【文章內(nèi)容簡介】 方可查閱。查閱機密檔案資料須填寫檔案查借閱單，屬本部門產(chǎn)生的機 密檔案經(jīng)本部門經(jīng)理 批準，屬外部門產(chǎn)生的經(jīng)外部門經(jīng)理批準同意后給予 查借閱。如因工作需要查閱秘密檔案資料填寫查借閱登記簿后進行查閱。查閱登記薄應填寫清楚，如需復印檔案，必須將復印件的去向填寫清楚，檔案員有權(quán)詢問與借閱檔案有關的問題。 對于突發(fā)性查檔，需領導簽字，而直管上屬不在公司的，可由上一級領導代簽；如上一級領導仍不在，需向行政人事部有關領導說明情況；如行政人事部有關領導也不在公司的，由檔案員視情況緊急程度及檔案重要程度確定是否予以查閱。如情況緊急，對普通密級的檔案可予以查閱；情況緊急，查閱機密檔案的，檔案員必須電話請示相關領 導，并做好電話記錄；事情可以暫緩的，可酌情予以延后借閱。 查閱 查閱檔案的人員將查閱單交給檔案員，由檔案員負責查找。借閱單由檔案員留檔備查。查閱單手續(xù)因故不全的，檔案員應督促查閱人事后補上相關手續(xù)。檔案在查閱過程中不能帶出檔案室，如需復印，在復印后馬上歸還，不得將檔案滯留在個人手中。 檔案室正式歸檔（如何算正式歸檔，還需進一步討論制定相應制度）的檔案原則上不予借出，如確因工作需要，需借出者，需遵守以下制度： 填單 《借閱單》 （參見附表 6）由各部門保存，借閱絕密檔案資料及土地使用證 和借用房產(chǎn)證 辦理產(chǎn)權(quán)分戶、過戶手續(xù)檔案資料須填寫 《查（借）閱絕密、機密審批單》 （參見附表 7），經(jīng)公司領導批準同意后方可借閱。借閱機密檔案資料須填寫檔案查借閱單，屬本部門產(chǎn)生的機密檔案經(jīng)本部門經(jīng)理批準，屬外部門產(chǎn)生的經(jīng)外部門經(jīng)理批準同意后給于借閱。如因工作需要借閱秘密檔案資料填寫查借閱登記簿后進行借閱。借檔前填寫查借閱登記薄。借閱單內(nèi)容應填寫清楚，完整。檔案員有權(quán)詢問與借閱檔案有關的問題。 如簽字領導不在公司，檔案員必須電話聯(lián)系詢問，并做好詢問記錄，直管領導回來后，檔案員催促當事人立即補辦借閱手續(xù)。 借檔 借閱檔案的人員 在手續(xù)齊全后，將借閱檔案單交檔案員存檔，由檔案員負責查找。檔案借出后，借檔人員作為責任人必須負責檔案的收回歸檔工作，檔案員有權(quán)督促當事人將借閱檔案及時歸檔，以保證公司檔案的完整性。 借閱檔案單必須 10 天清理一次，對不能及時歸檔的檔案，借閱人必須說明情況，對暫時無法推進的事情，要求將檔案暫時歸還，需用時再行辦理借閱手續(xù)。 任何部門或個人借閱圖書檔案，不得以任何理由擅自拆散、剪貼、涂改、圈 劃、增刪、抽取、翻印或損壞。違者，除予以必要經(jīng)濟賠償外，將視情節(jié)輕重，給予相應處分。 檔案歸還時，由檔案管理人員當面核 查后，在借閱簿上及時注銷。 外單位因工作關系，需查閱相關檔案資料時，須持有其單位介紹信，并經(jīng)行政人事部領導批準后，方可進入檔案室查閱。 超過保管期限的檔案，由檔案室及時提出處理意見，造冊列出目錄清單，并填寫 《檔案銷毀登記表》 （參見附表 8），經(jīng)檔案銷毀鑒定領導小組的負責人審查，公司領導批準后方可銷毀。 檔案銷毀由檔案銷毀鑒定領導小組負責，必須由二人以上人員在場方可銷毀（統(tǒng)一送造紙廠進行紙漿處理）。銷毀完畢，銷毀人要在檔案銷毀登記表上簽字確認。 檔案銷毀目錄單予以永久保存。 檔案統(tǒng)計 檔案管理要 建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠。 檔案統(tǒng)計主要有檔案基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。 檔案管理現(xiàn)代化 電子文檔的管理 文檔資料存于軟盤或光盤，在移交檔案室時，需注明文件名稱、建立日期、保存的磁、盤號等； 員工對公司電子文檔負有安全保密的責任，重要的文件必須加密，并做備份。 建立和完善檔案計算機管理系統(tǒng)，各部門可以通過電腦網(wǎng)絡跨地區(qū)共享和利用檔案信息資源。 在公司檔案管理小組的領導下，整合企業(yè)內(nèi)部信息資源，構(gòu)建信息網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)公司信息化，提高內(nèi)部檔案信息資 源分享的程度。 有下列行為之一的，由檔案室、有關主管部門對直接負責的主要人員或者其他直接責任人員給予處罰： 損毀、丟失屬于公司所有的檔案的； 擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于集團所有的檔案的； 涂改、偽造檔案的； 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給其他人的； 違反規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； 明知所保存檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； 檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。 在利用檔案室的檔案過程中，有前面所列的第 3 條行為的，由檔案室給予警告，可以并處罰款；造成損 失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。 車輛管理規(guī)定 為方便辦公，提高辦事效率，公司對所屬車輛做如下管理規(guī)定： 一 .車輛管理 。車輛由行政人事部調(diào)派，并負責維修、檢驗、清潔等。 《車輛調(diào)用申請單》（參見附表 5） 于事前向行政人事部申請調(diào)派，行政人事部依重要性順序派車。不按規(guī)定辦理申請，不得派車。 3. 每車應設置《車輛行駛記錄表》（參見附表 6） ，使用前應核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應記 載行駛里程、時間、地點、用途等。管理部每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者應呈報行政人事部提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應給予處分，并停止其借用權(quán)利。 4. 每車設置《車輛使用記錄表》（參見附表 7） ，由會計于每次加油及修護時記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政人事部稽核。 二 .車輛使用 5. 使用人必須具有駕照。 6. 公務車不得借予非本公司人員使用。 7. 使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象 ，應立即報告行政人事部，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。 8. 駕駛?cè)隧殗朗亟煌ㄒ?guī)則。 9. 駕駛?cè)瞬坏蒙脤⒐珓哲囬_回家，或作私用，違者受罰。經(jīng)公司特許或返回時已逾凌晨者例外。 10. 車輛應停放于指定位置、停車場或適當、合法位置。 任意放置車輛導致違犯交規(guī)、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并予之以處分。 11. 為私人目的借用公車應先填《車輛借用登記表》（參見附表 8） ，注明“私用”，并經(jīng)公司領導核準后轉(zhuǎn)行政人事部及會計稽核。 12. 使用人應愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用后并應將車輛清洗干凈。 13. 私用時若發(fā)生事故，而致違規(guī)、損毀、失竊等，于扣除理賠額后全部由私人負擔。 三 .車輛保養(yǎng) 14. 車輛維修、清洗、打蠟等應先填《車輛維修申報單》（參見附表 9） ，注明行駛里程，核準后方得送修。 15. 車輛應由行政人事部指定各廠牌保養(yǎng)，特約修護廠維修，否則修護費一律不準報銷。可自行修復者，報銷購買材料零件費用。 16. 車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過 20xx 元時，應與行政人事部聯(lián)系請求批示。 17. 如由于駕駛?cè)耸褂貌划敾蛐姓?人事部疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機件故障，所需之修護費，應依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)嘶蛐姓耸虏控摀? 四 .違規(guī)與事故處理 18. 在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素摀⒂枰杂涍^或免職處分。 1．無照駕駛。 2．未經(jīng)許可將車借予他人使用。 3. 酒后駕車。 19. 違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素摀? 20. 各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，并即與行政人事部及主管聯(lián)絡協(xié)助處理。如屬小事故，可徑行處理后向行政人事部報告。 21. 意外事故造 成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c公司共同負擔。 22. 發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c公司各負擔一半。 五 .費用報銷 23. 公務車油料及維修費以憑證實報實銷。 24. 私人公用憑實證報銷。 25. 公車私用： 1500CC 以內(nèi)，每次行駛 30 公里內(nèi) ,繳交公司＠ 2/元公里： 每次行駛超過 30 公里，繳交＠ 元 /公里。 1600CC 以上，每次行駛 30 公里內(nèi) ,繳交公司＠ 元 /公里； 每次行駛超過 30 公里 ,繳交＠ 元 /公里 財務管理具體辦法 本公司實行總經(jīng)理領導下的逐級財務負責制，如下示意圖： 總經(jīng)理 | 財務經(jīng)理 | 會計 ┏━━━━━━┳━━━━━━┓ 出納員 保管員 收銀員 本辦法著重表述以下幾方面內(nèi)容： 一、 資金收支管理及財務報銷審批制度 二、 低值易耗品和固定資產(chǎn)管理制度 三、 差旅費報銷制度 四 、 銀行票據(jù)、稅務發(fā)票、銀行預留印鑒管理制度 一、 資金收支管理及財務報銷審批制度 本公司所有資金收支工作均由財務部實施。無論是營業(yè)收入、押金、租金、代收款項、預收款項 、罰款，還是其他任何形式、任何性質(zhì)的資金來源款項，必須由財務部收取，其他部門和個人都無權(quán)收取或截留、挪用。違規(guī)則視為貪污。 貨幣資金的支出，必須實行“一支筆”式的最終批準制度。董事長或被董事長授權(quán)者例如總經(jīng)理、副總經(jīng)理等（為敘述方便，下文統(tǒng)稱為總經(jīng)理），方能行使該最終批準權(quán)。 原則上，公司所有資金不可私借私用。但公司員工因特殊情況確需借支的，必需總經(jīng)理親批。 對于職工因公借支款項，必須由借款人填寫借款單，注明時間、金額、用途等事項，由本部門經(jīng)理同意并簽署意見后，報請總經(jīng)理最終以書面形式親筆批準， 方可到財務部門借款。 職工因公需借支款項卻又無法面見總經(jīng)理獲得書面批準時，必須電話請示總經(jīng)理，由總經(jīng)理親自指示財務人員，然后辦理借款手續(xù)。但是，事后必須補辦總經(jīng)理簽字手續(xù)。 因公借支款項，必須從公務活動結(jié)束、取得發(fā)票之日起 7 天內(nèi)辦理報銷事宜。凡在借款當月不能按規(guī)定報銷的，緩發(fā)本人工資。特殊情況確需延期報銷的，必需總經(jīng)理親批。 持原始發(fā)票報銷的，其發(fā)票的合理性、合法性、規(guī)范性必須符合稅務部門的規(guī)定，比如：單位名稱要求是本公司的全稱“ 欽州市 迅利汽車銷售服務 有限公司”，數(shù)量、單價、金額邏輯關系正確，大小寫金額相符，收款單位蓋章等等。白條不予報銷。 原始發(fā)票報銷前需填制“原始發(fā)票粘貼單”， 注明原始發(fā)票數(shù)量、金額、經(jīng)辦人等必填內(nèi)容。如果是采購行為，還需要有“驗收入庫單”作為原始發(fā)票的附件?！霸及l(fā)票粘貼單”需要經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，以示認可其因公性、必要性，并在財務部門初審通過后，提請總經(jīng)理最終批準。 二 、 低值易耗品和固定資產(chǎn)管理制度 本公司設立倉庫及保管員，專門對低值易耗品和固定資產(chǎn)（為敘述方便，下文統(tǒng)稱為物資）的入庫、保管、領用、報廢、盤點等 進行管理。倉庫應建立帳簿，適時登記。 物資采購權(quán)限：公司指定特別部門及人員負責全部物資采購工作。除總經(jīng)理特批外，其他部門和個人都無權(quán)采購物資。 物資采購程序：為防止重復采購，物資采購前，采購員應列出物資采購清單，并就采購品種和數(shù)量征得倉庫保管員簽名同意后，預算采購費用，報請總經(jīng)理審批。 物資采購過程：采購清單獲得總經(jīng)理批準后，即可向財務借款。市場采購，要貨比三家，在質(zhì)優(yōu)價廉的原則下理性購買。 物資驗收入庫：物資運到后，倉庫保管員應認真核對物品與采購清單是否相符，尤其注意品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量 等要素。驗收無誤后，填制“入庫單”一式三聯(lián)。若物品與采購清單不相符，則報請總經(jīng)理指示。 采購報銷：憑采購發(fā)票和“入庫單”， 填制“原始發(fā)票粘貼單”， 按規(guī)定辦法提請總經(jīng)理最終批準，到財務銷帳。 物資領用：領用人填制“領料單” 一式三聯(lián)，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字后向倉庫領取物品。 與此同時，同步登記領料臺帳，即按領料人姓名分別開設帳頁，按日期順序登記，以便于日后工作變動時及時收回。但這種領料臺帳登記的物品應該是比較耐用或價值較大，比如計算器、飲水機等。而辦公消耗品（例如圓珠筆、紙張、文件袋等）一次領用數(shù)量不大 時，不必登記領料臺帳，以免陷入“為登記而登記”的形式主義。 物資報廢：比較耐用或價值較大物品報廢而領用新品時，必須列出理由。屬于正常報廢時，交舊換新。否則，不予領用新品。 物資盤點：倉庫應每月盤點并與財務對帳，發(fā)現(xiàn)差錯，應查找原因，報請領導批示，及時更正。 制約機制：公司可通過以下幾種方式實施約束： 1） 、對品種、價格到市場上隨機調(diào)查暗訪 2） 、要求采購員提供商家電話、網(wǎng)址，用信息手段調(diào)查核實 3） 、付款時盡可能通過銀行轉(zhuǎn)帳，不用現(xiàn)金 4） 、對同種商品不同時期的價格進行對比分析，如果差額較大， 則要求采購員作出合理解釋 5） 、單獨一人具體實施采購的行為盡可能避免，最好由二人同時與商家談判、選購、付款 三 、 差旅費報銷制度 到外地市出差前，由出差人填寫借款單，注明時間、金額、用途等事項， 由本部門經(jīng)理同意并簽署意見