【文章內容簡介】 了解他們個人對任務有什么期待與想法，同時也要讓部屬了解主管在分配任務時，對部屬有何期待。唯有將雙方的認知差距縮短到最小時，整個組織在動作時， 才能真正達到預定的目標。 王志明的 工作 是線路板的設計，他認為自己對公司最大的貢獻就 是他能夠在極短的時間內設計出一個很好的線路圖，但是因為公 司新增了一批較沒有經驗的設計師，設計部的李經理希望這些設 計師能夠早一點獨當一面，因此就交待王志明每天要撥 3小時的 時間來教這一批新的設計師。 從李經理的角度來看，是希望借重王志明的經驗來替公司培育人 才，但是如果王志明認為上課會占掉他設計新的線路圖的時間， 同時講課也不是他的專長，可能反而會使原本工作得起勁的王 志 明，失去對工作的熱忱，進而影響到原來的工作。 像這種情形，就是李經理對部屬的「任務期待」與王志明「接受 任務的心態(tài)」不一致，因此造成了無謂的損失。 案例說明 (五 ).要授權 在工作上的成就感，并不是完全由工作的成 果而來的，其實大部份的成就感是來自于完 成這個工作。因為 部屬不會只以完成上司所 交待的任務為滿足，他更希望在執(zhí)行這個任 務時，能夠有讓他自由發(fā)揮創(chuàng)意的天空，使 他能肯定自我的能力 ，使他有獨立裁決的權 限，這就是在人性上很重要的一個特性 ── 「自我支配。」 因此，主管在分配任務時，不只是交待部屬 要做什么，同時也應該要把他在執(zhí)行任務時 所需要的權限交給他。 案例說明 王主任請李大年向大全家俱公司訂購一批新的辦公 桌椅，由于這個牽涉到價錢、品質、送貨期等等因 素，王主任就同時把李大年可以做決定的幅度告訴 他，比如說「品質是第一優(yōu)先，其次是價錢，最后 是送貨期，只要品質合乎我們采購的要求與水準， 一套桌椅的價錢不超過 9500元，其余的你可以自行 決定。」當王主任把李大年所可行使的權力限制交 待清楚后，李大年就可依此權限 來和大全公司談判出最好的條件。 所謂權限，指的是一個可以自由活用自己想 法的范圍，也就是部屬可以自由裁決的幅度 。對主管而言， 授權的目的是在「控制任務 的結果」，而不是「控制部屬的行為」 。主 管對部屬的授權，代表主管對部屬的信任。 部屬若能在上司所授予的權限之內成功地完 成任務，不但能看出部屬個人的工作能力， 更可以看了部屬的工作動機與熱忱。 (六 ).組織工作的檢討 組織是企業(yè)分工后的結果，將工作組織化的目的 就是要讓每位員工有理想的工作效率，同時也要 讓每位員工了解自己的責任與權責，刺激他們達 成目標的意識。繪制工作組織圖不但可以分析組 織的現況，還可藉此調整不恰當的人員與任務分 配。因此要檢討現有的組織是否符合需要，我們 就必須先由目前的組織開始分析起。分析的方法 有二種， 由上而下的分析 由下而上的分析 ▲ 由下而上 由下而上的分析是以課為分析單位 ，將現有 的各種分工與業(yè)務執(zhí)行結果列出來，然后與 該課的組織目標相比較，找出中間差距原因 ▲ 由上而下 由上而下的分析是以部門為單位 ，也就是以 該部門的目標為主，由部門目標開始分析該 部門應當有什么樣的業(yè)務，這些業(yè)務應該有 那些工作細目，各面工作的標準與要求是什 么。當我們將這些要求分析出來以后，再與 現有的組織分工情形相對照，就可看出其差 異，謀出解決之道了。 不論我們用那一種方法分析，我們可以用這些 問題，來作為檢討的依據 ● 各項工作是否已經制定工作標準或標準作業(yè)手冊？ ● 執(zhí)行任務人員的經歷、能力、意愿是否符合工作的 要求？ ● 主管的「任務期待」與部屬的「接受任務心態(tài)」是 否吻合？ ● 有無充份授權給部屬？獲得上司的充份授權？ ● 其他部門是否認識并尊重本部門的任務？ ● 是否能活用幕僚？ ● 各部門經營目標是否能配合 外在環(huán)境改變而有所因應？ (七 ).工作管理自我檢討表 【 管理體檢站一 】 組織的 4個原則中，「授權」這一項通常 最不容易做得好。授權如果缺乏適當的 控制，那么就會使整個單位沒有紀律， 但是如果授權不足，部屬們又會覺得「 英雄無用武之地」，造成缺乏任務意識 的后果。您自認是一個已經懂得掌握授 權的個中三昧的主管嗎？不妨用下面這 個衡量表試試看，請在最適合您現況的 每一項敘述下打勾。 ◆◆◆ 授權行為衡量自我檢討表◆◆◆ 項 目 非常 同意 同意 普通 不同 意 非常不 同意 我授了很多權，但是我授權出去的工作，似乎從不依照我要求的方法去做 我覺得沒有時間來做適當的授權 我暗中檢查部屬的工作，不讓他們知道，這樣我才能在他們制造過多問題之前，予以適當修正 我把整個工作都授權出去，使部屬在沒有我參與之下完成工作，然后我才審查最終結果 當我已經清楚的指示該如何做，但部屬卻做不好，我會感到困擾 我覺得部屬們達不到對我所要求的水準，因此我授權出去的工作不曾做得和我一樣好 我授權很多，但是我覺得我可以把工作做得比那位被授權者更好 我授權很多，但是假如被授權者沒把工作做好，我將受到上司嚴厲的批評 項 目 非常 同意 同意 普通 不同 意 非常不 同意 假如我把事情授權出去，那么我的工作就不會這么有趣了 當我授權的時候，我經常發(fā)現其結果都是我把工作重做一遍 我真正發(fā)現到授權能節(jié)省我的時間 我很想多授權，但無法如此，因為我的部屬缺乏必備的經驗 我覺得一旦授權，即會失去控制權 我希望能授權更多，但我是完美主義者 我的工作時數比我應該做的還要長 我把例行性的工作授權給部屬去做，但是我必須把非例行工作留給自己 我的上司希望我注意工作上所有的細節(jié) 肆 . 管理與基準 (一 ).基準無法執(zhí)行的原因 ▲ 內外變化沒有作對應 忽視基準也沒有懲罰 ▲ 銷售 生產 業(yè)務等系統(tǒng)變化沒有作對應 教育不徹底 ▲ 設備 器材 工程等的變化沒有作對應 沒有重新評估 ▲ 與社會一般概念 習慣不符 未指定修訂負責人 ▲ 修訂程序困難 忽視個別差異，設備性能差異 ▲ 用語 文章難懂 基準與基準之間，缺乏整合性 ▲ 技能 技術 設備 器材工程不安定 單憑個人擬定基準 ▲ 上司本身不遵守 基準整體缺乏能率，不合理 ▲ 方針 計劃經常改變 多余的品質基準 ▲ 忽視人性，人體工學 不符合顧客需求 ▲ 內容不具體 強人所難的基準 (二 ). 使部屬有意愿與責任感執(zhí)行基準的條件 ▲ 讓部屬參與基準的訂定 充分教育訓練 ▲ 決定基準修訂負責人 讓執(zhí)行者熟練分析法，改善技法 ▲ 賦予執(zhí)行者修訂的責任 采嚴格遵守基準的態(tài)度 ▲ 采行查核表，手冊化 使充分了解基準的必要性 ▲ 簡單化 配合狀況變化，改變基準 ▲ 文辭易懂 必要時，廢棄基準 小故事大道理 從前在某個縣城中住了二個寡婦，住在東村的寡婦姓張，住在 西村的寡婦姓柯，兩位寡婦都以養(yǎng)雞為生。有一天，張寡婦喂 雞時想到 :「我現在的雞一天生一個蛋，如果能讓每只雞吃胖一點，每天生二個蛋，我可就發(fā)財了！」于是張寡婦開始增加喂雞的飼料。沒想到過了一陣子，每只雞卻隔兩天才生一個蛋。張寡婦以為是剛開始改變食量，母雞們可能不習慣，所以就繼續(xù)增加飼料，沒想到隔了二個星期，這些連母雞一個蛋也生不出來了。西村的柯寡婦也希望她的雞能多生幾個蛋，于是每天在暗中觀察雞的生活習慣。她發(fā)現每只雞都是在天剛亮時起來，非常有規(guī)律，似乎與日出日落有關系。她把雞棚全用黑布罩起來，不讓外界的光線透進來，然后她又在雞棚中擺了個大燈泡。每天早、晚把燈各開一次，每次打開后就把燈泡由棚內的右邊慢慢移到左邊，然后關掉。這些母雞們由于看不到外界的太陽，誤以為大燈泡就是太陽。只要電燈一打開，它們以為是天亮了，就生一個蛋，這些母雞們就變成一天生二個蛋。 你認為柯寡婦成功的原因與張寡婦失敗的原因在哪里呢 壹 . 認識問題 (一 ). 問題的分類 ▲ 第 1類 : 問題絕大部分來自內部 , 且具有高度 控制特性 ▲ 第 2類 : 問題來自內外兩部分 , 若要解決必須 與另外組織配合 ▲ 第 3類 : 問題來自外部 , 幾乎無內部因素存在 一 .問題來源 第二冊 : 問題分析與決策