會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題與對策(編輯修改稿)
2025-04-23 00:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的數(shù)據(jù)，是的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著的自下而上與，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認(rèn)真過數(shù)據(jù)的保密。在進(jìn)入系統(tǒng)時加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。安全性上，更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。電算化系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是會計數(shù)據(jù)處理的自動化、集中化,因此給數(shù)據(jù)安全帶來了一定的威脅。例如,電算化系統(tǒng)都有必要的財務(wù)分工功能,每個操作員都設(shè)置有自己的口令和不同的工作權(quán)限,并且每個操作員都應(yīng)保守自己的口令秘密。但是在電算化實(shí)踐中,一部分單位雖然設(shè)置有不同的財務(wù)分工,卻往往是一個操作員身兼數(shù)職,可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作,這樣,財務(wù)分工的控制就名存實(shí)亡。未經(jīng)授權(quán)的計算機(jī)專業(yè)人員可以利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件,造成會計機(jī)密數(shù)據(jù)被泄漏。會計數(shù)據(jù)文件大量地保存在磁性材料中,一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件,就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。同時磁性材料對外界環(huán)境的要求比較高,要防火、防水、防磁和防塵,對環(huán)境溫度也有一定要求,因此增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不加強(qiáng)電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全方面的控制,數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性就會大大增加,并造成財務(wù)軟件的程序控制失效。（五）磁性介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)缺乏證據(jù)能力在計算機(jī)會計中，主要以磁帶、磁盤等磁性作為載體。從內(nèi)部控制的角度看，磁性介質(zhì)有一個很大的弱點(diǎn)，即記錄于磁性介質(zhì)上的信息缺乏證據(jù)能力。這主要是由于以下原因：利用磁性介質(zhì)很容易通過拷貝進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制，因而無法區(qū)分正本與副本。記錄于磁性介質(zhì)上的信息對人是不可見的，必須借助于計算機(jī)的“翻譯”才能以人可以理解的形式表現(xiàn)出來，但同一信息是可以“翻譯”成不同形式的。對磁性介質(zhì)上的信息進(jìn)行修改，不會留下任何痕跡。利用磁性介質(zhì)無法實(shí)現(xiàn)象簽字、蓋章這樣的使信息證據(jù)化的操作。因此，如果純依賴磁性介質(zhì)這種信息載體，則可能造成責(zé)任不清，真?zhèn)坞y辨，使審計或財務(wù)檢查缺少具有法律效力的證據(jù)等不良后果。（六）職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降實(shí)行會計電算化后，職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。如有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，這樣就增加了他們在未批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性，從而使會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性受到威脅，也增大了作假舞弊的可能性。 （七）差錯的反復(fù)性和嚴(yán)重性電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動化、集中化,再加上計算機(jī)運(yùn)行的高速性、程序運(yùn)行的重復(fù)性,使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯誤,往往就會在短時間內(nèi)迅速蔓延,造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)失真,并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯。正如信息處理中的一句名言:“垃圾進(jìn),垃圾出”,也就是說如果輸入數(shù)據(jù)出錯,以后的處理環(huán)節(jié)再正確,也只能輸出錯誤的信息。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的高速性和集中性都使得出現(xiàn)差錯的危險性增大,因此,電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)硬件設(shè)施等方面都需要加強(qiáng)控制。（八）管理和監(jiān)督的有效性差根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定,以計算機(jī)代替手工記賬的單位必須達(dá)到一定條件,并且需要經(jīng)有關(guān)財政部門或上級主管部門的審批，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)輸出、輸入或處理數(shù)據(jù),還需要到公安部門登記注冊。但是,實(shí)際上部分單位未經(jīng)審批就直接采用計算機(jī)代替手工記賬。更為嚴(yán)重的是,有些單位未能滿足相關(guān)條件就正式使用計算機(jī)代替手工記賬。例如,計算機(jī)和手工并行三個月且取得與手工相一致的結(jié)果是審批的必要條件之一,有些單位未完成這一環(huán)節(jié)、也未經(jīng)審批,就直接實(shí)施了會計電算化。計算機(jī)代替手工記賬的單位必須建立完善的電算化管理制度,有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度,但徒有虛名并沒有切實(shí)執(zhí)行。一些企業(yè)為達(dá)到甩賬目的，按照財政部《會計電算化工作規(guī)范》要求制定了大量的內(nèi)部管理制度，一時起到很好效果，但甩賬后這些制度不但沒有進(jìn)一步完善，反而棄之一邊，主要表現(xiàn)為操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清。例如,按職權(quán)分離原則,系統(tǒng)開發(fā)人員不應(yīng)直接接觸或者正式操作電算化會計系統(tǒng),憑證的輸入和復(fù)核人員必須由不同的人員執(zhí)行,但有些單位系統(tǒng)開發(fā)人員則可以隨時接觸會計核算系統(tǒng),甚至頂班操作。也有一些單位由同一個人按照不同的姓名口令進(jìn)入系統(tǒng)去完成憑證輸入和復(fù)核兩項(xiàng)不兼容的工作；在計算機(jī)上操作與電算化工作無關(guān)的內(nèi)容，如上網(wǎng)聊天、玩游戲；允許一些無關(guān)人員使用計算機(jī)等等。（九）企業(yè)對系統(tǒng)日常維護(hù)能力差，會計人員電算化水平急待提高 系統(tǒng)日常維護(hù)主要是解決日常操作中計算機(jī)硬件、軟件一些簡單故障問題。盡管計算機(jī)硬、軟件商家有較好的售后服務(wù)，但企業(yè)對運(yùn)行過程中的一般故障，不問其故障原因與大小，都由計算機(jī)硬、軟件商家來維護(hù)，這必定會增加企業(yè)管理成本。 目前，我國各級財政部門已經(jīng)全面普及了電算化的初級培訓(xùn)，在職會計人員雖然具有初級水平，但其很難適應(yīng)日常維護(hù)、電算化管理、電算化組織與實(shí)施等高層次的電算化工作，所以會計
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