采購部體系建設組織架構(gòu)工作流程細則制度(編輯修改稿)
2025-05-09 04:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 財務：（XXX） 行政部： XXX 二類原材料：附屬調(diào)料（干調(diào)類）：小批量調(diào)料、餐巾紙、碗類、包材盒、袋類。責任人：采購主管（BBB）、采購員EEE監(jiān)管人：流通經(jīng)理：(AAA)、財務（OO）三類原材料：日雜、設備配件。責任人：采購員FFF監(jiān)管人：采購部主管（BBB）、采購助理（CCC）、財務（OO） 采購部門的職能 分析公司原材料市場品質(zhì)、價格等行情 尋找物料供應來源，對每項物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握。 與供應商洽談并安排工廠參觀，建立供應商的資料。 要求報價，進行議價，有能力可進行估價并作出比較。 采購所需的物料。 查證進廠物料的數(shù)量與品質(zhì)。 對供應廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估。 掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本。 依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期。 呆料與廢料的預防與處理。 采購流程細則（申報、詢價、預采、審核、入庫、核實）一、收集信息采購部門采購人員通過多方走訪市場，了解采購物資的市場行情，掌握其價格變動趨勢，并做以分析整理。二、申請與訂購㈠采購單申請流程采購單及其提報規(guī)定 （1）請購單應按照要求填寫完整、清晰 ，發(fā)送電子郵件形式由總經(jīng)理審核批準后報采購部門； （2）固定原材料物資申購按照“物資采購審批單”的格式進行填寫發(fā)送電子郵件形式提報； （3）輔助材料設備及工程項目申購按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報； （4）日常零星采購按照公司印制的按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報； （5）請購部門在提報請購單時應要求采購部主管以上人員簽字，請購部門備份； （6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行發(fā)送電子郵件形式提交，為提高效率該清單的書面文檔也需一并提交； （7）請購單的更改和補充應以書面形式由總經(jīng)理簽字后發(fā)送電子郵件形式報采購部。 2．公司物資請購單的提報部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的原材料物資、勞保、雜貨由生產(chǎn)部門提報； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由行政部提報； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （如工程、設備等由設備部申請?zhí)釄螅娌少彶拷邮照堎弳巫鳂I(yè)流程 請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批； （2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。 《采購申請單》的分發(fā)規(guī)定 （1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目和專業(yè)物資采購前應征求其他相關(guān)部門領導的建議。 采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預算在5000元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購由采購員負責采購助理監(jiān)督，周期不應超過35天；（ 遠途和定制除外 ） （2）單次采購金額預算在1萬元以下的項目比價采購由采購助理負責采購采購主管監(jiān)督，采購周期不應超過57天； （3）單次采購金額預算在2萬元以下的項目比價采購由采購主管負責采購，采購經(jīng)理負責監(jiān)督，采購周期不應超過710天； （4）單次采購金額預算在2萬元以上的項目采購部由采購經(jīng)理親自負責采購，公司總部負責監(jiān)督，采購周期不應超過1530天； （5）請購部門應按照以上（1）（4）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單 采購部如未能按時完成采購任務時應向相關(guān)部門說明原因； （6）遇到緊急采購應匯報總經(jīng)理采取快速優(yōu)先采購的策略； 庫房固有物品的申請與訂購：庫房負責人應為每種庫存物品設定合理的安全庫存，在庫存量接近或低于此安全庫存時，即需要庫管員及時報貨，以補充庫房里的存貨。庫管員報貨時，應填寫一份《采購申請單》，并注明：(1)貨品名稱、規(guī)格型號、具體品牌、廠家； (2)平均每日/每周/每月消耗量；(3)庫存數(shù)量；(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。填寫完成的采購申請單交到庫房負責人手中，經(jīng)其審核可行后，將此采購申請單統(tǒng)一交到采購助理手中，由其制作采購申請匯總表，經(jīng)由采購部主管或經(jīng)理簽字確認，上交到總經(jīng)理處批復同意后，采購員方可進行采買工作。新增物品的申請與訂購：如因生產(chǎn)需要，需要緊急采購，應由申請人填寫《緊急采購申請單》，經(jīng)其直屬領導、總經(jīng)理審批同意后，將此《緊急采購申請單》送交采購部，采購助理與采購員應按《緊急采購申請單》內(nèi)容要求，尋找至少三家供貨商，經(jīng)過多面權(quán)衡比較，成本分析，選定最合適供應商，提出采購意見，經(jīng)采購部經(jīng)理批準后，采購部立即組織實施采購。以舊換新設備和物品的申請與訂購：如有部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份《物品報損單》給財務部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將此份《物品報損單》和《采購申請單》一并送交采購部，采購助理須在采購申請單內(nèi)注明以下資料：(1)貨品名稱，規(guī)格；(2)最近一次訂貨單價；(3)最近一次訂貨數(shù)量；(4)確認本次訂貨數(shù)量。固定供應商原材料的申請與訂購：蔬菜、肉類、海鮮、臘肉、皮蛋、面粉等原材料的采購申請，根據(jù)當日店鋪的報貨情況，預測第二日用量，由生產(chǎn)部門填寫每日的《生產(chǎn)原材料申購單》以郵件形式發(fā)給流通部經(jīng)理和主管，由采購助理當日以電話落單。三、詢價、比價、議價與評估通過多途徑（直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商、網(wǎng)絡、傳媒）詢問采購物料價格，了解整體行情；采購人員選定至少三家以上的合格供應商（有資質(zhì)、有能力、有信譽、有經(jīng)驗），并將所購物料的名稱、規(guī)格、品牌、材質(zhì)要求、數(shù)量等相關(guān)信息以口頭或書面的形式告知供應商，并要求其報價；并要求其提供準確的供應商名稱、地址、聯(lián)系方式，簽名并加蓋公章；采購部門根據(jù)幾家合格供應商提供的報價單，在保證產(chǎn)品質(zhì)量與服務標準的前提下，再對其進行價格談判控制；經(jīng)過整體評估，確保采購物料的單價最合理，可有效的控制成本，提高產(chǎn)品的市場競爭力。細則如下：（一）、詢價及其規(guī)定 1．詢價需要認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，技術(shù)參數(shù)，遇到問題應及時的與請購部門溝通； 2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中統(tǒng)一采購； 3．對于緊
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