【文章內(nèi)容簡介】 O9001:20xx ISO14001:20xx 文件控制程序 記錄控制程序 17 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章節(jié)號 修改號 A/0 頁次 1/3 1 目的 對與質(zhì)量、環(huán)境管理體系的有關(guān)文件進(jìn)行控制 ， 確保各相關(guān)場所使用適用有效文件 。 2 范圍 適用于與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責(zé) 辦公室 負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件的控制及組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)過程控制所需作業(yè)文件的編制，部門負(fù)責(zé)人審核交主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 管理者代表負(fù)責(zé)審核 質(zhì)量環(huán)境管理 手 冊，批準(zhǔn)程序文件，批準(zhǔn)文件發(fā)放范圍。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn) 質(zhì)量環(huán)境管理 手冊。 4 實(shí)施 文件分類及編號 質(zhì)量、環(huán)境管理體系手冊（一級文件） 手冊編號： HXQRM 章節(jié)號 版本號 手冊代號 企業(yè)代號 操作類文件（二級文件），包括管理制度、技術(shù)文件、外來文件、記錄等 操作類文件編號： HX XX 版本號 順序號 部門代號（見注 2） 文件類別代號（見注 1） 企業(yè)代號 18 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章節(jié)號 修改號 A/0 頁次 2/3 注 1：文件類別代號：取類別名稱拼音首字母，如：管理類―― GL ；技術(shù) 類―― JS；外來文件―― WL（無原編號時(shí)） 注 2：部門代號（亦作文件發(fā)放號） 部門 代號 部門 代號 部門 代號 部門 代號 部門 代號 總經(jīng)理 01 管理者 代表 02 辦公室 03 化驗(yàn)室 04 生產(chǎn)部 05 經(jīng)營部 06 車間 07 倉庫 08 其他需增添部門代號時(shí)，由 辦公室 編排。 文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分的、適宜的： a）手冊由 辦公室 負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布； b）程序文件由各相關(guān)部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)； c）操作類文件由各相關(guān)部門編制，部門負(fù)責(zé)人審核，由總經(jīng)理批準(zhǔn)； d）應(yīng)確保相關(guān)部門和重要崗位得到有效適用的文件， 辦公室 按《文件常規(guī)發(fā)放 規(guī)定》發(fā) 放，超出范圍時(shí)，填寫文件領(lǐng)用申請報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，文件發(fā)放時(shí)加蓋 “受控”章和受控號，填寫＜文件發(fā)放回收表＞。 文件的受控狀況 凡本公司內(nèi)部發(fā)放使用的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件均為受控，呈送認(rèn)證機(jī) 構(gòu)的也為受控文件，其他提供外部的文件， 須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放， 均為非受控。所有受控文件應(yīng)加蓋“受控”印章，并注明受控號。 文件的更改 a） 文件更改時(shí)，由更改申請部門填寫＜文件更改申請＞，報(bào)原審批部門審 批，若其他部門審批，應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 b）文件更改后，需注明現(xiàn)行修訂狀態(tài)的修改號： （用字母和阿拉伯?dāng)?shù)字 分別表示版本和修改次數(shù)， 例如： A/0――表示第一版第一次修改） c）文件更改稿和＜文件更改申請＞交至 辦公室 ，由 辦公室 按受控文件的發(fā)放 清單發(fā)放同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件，并作相應(yīng)的發(fā)放和回收記錄，應(yīng)確保 \ 所發(fā)放的所有份額文件的一致性、唯一性。 d）文件更改有換頁、換版等方法，應(yīng)在＜文件更改申請＞中說明。 文件的 保存、作廢與銷毀 文件的保存 a）質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件都應(yīng)存放在干燥通風(fēng)、安全、便于存取的地方； b）文件原稿由 辦公室 保存，各部門領(lǐng)用文件由本部門資料員保管； 19 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章節(jié)號 修改號 A/0 頁次 3/3 c）對發(fā)放到的受控文件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《現(xiàn)行 有效文件清單》，每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)不一致，立即向 辦公室 報(bào)告； d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借。 e）丟失或破損文件，應(yīng)填寫＜文件領(lǐng)用申請＞，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批 后，向 辦公室 領(lǐng)用新文件。因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，給予新的受控號，注銷 舊的受控號，換領(lǐng)的文件，受控號不變，并應(yīng)交回舊文件。 f）文件的歸檔按相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。 文件的作廢與銷毀 a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出， 加蓋 “作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b）為參考而保留的任何已作廢的文 件，都應(yīng)加蓋“參考”印章，并在文件發(fā) 放回收記錄上登記，參考文件不起指導(dǎo)作用。 c）對要銷毀的作廢文件，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，按記錄銷毀方法處理。 文件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制 記錄》，借閱須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制文件須由管理者代表批準(zhǔn)。 外來文件的控制 與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的外來文件，由各部門負(fù)責(zé)收集，識別其適用性后，交 辦公室 編入外來文件＜現(xiàn)行有效文件清單＞，加蓋“受控”印章 ，統(tǒng)一登記發(fā)放后使用。各部門簽收后編入本部門＜現(xiàn)行有效文件清單＞。 辦公室 每年底到有關(guān)部門審查外來文件有效性，及時(shí)更換最新版本。 每年年底由 辦公室 組織對現(xiàn)有質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必要時(shí)予以修訂，執(zhí)行本程序 條款。 本公司文件通常以書面紙張為準(zhǔn)，存于電子媒體的文件無硬拷貝時(shí)，須設(shè)置有效的保管防護(hù)措施。 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 《檔案管理制度》 6 記錄 ＜現(xiàn)行有效文件清單＞ ＜文件發(fā)放回收記錄＞ ＜文件更改申請＞ ＜文件領(lǐng)用、借閱、復(fù)制申請＞ 20 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 記 錄 控 制 程 序 章節(jié)號 修改號 A/0 頁次 1/2 1 目的 對質(zhì)量、環(huán)境管理體系所要求的記錄予以控制，為確保產(chǎn)品符合規(guī)定要求、體系有效運(yùn)行及產(chǎn)品、過程或相關(guān)活動(dòng)的可追溯性及采取糾正預(yù)防措施提供依據(jù)。 2 范圍 適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量、環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的記錄。 3 職責(zé) 辦公 室 部負(fù)責(zé)編制《記錄一覽表》，監(jiān)督、管理各部門的記錄。 各部門負(fù)責(zé)編制記錄表格，收集、整理、保管本部門的記錄。 4 實(shí)施 記錄由各部門編制，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)，交 辦公室 納入 《記錄一覽表》。 記錄的標(biāo)識： JL－ XX－ 記錄序 號 .修改號 質(zhì)量手冊章節(jié)號 記錄代號 記錄填寫 記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容簡潔明了、字跡清晰；因某種原因不能填寫 的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，用單杠劃去；各相關(guān)欄目確認(rèn)簽名不允許空白。 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，必要時(shí)更改人應(yīng)簽章，并注明日期。 記錄的保存 各部門的資料員必須將記錄收集、分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥處，防止弄污，按《記錄一覽表》中 規(guī)定保存期限保存。 辦公室 將本公司所有質(zhì)量、環(huán)境管理體系運(yùn)行記錄匯總，編制《記錄一覽表》，規(guī)定保存期，管理者代表審批后匯集備案記錄的原始樣本。 記錄的保存形式可以是紙張（卡片、表格、圖表、報(bào)告、筆記等）、電子媒體（硬盤、軟盤、光盤等）。 記錄表格的更改按文件更改相關(guān)程序執(zhí)行。 21 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 記 錄 控 制 程 序 章節(jié)號 修改號 A/0 頁次 2/2 記錄發(fā)放、查閱和復(fù)制 各部門填寫根 據(jù)需要列出本部門《記錄一覽表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)向辦 公室領(lǐng)用所需記錄空白表。 各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，查閱或復(fù)制者，需填寫《文件領(lǐng)用、借閱、復(fù)制申請》，經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 記錄的過期處理 記錄如超過保存期，由各部門負(fù)責(zé)人安排處理。 過期或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由各部門負(fù)責(zé)人填寫《記錄銷毀申請》 交 辦公室 審核，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。 含保密內(nèi)容的記錄（如：供方、顧客資料、報(bào)價(jià)記錄、銷售情況等），部 門負(fù)責(zé)人應(yīng) 親自監(jiān)督其銷毀。 留作草稿或其他用途的過期記錄，應(yīng)劃斜杠作明顯的作廢標(biāo)識。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 記錄 ＜記錄一覽表＞ ＜記錄銷毀申請＞ 22 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 管 理 職 責(zé) 章節(jié)號 5 修改號 A/0 頁次 3/3 5 管理職責(zé) 明確最高管理者應(yīng)承諾和實(shí)施的活動(dòng)，以利于質(zhì)量、環(huán)境管理體系的建立、實(shí)施和改進(jìn)