【文章內(nèi)容簡介】 間為每周一至周六，星期天和節(jié)假日不得進行公文交換工作。集團公司公文交換站為每個參加公文交換的單位配備公文專柜。公文交換員應及時到公文交換站取走屬于自己單位的公文，同時將本單位送給集團公司領導或其它單位的公文，按要求登記后分別投放到其所在的公文專柜。凡參加公文交換的單位和部門的負責人，必須切實加強對公文交換工作的領導，指定公文交換專員，并制訂公文交換員崗位責任制和本單位公文交換（收發(fā)）的具體辦法。第三條 公文交換的要求各企業(yè)應按機要人員的條件配備一名兼職的公文交換員（一般由檔案管理員兼任），并在集團公司公文交換站辦理登記和領取公文交換證。公文交換員應保持相對穩(wěn)定，必須更換時應做好銜接工作。公文交換員應具備良好的組織紀律性和保密觀念，一般要求由中共黨員或共青團員擔任。各企業(yè)還應為公文交換員創(chuàng)造必要的工作條件。公文交換員必須嚴守《保密法》等各項保密法規(guī)，做到：不該說的機秘不說，不該看的機秘不看，不該知道的不問，不該自己拆封的公文信件不拆，不在私人交往中涉及機秘事項，不在公共場所談論機秘事項。應嚴格按傳遞程序傳遞公文，不得擅自委托他人傳遞公文，不交接不按規(guī)定辦理交換手續(xù)的公文，不在機要室以外的地方存放密件，不攜帶公文到與公文交換工作無關的地方去，不攜帶公文串街走店、會親訪友或辦其它事情，不攜帶公文回家。公文交換員必須嚴格按照規(guī)定時間攜帶交換證、公文包到交換站參加交換。交換員因故不能按時前往交換時，由本單位另派人員持單位介紹信前往交換。對經(jīng)常不按規(guī)定時間參加交換的單位和交換員，按《獎懲辦法》對責任人進行處理。交換員必須遵守集團公司公文交換站工作制度。交換中發(fā)出的重要公文必須登記，急件還應在信封上加蓋“急件”印章，移交時認真核對、清理，辦理交換手續(xù)。在投遞公文過程中，要有時間觀念、保密觀念，及時送達給公司領導和下屬單位，做到當天公文當天投遞、急件急辦、特件特辦，確保公文傳遞的快速動轉。公文交換工作定期通報情況進行考評。對嚴守機密、成績顯著的公文交換人員予以表楊。對不按制度辦事，違反工作紀律，泄露機秘，延誤工作的，要嚴肅處理。保密管理規(guī)定第一條 為保障公司合法權益不受侵犯，維護公司正常經(jīng)營管理秩序，特制定本規(guī)定。第二條 保密范圍技術資料、工藝圖紙、操作規(guī)程、質(zhì)量標準、生產(chǎn)原始記錄、產(chǎn)品配方、產(chǎn)品消耗指標，生產(chǎn)裝置和設備資料及安裝方法。產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品研制與試驗資料、產(chǎn)品開發(fā)可行性調(diào)查報告。重要商業(yè)傳真、電話、信函、客戶名單、營銷策略、公布前的價格及調(diào)整方案。財務報表、資金運行情況，產(chǎn)供銷利稅計劃。查處中的違法違紀案件或未宣布人事變動內(nèi)容。上級簽發(fā)的涉密文件和資料。其它經(jīng)董事長、總裁、副總裁認為有必要列入機密文件的資料，公司高管人員的筆記、手稿、信函。有關會議涉密資料(包括會議精神)。第三條 保密級別劃分 絕密:一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害； 機密:一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害；秘密:一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害； 內(nèi)部資料:一旦泄密會使公司利益遭受一般損害。 第四條 密級的確立 依據(jù)保密分級表確立各類文件資料的密級。 公司各部門對其產(chǎn)生的文件資料，提出定級意見，由公司領導簽發(fā)，確立后均在文件右上角注明。 屬公司秘密事項但不能標明密級的，通過口頭通知、傳達接觸范圍內(nèi)的人員。 第五條 密級變更及解密 因工作需要或環(huán)境變化，需要變更密級的，由產(chǎn)生密件部門負責人提出申請，交公司分管領導批準變更。 對尚在保密期的文件事項，因工作需要或環(huán)境變化，需公開但不損害公司利益的，由產(chǎn)生密件部門負責人提出申請，交公司分管領導批準解密。 保密期屆滿，除要求繼續(xù)保密事項外，自行解密。 第六條 保密管理 在勞動合同中，公司與所有員工明確保密義務。對全體員工進行保密教育和保密知識培訓，貫徹國家有關安全和保密法律、行政法規(guī)和紀律，確保國家和公司秘密不被泄露。對所有公司高管人員、技術、經(jīng)濟業(yè)務、財務部門的負責人和重點崗位人員均單獨訂立保密合同。公司內(nèi)所有技術圖紙、技術文字資料在項目工程施工中由分管技術開發(fā)副總裁、總工程師負責管理，項目、工程竣工后圖紙資料全部移交公司檔案室保管。其他技術人員，需查閱時必須經(jīng)分管副總裁審批同意后，在指定的地點查閱。重要資料如需借用，必須經(jīng)董事長或者總裁批準，按程序履行登記簽字手續(xù)后方能借用。圖紙、資料嚴禁轉抄或復制。經(jīng)營部門的供銷合同、用戶檔案、信件、重要業(yè)務傳真、電話由分管副總裁或部門經(jīng)理指派專人進行處理與保管。其他工作人員在未得到分管領導同意情況下不得查閱。對經(jīng)同意查閱的資料要嚴格履行登記手續(xù)，如需筆錄重要資料，事畢后必須在指定的地方銷毀，并要有兩人在場，不得遺失和亂丟亂放。業(yè)務人員在業(yè)務洽談中不得談論與本業(yè)務無關而涉及到本公司的技術、商業(yè)、經(jīng)濟情報。生產(chǎn)部門各重點崗位要指定專人操作，不得隨便更換和調(diào)動，保證主操作工的穩(wěn)定性,操作人員請假三天以上必須經(jīng)總裁或分管副總裁批準，嚴格執(zhí)行請銷假制度。生產(chǎn)員工對產(chǎn)品工藝流程，控制指標系數(shù)負有保密的責任。質(zhì)檢部門所有產(chǎn)品檢測標準、檢測方法及相關的技術資料由質(zhì)檢科負責人保管，不得亂放亂丟與外借。如工作需要查閱，經(jīng)負責人同意在指定的地方查閱，不得復制。公司財務部所有憑證、經(jīng)濟指標等資料由專人負責管理。上級有關部門對本公司財務進行檢查，必須經(jīng)董事長、總裁批準。公司內(nèi)相關工作人員需查閱有關數(shù)據(jù)，必須經(jīng)財務總監(jiān)批準，由財務工作人員提供，其他無關人員不得查閱。注意在通訊和辦公自動化中的保密工作。不在無保密措施的電話、傳真機上傳遞保密材料，嚴格限定密件的接觸范圍。 保密檔案室（柜）為公司重要工作場所，任何無關人員未經(jīng)許可不得接觸。檔案室（柜）內(nèi)一切設備、設施，未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動。傳閱保密材料由機要人員統(tǒng)一掌握，劃定傳閱范圍，不得讓無關人員閱看，嚴格控制傳閱件的行蹤，以防丟失。保密材料不得私自復制，復印件視同原件管理，打印、復印過程的廢紙應及時銷毀。凡查閱公司密件，一律須辦理申請批準手續(xù)和登記手續(xù)方可調(diào)閱。對保密內(nèi)容未經(jīng)許可，不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。外出工作需攜帶保密材料時，必須經(jīng)公司分管領導批準。 做好公司重要會議的保密工作。會址應選擇有利于保密的地方，嚴格控制無關人員進入。各種會議討論研究決定的項目開發(fā)、市場研究、勞動人事、經(jīng)濟指標等重大決策，對外不予公開宣傳透露或暫時保密的會議內(nèi)容，與會者必須絕對保密，不準在會下討論會議內(nèi)容，會議文件要妥善保管。 對外來洽談業(yè)務人員，有關接待部門要視情接待。對借洽談業(yè)務為由探試情報者，要拒絕接待，并及時交公司保衛(wèi)部進行處理。所有來訪客人，必須在門房憑有效證件嚴格進行登記，上級領導、新聞部門、業(yè)務往來單位工作人員，沒有董事長、總裁、分管領導的批準與陪同，不準進入第二道門房。未經(jīng)允許不準在生產(chǎn)區(qū)進行錄像、拍照、單獨逗留和向生產(chǎn)員工了解情況。業(yè)務往來車輛，只限于司機一人進入二道門房。機電部門拉貨到生產(chǎn)區(qū)，進入二道門房要有工作人員陪同。任何人不準私自帶人進入生產(chǎn)區(qū)，保安對可疑人員要認真盤查，及時向保衛(wèi)部報告。第七條 財務工作人員保密規(guī)定下列事項屬于公司保密范圍，財務工作人員必須嚴格遵守規(guī)定，不得外傳或泄密。上級機關下達或傳達的帶“秘密”、“機密”字樣的文件；公司總經(jīng)理辦公會議、董事會會議關于有關財務工作的會議紀要；公司經(jīng)濟工作會議中領導所作的工作報告；公司經(jīng)營策略、發(fā)展規(guī)劃和實施細則；公司及企業(yè)年度綜合經(jīng)濟計劃匯總表和季度分析表；公司及企業(yè)與外單位簽訂的各項合同、協(xié)議內(nèi)容；公司與企業(yè)之間簽訂的經(jīng)濟責任承包合同、協(xié)議內(nèi)容；公司及企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營情況報告(報表)；未經(jīng)登報披露的可能影響上市工作的各項財務報告數(shù)據(jù)；公司結算中心現(xiàn)有資金及分配、周轉情況；1公司及企業(yè)資產(chǎn)分配、運轉情況；1公司對外提供貸款擔保情況；1公司及企業(yè)年、月度總賬、分類賬、各類明細賬、銀行、現(xiàn)金日記賬、會計報表、損益表、工資獎金結算表、會計憑證等會計賬簿；1企業(yè)生產(chǎn)過程中的原輔材料的價格，生產(chǎn)廠家，供貨渠道及生產(chǎn)過程中消耗、生產(chǎn)成本、生產(chǎn)進度和產(chǎn)品原料構成；1公司和企業(yè)未經(jīng)公布的產(chǎn)品價格調(diào)整內(nèi)容；1各企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、技術改造中未經(jīng)公布的方案、投資、效果內(nèi)容；1使用會計電算化企業(yè)用戶密碼及區(qū)域網(wǎng)絡運行中和存貯的數(shù)據(jù)資料；1未經(jīng)公布，有關招標投標(工程、采購、銷售)活動的公正、公平競爭的數(shù)據(jù)、圖表等資料；1監(jiān)督、紀檢、審計部門未經(jīng)公布的檢查內(nèi)容；公司和企業(yè)員工個人檔案資料及未經(jīng)公布的員工獎懲、職務升降、工作調(diào)動安排的內(nèi)容；2未經(jīng)公布的企業(yè)工資改革，獎金分配方案和人員任免情況；2其它屬于保密范疇的內(nèi)容。檔案管理規(guī)定第一條 為了加強公司檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本規(guī)定。 第二條 檔案管理范圍(1)法規(guī)性文件：包括上級頒發(fā)，需要本公司執(zhí)行的，或由本公司發(fā)布的各種規(guī)章制度等。(2)本公司重大決策，包括本公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理辦公會、職代會等會議形成的文件。(3)計劃和總結性文件，黨政工作的其它材料。(1)本公司計劃類文件：生產(chǎn)計劃、銷售計劃、財務計劃等。(2)指標類文件：計劃指標、市場銷售指標等。(3)價格類文件：產(chǎn)品價格、勞務價格、原材料價格、運輸價格等。(4)憑證類、文書材料：經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。(5)有關經(jīng)營管理文件，各類管理制度，各類調(diào)度記錄及命令、工作指示等。(6)其它經(jīng)營資料。(1)技術研究檔案：包括科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標等檔案資料。(2)產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術標準等。(3)設備儀器檔案：包括設備使用說明、設備使用狀況記錄、設備修理技術、設備改造技術等。(4)其它技術資料。(1)會計報表；(2)會計賬簿；(3)會計憑證；(4)其它會計資料。包括本公司在其生產(chǎn)經(jīng)營活動或兩個文明建設中以聲像形式或記錄下來的各種資料所形成的檔案。各類技術、設備、管理工具書籍、文獻、著作等。、證書、獎杯等。其它資料與檔案。第三條 公司各部門員工都有保護檔案的義務。各部門指定專人擔任檔案管理員，負責檔案管理具體工作。檔案管理監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的檔案管理員，第二責任人為檔案管理員所在部門的部門負責人。 第四條 由辦公室負責對所有檔案進行接收、收集、整理、立卷、保管，并監(jiān)督公司各部門、各子公司的檔案管理工作，確保原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。辦公室應逐步完善檔案管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第五條 管理內(nèi)容與要求檔案的收集與整理(1)公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。(2)在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。各部門負責人應積極配合與支持。(3)凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。(4)各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的保密等級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。(5)公司檔案資料的分類，依據(jù)有關規(guī)定執(zhí)行。公司保管的檔案由公司及各子公司部門的檔案管理員做好平時文件的預立卷工作,并在事件結束后或在每季度頭一個月的十日前，將上季度需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。部門保管的檔案，在每季度第一個月十日前匯編成冊上報辦公室,并在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,督促各部門檔案的管理工作。檔案的借閱(1)董事局主席、總裁、副總裁、工會主席、三總師、總裁助理、辦公室主任借閱非保密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。(2)因工作需要，公司的其他人員需借閱非保密級檔案時，由部門負責人申請，經(jīng)分管領導批準后方可辦理。(3)公司檔案保密等級分為絕密、機密、秘密三個級別。絕密級檔案禁止調(diào)閱；機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)分管領導審批后可以借閱，但借閱時間不得超過四小時。(4)檔案借閱者對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線，更不能隨意亂放，以免遺失。檔案的銷毀(1)公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。(2)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員提出銷毀意見，交辦公室主任審核后，經(jīng)分管領導批準后方可執(zhí)行。(3)經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員必須進行登記，并將銷毀檔案登記表永久保存。(4)在銷毀公司檔案資料時，必須經(jīng)分管領導指定專人監(jiān)督銷毀。檔案備份制度 (1)公司所有有價值的文件，報表，業(yè)務記錄等必須備份。 (2)各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機相關規(guī)定管理。(3)備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。 第六條 技術檔案管理技術檔案的范圍(1)技術檔案是指工藝規(guī)程、作業(yè)指導書、工藝卡、安全規(guī)程；各種產(chǎn)品及原材料標準、中控分析標準、產(chǎn)品任務書、設計科研報告、產(chǎn)品總量報告；各種小試、中試的實驗數(shù)據(jù)、總結報告；各種產(chǎn)品的工藝圖、設備平面布置圖；各種技改方案、計劃等。(2)生產(chǎn)過程中的各種生產(chǎn)運行操作記錄。技術檔案整理、歸檔、保存(1)技術檔案的整理由技術部按《檔案法》中關于技術文件管理的相關規(guī)定，由公司技術部歸口管理，每年整理一次。技術檔案的整理應按檔案整理的要求編制目錄，用檔案夾包裝，內(nèi)設目錄，注明標題、內(nèi)容及份頁備查，加蓋保存年限標記。(2)各種臨時保存的操作記錄,由技術科整理歸檔,次