【管理制度】淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異(編輯修改稿)
2025-05-11 13:23 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購買, 即不適宜隨意變更供應(yīng)商. 已有之供應(yīng)商處沒有所需采購之物品, 或因單價及質(zhì)量或因其他原因等因素, 可變更或選擇新的供應(yīng)商, 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項告知財務(wù)部并征得財務(wù)部認(rèn)可, 同時向財務(wù)部提供[新增供應(yīng)商資料卡片]、采購物品必須保證物有所值且物有所用, 即相同質(zhì)量下的價格最優(yōu)化是采購的前提. ② 明確分工. 公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門，為明確采購員的權(quán)利和責(zé)任, 使各采購活動有條不紊并將責(zé)任歸落到人, 必須對公司的所有采購活動按類別進(jìn)行明確分工并落實到相應(yīng)采購人員. 采購人員必須是該種采購的內(nèi)行者, 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負(fù)責(zé), 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé), 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé), 工模材料由工模部負(fù)責(zé), 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé). ③ 、采購合同、采購辦理必須先批準(zhǔn)后實行, , 但突發(fā)性或臨時性急需物品(如工作中的機(jī)械突損部件、臨時特采等)可以由財務(wù)部確認(rèn)后即由采購負(fù)責(zé)部門采購, 但請購單上須注明急購字樣并說明理由, 請購單由總經(jīng)理補(bǔ)批. ④ 、發(fā)票上簽名作實. 驗收人員由財務(wù)部指定或確認(rèn). 驗收者必須核實進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符, 對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé). 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗收入庫. 驗收無誤后, 填制材料入庫單, , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購員簽名作實. ⑤ 退貨與索賠. 為避免損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符, 采購部門須立即辦理退貨, 無論貨品是否退還給了供應(yīng)商, 均須立即書面通知財務(wù)部及時扣回相應(yīng)款項. 凡檢驗結(jié)果為不良品的來料檢驗報告, 品管部應(yīng)分發(fā)至采購部門和財務(wù)部, 以有效追蹤, 不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生. 采購約定中必須明確索賠條款, 對因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失, 應(yīng)由采購部門根據(jù)實際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項或收取現(xiàn)款. 采購部門不能解決的, 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施, 以及時保護(hù)公司的利益. ⑥ 貨款結(jié)付政策. 所有采購除零散性或不常用無法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外, 均為月結(jié)付款方式. 不能使用月結(jié)的, 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來公司收款而由采購人員購買時直接付款外, 均由供應(yīng)商直接到公司財務(wù)部收款. 禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜. 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)(每月5日前)提供對帳單至財務(wù)部對帳, 此政策采購部門須明確知會供應(yīng)商. 貨款由財務(wù)部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付. 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失, 采購部門應(yīng)盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金, 即對非月結(jié)的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間. 在不影響公司商譽(yù)的前提下, 適度延長付款時間是公司進(jìn)行信用融資的財務(wù)政策. . , 建立完善的材料價格信息檔案. 為了有效地控制和降低采購成本, 并保證采購材料的質(zhì)量, 公司采購員應(yīng)作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理, 及時地了解市場行情和動態(tài), 并與已在采用的采購價格進(jìn)行比較和分析, 同時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新. 調(diào)整和更新后的價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確認(rèn)并留存. 如有必要, 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息, 同時知會采購員, 由采購員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行. . 為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況, 并對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評, 應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案. 所謂重要性供應(yīng)商, 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商. 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來, 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后, 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理. 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行. 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理, 同時由財務(wù)部留存副本. 原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行. 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利. 、激勵和約束, 這是防范采購中人為欺詐的有效方法. 采購員是采購的實際實施者, 在采購過程中起著至為重要的作用, 經(jīng)歷表明, 采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣, 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐, 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此, 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng), 以公司制度約束其行為操守, , 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲, 又要了解物料的本身屬性、市場行情等, 這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采
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