【文章內(nèi)容簡介】 g China Stone Human Resource Consulting 49 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 Beijing China Stone Human Resource Consulting 50 第四回 會議組織管理 會議時間安排： ◆ 上午 89點之間： 正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 ◆ 上午 910點之間： 員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。 ◆ 上午 1012點或下午 13點之間： 最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。 ◆ 下午 35點之間： 最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。 Beijing China Stone Human Resource Consulting 51 第四回 會議組織管理 會議時間安排： ◆ 會議長度：一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應(yīng)超過兩個小時。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持 45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點是一小時 ◆ 如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決 ◆ 如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時間段 Beijing China Stone Human Resource Consulting 52 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 Beijing China Stone Human Resource Consulting 53 第四回 會議組織管理 會議地點與會場布置： ■ 會議地點不應(yīng)設(shè)在經(jīng)常會被打斷的地方 ■ 在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松 ■ 長桌比較適合指令為主的會議，圓桌可以定調(diào)為非正式 ■ 使全體與會者既能看見又能被看見 ■ 座位之間留有一臂長的距離，與會者不能受太陽暴曬 ■ 考慮多種座位方案，選擇最合適的一種 ■ 將電話轉(zhuǎn)移出會場，請參會人關(guān)閉移動電話 Beijing China Stone Human Resource Consulting 54 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 Beijing China Stone Human Resource Consulting 55 第四回 會議組織管理 會議控制：時間控制 ■ 將會議安排在午餐之前，比較容易按時結(jié)束 ■ 設(shè)置鐘表，指定會議的時間管理人 ■ 按時開始，按時結(jié)束，讓遲到者明白他們的行為對會議不利 ■ 主持人應(yīng)在會議開始重申會議的議程 ■ 發(fā)言者應(yīng)事先進(jìn)行準(zhǔn)備，簡潔明了，并控制發(fā)言時間 ■ 一個議題討論基本成型之后，為了節(jié)約時間，主持人要迅速 總結(jié)，并將會議迅速導(dǎo)入下一個階段 Beijing China Stone Human Resource Consulting 56 第四回 會議組織管理 會議控制：流程控制 ■ 一旦出現(xiàn)討論跑題，迅速糾正 ■ 將到時尚未解決的問題，開進(jìn)“停車場” ■ 將復(fù)雜問題交給一個工作小組，會后再進(jìn)行匯報 ■ 如與會者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵其會后完善 ■ 制止支流辯論和私下交流 ■ 按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)注意控制時間與方向 ■ 不要重復(fù)別人的觀點和已經(jīng)提出的問題 ■ 用片刻沉默將會議從爭吵帶回到理智中來 ■ 果斷制止無謂爭論或有損會議氛圍的爭吵 Beijing China Stone Human Resource Consulting 57 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 Beijing China Stone Human Resource Consulting 58 第四回 會議組織管理 先聽一個小故事！ － 大師的鞋帶 Beijing China Stone Human Resource Consulting 59 第四回 會議組織管理 故事的哲理：保護(hù)發(fā)言者的熱情與積極性 人都有自己的性格，當(dāng)自己的意見被打擊時，就會沉默寡言或者奮起反擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否定別人的觀點，而是應(yīng)當(dāng)盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護(hù)發(fā)言者的熱情。 Beijing China Stone Human Resource Consulting 60 第四回 會議組織管理 再聽一個小故事！ － 記者與孩子 Beijing China Stone Human Resource Consulting 61 第四回 會議組織管理 故事的哲理：換個角度看問題，海闊天地寬 相同的聲音容易聽到，不同的聲音最難得。意見不同是好事，只有意見不同，結(jié)論才能全面。為了達(dá)到這樣的效果，甚至有人故意扮黑臉。當(dāng)我們聽到不同的聲音的時候，先不要急于否定，換個角度看看，也許別人的見解對自己會很有幫助，一個善于取長補短的會議者才是真正的“善會者”。 Beijing China Stone Human Resource Consulting 62 第四回 會議組織管理 還有一個小故事！ － 博士生與本科生 Beijing China Stone Human Resource Consulting 63 第四回 會議組織管理 故事的哲理：尊重別人 三人行，必有我?guī)?，會議應(yīng)當(dāng)樹立對事不對人的原則，樹立相互尊重的氛圍。只有從心底里尊重其他的與會者，才能真正聽得進(jìn)別人的見解，才能做到真正的“善會”。 不尊重別人的表現(xiàn)包括： ● 人身攻擊，惡語傷人 ● 羞辱、譏諷別人 ● 隨意打斷別人的發(fā)言，等等 Beijing China Stone Human Resource Consulting 64 第四回 會議組織管理 會議溝通三部曲 會前溝通： 交流會議的有關(guān)信息，對會議的目標(biāo)、議程和時間等達(dá)成一致，以減少會議中的沖突，提高會議效率。 會中溝通： 在開會時應(yīng)該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；不要心存成見，也不要打斷對方講話；要善解人意，做到心領(lǐng)神會。不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時，要誠懇謙虛。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。 會后溝通： 會議結(jié)束后，主席要及時與承擔(dān)任務(wù)者溝通，詢問需要的支持，并給予鼓勵；還要與持不同意見者溝通，肯定他的意見的合理處，及做出決定的原因，鼓勵他繼續(xù)努力，發(fā)揮更大的能力。 Beijing China Stone Human Resource Consulting 65 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 Beijing China Stone Human Resource Consulting 66 第四回 會議組織管理 會議成果 ■ 時刻檢討：我們的會議是否在為我們既定的目標(biāo)服務(wù) ■ 每一項議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄 ■ 會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決 ■ 如果時間允許，對于“停車場”內(nèi)停放的內(nèi)容進(jìn)行處理 ■ 對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時間 ■ 如有必要，確定下次會議的大體時間 ■ 會議結(jié)束，迅速形成會議紀(jì)要，請會議主席批準(zhǔn)、下發(fā) ■ 任命一個會議決議的督辦人 Beijing China Stone Human Resource Consulting 67 第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間 地點 控制 跟進(jìn) 會議 成果