【文章內(nèi)容簡介】 標記，便于區(qū)別和限制利用。 利用保密檔案，應嚴格審批手續(xù)。接待人員必須實行有效監(jiān)督，不得隨意擴大利用范圍和摘抄復印。 保密檔案一律不準外借，不得隨意亂放和在庫房外過夜。 根據(jù)有關保密規(guī)定，及時調(diào)整檔案保密范圍，實行降密、解密直至向全社會開放。 檔案管理人員要嚴格遵守黨和國家有關保密工作的法律、法規(guī)、規(guī)章制度，不隨意翻看，摘抄保密檔案內(nèi)容，嚴禁泄露檔案秘密。第九條 檔案保管制度 檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案庫房是保管檔案的重地。 庫房要牢固，裝有防盜設施。 非管理人員不得擅自進入庫房，庫房鑰匙要專人保管，做到人走、燈熄、隨手關門。25 / 74 庫房內(nèi)應配置“八防”設備，及時存放藥品，使用和維修防塵、通風、去濕設備，有效控制庫房內(nèi)的溫濕度。 檔案裝具排列有序，接收檔案要及時排列編目上架，做到整齊、有序，便于查找利用。 進庫檔案要及時進行登記入帳，定期檢查清點，破損檔案及時修復，發(fā)現(xiàn)遺失檔案要及時報告，立即組織人員進行查找，確保庫房檔案資料無破損無遺失。檔案員調(diào)離崗位時，要及時辦好檔案資料、檢索工具、編研資料的交接手續(xù)。第十條 檔案資料查、借閱制度 本室檔案、資料主要供本單位領導和有關人員使用。 查閱檔案、資料須首先填寫檔案借閱及利用效果登記表，未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。 查閱檔案應在檔案室，因特殊情況需要借出時，須經(jīng)分管領導人批準，辦理好借閱手續(xù)，方可出借。檔案、資料的借出時間不得超過七天。確需繼續(xù)借閱，要辦理續(xù)借手續(xù)。 查閱時禁止吸煙，要愛護檔案、資料，嚴禁在檔案資料上劃線、打勾、作記號、折角；嚴禁涂改和拆撕檔案、資料。違者視情節(jié)輕重追究責任。 外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信（注明身份、查閱內(nèi)容和用途），并經(jīng)領導批準，才可查閱。閱檔后，介紹信留本室備查。26 / 74 查閱檔案、資料者有義務將利用效果反饋檔案室。以利總結檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務。 凡借閱會議記錄及保密檔案，必須經(jīng)主管領導審查批準才能借閱。 第十一條 檔案科技文件材料修改、補充制度 修改、補充科技文件、底圖，必須填寫修改、補充申請書，并經(jīng)領導審批后，方可修改。任何單位、部門和個人不得擅自改動。 修改底圖時，必須在底圖上加填修改欄， 注明承辦部門、修改內(nèi)容、日期、 并需修改人和批準人簽字。 底圖修改后，必須對有關藍圖作相應的修改，準確反映科技活動的演變過程。 底圖修改內(nèi)容較少時， 可直接在圖面上“扛改”或“刮改”。并在修改處注明“修改標記”。 修改內(nèi)容較多時，應另制新圖，原來圖紙作廢。 新圖列入原圖紙目錄，并注明所代替的原圖圖號。 科技文件、底圖修改、補充， 必須做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。第十二條 聲像檔案管理制度 聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分， 必須由檔案室集中統(tǒng)一管理。 歸檔范圍 （１）上級領導來局視察工作或從事其它活動所形成的聲像材料； （２）本局各種重要會議所形成的聲像材料； （３）各項工程建設中形成的聲像材料； 27 / 74 （４）各種生產(chǎn)、科技、科研、技改、 產(chǎn)品推廣應用等活動中形成的聲像材料； （５）重大（典型）事件、事故、災害所形成的聲像材料； （６）本局榮獲上級領導機關授予的獎狀、獎杯、 證書的照片； （７）各種宣傳、教育等活動中形成的聲像材料。 歸檔要求 （１）聲像文件材料由各承辦單位或經(jīng)辦人負責收集、整理。需注明背景、時間、地點、人物、內(nèi)容、 攝影者等六要素。在辦理完畢后一個月內(nèi)向檔案室移交； （２）檔案室整理后應單獨組卷、編目，便于查閱利用。 保管要求， 專用箱、柜單獨存放保管，定期進行檢查、倒帶、嚴格控制溫濕度，確保聲像檔案的安全。第十三條 檔案人員職業(yè)道德要求 忠于職守：堅持四項基本原則， 模范遵守和執(zhí)行檔案法及其規(guī)章，熱愛檔案工作，忠于黨和人民的檔案事業(yè)，精通檔案業(yè)務，恪守盡職。 維護史實：據(jù)實歸檔，用檔， 杜絕涂改和偽造檔案；尊重史實，維護歷史面貌， 保障檔案的完整與安全。 埋頭苦干:發(fā)揚刻苦學習，開拓創(chuàng)新， 勇于進取，艱苦奮斗的精神，樹立無私奉獻、默默無聞、甘當無名英雄的工作態(tài)度，勤奮工作， 為黨和人民鞠躬盡粹。28 / 74 優(yōu)質(zhì)服務:堅守崗位，堅持原則， 嚴格執(zhí)行各項制度，熱情和藹、耐心細致接待利用者， 積極主動地提供各類檔案為各項工作服務。第十四條 檔案員崗位責任制 認真執(zhí)行檔案法及檔案工作各項規(guī)章制度，堅持集中統(tǒng)一管理的原則，遵守保密紀律。 負責本單位形成的各種門類、載體的檔案資料的收集和平時立卷，并及時完成每年度檔案的立卷歸檔和檔案的接收工作。 負責本單位系統(tǒng)檔案工作業(yè)務檢查指導和監(jiān)督。 負責管理好本單位各種門類、載體檔案和圖書資料并積極提供利用。 協(xié)助其他崗位完成突擊性工作和領導交辦的其他任務。 有權處理本職范圍的具體工作問題。 有權向領導提出做好本單位檔案工作建議。 有權糾正和制止違反檔案保密法規(guī)制度的行為，協(xié)助查處違法行為。第十五條 設備開箱驗收管理制度依據(jù)國家有關規(guī)定，結合本單位的實際情況制定本制度。本制度適用于本單位的設備開箱驗收管理工作。設備開箱驗收工作是科技檔案收集工作的一個重要環(huán)節(jié)。檔案室要會同有關單位做好設備的開箱驗收工作。29 / 74隨設備裝箱的技術文件（包括圖紙、說明書、測試記錄、合格證等），是本廠的公共財產(chǎn)，是設備運行、檢修時的重要依據(jù)，由檔案室集中統(tǒng)一管理。各單位或個人拿到應及時移交檔案室保管，不得私存。工作需要時由檔案室負責復印后分發(fā)到各有關分場、班組使用。設備開箱各生產(chǎn)部門應及時通知檔案室人員參加，以便于收集技術文件歸檔和復印分發(fā)，為安全生產(chǎn)服務。設備開箱時如不通知檔案室有關人員參加，凡發(fā)生技術文件滯留在部門、個人手中，要及時填寫移交目錄交檔案室；如有丟失，視情節(jié)輕重，并按經(jīng)濟責任制追究有關人員的責任。參加設備開箱驗收的單位要以設備裝箱單中所附的裝箱文件目錄為依據(jù)，共同檢查設備到貨的各種技術文件，由參加開箱的技術人員會同檔案室人員共同清點、登記并歸檔。對引進設備及重要設備的開箱驗收，要把協(xié)議合同列入開箱驗收內(nèi)容，并按協(xié)議內(nèi)容驗收。設備開箱要填寫設備開箱驗收單，參加驗收單位的人員要在驗收單上簽字，并各執(zhí)一份以備查。1開箱后如發(fā)現(xiàn)有缺少的技術文件，由設備購進單位負責追查補齊。1設備開箱前生產(chǎn)廠家寄來的技術文件要及時按規(guī)定歸檔，其余的按主管部門意見分發(fā)。1設備在安裝過程中所產(chǎn)生的技術文件，有關單位要按歸檔標準向檔案室移交，以保證科技檔案的齊全、完整。30 / 741如發(fā)現(xiàn)設備開箱驗收有關單位沒按此制度執(zhí)行，按績效考核扣發(fā)其獎金。第十六條 檔案工作責任追究制度 未依法建立檔案機構或者配備檔案人員，依據(jù)有關法律、法規(guī)，追究單位主要負責人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰?！　∥匆婪▽Ω鞣N門類、各種載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，依據(jù)有關法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領導人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰?！　⒐珓栈顒又械膽敋w檔的文件資料，據(jù)為已用或拒絕向檔案部門移交的，追究主管人員的直接責任，并限期改正，對限期內(nèi)不改正者，給予行政處分視情況給予經(jīng)濟處罰?！　∷４娴臋n案存在安全隱患，知情而不采取有效保護措施的，追究主管負責人和直接責任人的責任，并責令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟處罰?！　⊥婧雎毷卦斐蓹n案丟失、失密，追究相關人員的責任，給予行政處分，并依據(jù)檔案的價值，責令賠償損失?！　∩米蕴峁?、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的，追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任，給予行政處分。　　涂改、偽造檔案的，追究直接責任的和相關人員的行政責任或經(jīng)濟責任?！　∩米猿鲑u或轉(zhuǎn)讓檔案的，給予警告、罰款，并沒收非法所得。31 / 74　　不按規(guī)定辦理檔案登記，或不向省檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，追究主管負責人和直接責任人的責任，責令限期改正?！　∩鲜鏊懈鳁l內(nèi)容中，如有構成犯罪的，依法追究刑事責任。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。公 文 管 理 辦 法 為 規(guī) 范 公 司 的 公 文 管 理 ， 特 制 定 本 辦 法 。第 6章32 / 74 第一條 公文的種類 公司正式文件為“格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備有限公司文件”（以下簡稱“公司文件”）。 （一）公司文件常用的種類主要有： 決定 適用于對重要事項或重大行動作出安排。 規(guī)定、辦法 “規(guī)定”適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。 “辦法”適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。 通知 適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 通報 適用于表彰先進；批評錯誤；傳達重要精神或情況。 報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。 請示 適用于向上級單位請求指示、批準。批復適用于答復所屬單位請示事項函 適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其它業(yè)務主管部門請求批準等。 會議紀要33 / 74 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 意見 適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求某項工作的意見。 （二）辦理例行公事與應急公務等用便函。便函不同于函，不屬于專門文種，它不同于正式公文，格式較為靈活，但也是公文的一種。公司便函使用帶有公司名稱的信函紙。 （三）通知緊急事項或聯(lián)系具體業(yè)務等，用傳真文件。 第二條 公文的格式 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位、公文印制版等部分組成。 （一）發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。 （二）有保密要求的公文，應根據(jù)保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。字型選用 3號黑體。 （三）緊急公文，應根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”字樣。字型選用 3號黑體。 （四）發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號。發(fā)文單位代字一般不應超過 6個字，字型選用 3號仿宋體。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。公司部門的發(fā)文代字不得與公司發(fā)文代字相混同。公司部門的發(fā)文代字規(guī)定為“格林蘭德字”,為部門名稱的第一個漢字（擬定）。 公文的發(fā)文字號一般標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；便函的發(fā)文字號標注在橫線下方右側(cè)。34 / 74 （五）公文應在發(fā)文字號右側(cè)空兩格注明簽發(fā)人（寫作：簽發(fā)人：XXX），字型選用 3號仿宋體。聯(lián)合行文時，聯(lián)合行文單位各簽發(fā)人姓名的排列順序，應與聯(lián)合行文單位的文頭排序一致。便函不標印簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名。 （六）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名外，一般不用標點符號。 轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種，可保留一級。如“轉(zhuǎn)發(fā) XX批復的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā) XX的通知”。 (七)公文如有附件，應在正文之后，成文期之前注明附件的順序和名稱。附件應在正文之后另起行空兩格打印，末尾不用標點符號。 （八）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同，并按從左至右和自上而下的順序排列。 （九）成文日期，以領導人簽發(fā)的日期為準，會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。 （十）文件應當標注主題詞。主題詞應按公文所涉及的范圍、內(nèi)容、文種的順序標注，一般不超過五個詞匯，字型選用3號黑標宋體。 (十一)公文印制版記包括公文印發(fā)（翻?。C關名稱、印發(fā)日期和份數(shù)，標注在抄送域細實線下，用一條細實線與頁碼域分隔開。35 / 74 文字從左至右橫寫、橫排；用紙統(tǒng)一按國際標準為 A4型，左側(cè)裝訂。標題用 2號小標宋體字。正文用 3號仿宋體字，版面設22行，每行 28個字。第三條 行文規(guī)則行文關系，應根據(jù)各自的隸屬關系