【文章內(nèi)容簡介】 “抄報”、“抄送”，合標全角冒號，抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送單位后標句號。如“抄送：集團公司領導，集團各成員公司?！薄獙ι霞墕挝挥谩俺瓐蟆保弧獙ι弦患夘I導、同級或不相隸屬的單位用“抄送”。第十五條 非正式公文格式參考附件。會議通知：會議通知格式模板以附件3為準。會議紀要：會議紀要格式模板以附件4為準。工作聯(lián)絡函：工作聯(lián)絡函格式模板以附件7為準。工作聯(lián)絡函由平級單位負責人簽收、簽發(fā)，綜合管理員負責跟進、落實及保管存檔。臨時授權委托書：臨時委托授權書格式模板以附件11為準。臨時授權委托書必須經(jīng)過上級單位負責人審批后方可下發(fā)。 第五章 公文發(fā)文程序 第十六條 公司公文發(fā)文（會議紀要/記錄除外）程序包括：擬稿、審稿、會簽、校稿、定稿簽發(fā)、印發(fā)六個環(huán)節(jié)。一、擬稿（一）擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團公司有關規(guī)章制度，要做到情況真實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，用詞準確、規(guī)范，簡明扼要；文種、格式、密級、急度劃分、行文符合規(guī)定；文件實施日期要盡可能明確。擬稿要用發(fā)文稿紙（附件16）.（二）請示和報告應嚴格分開，公文標題不得出現(xiàn)“請示報告”文種，“報告”中不得有請示事項。請示公文應一文一事，不得多頭、越級報送，不要同時送同級和下級單位。對內(nèi)容涉及多個單位的請示或報告，應有相關單位注明會簽意見后，再送主送領導作批示；特殊情況另行處理。二、核稿審核的主要內(nèi)容包括：——是否需要行文，以何種名義行文；——公文體式、文種、行文是否符合規(guī)定；——文字表述是否精練，標點使用是否正確，文筆是否通順流暢，前后行文邏輯思維是否合理；——公文內(nèi)容與國家的方針政策、法律、法規(guī)及集團其他規(guī)章、制度是否一致；——要求和措施是否明確具體，切實可行；——內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)商會簽，達成一致意見；——文件密級、急度確定是否恰當。三、會簽擬稿部門自行牽頭組織會簽，原則上在會簽前應發(fā)征求意見稿至相關單位征求意見；會簽時間根據(jù)文件緊急程度規(guī)定的時間而定，一般不超過2日，超過規(guī)定會簽時間若無反饋意見則視為同意。會簽單位（領導）如有意見須注明，以供擬稿單位和簽發(fā)領導參考。四、 簽發(fā)以集團名義下發(fā)的公文必須由集團公司董事長或集團公司董事長授權人簽發(fā)，以各成員公司名義下發(fā)的對內(nèi)行文，必須由各成員公司總經(jīng)理簽發(fā)。公司所有對外行文，由董事長簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。文件一經(jīng)簽發(fā)即生效，簽發(fā)人對公文內(nèi)容負領導責任。對已簽發(fā)的文稿，未經(jīng)領導同意，不得擅自修改。五、校稿。由擬稿部門指定專人進行校稿，修改標點、錯字。六、印發(fā)。由文件管理部門進行印發(fā)并存檔。 七、公司公文發(fā)文流程（一）集團公司公文發(fā)文流程： 編制（董事會辦公室）→部門審核（董事會辦公室主任）→部門外會簽（副董事長、各單位總經(jīng)理）→簽發(fā)（董事長）→校稿（文件起草部門）→編號印發(fā)及備案（董事長秘書）。（二）各單位公文發(fā)文流程：編制（綜合管理員或業(yè)務部門）→審核（編制部門負責人）→會審（相關部門）→審核（綜合管理部經(jīng)理）→會簽（公司有關領導）→簽發(fā)（總經(jīng)理）→校稿（文件起草部門）→編號下發(fā)及備案（綜合管理部）。第十七條 各單位下發(fā)公文，必須同時抄送董事會辦公室辦及業(yè)務相關部門，以便協(xié)辦或查考。第十八條 公文用紙一般采用國際標準A4型，左側(cè)裝訂。第六條 行文規(guī)則第十九條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。第二十條 未經(jīng)公司主要領導審核批準，公司內(nèi)部任何部門不得對外行文。第二十一條 各成員公司在職權范圍內(nèi)，可向公司各部門發(fā)布指示性公文，布置、檢查工作；可向上級業(yè)務部門請示報告工作；可向集團公司內(nèi)其他成員公司互相行文商洽工作和聯(lián)系處理業(yè)務。 第二十二條 各成員公司各部門如需以公司名義發(fā)文時，辦文部門必須事先與綜合管理部聯(lián)系，在確定有必要行文時，填寫《山西駿泰汽車企業(yè)集團公司公文處理單》（附件12），并代擬文稿，按公司發(fā)文程序辦理。第二十三條 涉及多個部門職權范圍的事項，主辦部門應主動協(xié)商，并取得一致意見后方可以公司名義行文。部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。第二十四條 公司公文涉及到相關成員公司，由董事會辦公室秘書負責傳閱。 第七章 公文收文處理第二十五條 集團外來文件統(tǒng)一由董事會辦公室負責簽收，批轉(zhuǎn)相關單位處理。為保證工作的時效性，業(yè)務文件可由相關成員公司綜合管理部和董事會辦公室同時簽收，或由相關成員公司簽收后轉(zhuǎn)集團公司知曉存檔。第二十六條 收文要履行簽收、拆封、分類、登記、呈送等手續(xù)。一、簽收。董事會辦公室或綜合管理部收到公文后應立即簽字確認，并進行登記。登記內(nèi)容包括：發(fā)文單位、公文標題、公文編號、公文類別、簽收時間、簽收人、備注等。見附件13《文件收（發(fā)）登記表》。二、簽收人按照重要程度分為重要公文和普通公文兩類，重要公文包括：（一）由政府部門下發(fā)的公文；（二）需要限時回復或辦理的公文；（三）注明緊急的公文；（四）注明密級的公文；（五）其它重要公文。三、呈送。行政文秘將已登記的公文，貼附《公文批閱單》（附件15）后，立即呈送至部門負責人批閱。無法立即呈送批閱的公文，行政文秘應立即向部門負責人報告，并根據(jù)負責人的意見對公文及時處理。對于重要公文，行政文秘還需將該公文的發(fā)文單位、公文標題、主要內(nèi)容、需要回復和辦理的時間等重要信息同時面呈或電告公司主要領導。四、辦文。收文手續(xù)完成后，由董事會辦公室主任或綜合管理部經(jīng)理根據(jù)公文內(nèi)容，在《公文批閱單》上簽署擬辦意見后，交給行政文秘，由行政文秘呈交公司領導閱處。普通公文需在2個工作日內(nèi)呈交公司領導閱處，重要公文需立即呈交公司領導批辦。對無法遞交公司主要領導批辦的緊急公文，或在2個工作日內(nèi)未呈交給公司主要領導批辦的普通公文，應由董事會辦公室或綜合管理部負責人及時請示公司主要領導，確定辦理意見。經(jīng)公司主要領導批辦后的公文，根據(jù)批辦意見，由行政文秘下發(fā)至相關部門或人員承辦，并傳達公司主要領導關于承辦公文的意見。在公文閱處過程中，閱辦人員應將公文按規(guī)定時間或約定時間閱辦完畢，并在《公文批閱單》上簽字。五、承辦和督辦。凡交各職能部門或人員承辦的文電，公文管理人員應按照公文的情況和公司主要領導的批辦意見，規(guī)定辦理時限。（一）對重要公文中的“緊急”類文電，要隨到隨辦，急件公文通常應在當天或次日內(nèi)辦完；普通文電應在三天內(nèi)辦完。(二)交各單位各部門辦理的文電，董事會辦公室或綜合管理部應負責定期督辦，并在《公文批閱單》記錄督辦情況。（三）各單