【文章內(nèi)容簡介】 同部門的人在一起工作，堅持要他們分享有關(guān)設(shè)備、技術(shù)和人際技巧的知識。小提示38：如果你有關(guān)于變革的誓言，請信守它們。小提示39：模仿優(yōu)秀的體育教練_鼓勵人們進步。與其禁錮人們，不如幫助他們使用自己的權(quán)力并拓展他們自己。應(yīng)當(dāng)從直接的實際工作開始，例如委托一個團隊來規(guī)劃會需要“授權(quán)者”—一個聽取報告、執(zhí)行監(jiān)控和提供支持的指導(dǎo)委員會。由這上委員會領(lǐng)導(dǎo)，這個團隊將規(guī)劃它自己的項目，并在完成規(guī)劃后尋求進一步的變革需要，作為下一步的變革項目。參項目承擔(dān)責(zé)任際經(jīng)歷是比空談好得多的授權(quán)方式。通過自己努力實現(xiàn)變革的人們，會感到更加強有力，渴望進行更多的變革。不同類型的變革需要不同的時間進度。作為變革的代理人，管理者在不得不把眼光投向長期目標(biāo)的同時，也要規(guī)劃其他僅需要幾周或幾天的小變革——尤其在危機的時候。小提示40：避開財政年度的限制：它們純粹是人為的。小提示41：以每周引入一個新觀念為目標(biāo)。變革的項目往往會延續(xù)一個長時間據(jù)說，要確立對顧客的某個服務(wù)項目，得花十年時間。但是短期定位、快速見效的變革對獲得沖勁和鼓 熱情也很重要。一項變革策略應(yīng)該包括短期的—快速的行動和可公認的影響；中期的—現(xiàn)在引入、要到將來才有收益的變革；長期的對項目的規(guī)劃與實施。在每一年度中，使項目快速定位往往需要幾個月；而在危機時期，你將不得不引入更快速的定位。你會發(fā)現(xiàn)，一個企業(yè)對變革的接受比你預(yù)想的要快得多。一個企業(yè)持續(xù)的變革，是它本身每年具體變革的累積效應(yīng)。當(dāng)引入快速定位的變革比例增加時，變革總量也 年變化。每種類型的變革都會有適合自己的時間周期。對任何急劇式的變革，都要盡可能速戰(zhàn)速決，以免使動蕩延長。在一場危機中，首先關(guān)注短期的解決方案，然后引入長期的變革來處理危機的成因。持續(xù)的變革，顧名思義是不設(shè)置終點、對企業(yè)發(fā)展有長遠眼光和旨在發(fā)展的變革。旨在取得競爭優(yōu)勢的變革既可能快，也可能慢。小提示43：為了使變革易于接受，要計劃分階段引入。 在目前的變革完成以前，思考將來的變革方案。 尋求消除不滿情緒的短期定位的變革。 設(shè)置緊迫的時間進度表，并努力遵守它。 建立旨在不斷改進預(yù)算的目標(biāo)。人們對新事物的接受能力是有限的，把變革分成階段就比較合人意。如果你的研究和分析表明，全面展開擬議中的變革會讓人們感到不知所措，那就應(yīng)該把變革分成階段，保證每一階段在前一階段完成后才開始。這通常是最實際的做法。例如，與其引入一場對連鎖店重新設(shè)計和命名的一次性變革，不如像上課那樣“鋪開”計劃，分成階段，精制方案。為了標(biāo)志變革正在進行，請采取下列辦法：● 廢除管理人員和普通職員之間的社會差異，如保留車位、分餐廳用餐等?！?建立一個工作組來審核條例、體制、報告和其他例行公事，將一切可以簡化的簡化?！?通過使報告結(jié)構(gòu)更具靈活性，擴大各級人員的權(quán)限和允許他們作決定，來縮短命令 傳遞的環(huán)節(jié)。● 用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備更換過時的、不兼容的辦公設(shè)備。在你收集的信息基礎(chǔ)上，制訂一個詳細的行動計劃。采用一目了然的方法來制訂計劃和時間進度表，使它們保持清晰簡潔?？紤]受影響的人們的意見，定期地檢討你的計劃。小提示44：要全面考慮人們的觀點?！?在關(guān)鍵問題沒有全部解決以前，不應(yīng)貿(mào)然開始變革。● 推廣項目的最好方法，是讓人們參與計劃?！?要現(xiàn)實地計劃，量化是關(guān)鍵?！?人們?nèi)魧⒆兏镎J同為他們個人的利害關(guān)系，就會好好工作?！?冗長的文件、文字和解釋令人討厭。● 目標(biāo)必須數(shù)目少但明確。一步一步地規(guī)劃細節(jié)，對變革來說是重要的。以你的研究和分析為基礎(chǔ)，首先擬定一個關(guān)于必經(jīng)階段的大綱；接著在評估變革的復(fù)雜性（如果目前有必要）后，用你編制的任務(wù)設(shè)立目標(biāo)，找到實現(xiàn)目標(biāo)的策略，估計需要多長時間。應(yīng)用關(guān)鍵路徑分析來決定完成任務(wù)的順序，把每項任務(wù)的職責(zé)交給專人，并安排必要的培訓(xùn)。為確保你的整體計劃和各階段計劃的實施，應(yīng)回答下列問題:● 為什么引入變革，期望的結(jié)果是什么？● 什么手段可以用來達到這些目的？● 什么資源將必須調(diào)用?！?如何溝通計劃？● 如何改變行為？● 誰將領(lǐng)導(dǎo)整個方案和它的各部分？● 接下來的階段是什么，時間進度表是樣的？● 如何測量和監(jiān)控方案及其進度？● 什么可能出錯，如果出錯又將發(fā)生什么？盡可能廣泛地邀請其他部門或單位的人們參與評估你計劃的可行性。根據(jù)你得到的反饋信息調(diào)整和更新計劃。通過適當(dāng)規(guī)模的會議（大的或小的），以及焦點群體訪談或調(diào)研，定期收集反饋信息。這將幫助你和其他人監(jiān)控變革計劃的合理性，并在推行計劃時及時作出調(diào)整。對變革計劃必須不斷加以重新評估和改善。小提示45：當(dāng)環(huán)境變化時，如果有必要就迅速調(diào)整計劃。小提示46：恰當(dāng)介紹你的行動計劃。當(dāng)制訂一個變革計劃并向同事推出時，你為變革提供的資料和你的行動計劃一定要簡潔而通俗。避免在給人們留下第一印象時表現(xiàn)不佳或引起誤會。扼要描述整個方案及其目的，將整個目標(biāo)細分為團隊的或個人的具體目標(biāo)；簡潔地介紹每個階段期望達到的目標(biāo)，并解釋如何測量進度。解釋一個計劃：經(jīng)理準(zhǔn)備好一個簡潔的文件，向同事們描述和證明這個項目，并概述她的行動計劃。她清楚地解釋計劃，以便讓人們最大程度地理解計劃并做出有用的反饋。（經(jīng)理清楚而開誠布公地解釋和回答問題；同事記錄下補充要點或問題，以便隨后進行評估。）小提示47：精通你決定采用的一切規(guī)劃技巧。當(dāng)規(guī)劃變革時，某些方法簡直是使復(fù)雜情況得一目了然的無價之寶。例如，因果圖因其形狀而被稱作“魚骨” 圖，它顯示有哪些原因?qū)е铝艘环N必須變革的情勢（結(jié)果）?？梢砸蟛煌块T的人指出需要變革的原因，通過分析每個原因來確認首要的原因。魚骨圖這幅圖呈現(xiàn)出一副完整的魚骨。你可以自己畫一副：畫一根“柱”并寫上需要變革的情況，即最終結(jié)果；在柱邊加上“骨”，并在各相關(guān)部分標(biāo)上文字；在相關(guān)的骨上定出可能的具體原因，并請人們?nèi)缟线M一步的想法。部門：人事 缺乏有經(jīng)驗的員工；質(zhì)量檢驗極少；時間進度表非常緊（方法、骨）（脊柱） 機器：使用困難；安裝差；供應(yīng)靠不??；質(zhì)量次；材料。結(jié)果：質(zhì)量差的產(chǎn)品在規(guī)劃變革時好好組織和充分了解情況非常重要：預(yù)先沒有足夠的信息，是變革計劃失敗的一個重要原因。要使用核對表來確認你行動計劃中的任何遺漏。為了制作核對表，可舉行團隊分析會議，將提了出的所有相關(guān)問題列一個完整的表；當(dāng)你感到已經(jīng)為表上的某一條找到了滿意的解決方案，請把這一條勾出來。如果有哪條未勾出，就進一步作研究來彌補差距它們也許是至關(guān)重要的。在開始制訂行動計劃之后，再次查閱你的核對表，并定期加以修正。小提示48：至少每周核查一次你的核對表，并更新它們。小提示49：始終與受變革影響的人一起核對時間進度表，以確保可行性。“甘特”圖這張“甘特”圖左邊列出了任務(wù)，右邊列出了人們的責(zé)任。此項目的時間進度表以周為單位，顯示在圖的上方。每項任務(wù)從開始到結(jié)束用橫條顯示在圖上。制訂了初步的行動計劃以后，繼續(xù)研究的需要往往非常突出。當(dāng)你非常仔細地看行動計劃時，在已制訂的變革計劃中的遺漏或弱點會變得明顯。為了解決你發(fā)現(xiàn)的任何問題，請考慮原始的研究材料以發(fā)現(xiàn)問題的來源。從這里開始工作，在需要的地方進行新的研究，設(shè)計同時足行動計劃中其他要素的解決方法，據(jù)此改進整個計劃。● 因果圖必須毫無疑問地得到確認。● 已確立的工作流程幾乎總是還能改進。● 對與一項計劃有關(guān)的所有因素都應(yīng)該進行分析并作圖示。● 要把變革計劃結(jié)合到流水線的日常管理中去。● 有效的計劃要以充分的研究為依據(jù)。制訂了行動計劃以后，最好把它做成圖表?！案侍亍眻D是一種簡單的條形圖，一目了然地展示出時間進度，揭示什么時候發(fā)生什么，誰負責(zé)什么，直到哪一天填圖時用所占日期的橫條來表示完成每項任務(wù)所需要的時間——有助于回顧關(guān)鍵路徑分析?？梢杂眠@種圖來規(guī)劃和精制時間進度表，可以用這種圖來規(guī)劃和精制時間進度表，核對進程，預(yù)期特別繁忙的階段，或留下少量余地容許超時或延遲。制訂了一個初步的變革計劃，就應(yīng)該考慮它的后果。必須核對收益是否超過不利條件，評估所有必要的基礎(chǔ)工作以及實施計劃的需求，準(zhǔn)備應(yīng)急計劃以防萬一。小提示50：要期盼變革項目產(chǎn)生巨大的推動作用。小提示51：變革計劃要對個人和團隊有所承諾，要讓人們看到回報的前景。變革的規(guī)模越大，現(xiàn)成的合適途徑似乎就越少。例如，雖然一個結(jié)帳系統(tǒng)或軟件項目對一家商店或辦公室適用，但也許不能推廣到分布六地的連鎖店。采用核對表來評估你需要什么，寫下支持每項變革活動所必需的額外資源和技術(shù)。每當(dāng)你為滿足某項需要作好了準(zhǔn)備，就把它勾出來；如果有未預(yù)期的需要出現(xiàn)，立刻設(shè)法彌補。變革方案會間接地影響到你直屬的部門或企業(yè)以外的人們。你務(wù)必與這些人討論你的初步計劃，盡可能多與他們聯(lián)絡(luò)，以便評估變革將如何影響他們，你又可以做些什么來滿足他們的需要。這可能意味著修改你基本的變革計劃，或者加入更多要素來容納次要的需求。要是與變革方案只有很間接關(guān)系的那些需求也補考慮到了，你就能使今后變革中發(fā)生問題的可能性減到最小。用這種方式消除部門之間的障礙，對大多數(shù)企業(yè)來說，本身就是一場令人印象深刻的變革，Q我是否使每個人都有知道變革可能帶來什么利益？Q每個人是否完全明白和接受變革的理由？Q我是否能回答對每個人來說極關(guān)重要的問題：“這對我有什么好處？”Q規(guī)劃中的變革是否真會使人們的工作更有趣？Q如果我的工作岌岌可危，我會為自己做些什么？52不要把人們對行動計劃的支持看作理所當(dāng)然。如果你打算對某些流程進行改革，你會發(fā)現(xiàn)人們很清楚該對現(xiàn)有的操作怎么改進?？墒?，如果說你著手總體重組，結(jié)果往往不那么明確。 為了反復(fù)核對規(guī)劃好的變革能帶來什么改進，要查閱變革的原始書面資料；這些資料會列出問題，解釋如果沒有變革將會發(fā)生什么，并設(shè)立預(yù)期中的具體進展來拓展這些項目，一旦有可能，量化你的目標(biāo)，或把目標(biāo)與每個人都有認為重要的指標(biāo)（如顧客滿意度）掛鉤。這將有助于為變革爭取支持，使人們對變革一心一意。小提示53：不要企圖收買人們來進行變革。不要指望人人都有成為利他主義者。每個人將根據(jù)變革對他們個人的承諾或威脅是什么來判斷變革。人們期望急劇變革能帶來個人利益是正當(dāng)?shù)?，因此要?guī)劃如何宣傳變革的好處。如果人們只能看到不利條件，你將無法贏得他們的支持。請為每個參與變革的人列一張表，注意變革對每個人可能造成的后果和他們對此的認識，危重考慮如何用最佳方式來描述變革，并突出積極的方面。要強調(diào)人們自己建議進行的變革，因為它們易于獲得支持。為了得到理想的結(jié)果，你可以計劃把某些變革與高收入或獎金聯(lián)系起來；如果你能通過明確地約定企業(yè)成績與個人收益合情合理地掛鉤，來創(chuàng)造一種建設(shè)性的工作氛圍，人們會樂意承諾變革項目?！?要全面考慮變革對企業(yè)內(nèi)處可能產(chǎn)生的后果?！?所有關(guān)鍵的管理者必須完全承認變革宗旨?！?應(yīng)該識別和滿足對項目成敗至關(guān)重要的需求?！?所有受變革影響的部門和職能單位之間需要定期進行聯(lián)絡(luò)。● 每個人應(yīng)該明白把別人作為盟友而不是敵人的重要性，● 各個級別的人要能夠完全理解有待變革的業(yè)務(wù)狀況。小提示54：密切關(guān)注士氣：如果士氣開始下降，就要采取行動。任何變革都既有正面效應(yīng)，也有負面效應(yīng)。相對于你列出的得益，還要羅列出潛在的損失，并確保（對企業(yè)和多數(shù)個人）得益超過損失。討論規(guī)劃中的變革時，以得（在顧客滿意、工作更有趣和責(zé)權(quán)更大這些方面）大于失（如工作負荷沉重）為重點。如果人們在規(guī)劃的早期變完全相信改進的必要性，那么在實施時，他們就會歡迎變革方案，也能克服自己對任何不利條件的消極反應(yīng)。小提示55：當(dāng)失業(yè)不可避免時，要避免情緒化。處理變革的消極方面，是對管理者激勵技巧的重大考驗。如果裁員，人們的生活水平、安全感、共享感和自尊會受到影響。那些留下來的人也會感到他們的工作不穩(wěn)定。應(yīng)當(dāng)通過盡可能性全面的溝通，讓人們作好準(zhǔn)備，使他們明白變革的必要，并制訂計劃為他們尋找新工作提供咨詢和培訓(xùn)。要強調(diào)通過變革，人們無論在目前崗位上發(fā)展，或是轉(zhuǎn)到更好的崗位，都會有更多的機會來認識自己的潛能。要確保計劃會給那些在崗者以承諾，并給下崗者以幫助。下崗咨詢：如果可能，給下崗者安排一位咨詢師，這有助于給他們專門指導(dǎo)和幫助，使他們在心理和經(jīng)濟上轉(zhuǎn)入積極的狀態(tài)。什么可能出錯如何做準(zhǔn)備溝通團隊領(lǐng)導(dǎo)不能或不愿與雇員作適當(dāng)溝通。確保輔導(dǎo)與研討隨時進行，如果不行就準(zhǔn)備更換有關(guān)人員。資金從改革中節(jié)省的成本少得令人失望或沒有。擬定一個進一步變革的后備計劃來深化節(jié)約，并建立制度來追蹤 空的原因。實施人們敷衍變革，難以斷絕舊有的操作。一旦引入變革，就要去除舊的方法，只允許用新的方法。承諾反饋信息和觀察表明，變革熱情正在消失。建立制度來調(diào)查使變革大失所望的原因，如有必要就準(zhǔn)備修改變革。延誤變革方案變得明顯地滯后于時間進度表。建立檢查制度來發(fā)現(xiàn)問題，糾正這種情況，趕上進度或在必要時重新制訂時間進度表。第三方方案由于關(guān)鍵供應(yīng)商表現(xiàn)差而受影響。考慮是否可能建立一個研究問題的團隊，確保在需要時得到咨詢專家的幫助。培訓(xùn)所提供的培訓(xùn)在數(shù)量和質(zhì)量上嚴(yán)重不足。盡快從外界尋求幫助，以便審核培訓(xùn)工作和設(shè)置新的課程來糾正現(xiàn)狀。時間進度表上級、同級和下級似乎對變革的結(jié)果失去耐心。準(zhǔn)備推出立即產(chǎn)生效益的項目，并強調(diào)進步和成功屬于大家。部門間支持沒有得到其他部門的足夠支持，如信息技術(shù)部門。必要時安排其他職能單位的人員長期協(xié)助做變革方案中的配合工作。解決麻煩出現(xiàn)困難的、沒有預(yù)見到的問題，危及整個計劃。讓每個人把困難當(dāng)作變革的又一挑戰(zhàn)，準(zhǔn)備建立任務(wù)小組來著手應(yīng)付困難。變革總會遇到一些阻力，但可以通過預(yù)期和理解人們的顧慮，在阻力未達到很大程度前先發(fā)制人。你不妨在計劃中逐步采納一些反對意見，并收集證據(jù)來回擊其他的反對意見。小提示56：密切注意：如果表面沒有阻力，它可能隱藏著。努力從別人的觀點去看待變革，并預(yù)期他們的擔(dān)憂。