【文章內(nèi)容簡介】 參會人員： 參會單位：會議記錄：主 題： 公文字號？如何處理？17 / 104抄報： 抄送：北京宗圣興業(yè)集團有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件四：《工作報告》北京宗圣興業(yè)集團有限公司 管理工作 報周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：18 / 104抄報： 抄送：北京宗圣興業(yè)集團有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件五: 《總裁批示單》北京宗圣興業(yè)集團有限公司請示 急 普通 秘密 機密 絕密文件性質(zhì) 呈閱緊急程度密級審核人 校對人 擬稿人 文件名稱公文字號: 文件名稱:擬辦： 總裁批示: 簽字： 年 月 日19 / 104 總 裁 批 示 單附件六：《文件閱辦單》北京宗圣興業(yè)集團有限公司文件閱辦單主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日公文字號公文名稱公文名稱密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人 填報時間擬辦部門負責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日20 / 104相關(guān)部門負責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)批示： 簽名： 年 月 日總裁批示： 簽名： 年 月 日 備 注21 / 104檔案管理制度第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門 集團公司制度編號執(zhí)行日期 2022 年 月 日備 注22 / 104第一章 總 則第一條 為做好北京宗圣興業(yè)集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動，有效保護和利用檔案，促進檔案工作為集團各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關(guān)國家標準，結(jié)合集團公司實際情況特制定本管理制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指集團及所屬公司從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電子文檔、照片、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 本制度適用于集團公司及所屬公司。 第二章 檔案的分類 第四條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。 第五條 集團公司檔案大致分為以下幾類： （一）證照類目：營業(yè)執(zhí)照及各類證照、年檢資料、公司章程、各類資質(zhì)、榮譽證書等。 （二）文件類目：董事會文件、外部來文（政府職能部門往來文件）和內(nèi)部發(fā)文。 （三）制度、法規(guī)類目：各類管理制度、業(yè)務(wù)流程、國家行業(yè)法規(guī)等。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。 （五）經(jīng)營類目：戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計劃、年度月度計劃及總結(jié)、客戶信息資料、項目資料、銷售資料等。 （六）會議紀要類目：各項經(jīng)營例會及其他重要會議的紀要等。23 / 104 （七）資產(chǎn)管理類目：辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。 （八）會計類目：各種財務(wù)憑證、報表、會計賬冊等。 （九）人力資源類目：個人檔案、招聘、績效、勞動合同文件等。 （十）法務(wù)審計類目：法務(wù)、風(fēng)控、審計類文件。 （十一）題贈性資料類目：包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 （十二）技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料、報批報建資料等。 （十三）信息宣傳類目：集團公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實物資料、市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 （十四）電子文件類目：所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。 第六條 檔案編號 （一）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《集團檔案編號管理參照表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （二）檔案分類各級名稱及其代表編碼一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。（三）集團公司檔案員負責(zé)對集團各類文件材料的收集、整理，按照《集團檔案編號管理參照表》要求“對號入座”進行分類、編號、歸檔工作，各部門、各公司要積極配合集團公司檔案管理工作。（四）集團行政管理中心和集團各部門、各公司需要按照《集團檔案編號管理參照表》上要求，明確相關(guān)文件的歸檔部門和管理權(quán)責(zé)，由各部門、各公司負責(zé)立檔的文件，需由各部門、各公司指定檔案管理員按照管理要求統(tǒng)一進行編號、歸檔工作。24 / 104 第三章 檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 集團公司設(shè)立檔案室，隸屬于行政管理中心，并設(shè)置專職檔案管理員，負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。集團公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴格履行職責(zé)。第八條 行政管理中心根據(jù)集團范圍內(nèi)的檔案性質(zhì)劃分為以下幾個日常具體管理單位：（一） 集團檔案室。（二） 各部門、各公司內(nèi)部資料室。（三） 財務(wù)部。（四） 人力資源部。 行政管理中心負責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督此四類檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。其中集團檔案室、資料室由行政管理中心直接管理，其他兩個單位日常自行管理。第九條 實行維護檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸集團所有。各部門、各公司內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等必須規(guī)范管理，確完整、安全，并主動提交集團檔案室存檔。行政管理中心對上交給集團檔案室的檔案的安全性、完整性負責(zé)。第十條 實行檔案標準化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時的歸檔，盡力實現(xiàn)檔案的標準化、程序化管理保。檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實施檔案的信息化管理。檔案的信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于：檔案的名稱、生成部門、生成時間、類別、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、存放位置、借閱記錄、銷毀記錄等。25 / 104第四章 檔案保管權(quán)限范圍、保管期限第十一條 集團公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為集團級和部門、公司級。（一）集團級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，規(guī)范檔案編號和檔案標簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門、各公司資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與集團公司檔案的歸口管理。 第十三條 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為永久和定期，定期按文件材料的保持價值分為 1 年、5 年、15 年。 （一）永久保存： 集團成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及公司章程、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設(shè)立協(xié)議、公司章程、產(chǎn)權(quán)變動、股權(quán)證書、紅利（股）分配的決議、股東會決議、董事會紀要、年度審計報告以及集團對全資、控股企業(yè)的批復(fù)、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報告及終止解散協(xié)議等。集團的歷史沿革、大事記，反映集團重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等材料。集團頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報、請示報告、重大事項說明及集團批復(fù)、決定等。集團及其各職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告。集團公務(wù)活動形成的重要信件、講話稿等材料；董事會、會議紀要、決議。26 / 104集團與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等法律性文件材料；集團與子企業(yè)簽署的各種責(zé)任書等文件資料；集團批準的基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，集團直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項目的科技文件材料。集團財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；集團科研項目的調(diào)研、立項、研究、試驗、總結(jié)、鑒定、報獎、推廣運用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。各種法律仲裁、糾紛、起訴書、判決書等文件材料。集團與國（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書、合同及外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、考察報告、會議紀要、記錄、聲像材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。 （二）15 年保存： 預(yù)算、決算書類。 會計憑證。 規(guī)劃、經(jīng)營目標等資料。法務(wù)審計文件等。人事部門文件及其他經(jīng)核定須保存 15 年的文書。 （三）5 年保存： 員工工作計劃或非重要內(nèi)部會議紀要等文件。行政、人事非重要性管理文件及其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 （四）1 年以下暫時保存： 結(jié)案后無長期保存必要的文書。（五）集團公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。 第四章 會計檔案、人事檔案的保管27 / 104第十四條 會計檔案管理要求：集團公司各類會計檔案指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，按國家會計法及會計檔案管理準則執(zhí)行，由財務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受集團行政管理中心監(jiān)督和抽查。會計憑證、會計賬簿、會計報表、納稅申報表、統(tǒng)計報表、財務(wù)方案、資金合同、稅務(wù)文件等，此類資料由總裁審批查閱。外借需由董事長或董事長授權(quán)人員批準，并于10 日之內(nèi)歸還。 第十五條 集團員工人事檔案集團公司員工人事檔案的建檔、歸檔和管理由人力資源部負責(zé)，接受集團行政管理中心監(jiān)督和抽查。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動/升職審批表、獎懲文件、勞動合同、體檢報告及其他反映員工工作的信息。 （二）凡正式錄用后的員工，在辦理完入職手續(xù)當(dāng)日，人力資源部負責(zé)建立員工基礎(chǔ)檔案。員工人事檔案以公司為單位，部門為類別進行管理歸檔工作，檔案管理員應(yīng)按員工順序號進行存放保管，每位員工在公司工作期間擁有唯一的一個檔案順序號，不重復(fù)。同時，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢。 （三）離職員工離職時，其檔案按制度及時放置到離職人員檔案柜，若要銷毀，需按相關(guān)時間規(guī)定進行銷毀并報人事行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。 （四）人事檔案為保密文件，人事檔案需嚴格遵守保密制度，堅持保密原則無關(guān)人員不得查閱。凡因工作需要查閱員工檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，在指定時間，指定地點查閱。28 / 104第五章 整理裝訂規(guī)則第十六條 檔案的整理裝訂工作由檔案生成部門根據(jù)本管理制度的規(guī)定在移交至集團檔案室之前承辦，行政管理中心進行指導(dǎo)。第十七條 檔案在整理時應(yīng)以件為單位進行整理、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。一般而言，每份文件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。第十八條 檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂時必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。第十九條 歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁。裝訂成卷的文件應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的基本原則。第二十條 工程技術(shù)檔案、會計檔案、人事檔案按照行業(yè)業(yè)務(wù)要求進行歸類整理，并按年度進行排序。第六章 歸檔要求第十六條 歸檔是指集團各部門、各公司在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案整理、上交至各管理單位的過程。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。文件材料歸檔后不得更改。歸檔的文件材料一般一式一份。第十八條 集團的歸檔工作實行年度歸檔制度，每年一月份為各部門、各公司向集團檔案室移交檔案資料的時間。各部門、各公司要將上年度在積累的各類紙質(zhì)、實務(wù)檔案，及微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，29 / 104存檔備查。對于權(quán)利證照、設(shè)備隨機技術(shù)資料、保險、榮譽實物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后 24 小時內(nèi)歸檔。工程項目檔案一般在該項目各階段結(jié)束后的 10 個工作日內(nèi)歸檔。集團的組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵崗位發(fā)生變更的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在變更決定作出之日起 10