的真實(shí)面貌、反映工作的客觀進(jìn)程會(huì)議文件是黨政機(jī)關(guān)會(huì)議活動(dòng)的第一手珍貴的歷史記錄，大至記載黨和國(guó)家的會(huì)議活動(dòng)史實(shí)，小至記載各單位的會(huì)議情況，通過立卷歸檔，完整地將會(huì)議文件收集保 存下來(lái)，可以真實(shí)地體現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)工作進(jìn)程和歷史面貌。 !保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管會(huì)議文件內(nèi)容廣泛，數(shù)量很多，如不加以系統(tǒng)整理，不僅不便于使用，而且容易磨損散失，特別是有些文件長(zhǎng)期分散在各部門或個(gè)人手里，很容易造成丟失和泄密。零散的會(huì)議文件按一定的規(guī)格要求立卷，裝訂成冊(cè)，可以避免文件破損和散失，有利于保存和管理。 保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)機(jī)關(guān)的文件是機(jī)關(guān)檔案的來(lái)源，會(huì)議秘書部門將討論完畢的文件立成案卷，才算最后完成了文書處理工作。搞好立卷歸檔工作，有利于機(jī)關(guān)檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)和開展利用工作。案卷移交給檔案部門以后，會(huì)議文件便從運(yùn)轉(zhuǎn)過程進(jìn)入了檔案管理階段。所以，立卷是檔案部門的工作對(duì)象，立卷工作是檔案工作的基礎(chǔ)，立卷的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量。（三）會(huì)議文件立卷歸檔范圍和分工一個(gè)機(jī)關(guān)日常處理的會(huì)議文件很多，有本機(jī)關(guān)撰寫的，有上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的，有重要的，也有一般的，等等，在眾多會(huì)議文件中，絕大多數(shù)需要留作查考，但其中也有少數(shù)沒有查考價(jià)值，這就需要明確規(guī)定會(huì)議文件立卷歸檔范圍，以保證確有保存價(jià)值的會(huì)議文件材料等能完整地立卷保存，做到既不遺漏不全，又不重復(fù)龐雜。同時(shí)還應(yīng)明確立卷歸檔分工，避免遺漏和不必要的重復(fù)。 $會(huì)議文件立卷歸檔范圍根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，會(huì)議文件立卷歸檔范圍是：（$）會(huì)議文件立卷歸檔范圍代表大會(huì)、代表會(huì)議、各種例行會(huì)議、工作會(huì)議和其他各種會(huì)議所形成的全部會(huì)議正式文件，如決定、決議、指示、計(jì)劃、報(bào)告等及其付印稿。上述會(huì)議的參考文件。上述會(huì)議的出席、列席、分組名單。上述會(huì)議的議程、日程和程序。上述會(huì)議的書面通知、來(lái)往重要電報(bào)、電話記錄等。上述會(huì)議的會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、紀(jì)要及其付印稿。領(lǐng)導(dǎo)同志在上述會(huì)議上的報(bào)告、講話、談話及其付印稿。上述會(huì)議的選舉材料。上述會(huì)議有關(guān)的圖表、照片、錄音帶、錄像帶等。上述會(huì)議的證件。上述會(huì)議的記事表。 會(huì)議總結(jié)。其它有關(guān)材料。此外，對(duì)于外出開會(huì)帶回來(lái)的重要的有價(jià)值的文件材料，也應(yīng)立卷歸檔。（!）不需要立卷歸檔的會(huì)議文件材料為了提高案卷質(zhì)量，減少檔案中玉石不分、龐雜臃腫的現(xiàn)象，根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于幾項(xiàng)不歸檔的文書材料的銷毀暫行規(guī)定》，下列會(huì)議文件材料不需立卷歸檔。重份文件。對(duì)于一式多份的會(huì)議文件材料，只須保留一、二份，其它多余份數(shù)不必保存。事務(wù)性、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料，如召開一般業(yè)務(wù)性會(huì)議的臨時(shí)通知等。未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿，文件起草人在構(gòu)思撰寫過程中起草的未成文未經(jīng)審批的提綱、素材、底稿等，不需立卷歸檔。但重要會(huì)議討論的關(guān)于法律、法令、指示等立法性文件，領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件和其它屬于政策方針，長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃等方面的文件的定稿和歷次修正稿均須保存。內(nèi)容被其它文件包括的文件材料。對(duì)于上述無(wú)須立卷歸檔的文件材料，可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、登記，按照文件銷毀手續(xù)銷毀。 !會(huì)議文件立卷歸檔分工進(jìn)行立卷歸檔分工是為了避免各機(jī)關(guān)之間會(huì)議文件材料立卷發(fā)生不必要的遺漏或重復(fù)。具體分工是：（）上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的會(huì)議（包括以黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義由部門主辦的專業(yè)會(huì)議）的文件，由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公部門或秘書部門立卷歸檔，如以中共中央名義召開的會(huì)議文件，由省、市、地、縣委辦公廳（室）立卷歸檔；以國(guó)務(wù)院名義召開的會(huì)議的文件，由省政府、市政府、行署、縣政府辦公廳（室）立卷歸檔。參加會(huì)議的其它單位，可匯集一套作為資料保管。如有本單位領(lǐng)導(dǎo)同志在會(huì)上發(fā)言，可抽出發(fā)言稿同原稿一起立卷歸檔。上級(jí)黨政各主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議文件，由各級(jí)對(duì)口單位立卷歸檔，各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可不立卷歸檔。如黨政負(fù)責(zé)同志參加會(huì)議并作了講話，只將負(fù)責(zé)同志講話稿立卷歸檔。（!）本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議（包括以黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義由有關(guān)部門主辦的專業(yè)會(huì)議）的文件，由本級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公部門或秘書部門立卷歸檔。以本部門名義召開的會(huì)議形成的文件。由本部門立卷歸檔。黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志在會(huì)議上的講話，由黨政機(jī)關(guān)辦公部門或秘書部門立卷歸檔，部門只存印制件。兩個(gè)以上部門聯(lián)合召開的會(huì)議形成的文件，由主辦部門立卷歸檔，其它部門存印制件。 amp。%$ （四）會(huì)議文件立卷的基本原則和方法 !會(huì)議文件立卷的基本原則會(huì)議立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”，這是周恩來(lái)同志 !$%年指示的，他說“會(huì)議文件應(yīng)按每一次會(huì)議進(jìn)行立卷，以便查找利用?！边@是指導(dǎo)立卷的準(zhǔn)則。其具體內(nèi)容是：以會(huì)議為單位立卷，按照會(huì)議文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的特點(diǎn)和真實(shí)面貌，便于保管和利用。 amp。會(huì)議文件立卷方法（!）編制案卷目錄會(huì)議立卷工作在正常情況下，應(yīng)依據(jù)事先編制好的案卷類目來(lái)進(jìn)行。案卷類目是每年初在實(shí)際文件尚未產(chǎn)生之前，根據(jù)機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)情況、當(dāng)年會(huì)議工作計(jì)劃、任務(wù)和一年中可能產(chǎn)生的會(huì)議文件情況，參照往年的案卷類目，按照立卷要求擬制出的案卷分類名冊(cè)。這是一種比較詳細(xì)具體的立卷規(guī)劃。編制案卷類目，可以由會(huì)議秘書部門的有關(guān)工作人員提出方案。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)即可。（amp。）靈活運(yùn)用文件的特征立卷每一份會(huì)議文件都有其一定的特征。一般來(lái)說，一份文件主要由作者、名稱、內(nèi)容、收文機(jī)關(guān)和形成文件的時(shí)間等幾個(gè)基本部分組成，可以概括為六個(gè)特征：部門特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、地區(qū)特征、通訊者特征。會(huì)議立卷就是按會(huì)議文件材料的共同特征或以一個(gè)特征為主結(jié)合其它特征組成案卷。 !按問題特征立卷。問題特征是指會(huì)議文件內(nèi)容所反映的問題。按問題特征立卷，就是將文件內(nèi)容所反映的同類性質(zhì)問題的文件如會(huì)議正式文件的初稿、定稿和歷次修改稿組成案卷。一次大型會(huì)議有兩個(gè)以上主題時(shí)也可用這種方法。 按時(shí)間特征立卷。時(shí)間特征一是指會(huì)議文件形成的時(shí)間，二是指會(huì)議文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間。按時(shí)間特征立卷，就是將屬于同一時(shí)間的文件如同一天的大會(huì)發(fā)言集中立卷。 按名稱特征立卷。名稱特征是指會(huì)議中討論和形成文件、材料的名稱，如正式文件、參考文件、記錄、簡(jiǎn)報(bào)、證件等。按名稱特征立卷，就是將名稱相同的文件材料集中立卷。 $按作者特征立卷。作者特征是指制發(fā)會(huì)議文件、材料的單位或個(gè)人。按作者特征立卷，就是將作者相同的文件集中立卷，也即分級(jí)立卷。 %按地區(qū)特征立卷。地區(qū)特征是指會(huì)議文件內(nèi)容涉及的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷，就是將內(nèi)容涉及同一 地區(qū)的會(huì)議文件集中立卷。 !按通訊者特征立卷。通訊者指問答雙方。按通訊者特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問題如參加會(huì)議人員問題雙方的往復(fù)文電集中立卷。對(duì)于六個(gè)特征不能機(jī)械地理解和運(yùn)用，通常來(lái)說，一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)以上特征立卷，是比較科學(xué)的方法。會(huì)議文件主要以會(huì)議為單位進(jìn)行立卷，日常工作會(huì)議一次會(huì)議立一個(gè)案卷，但大型會(huì)議文件繁多需要立一套案卷，這需要根據(jù)不同情況按照不同特征立分卷。（五）正確區(qū)分會(huì)議文件保管期限根據(jù)案卷內(nèi)容的重要程度確定保管期限，并在可能條件下將保管期限不同的文件分開立卷，有利于文件的管理和鑒定，也有利于文件的提供利用工作。根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，會(huì)議文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。 !確立會(huì)議文件保管期限的原則（!）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治斗爭(zhēng)和科學(xué)研究中需要長(zhǎng)期利用的文件，列為永久保管。（）凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考的文件，列為長(zhǎng)期保管，其保管期限為 !$至 $%年左右。（amp。）凡是在較短時(shí)間內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考的文件，列為短期保管，其保管期限為 !$年以下（含 !$年）。確定文件保管期限，一定要從本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況出發(fā)。各機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)和職權(quán)范圍不同，形成的文件重要程度不同，因而其保管期限也應(yīng)有所不同。一般地說，各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和重要單位形成的重要文件多一些，永久和長(zhǎng)期保管的部分也多一些。 會(huì)議文件保管期限（!）黨的代表大會(huì)、代表會(huì)議和人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、群眾團(tuán)體代表大會(huì)等的通知、會(huì)議議程、名單、報(bào)告、決議、紀(jì)要、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)同志講話、提案，主席團(tuán)會(huì)議記錄、大會(huì)發(fā)言、討論通過的文件、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音帶等文件、材料為永久保管；會(huì)議討論未通過的文件、重要的賀電、賀信、小組會(huì)議記錄等為長(zhǎng)期保管；會(huì)議參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等為短期保管。（）黨委全體會(huì)議、常委會(huì)議、書記處會(huì)議、人大常委會(huì)議、政協(xié)常委會(huì)議、政府辦公會(huì)議等的公報(bào)、決議、決定、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、記錄、討論通過的文件和涉及方針政策或重大問題的具有科學(xué)歷史價(jià)值的匯報(bào)材料，為永久保管；對(duì)決議等的修改意見、一般業(yè)務(wù)問題，科學(xué)歷史價(jià)值不大的匯報(bào)材料和討論未通過的文件為長(zhǎng)期或 )(’ !第五篇會(huì)議管理規(guī)章制度短期保管。（!）機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和機(jī)關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的紀(jì)要、記錄、涉及方針政策或重大問題的具有科學(xué)歷史價(jià)值的匯報(bào)材料等為永久保管；一般業(yè)務(wù)問題、科學(xué)歷史價(jià)值不大的匯報(bào)材料為長(zhǎng)期或短期保管。（）本機(jī)關(guān)召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要錄音帶、照片等，為永久保管；會(huì)議的典型材料、發(fā)言稿、討論文件等為長(zhǎng)期保管；會(huì)議的參考材料、小組會(huì)議記錄等為短期保管。（）主管業(yè)務(wù)的上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議時(shí)，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的重要發(fā)言材料為永久保管；會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件為長(zhǎng)期保管；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、參考材料為短期保管。二、傳達(dá)和催辦事項(xiàng)研究實(shí)際工作的會(huì)議必須議而有決，即會(huì)議本身要有效果，這無(wú)疑是重要的。但從領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)整體來(lái)看，更為重要的，是將會(huì)議決定轉(zhuǎn)化為干部和群眾的實(shí)際行動(dòng)，使會(huì)議決定在實(shí)際生產(chǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到實(shí)效。從會(huì)議做出決定到這些決定付諸實(shí)施之間的工作環(huán)節(jié)，稱為會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)與催辦環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)處在會(huì)議的“決”與實(shí)際的“辦”之間，是中間連接環(huán)節(jié)，也是實(shí)際工作中往往重視不夠的地方。會(huì)議縱向工作系統(tǒng)在這里脫節(jié)之后，會(huì)議活動(dòng)的大量前期準(zhǔn)備工作就會(huì)前功盡棄，會(huì)議決定就成為一紙空文，還可能因此而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)工作混亂。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)在思想上重視這一環(huán)節(jié)，在制度上保證這一環(huán)節(jié)工作的落實(shí)。會(huì)議決定本身就要明確落實(shí)承辦責(zé)任。我們?cè)谇懊嬉呀?jīng)談到，執(zhí)行、協(xié)調(diào)、組織接力等類會(huì)議必須議而有決，在決定中應(yīng)明確相關(guān)工作事項(xiàng)由誰(shuí)辦理、何時(shí)辦理、在何處辦理、如何辦理，即具體落實(shí)承辦責(zé)任。顯然，這是做好會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)與催辦工作的前提。在會(huì)議決定中明確落實(shí)承辦責(zé)任，須注意以下兩類問題： !注意綜合性的、需由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。這些工作事項(xiàng)涉及多部門，必須明確由哪一部門牽頭主辦，并授予牽頭部門進(jìn)行實(shí)際組織和協(xié)調(diào)其它部門的權(quán)力。如果不明確牽頭主辦部門，相關(guān)部門之間可能扯皮、推脫，使會(huì)議決定難以落實(shí)。 界于部門職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)各部門一般有明確的職責(zé)分工，在平時(shí)的正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，會(huì)議決定的內(nèi)容不一定全部同平時(shí)分工對(duì)口，往往有一些內(nèi)容處于幾個(gè)部門工作邊緣狀態(tài)，或是處于幾個(gè)部門分工的交叉點(diǎn)。就是說，這些工作事項(xiàng)既可由這 個(gè)部門做，也可由那個(gè)部門完成，又可能都有理由認(rèn)為不屬于自己的分工范圍因而都不去辦理。對(duì)于這些工作，會(huì)議決定要明確指定一個(gè)部門或者單位領(lǐng)導(dǎo)，確定一個(gè)部門承辦。否則，有時(shí)就形成“有好處的事?lián)屩?，得罪人的事都不做”的局面，耽誤會(huì)議決定的落實(shí)，甚至有可能引起部門之間的矛盾。（一）會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)對(duì)于會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)的基本要求是： !準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)內(nèi)容，必須準(zhǔn)確，不能歪曲、變形。如果傳達(dá)人員感到會(huì)議決定的某些細(xì)節(jié)比較含糊，如果是會(huì)議決定本身可作多種理解，應(yīng)請(qǐng)示會(huì)議主持人或會(huì)議舉行單位予以明確后再行傳達(dá)，切忌想當(dāng)然，憑自己的猜測(cè)、推論去傳達(dá)。如果會(huì)議決定本身是明確的，在傳達(dá)時(shí)，承辦人員指出了會(huì)議討論時(shí)沒有掌握的新情況和執(zhí)行中將碰到的深一層的問題（這種情況是常遇到的），傳達(dá)人可根據(jù)會(huì)議決定的精神回答承辦人的提問，倘若提問已