【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 要團(tuán)結(jié) ? 保持冷靜，如果失去泠靜，你就錯(cuò)了 ─其他人也一樣 72 會(huì)議有效性檢測(cè)表 1. 議程表是否發(fā)送及時(shí)以保證出席？ 2. 議程順序安排合理嗎鎮(zhèn) ? 3. 給每一細(xì)目安排的時(shí)間充足嗎？ 4. 會(huì)議室布置合適嗎？ 5. 適當(dāng)?shù)娜藛T參加會(huì)議？ 6. 會(huì)議按時(shí)開始嗎？ 7. 與會(huì)者知道他們?yōu)槭颤N被邀請(qǐng)嗎？ 8. 理解會(huì)議目標(biāo)嗎？ 9. 每項(xiàng)議程細(xì)目的目標(biāo)清楚嗎？ 10. 會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行且不允許離題嗎？ 11. 所有與會(huì)者均得以參加嗎？ 12. 與會(huì)者相互聆聽嗎？ 13. 領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)控制嗎？ 14. 會(huì)議是一種積極向上的氣氛嗎？ 15. 會(huì)議按時(shí)結(jié)束嗎？ 16. 決議和行動(dòng)細(xì)目形成文件並分發(fā)了嗎？ 17. 會(huì)議是對(duì)時(shí)間有價(jià)值地利用嗎？ 1 2 3 4 5 73 使會(huì)議有效 ? 會(huì)後 ? 會(huì)後二十四小時(shí)之內(nèi)公布會(huì)議成果?？偨Y(jié)文件應(yīng)該簡(jiǎn)潔，如果可能，儘量寫在一張紙上。總結(jié)文件應(yīng)該明確所做的決定，並列出行動(dòng)細(xì)目，包括誰(shuí)負(fù)責(zé)、預(yù)計(jì)完成日期和預(yù)期的交付物。 74 會(huì)議後的決議 ─行動(dòng)細(xì)目表 行動(dòng) 負(fù)責(zé)人 完成日期 評(píng)審系統(tǒng)要求文件 涂順章 六月五日 安排與客戶的評(píng)審會(huì)議 王軍科 六月十日 將對(duì)計(jì)算機(jī)的定單從 15改為20 龔浩 六月十日 評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)輸入的條形碼和光學(xué)特徵辨認(rèn)系統(tǒng) 金燕 六月八日 75 項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào) ? 項(xiàng)目組經(jīng)常要簡(jiǎn)報(bào)，可能是對(duì)客戶或公司的高層主管、團(tuán)隊(duì)本身等等。 ? 一般的主題是 ? 項(xiàng)目的總體看法 ? 項(xiàng)目的進(jìn)展 ? 威脇項(xiàng)目目標(biāo)成功實(shí)現(xiàn)的一個(gè)嚴(yán)重問題等等 76 簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備 ? 確定簡(jiǎn)報(bào)的目的 ? 了解聽眾 ? 做一個(gè)簡(jiǎn)報(bào)提綱 ? 使用聽眾聽得懂的簡(jiǎn)單語(yǔ)言 ? 準(zhǔn)備一些在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)用的或要參考的便條或最終提綱 ? 練習(xí)、練習(xí)、再練習(xí) ? 準(zhǔn)備直觀教具並進(jìn)行測(cè)試 ? 復(fù)印散發(fā)材料 ? 事先準(zhǔn)備好直觀設(shè)備 ? 當(dāng)會(huì)議室空著或無(wú)人使用時(shí)，進(jìn)去感受一下環(huán)境 77 簡(jiǎn)報(bào)的過程 ? 感覺有點(diǎn)緊張是意料之中，所有的演講者都有這種感受。 ? 要熟知你開場(chǎng)白是什麼。 ? 在你講話時(shí)用的方法：首先告訴聽眾你要講些什麼；其次講給他們聽；最後告訴他們你講了些什麼 ? 面對(duì)聽眾講，不要對(duì)著簡(jiǎn)報(bào)稿 ? 講話要清楚、自信 ? 適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用氣勢(shì)有於立論 ? 不要站在你的直觀教具前 78 簡(jiǎn)報(bào)的過程 ? 按邏輯推理講述你的 “ 故事 ” ，以此建立起他人對(duì)你簡(jiǎn)報(bào)的興趣。 ? 提網(wǎng)中要列明你的重點(diǎn) ? 講要點(diǎn)時(shí)，向聽眾解辭它們?yōu)槭颤N重要 ? 在轉(zhuǎn)向下一個(gè)細(xì)目前，總結(jié)你對(duì)這項(xiàng)特別細(xì)目的觀點(diǎn)。 ? 在適當(dāng)情況下，留出時(shí)間與聽眾交流。 ? 回答問題時(shí)，要真誠(chéng)、率直、有信心。 79 項(xiàng)目報(bào)告 ? 進(jìn)展報(bào)告：一定要記住進(jìn)展報(bào)告不是活動(dòng)報(bào)告，不要把活動(dòng)或事項(xiàng)與進(jìn)展和完成混淆?？蛻籼貏e感興趣的是項(xiàng)目的完成，即為完成項(xiàng)目目標(biāo)取得了那些進(jìn)展，而不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正從事那些活動(dòng)。要點(diǎn)： ? 自上一次報(bào)告以來(lái)的成績(jī) ? 項(xiàng)目實(shí)施當(dāng)前情況 ? 成本 ? 進(jìn)度 ? 工作範(fàn)圍 ? 對(duì)以前明確問題解決的進(jìn)展 ? 自上次以來(lái)的問題或潛在問題 ? 計(jì)劃糾正措施 ? 下一報(bào)告期內(nèi)預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)的里程碑 80 項(xiàng)目報(bào)告 ? 最後報(bào)告：項(xiàng)目最後報(bào)告通常是項(xiàng)目總結(jié)，主要項(xiàng)目如下： ? 客戶的最初需要 ? 最初的項(xiàng)目目標(biāo) ? 客戶的最初要求 ? 作為項(xiàng)目結(jié)果，客戶的實(shí)際利益和預(yù)期利益的對(duì)比 ? 初始項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度，如果沒有實(shí)現(xiàn)，應(yīng)附有說明 ? 項(xiàng)目的簡(jiǎn)要描述 ? 善後事項(xiàng)。這部份內(nèi)容包括為提高或擴(kuò)大項(xiàng)目成果，客戶在將來(lái)可能考慮的活動(dòng)。 ? 一張可以提供給客戶的所有交付物 (設(shè)備、原材料、軟件以及圖樣和報(bào)告等文件 )的一覽表。 ? 一個(gè)系統(tǒng)或設(shè)備最後通過測(cè)試的測(cè)試數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上客戶接受該項(xiàng)目結(jié)果。 81 寫報(bào)告的注意事項(xiàng) ? 報(bào)告要簡(jiǎn)明 ? 所寫的和所講的要保持一致 ? 在報(bào)告中每一段先寫出最重要的論點(diǎn) ? 如果可能，就用圖，如圖表、圖解、表格或圖片 ? 和注意報(bào)告內(nèi)容一樣，要注意格式 82 做好計(jì)劃 83 計(jì)劃的原則 ? 計(jì)劃的本質(zhì)是在你真正開始一個(gè)項(xiàng)目前，先停下來(lái)思考，以考慮如何能把它做得更好。 ? 把精力集中在工作上，而不是它使你看起來(lái)好一些還是壞一些。 ? 當(dāng)面對(duì)問題時(shí)，通常要問一問公司以前如何處理，以便獲得更深刻的理解。 ? 避免過於樂觀的傾向，尤其是在項(xiàng)目初期 ─如果你認(rèn)為項(xiàng)目實(shí)際需要額外一個(gè)月的時(shí)間，就明確提出來(lái)。 ? 經(jīng)常召開項(xiàng)目會(huì)議，主要是為制定項(xiàng)目計(jì)劃。 84 計(jì)劃的原則 ? 不要僅靠一張圖表來(lái)表達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃 ─應(yīng)包括一個(gè)簡(jiǎn)潔的說明。 ? 一直向前看，你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也一樣。 ? 直到需要的資料均可獲得且正確後再確定計(jì)劃。 ? 保持項(xiàng)目計(jì)劃在分發(fā)、及時(shí)、全面、簡(jiǎn)潔、格式和一致性上的有效性。 85 項(xiàng)目目標(biāo) ? 計(jì)劃過程的第一步是確定項(xiàng)目目標(biāo) ─預(yù)期的結(jié)果或最終產(chǎn)品。目標(biāo)必須明確界定並要在執(zhí)行項(xiàng)目的組織或承約商和客戶之間達(dá)成一致意見。 ? 目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量。項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須容易被客戶和承約商識(shí)別。項(xiàng)目目標(biāo)是確定的，即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須提供的最終有形產(chǎn)品。 86 工作分析結(jié)構(gòu) ? 一旦項(xiàng)目目標(biāo)確定，下一步就是確定需要執(zhí)行那些工作要素或活動(dòng)來(lái)完成?？梢允褂枚N方法 ? 頭腦風(fēng)暴法：適合於小型項(xiàng)目。 ? 工作分析結(jié)構(gòu)：利用類似樹狀圖的方式來(lái)進(jìn)行展開。 87 消綱者市場(chǎng)研究Jim問卷調(diào)查表Susan報(bào)告Jim設(shè)計(jì)Susan反饋Steve軟件Andy報(bào)告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .188 專業(yè)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)公司總裁市場(chǎng)部副總裁財(cái)務(wù)部副總裁人力資源部副總裁項(xiàng)目副總裁工程度部副總裁制造部副總裁後勤部副總裁項(xiàng) 目管理經(jīng)理系統(tǒng)工程經(jīng) 理電子工程經(jīng) 理軟件工程經(jīng)理機(jī)械文件記錄經(jīng)理技術(shù)文件記錄經(jīng)理裝配部記錄經(jīng)理檢測(cè)部記錄生產(chǎn)部經(jīng) 理安裝部經(jīng)理培訓(xùn)部經(jīng)理項(xiàng) 目A客戶項(xiàng) 目B客戶項(xiàng) 目C客戶項(xiàng) 目A項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng) 目B項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng) 目C項(xiàng)目經(jīng)理J a c k項(xiàng)目A 團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目B 團(tuán)隊(duì)Be t hJ a c k項(xiàng)目C 團(tuán)隊(duì)J i mJ e f fJ o eJ u l i eM a g g i eC a t h yJ e nC a t t ryPa u lR o s eSt e v eR o s eDen n i sJ e s s i c aC h ri sC h ri sS h a r o nKa t i eKa t i eT y l e rG e rri W e n d yHan n a h矩陣型組織結(jié)構(gòu) 89 責(zé)任矩陣 ? 責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個(gè)人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具，因?yàn)樗鼜?qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作細(xì)目由誰(shuí)負(fù)責(zé)，並表明每個(gè)人的角色在整個(gè)項(xiàng)目中的地位。 90 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報(bào)告系統(tǒng) P S S S S 1 問題界定 收集數(shù)據(jù) 可行性研究 準(zhǔn)備報(bào)告 P P S S S P S P S S S S S 2 系統(tǒng)分析 會(huì)晤用戶 研究現(xiàn)有系統(tǒng) 明確用戶要求 準(zhǔn)備報(bào)告 P P P S S P S P S S 91 針對(duì)細(xì)目工作項(xiàng)界定活動(dòng) ? 針對(duì)在工作分析以及責(zé)任矩陣中界定出來(lái)的工作細(xì)項(xiàng)，應(yīng)由細(xì)項(xiàng)負(fù)責(zé)人或責(zé)任小組來(lái)界定。例如在工作分析中， ? 設(shè)計(jì)貨攤 ? 確定材料 ? 購(gòu)買材料 ? 組建貨攤 ? 油漆貨攤 ? 拆除貨攤 ? 將貨攤移至節(jié)日地點(diǎn)重新安裝 ? 折卸貨攤並送回倉(cāng)庫(kù) 92 制定網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 ? 網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃是一種在項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度安排和控制工作中很有用的技術(shù)，它由許多相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)組成。主要有三種 ? PERT(使用節(jié)點(diǎn)圖，比較簡(jiǎn)易直觀 ) ? CPM ? GANTT 93 節(jié)點(diǎn)圖說明 活動(dòng)描述 活動(dòng)序號(hào) 負(fù)責(zé)人 工期估計(jì) 最早開始 時(shí)間 最早結(jié)束 時(shí)間 最遲開始 時(shí)間 最遲結(jié)束 時(shí)間 94 箭形圖 活動(dòng)描述 事件 每項(xiàng)活 動(dòng)由且僅由一個(gè)箭頭表示。 箭頭的長(zhǎng)度和斜度與活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間或重要性沒有關(guān)係。 給每個(gè)事件而不是每一個(gè)活動(dòng)指定一個(gè)唯一號(hào)碼。 網(wǎng)絡(luò)圖中每一事件必須有唯一的一個(gè)事件號(hào)，即網(wǎng)絡(luò)圖中不 會(huì)有相同的事件號(hào)。 每項(xiàng)活動(dòng)必須是由唯一的緊前和緊隨事件號(hào)組成。 95 1 2 不可以在兩個(gè)活動(dòng)是相同事件 96 A1B2C3不可以有迴路 97 A1C3B2D4節(jié)點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行 98 油漆地板1 5擺放家具2 1活動(dòng)描述活動(dòng)序號(hào) 工期估計(jì)活動(dòng)的工期估計(jì)[ 用節(jié)點(diǎn)表示活動(dòng)形式]圖解節(jié)點(diǎn)圖說明 99 1 2油漆地板153擺放家具活動(dòng)描述工期估計(jì)圖解事件序號(hào) 事件序號(hào)活動(dòng)的工期估計(jì)[用箭頭表示活動(dòng)形式]箭形圖說明 100 問題界定 系統(tǒng)分析 Beth Jim 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)開發(fā) Tyler Hannah 測(cè)試 實(shí)施 Maggie Beth 活 動(dòng) 負(fù)責(zé)人 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 GANTT圖 101 準(zhǔn)備房間11粉刷房間22漆房間帖面13準(zhǔn)備房間24粉刷房間25漆房間帖面26粉刷房間38房間貼面39準(zhǔn)備房間37a ) 用節(jié)點(diǎn)表示活動(dòng)形式準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間11 2 3 4 5 6 7 8 9 10粉刷房間2漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3房間貼面3b ) 用箭頭表示活動(dòng)形式順序執(zhí)行的活動(dòng) 102 準(zhǔn)備房間11a ) 用節(jié)點(diǎn)表示活動(dòng)形式漆房間帖面17粉刷房間14準(zhǔn)備房間22準(zhǔn)備房間33粉刷房間25粉刷房間36漆房間帖面28漆房間帖面39開始項(xiàng)目 完成項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行的活動(dòng) 103 準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間112 53 64 78粉刷房間1漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3漆房間貼面3b ) 用箭頭表示活動(dòng)形式同時(shí)進(jìn)行的活動(dòng) 104 消費(fèi)者市場(chǎng)研究項(xiàng)目的工作分析結(jié)構(gòu) ?識(shí)別目標(biāo)消費(fèi)者 ?設(shè)計(jì)初始問卷調(diào)查表 ?試驗(yàn)性測(cè)度問卷調(diào)查表 ?確定最終調(diào)查表 ?設(shè)計(jì)測(cè)試數(shù)據(jù) ?打印問卷調(diào)查表 ?準(zhǔn)備郵寄標(biāo)簽 ?郵寄問卷調(diào)查表并獲得反饋 ?開發(fā)軟件 ?測(cè)試軟件 ?輸入反饋數(shù)據(jù) ?分析結(jié)果 ?準(zhǔn)備報(bào)告 消綱者市場(chǎng)研究Jim問卷調(diào)查表Susan報(bào)告Jim設(shè)計(jì)Susan反饋Steve軟件Andy報(bào)告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .1105 銷售報(bào)告系統(tǒng)項(xiàng)目責(zé)任矩陣 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報(bào)告系統(tǒng) P S S S S