【文章內(nèi)容簡介】 月可不提交月工作總結(jié)； 每周五下班前按照統(tǒng)一格式報送當周的工作簡報，報送內(nèi)容僅限本周工作重點，提交月度總結(jié)的當周可不提交周工作簡報。 第三節(jié) 檔案管理 基本規(guī)定 股份公司須對所有能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、實物、聲像、報表等資料作歸檔整理。 歸檔范圍 公司設立、變更的申請、審批、登記及終止、清算等方面的文件材料； 、內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件、大事記、年報、發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)及計劃、政府機關(guān)發(fā)布的其他重要文件； 、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及說明、月報表和季度報表； 、工資、法律、外聯(lián)事務管理（含禮品接收、領(lǐng)用登記）等方面的文件材料； 各類合同、契約及招投標文件等； 公司各項有關(guān)經(jīng)營管理方面的文件材料； ，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)及各 類會議紀要等； 、文字、實物、圖片、聲像等一切有效記錄資料。 日常管理 公司辦公室為檔案管理指導部門。 檔案管理員：公司各部門負責人指定專人（可兼職）為檔案管理員。 、利用價值的文件資料立卷、分類、歸檔，并確保資料的全面性和完整性； ，提高檔案管理安全性及管理效率； ，未經(jīng)允許，任何 人不得復制、外傳，使用完畢后及時、完整歸還； 免文件檔案的長期積壓，每季度定期清理過期、失效的紙質(zhì)文件，超過三年時效的即可確認、批準后銷毀。 。 第四節(jié) 印章管理 基本規(guī)定 范圍：公司有效印章為公司公章、法人代表手章、財務專用章。 印章的使用 所有人員須嚴格遵守用印審批流程； 使用人須填寫《用印申請單》，并詳細注明各項內(nèi)容，逐級獲得所在部門負責人、分管副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理的批準；不符合上述要求的用印申請，印章保管人有權(quán)不予加??； ，除各類歸口存檔的合同、文件 外，其他證明、信箋等，辦公室要復印、建檔保存； ，不得將公司公章帶到辦公區(qū)域以外使用；如因特殊情況需要攜外使用，則必須經(jīng)由總經(jīng)理書面批準，并由行政部專人隨行予以加印，其他人員不得動用印鑒；如為辦公需攜帶外出使用，必須兩人以上隨行。 印章的保管 印章管理實行專人保管制； ，可分別指定專人保管并備案； 、財務專用章和法人代表手章則由辦公室、財務部指定專人保管，不得擅自更換保管人； 印章保管人應配置專屬保險柜進行保管； 保管人因出差、休假等原因不在崗時，應在出差或休假申請中注明臨時印章保管人，上級領(lǐng)導審批，并在得到批準后進行 臨時印章交接，做好書面記錄；此間發(fā)生的任何印章方面的問題，由臨時印章保管人負責； ；發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜后，保管人應立即報告公司主管領(lǐng)導，并按規(guī)定到政府主管部門申請作廢。 印章的收繳、報廢 、遺失或因機構(gòu)變更、撤銷等原因不能繼續(xù)使用時，應及時履行收繳或報廢手續(xù)； ，由集團統(tǒng)一收繳、保管或報廢，并 做好記錄。 第五節(jié) 辦公用品管理 基本規(guī)定 范圍 一般辦公用品：日常使用的筆、膠水、紙張、計算器等日常辦公用品； 負責部門 辦公室負責辦公用品的采購、保管及發(fā)放工作； 未經(jīng)允許，其他任何部門或個人不得私自購買。 審請及購買 一般辦公用品 各部門須于當?shù)匾?guī)定的日期前將《辦公用品、耗材購置、申請表》提交至行政部； 管理 按需購買、適量庫存、定期盤點和發(fā)放； 、領(lǐng)用手續(xù)，并做好定期盤點工作； 公用品的報廢工作，須在報廢處理冊上詳細注明辦公用品名稱、單價、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項； ，員工調(diào)任或離開該工作崗位時應按要求將其領(lǐng)用的物品交還行政部。 第六節(jié) 辦公用車管理 基本規(guī)定 股份公司原則上只配置一輛辦公用車，由辦公室按固定資產(chǎn)購置的審批流程逐級上報，由集團公司領(lǐng)導批準后方可購置。 管理及維修 日常管理 辦公室行使辦公用車的管理職責，負責日常用車的管理與審批工作，任何人不得擅自公車私用； 駕駛員為所配辦公車輛的直 接責任人，車輛丟失、發(fā)生事故等造成的重大損失，應按照公安機關(guān)的最終裁定，確定責任方并由其承擔相應的責任；因駕駛員個人過失造成的損失，由其本人承擔全部責任。 用車管理 辦公室負責辦公車輛的統(tǒng)一管理與調(diào)動，是辦公用車的監(jiān)督檢查部門，負責監(jiān)督辦公用車的使用情況； 用車人需事先填寫《用車申請單》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后提交行政部審批，行政部經(jīng)理綜合權(quán)衡工作的輕、重、緩、急，合理安排派車，未按規(guī)定申請用車者，一律不予派車； 駕駛員接到經(jīng)批準的《用車申請單》后方可出車，并填寫《出 車登記表》，按規(guī)定的路線行使，辦完公事后應及時返回； 公司用車若離開公司注冊所在城市，則必須提前獲得股份公司行政部負責人的批準。 車輛維修 行政部在當?shù)剡x定具有維修資質(zhì)的合法、正規(guī)修理廠作為公司車輛維護的外協(xié)合作單位； 公司車輛必須到當?shù)刂付ǖ耐鈪f(xié)合作修理廠維修； 獲得合法有效發(fā)票及書面維修報告后，依據(jù)費用結(jié)算程序申請付款或報銷。 駕駛員工作要求 ，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障及時報修，嚴禁帶故障行車； 、認真參加安全學習，做到：不出私車、不酒后駕車、遵章守紀、安全駕駛； ，違反者將嚴厲懲處，并承擔由此造成的一切損失； ，公司車輛不得借予本公司之外的任何人員使用； ，確保車輛的停放安全； 每日下班后，駕駛員不得私自將車輛開回家。 費用控制 耗品管理 行政部負責加油卡及車輛用品的統(tǒng)一購買與管理工作； 設立車輛專用臺賬，每次加油后，駕駛員本人須在《車輛加油登記表》上簽字確 認。 第七節(jié) 會議管理 基本規(guī)定 股份公司各部門、各地公司必須根據(jù)經(jīng)營管理需要，舉行各種會議。 會議分類 半年工作會 對半年以來的各項經(jīng)營管理工作進行總結(jié)與匯總； 股份公司的半年工作會原則上于集團半年會后舉行； 各地公司的半年工作會須于股份公司半年會舉行前完成，并作詳細的《會議紀要》。 辦公例會 股份公司總經(jīng)理辦公例會，原則上每兩周一次，由股份公司行政部負責收集會議議題，準備會議資料，并制作、發(fā)布會議紀要； 股份公司前勤、后勤、發(fā)展和 財務系統(tǒng)月度例會，每月一次，由主管副總經(jīng)理負責召集，采取視頻會議形式； 股份公司、各地公司、各部門、各班組均要定期（如季度、月度、周、日）召開辦公例會，由相關(guān)負責人召集并主持； 類會議，由相關(guān)負責人召集。 會議要求 會議安排 各類例行會議必須按時召開，不得隨意取消； 非例行會議需提前通知參會者，并告知會議內(nèi)容和預計時間； 被委托參會人員發(fā)表意見，或在會議文件上簽署意見，應事先獲得委托人授權(quán)，未獲授權(quán) 者不得參會； 須明確會議主題并確定主持人，重大會議由行政部負責組織。 會議紀要 所有會議均需制作《會議紀要》，并及時發(fā)送給所有與會人員； 公司的總經(jīng)理辦公會及周經(jīng)營分析會的《會議紀要》須報股份公司行政部。 會場要求 與會者必須嚴格守時，按規(guī)定將移動通信設備設置關(guān)閉或振動狀態(tài)； 尊重他人的發(fā)言，認真傾聽和記錄，在得到主持人允許后發(fā)言，不得吵鬧或大聲喧嘩，自覺遵守會場紀律。 行政部負責會議室的統(tǒng)一安排及會議室設備的管理工作。 第五章 合同管理 制度 公司經(jīng)營管理過程中須訂立合同，其中額度低于 1 萬元的項目，可根據(jù)實際情況不簽訂合同。 合同管理的基本要求 ，所有對外合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進行分級審批管理；各級授權(quán)管理人員應在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、審批合同和簽訂合同； 股份公司，在對外簽訂合同時，應遵循以下原則： 必須遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)； 必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t； 不能超出公司的經(jīng)營范圍； 必須保障公司的合法權(quán)益； 不得違 反公司的各項規(guī)章制度； 各類合同，均禁止未簽訂合同即先行實施。 合同文本的采用 ，須首先采用標準化合同文本，不能采用時，應先報股份公司對口部門負責人批準； ，在上報審批過程中一定要特別注明會給我方造成風險的條款，并評估其嚴重程度； ，持續(xù)發(fā)生 5 次以上的業(yè)務，必須由股份公司對口部門負責人牽頭制定標準化合同文本，標準化合同文本需報經(jīng)股份公司總經(jīng)理和法務審核后方可頒布使用； 合同起草 合同應包括但 不限于以下內(nèi)容： (1)當事人的名稱或者姓名、住所、電話； (2)標的； (3)數(shù)量； (4)質(zhì)量； (5)價款或酬金； (6)計價依據(jù)； (7)履行期限、地點和方式：經(jīng)濟合同以及其它涉及標的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）的合同，應以公司所在地為合同履行地。在公司為付款方時，應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結(jié)合，若對方履行義務時間較長，就盡量選擇分期付款的方式； (8)違約責任：包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等； (9)解決爭議的方法：一般應選擇訴訟方式；公司與對方 當事人不在同一城市的，應盡可能選擇公司所在地為訴訟管轄地。 合同文字條款內(nèi)容的審核 ，則根據(jù)業(yè)務、財務的相關(guān)管理制度的要求，標準化文本空白處需填寫的內(nèi)容，尤其是商務條件獲得了有關(guān)部門、領(lǐng)導的批準后，由經(jīng)辦部門負責將獲批內(nèi)容填寫進標準合同文本的空白處，并將合同文本附上審批單，方可正式簽訂并用?。? ，其所有文字條款內(nèi)容除了要經(jīng)過股份公司及各地公司相關(guān)業(yè)務主管部門、領(lǐng)導審核外，還必須由各地公司法律顧問出具書面的審核意見，該意見要詳細注明合同中的風險 點，并評估其嚴重程度； 非標準化合同的文字條款部分的審批權(quán)限是： 最終審批人： (l)合同標的在 50 萬元（含）以上的，股份公司總經(jīng)理批準； (2)合同標的在 5 萬（含）至 50 萬（不含）之間的，報股份公司分管副總經(jīng)理審批； (3)合同標的在 5 萬（不含）以下的，報各地公司總經(jīng)理審批； (4)合同標的是一段時間內(nèi)累計的，上述金額是以其一年內(nèi)（含）的累計數(shù)為準，無相關(guān)參照時，報股份公司分管副總經(jīng)理確定。 ，確與對方無法達成一致時，應及時反饋給提出該條意見的人 員或其主管領(lǐng)導，并獲得書面認可。 合同的簽訂 所有合同均應加蓋公司公章，并注明實際簽署時間； ，若須轉(zhuǎn)交對方帶走蓋章和簽署的，必須保留一份原件，并由對方簽字確認以下內(nèi)容“已領(lǐng)取蓋章、簽字的合同與此件內(nèi)容一致”，對方返還時，我司經(jīng)辦人員要確認相關(guān)內(nèi)容與留存原件一致； 、營業(yè)執(zhí)照及上報審批文件中的完全一致； 合同的保管 ，業(yè)務主辦部門、財務部、行政部各留存一份（有特殊需求的合同除外），合同簽 訂后三日內(nèi)保存到財務部； 財務部負責留存的合同文本不得外借；