【文章內(nèi)容簡介】 實施接待 ? 根據(jù)接待規(guī)格組織接待活動，包括請相關領導、布置現(xiàn)場 等 返程票務預定 ? 根據(jù)接待行程安排，提前為客人預定返程車票或機票 客人送站 ? 提前為客人準備送站的車輛，并安排相關領導同客人進行道別 費用結(jié)算和報銷 ? 對接待期間的費用憑證進行整理匯總，報財務部進行審核 ? 財務部根據(jù)公司報銷規(guī)定進行費用報銷 政策和程序 Policyamp。Procedure 編號： Pamp。PEXE011 宿舍管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 員工宿舍申請 ? 酒店員工均可申請員工宿舍 ] ? 需填寫住宿申請單，交相關部門審核 員工住宿登 記 ? 由后勤主管統(tǒng)一登記 物品發(fā)放 ? 員工需要部分生活用品可以領用，但需簽字確認 ? 員工日常生活用品自備 宿舍日常管理 ? 員工在宿舍住宿期間必須服從宿舍管理員的安排和公司有關規(guī)定 ? 定期對員工的住宿行為和宿舍衛(wèi)生等情況進行檢查考核 ? 對違反管理制度者或檢查多次不合格者給予一定處罰，情況嚴重者，責令搬離宿舍 《接待行程安排表》 退宿舍 ? 離職、或被責令搬離宿舍必須搬離退宿手續(xù) ? 退宿時，必須交還宿舍各類鑰匙及其他需退還物品并需要宿舍管理員確認后，方可離開 政策和程序 Policyamp。Procedure 編號： Pamp。PEXE012 車輛管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 車輛購置 ? 按經(jīng)濟、適用、配套的原則進行選購 ? 根據(jù)車輛使用性能合理選擇，考慮原有車輛的利用率，掌握好商務用車與租車業(yè)務用車的比例 設置車輛管理 ? 要登記車輛的來源、購買日期、原值、基本裝備、 檔案 技術性能、定期行使里程等 ? 凡車輛調(diào)動、牌照變更、停駛、封存、維修、改裝、改造、車損等必須記入檔案 車輛使用管理 ? 根據(jù)企業(yè)情況制定車輛管理制度 ? 使用車輛人員提前做好車輛預約 ? 根據(jù)車輛預約的人數(shù)、行車路 線等，做好派車計劃，進行車輛調(diào)度、安排合適司機 ? 對于不能安排車輛或變更出車時間等情況，要作好解釋說明，避免耽誤工作 車輛維護保養(yǎng) ? 必須對車輛即使保養(yǎng)和維修 ? 定期清潔、檢查、緊固零件、更換磨損件 ? 必要時進行大修，消除隱患，排除故障 《接待行程安排表》 定期車檢、繳費 ? 按國家有關規(guī)定準時繳費 車輛報廢 ? 因事故或自然災害等原因不堪 的車輛要及時報廢 ? 車型陳舊、性能落后、油耗大、環(huán)保不達標或政策上不允許繼續(xù)上路的要及時報廢 ? 嚴重損壞、影響使用、無修復價值的要及時報廢 政策和程序 Policyamp。Procedure 編號： Pamp。PEXE013 司機出車 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 接受《派車單》 ? 由部門負責人簽發(fā)后提交到行政部請，接受用車申 ? 司機準備出車 安排出車路線 ? 根據(jù)出車時間、目的地，合理安排行車路線， 繞開易堵點 出車前檢查 ? 搞好車輛衛(wèi)生，保持車輛的內(nèi)外整潔美觀 ? 對車輛水箱、油量、機油、剎車等做基本檢查 ? 需加油應提前準備，發(fā)現(xiàn)故障及時匯報，更換車輛 出車 ? 根據(jù)派車單信息，按時出車，并遵守交通規(guī)則和安全規(guī)定 ? 司機解送乘車人員要 熱情、禮貌 ? 乘車人下車辦事時，應選擇好地方等候，不能遠離車輛、不能在車上睡覺，不翻閱乘車人的物品 ? 乘車人辦事時間長，可以先返回 《接待行程安排表》 收車 ? 出車完成后，司機應及時將車入庫，并填寫行車記錄 ? 收車后，要將車輛內(nèi)外沖洗干凈 二、現(xiàn)行制度 （一） 文書管理規(guī)定 (編號： Pamp。PEXE014) 總則 為使酒店公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合酒店實際情況，特制定本制度。 酒店公文，是傳達貫徹政府方針、政策；發(fā)布酒店內(nèi)部須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文件；請 示和答復問題；指導、布置和商洽工作；報告 情況、交流經(jīng)驗的重要工具，是具有行政效力和規(guī)范格式的公務文書。 行政部是酒店的文件總控中心，主管并負責指導酒店的公文處理工作。行政部須指定富有公文管理經(jīng)驗的人員負責公文控制工作。該人員對酒店內(nèi)所行文件的文種、格式、詞語、主題詞、提要等具有建議修改權(quán)。行政部負責人須對各部門代表酒店的上行文及酒店內(nèi)的重要行文進行審核把關并簽字定稿。行政部全體辦公室職員均應具備公文處理的有關知識和技能，并都負有規(guī)范公文管理的義務和責任。 酒店行政部及各部門要充分發(fā)揚實事 求是和認真負責的工作作風，克服形式主義和經(jīng)驗主義，努力提高公文處理的質(zhì)量和效率。 酒店行文要少而精，注重效用。屬于知照性的事務不需按此制度規(guī)定的格式行文，或不需行文。 公文處理必須做到及時、準確、安全。酒店及各部門所行公文經(jīng)行文單位領導審核、行政部定稿后必須由行文單位統(tǒng)一編號、簽發(fā)。文件審批頁及文件正稿由行政部負責保存歸檔。 酒店及各部門的公文處理工作，必須嚴格執(zhí)行酒店保密制度以確保酒店機密。 公文種類 決定、決議 對重要事項或重大行動做出安排，用“決定 ”。 經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 通知 發(fā)布酒店內(nèi)規(guī)章制度和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，要求各級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。 公告、通告、通報 向酒店內(nèi)外宣布重要、重大事項，用“公告”。 在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。 表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況，以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。 報告 向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。 請示 向上級請求指示、批準，用“請示”。 批復 答復下級單位的請示事項用“批復”。 意見 對某一重要問題提出設想、建議和安排，用“意見”。 會議紀要 記載、傳達會議議定事項和主要精神，用“會議紀要”。 函 與平行的或不相隸屬的單位相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的主管部門請求批準等，用“函”。 公文格式 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。 眉首 :公文的眉首由行政中心設計形成。包括文件頭及文件字號。 正文 :正文部分一 般包括標題、發(fā)送單位、內(nèi)容、附件、落款等。 標題 :標題置于發(fā)送單位之上，眉首之下，居中。標題一般包括公文種類和發(fā)文事由，要求準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。除發(fā)布規(guī)章和批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，標題一般不加書名號和其它標點符號。如果轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的原文件標題過長，可重新確定標題。 發(fā)送單位一般置于標題之下，內(nèi)容之上，左端頂格。 文件內(nèi)容的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“ 1”，第四層用“（ 1）”。 附件名稱標于文件內(nèi)容之后，落款之前。附件一般與主件合訂發(fā)送 ，如不能合訂，應在附件首頁右上角注明文件的發(fā)文字號，與主件同時發(fā)送。 落款指正文末尾的發(fā)文單位名稱、印章和發(fā)文日期。發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文中落款，主辦單位排列在前。 文尾：包括主題詞、抄報欄、抄送欄、打印人、校對人和份數(shù)等項。 主題詞：置于橫線之上左端，詞目之間間隔一個漢字距離。 抄報欄、抄送欄：在主題詞下橫線之上。上級部門為抄報、平級部門為抄送，可用規(guī)范化簡稱。發(fā)送單位如不能在正文中標出，則在文尾列明。 公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。校對人和打印人姓名在抄報、抄送欄橫線下打印，重要行文還應在此處標出打印份數(shù)。 公文文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般為 A4 紙，左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據(jù)實際需要確定。公文標題用加粗小二號黑體、小標題用加粗小三號宋體，內(nèi)容用小四號仿宋體。 行文規(guī)則 酒店及各部門對上級單位的請示或報告，用酒店名義或部門名義發(fā)文。 酒店對政府及上級單位的請示或報告， 與不相隸屬的單位協(xié)商工作，用酒店名義發(fā)文。 內(nèi)部行文，可按行文的種類和性質(zhì)，用部門名義行文。酒店各部門不得聯(lián)合行文，各部門之間非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質(zhì)的問題。 請示應一文一事，報告中不得夾帶請示。請示一般明確一個主送單位，不要多頭主送。如果需要同時上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。不要同時 抄送下級單位。請示一般不要以個人名義上報。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。 酒店行文，除檢舉、控告類逐級上報會延誤時機、可特殊處理之外，一般不得越級上報。因特殊情況 ，必須越級行文的，越級上報的公文要同時抄送被越級的上級單位。對不符合規(guī)定和要求的越級行文，收文機關可不予辦理，并予以退回。 公文形成 公文形成過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、膳印、用印、發(fā)送等。 擬稿 ，由行文部門熟悉該項工作和業(yè)務的專人負責。重要公文應由行文部門負責人主持起草，在適當范圍內(nèi)征求意見，經(jīng)集體研究后定稿。 草擬公文應遵守以下幾點： 符合國家法律、法規(guī)。如提出新的政策規(guī)定，應與原有的有關政策相銜接，并加以 說明。 實事求是、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、語言精練、標點準確，篇幅力求簡短。 用詞準確、規(guī)范。人名、地名、專業(yè)術語、數(shù)字、事物名稱、引文等準確無誤。使用簡稱應先用全稱，在括號內(nèi)注明“以下簡稱 XX”。簡稱應規(guī)范化。時間應具體到年月日，不要將“ 200X 年”簡寫成“ XX 年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等詞語表達。 公文中的數(shù)字，除發(fā)文時間、內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它均使用阿拉伯數(shù)字。公 文中應使用國家法定的計量單位。 引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。 起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關說明材料，應附在文稿之后。 核稿 公文草擬完成，應經(jīng)行文部門負責人審核后送行政部負責人審核把關并簽字定稿。審核的重點是：是否需要行文，應由那一個部門行文；是否符合國家的方針政策與法律法規(guī)；與本酒店頒發(fā)的文件是否銜接；提出的意見和辦法是否明解具體、切實可行；需要同有關部門協(xié)商的事項，是否已協(xié)商一致；內(nèi)容是否準確屬實；文字表達、文種使用、公文格式、密級標引和處理 程序等是否符合有關規(guī)定。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則問題，應退回原承辦部門修改，審核人要明確簽署意見、姓名和時間。 會簽 需要會簽的文稿，行文部門應主動與相關單位協(xié)商、會簽。未按規(guī)定會簽的文稿，行政部可以退回重辦。 在會簽中遇有分歧意見，應由行文部門請示領導處理，要如實反映各方面意見。 審批簽發(fā) 審批公文，主批人應明確簽署意見、姓名和時間。其他審批人圈閱后，應當視為同意。 一般的公文由各部門負責人簽發(fā)；酒店政策性文件由各部門負責人簽 署意見后，由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)授權(quán)公文可由行政部經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必需重新送簽。 公文簽發(fā)后，行政部應根據(jù)內(nèi)容登記、編號，注明發(fā)送范圍、份數(shù)等。 膳印、翻印 經(jīng)領導人簽發(fā)后的公文，付印前必須對照原稿再次認真校核，發(fā)現(xiàn)差錯，應及時更正。校核（對）人應在校對稿上簽名，以便讓打字員將其姓名打印在文尾。 酒店各類文件，除絕密或注明不準翻印的以外，經(jīng)行政部經(jīng)理批準，可以翻印、復制。 用印 公文用印要端正 、清晰，印章的下部邊緣壓在發(fā)文日期上，并盡量使年月日露出。如正文無空檔，可另起一空白頁注上發(fā)文日期并蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。不符合行文規(guī)則、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。 發(fā)送 文件發(fā)送由行文單位自行據(jù)分發(fā)范圍以書面或電子郵件形式發(fā)放，需全員知悉的文件在公告欄中張貼周知。 公文處理 公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)等程序。 簽收 外來文件由行政部統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記并處理。 上級發(fā)來的文件及注有密級的 資料和平級發(fā)來的文件，均由行政部統(tǒng)一簽收、開拆、登記后處理。 酒店工作人員外出參加會議帶回的文件，應及時交給行政部文書員登記并歸檔。 行政部負責酒店名義行文的處理。酒店各部門文員負責本部門文件的統(tǒng)一處理。 批辦 上級下發(fā)的公文，由行政部根據(jù)公文內(nèi)容，批轉(zhuǎn)分送有關領導閱看，或交分管該事項的負責人閱辦。傳閱文件應迅速快捷，以確保信息及時準確地傳遞。 領導人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失。 下級上報公文，只需要批示而不必發(fā)文的，經(jīng)行政部交有