【文章內(nèi)容簡介】 2） 運營管理中心在認證此文件之有效性后，既兩個工作日之內(nèi)，將已被運營中心確認的復制樣本交給財務部做相應執(zhí)行。 3） 財務部在接收此文件后應全面配合，及時針對財務之行政、內(nèi)控、調(diào)碼等事宜做出探討，并在三個工作日之內(nèi)，向該單位經(jīng)理致函生效并明確列出相關(guān)的財務措施。如財務部發(fā)現(xiàn)疑問須在以上期限內(nèi)向大區(qū)總裁匯報。 4） 部門經(jīng)理在接獲生效函后的五個工作日之內(nèi)必須向人事部提供有關(guān)人事權(quán)限更動的詳細資料。 臨時授權(quán) 1） 一般適用于經(jīng)理外地出差或休假期間的委托 。在此情況下，經(jīng)理須最遲在授權(quán)生效二十四小時之前向大區(qū)總裁出具授權(quán)書并同時抄送運營管理中心、人力資源部和財務部。 2） 在授權(quán)書內(nèi)說明授權(quán)方、被授權(quán)方，原因，權(quán)限和期限。如時間緊迫，發(fā)送電子郵件或傳真加口授亦可。 三、審批程序 計劃內(nèi)報銷： 經(jīng)手人、證明人、 分管經(jīng)理、財務部 超計劃報銷： 經(jīng)手人、證明人、 分管經(jīng)理、大區(qū)總裁、 財務 四、計劃審批內(nèi)容 購買日常辦公用品、計算機的外設配件和耗材之支出計劃，由運營中心收齊匯總，報公司總經(jīng)理審批。原則 上由運營管理中心統(tǒng)一購買并庫存，各部門登記領(lǐng)用，并進入各部門的費用。每月底由運營管理中心向財務部提供有關(guān)方面的明細表。 固定資產(chǎn)與辦公家具：其購買由各部門報申請計劃，經(jīng)部門負責人簽字，公司總經(jīng)理批準，公司技術(shù)部、運營管理中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)核準后，對協(xié)調(diào)或購買情況寫出需求報告，報公司總經(jīng)理批準統(tǒng)一購買，金額在 1 萬元以上的固定資產(chǎn)購入必須報大區(qū)總裁審批。 參展 /會費：由經(jīng)辦人隨借款單附上邀請函與蓋章完全的參展申請表復印件，由部門經(jīng)理審批，財務部審核付款。本地展會原則上不得支付會務費；外地展會如 在參展費中包含會務費用的，必須注明人數(shù)與明細并履行上述審批手續(xù)。凡批準住會，予以報銷往返車票與會務費；不住會的，報銷車票與差旅補助。 凡是參加境外展覽會，必須至少提前一個月向公司總經(jīng)理提交專項申請報告，注明參展必要性、參展人數(shù)、費用預算等。經(jīng)批準后方可執(zhí)行。 差旅費：各部門根據(jù)工作需要，制定出差計劃，應注明出差地點、事由、時間、人數(shù)、由部門經(jīng)理審核出差的必要性和借款的合理性、經(jīng)理簽字后交財務付款。各部門經(jīng)理憑出差報告先由公司總經(jīng)理審批后方可借款。 工資、獎金的支出：由公 司人事部核準每月考勤，財務部編制發(fā)放表，經(jīng)理簽字確認，并報公司總經(jīng)理批準后財務發(fā)放。 業(yè)務費用：業(yè)務費用包括業(yè)務交通費、快遞費、禮品費及業(yè)務招待費。經(jīng)總經(jīng)理批準的計劃內(nèi)業(yè)務費用由部門經(jīng)理審批；計劃外業(yè)務費用報公司總經(jīng)理審批。 83 報銷審核制度 一、原則 嚴格財務收支審批制度，公司發(fā)生的各項開支都必須由經(jīng)手人填寫費用報銷單，注明支出事由、項目、發(fā)票張數(shù)、報銷金額、和經(jīng)辦人簽名、部門經(jīng)理簽字、財務經(jīng)理審核、分計劃內(nèi)和計劃外相關(guān)程序?qū)徟?，出納方可付款。 加強報銷 管理，當月帳，當月了， 25 日以后帳最遲不得超過下月 3 日。 為了分清責任，進行部門核算，不同人員支出的業(yè)務費用不得混淆在一張報銷單上。 二、支出相關(guān)部門審核 對所有報銷內(nèi)容，相關(guān)部門經(jīng)理必須就其合理性及必要性進行審核。 三、財務部門審核 財務部門對所有報銷票據(jù)，依據(jù)相關(guān)財經(jīng)法規(guī)及內(nèi)部財務制度對其合法性進行審核。 四、審核權(quán)限 同審批權(quán)限。 五、費用報銷及借款時間一覽 項 目 周一 周二 周三 周四 周五 款項借支 11： 0012： 00 11： 0012： 00 11： 0012： 00 11： 0012：00 11： 0012： 00 15： 3017： 00 15： 3017： 00 15： 3017： 00 15： 3017： 00 15： 3017：00 費用報銷 9： 0012： 00 9： 0012： 00 9： 0012： 00 對外結(jié)帳 9： 0012： 00 9： 0012： 00 9： 0012： 00 六、報銷手續(xù) 嚴格執(zhí)行財務報銷制度，款項支出時填寫支出憑單并將發(fā)票交給財務。由客戶或分公司報銷的要向財務注明并留 復印件，原件給客戶。計劃內(nèi)報銷必須提供的原始憑證： 版面費、廣告代理費：由部門憑發(fā)票填寫費用報銷單，財務部對票具進行核實，核對無誤后付款。 印刷費：部門憑發(fā)票，附印刷品結(jié)算單，進行核實無誤后，填寫費用報銷單，財務審核無誤后付款。 辦公用品、低值易耗品：由運營管理中心統(tǒng)一購買的，運營管理中心保管人員根據(jù)發(fā)票同實物核對無誤后，填寫驗收單后，憑發(fā)票填寫費用報銷單。各單位自行購買的憑發(fā)票填寫費用報銷單經(jīng)相應級別的領(lǐng)導審批后報銷。 機房與 OA設備：技術(shù)部保管人員根據(jù)發(fā)票 同實物核對無誤后填寫驗收單和出庫單。憑發(fā)票填寫費用報銷單。 資料費：各單位購書及其它資料，首先將書、資料和發(fā)票拿到資料管理部門進行登記驗收，并在書、資料上蓋章、編號。經(jīng)手人憑發(fā)票填寫費用報銷單。 差旅費：于返回 3 天內(nèi)必須報銷，由部門經(jīng)理審核票據(jù)的合理性并在報銷單上隨同差旅者簽字認證，后至財務核銷借款。各單位經(jīng)理報差旅費憑報銷單經(jīng)大區(qū)總裁審批后到財務核銷借款。對 3 天內(nèi)無故不及時報銷的，財務部應催辦一次，仍不辦理者，財務部有責任從其當月工資和獎金中扣除。試用人員出差借款須由經(jīng)理擔保，視同 經(jīng)理借款。 業(yè)務費用：所有業(yè)務費用票據(jù)須開明細發(fā)票，經(jīng)手人須在票據(jù)背面簽字。各單位應本著勤儉節(jié)約的原則使用業(yè)務費用，任何人不得用于除業(yè)務需要以外的個人消費。業(yè)務招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱；加班用餐費須有全體用餐人簽字；交通費須注明起始、地點及原因；禮品費須注明所送人名及禮品名稱、數(shù)量；快遞費單據(jù)上請注明客戶名稱。所有費用均計入部門成本。未按規(guī)定填寫說明或簽字的，財務人員應將報銷憑證退回并說明原因。 超計劃報銷手續(xù)必須有審批報告，其它同計劃內(nèi)報銷手續(xù)一樣。 84 差旅費報銷管理規(guī)定 為保證公司差旅費的合理使用，規(guī)范差旅費的開支標準，特制定此規(guī)定，具體如下： 出差人員是指經(jīng)公司總經(jīng)理批準離開本市一天以上進行各項公務活動的員工。 出差人員出差需持有經(jīng)部門經(jīng)理、運營中心、公司總經(jīng)理簽字的《出差申請表》。申請表中需注明部門名稱、出差人姓名、出差時間、出差地點、出差事由、出差來回乘坐交通工具 、預計差旅費金額，報總經(jīng)理審批，憑申請單辦理借款和報銷手續(xù)后將申請單交運營管理中心存檔。 坐飛機的有關(guān)規(guī)定 1） 級別規(guī)定：總裁、分公司總經(jīng)理等，出差可乘飛機。其他人員無特殊情況不得乘坐飛機。 2） 特殊情況規(guī)定： A、 業(yè)務緊急，必須乘飛機； B、 路途長，乘火車時間超過 30 小時； C、 本身業(yè)務需要，并由對方出機票款； D、 機票打折幅度大，折后機票價格比火車硬臥票價不超過 50 元。 3) 報批手續(xù)： 一般人員出差，在特殊情況下需乘飛機，必須有總 經(jīng)理審批同意，報公司總經(jīng)理批準。 工出差到外地，可預借一定金額的差旅費。出差回來后憑單據(jù)在三日內(nèi)報銷，逾期不報銷者，將從工資中扣除所借款項。 出差人員的住宿費、市內(nèi)交通費、伙食補助費實行定額包干，由出差人員調(diào)劑使用，節(jié)余歸己、超支不補。 出差乘坐火車，一般以硬臥為標準，如買不到硬臥票，按硬座票價的 60% 予以補助。 出差期間的交際應酬費，須事先請示總裁特批。 往返機場、車站的市內(nèi)交通費準予單獨憑車票報銷。 出差參加展示會的運雜費、門票等 準予單獨憑票報銷；對于到外地參加會議、展覽、及其他活動的人員食宿及其他費用由對方負擔的，不得在公司報銷路費并領(lǐng)取補助；到分公司出差，由分公司負擔費用的，不得再次在公司報銷路費并領(lǐng)取補助。 出差或外出學習、培訓、參加會議等，由集體統(tǒng)一安排食宿的，按其統(tǒng)一標準報銷，不享受任何補助。 1 出差補助天數(shù)的計算方法： 1） 出發(fā)日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準：上午 12： 00 前出發(fā)的可享受全天補助； 12： 00 后出發(fā)的，當日不能到達目的地的，可享受半天補助； 12： 00 后出發(fā)的，當天到達目的地的并住宿，可享受全天補助； 2） 到達日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準：上午 12： 00 前返回的可享受半天補助； 12： 00 后返回的可享受全天補助。 1 出差天數(shù)的計算方法：按照實有天數(shù)計算。 1 以下范圍內(nèi)的外出不按出差處理：在廣、深、佛山、順德、中山等廣東省范圍內(nèi)出差一般不予補助，如有特殊情況需部門經(jīng)理報公司總經(jīng)理批準； 1 經(jīng)分公司統(tǒng)一招聘的員工或由廣深公司統(tǒng)一招聘的應屆畢業(yè)生到公司報到，可按照火車硬座或公交大巴票價 ，予以實報差旅費及行李托運費，不享受任何補助； 1 費用核算：公司所有人員出差費用均計入各部門成本。 1 其它 1） 報銷差旅費時，應提供出差期間相應票據(jù)，以便財務部進行帳目財務處理。如無法提供相應票據(jù)，日補助超過 30 元以上的部分將由財務按國家規(guī)定代扣代繳個人所得稅。 2） 凡購買打折機票的，在報銷時必須按打折后的實際價格填寫，如有弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后將加倍扣還。 附件： 差旅費報銷標準 職務 一般地區(qū)費用標準 特殊地區(qū)費用標準 總裁 280 380 事業(yè)部 /職能部門總經(jīng)理 240 320 部門經(jīng)理 220 280 部門副經(jīng)理 /主管 180 230 一般人員 160 200 注： 特殊地區(qū)指：深圳、廣州、珠海、汕頭、海南； 事業(yè)部副總經(jīng)理 /職能部門副總經(jīng)理與部門經(jīng)理補助標準相同； 經(jīng)理助理、行政主管等享受主管待遇。 85 往來帳務管理制度 一、應收帳款管理 收款方針 業(yè)務人員在公司為其客戶提供了相應的服務或勞務后，應及時把廣告認定單交由客戶確認，并及時催收款項。 收 款時間：次月 13 日前。 回款方式：轉(zhuǎn)帳支票，非遠期、空頭或錯誤支票；現(xiàn)金；抵實物。嚴禁市場員墊付業(yè)務款，否則公司除追收客戶款，沒收市場員所墊款項，并通報批評。 部門人員調(diào)動或離職等，部門經(jīng)理必須監(jiān)督其業(yè)務款項的回收及移交，必須填寫移交清單一式四份，移交人、接受人、監(jiān)交人及財務部相關(guān)統(tǒng)計人員均應簽字，并報財務備案。接受人應核對帳單金額及是否經(jīng)過客戶確認。 未回款考核辦法 未回款處罰 1）由于業(yè)務人員失職造成的未回款，扣全額； 2）由于公司內(nèi)部原因造成的未 回款，分相關(guān)責任扣罰； 3）由于外部不可抗力造成的未回款，持相關(guān)部門證明，只扣業(yè)務成本。 未回款從個人收入中按比例核減，待回款后按以下方法返還： 1） 未回款額分三個月核扣，當月扣 10%，次月扣 30%，第三個月扣 60%； 2） 未回款扣款每月隨工資補發(fā)，三個月內(nèi)全部收回，補發(fā)全部扣款額，提成按 5%； 3） 若第 3個月仍未回收該款項，該市場員停止業(yè)務 ,專職收款 .在 3個月之后回款 ,待回款后只補發(fā)扣款額，不予提成。 未回款項不計入業(yè)績。 3 個月以上的未回 款如申請壞帳，則扣除該業(yè)務員該筆應收款30%的印刷成本，并處以 30%的罰款，其直接主管或經(jīng)理督帳不利，同時處以 5%的罰款。 若市場員連續(xù)兩個月無未回款且業(yè)績均在部門任務額以上，則酌情給予獎勵。由市場員申報，部門經(jīng)理審批，財務部審核后在工資中發(fā)放。 財務部對部門未回款進行監(jiān)督。對 3個月以上部門未回款財務部上報公司總裁。 對預收款，按 1%