【文章內(nèi)容簡介】 要團結(jié) ? 保持冷靜，如果失去泠靜，你就錯了 ─其他人也一樣 72 會議有效性檢測表 1. 議程表是否發(fā)送及時以保證出席？ 2. 議程順序安排合理嗎鎮(zhèn) ? 3. 給每一細(xì)目安排的時間充足嗎？ 4. 會議室布置合適嗎？ 5. 適當(dāng)?shù)娜藛T參加會議？ 6. 會議按時開始嗎？ 7. 與會者知道他們?yōu)槭颤N被邀請嗎？ 8. 理解會議目標(biāo)嗎？ 9. 每項議程細(xì)目的目標(biāo)清楚嗎？ 10. 會議按計劃進(jìn)行且不允許離題嗎？ 11. 所有與會者均得以參加嗎？ 12. 與會者相互聆聽嗎？ 13. 領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)控制嗎？ 14. 會議是一種積極向上的氣氛嗎？ 15. 會議按時結(jié)束嗎？ 16. 決議和行動細(xì)目形成文件並分發(fā)了嗎？ 17. 會議是對時間有價值地利用嗎？ 1 2 3 4 5 73 使會議有效 ? 會後 ? 會後二十四小時之內(nèi)公布會議成果?？偨Y(jié)文件應(yīng)該簡潔，如果可能，儘量寫在一張紙上。總結(jié)文件應(yīng)該明確所做的決定，並列出行動細(xì)目，包括誰負(fù)責(zé)、預(yù)計完成日期和預(yù)期的交付物。 74 會議後的決議 ─行動細(xì)目表 行動 負(fù)責(zé)人 完成日期 評審系統(tǒng)要求文件 涂順章 六月五日 安排與客戶的評審會議 王軍科 六月十日 將對計算機的定單從 15改為20 龔浩 六月十日 評價數(shù)據(jù)輸入的條形碼和光學(xué)特徵辨認(rèn)系統(tǒng) 金燕 六月八日 75 項目簡報 ? 項目組經(jīng)常要簡報，可能是對客戶或公司的高層主管、團隊本身等等。 ? 一般的主題是 ? 項目的總體看法 ? 項目的進(jìn)展 ? 威脇項目目標(biāo)成功實現(xiàn)的一個嚴(yán)重問題等等 76 簡報的準(zhǔn)備 ? 確定簡報的目的 ? 了解聽眾 ? 做一個簡報提綱 ? 使用聽眾聽得懂的簡單語言 ? 準(zhǔn)備一些在簡報時用的或要參考的便條或最終提綱 ? 練習(xí)、練習(xí)、再練習(xí) ? 準(zhǔn)備直觀教具並進(jìn)行測試 ? 復(fù)印散發(fā)材料 ? 事先準(zhǔn)備好直觀設(shè)備 ? 當(dāng)會議室空著或無人使用時，進(jìn)去感受一下環(huán)境 77 簡報的過程 ? 感覺有點緊張是意料之中，所有的演講者都有這種感受。 ? 要熟知你開場白是什麼。 ? 在你講話時用的方法：首先告訴聽眾你要講些什麼；其次講給他們聽；最後告訴他們你講了些什麼 ? 面對聽眾講，不要對著簡報稿 ? 講話要清楚、自信 ? 適當(dāng)?shù)倪\用氣勢有於立論 ? 不要站在你的直觀教具前 78 簡報的過程 ? 按邏輯推理講述你的 “ 故事 ” ，以此建立起他人對你簡報的興趣。 ? 提網(wǎng)中要列明你的重點 ? 講要點時，向聽眾解辭它們?yōu)槭颤N重要 ? 在轉(zhuǎn)向下一個細(xì)目前，總結(jié)你對這項特別細(xì)目的觀點。 ? 在適當(dāng)情況下，留出時間與聽眾交流。 ? 回答問題時，要真誠、率直、有信心。 79 項目報告 ? 進(jìn)展報告：一定要記住進(jìn)展報告不是活動報告，不要把活動或事項與進(jìn)展和完成混淆?？蛻籼貏e感興趣的是項目的完成，即為完成項目目標(biāo)取得了那些進(jìn)展，而不是項目團隊正從事那些活動。要點： ? 自上一次報告以來的成績 ? 項目實施當(dāng)前情況 ? 成本 ? 進(jìn)度 ? 工作範(fàn)圍 ? 對以前明確問題解決的進(jìn)展 ? 自上次以來的問題或潛在問題 ? 計劃糾正措施 ? 下一報告期內(nèi)預(yù)計實現(xiàn)的里程碑 80 項目報告 ? 最後報告：項目最後報告通常是項目總結(jié)，主要項目如下： ? 客戶的最初需要 ? 最初的項目目標(biāo) ? 客戶的最初要求 ? 作為項目結(jié)果，客戶的實際利益和預(yù)期利益的對比 ? 初始項目目標(biāo)實現(xiàn)的程度，如果沒有實現(xiàn)，應(yīng)附有說明 ? 項目的簡要描述 ? 善後事項。這部份內(nèi)容包括為提高或擴大項目成果，客戶在將來可能考慮的活動。 ? 一張可以提供給客戶的所有交付物 (設(shè)備、原材料、軟件以及圖樣和報告等文件 )的一覽表。 ? 一個系統(tǒng)或設(shè)備最後通過測試的測試數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上客戶接受該項目結(jié)果。 81 寫報告的注意事項 ? 報告要簡明 ? 所寫的和所講的要保持一致 ? 在報告中每一段先寫出最重要的論點 ? 如果可能，就用圖，如圖表、圖解、表格或圖片 ? 和注意報告內(nèi)容一樣，要注意格式 82 做好計劃 83 計劃的原則 ? 計劃的本質(zhì)是在你真正開始一個項目前，先停下來思考，以考慮如何能把它做得更好。 ? 把精力集中在工作上，而不是它使你看起來好一些還是壞一些。 ? 當(dāng)面對問題時，通常要問一問公司以前如何處理，以便獲得更深刻的理解。 ? 避免過於樂觀的傾向，尤其是在項目初期 ─如果你認(rèn)為項目實際需要額外一個月的時間，就明確提出來。 ? 經(jīng)常召開項目會議，主要是為制定項目計劃。 84 計劃的原則 ? 不要僅靠一張圖表來表達(dá)項目計劃 ─應(yīng)包括一個簡潔的說明。 ? 一直向前看，你的項目團隊也一樣。 ? 直到需要的資料均可獲得且正確後再確定計劃。 ? 保持項目計劃在分發(fā)、及時、全面、簡潔、格式和一致性上的有效性。 85 項目目標(biāo) ? 計劃過程的第一步是確定項目目標(biāo) ─預(yù)期的結(jié)果或最終產(chǎn)品。目標(biāo)必須明確界定並要在執(zhí)行項目的組織或承約商和客戶之間達(dá)成一致意見。 ? 目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量。項目目標(biāo)的實現(xiàn)必須容易被客戶和承約商識別。項目目標(biāo)是確定的，即項目團隊必須提供的最終有形產(chǎn)品。 86 工作分析結(jié)構(gòu) ? 一旦項目目標(biāo)確定，下一步就是確定需要執(zhí)行那些工作要素或活動來完成?？梢允褂枚N方法 ? 頭腦風(fēng)暴法：適合於小型項目。 ? 工作分析結(jié)構(gòu)：利用類似樹狀圖的方式來進(jìn)行展開。 87 消綱者市場研究Jim問卷調(diào)查表Susan報告Jim設(shè)計Susan反饋Steve軟件Andy報告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .188 專業(yè)化計算機系統(tǒng)公司總裁市場部副總裁財務(wù)部副總裁人力資源部副總裁項目副總裁工程度部副總裁制造部副總裁後勤部副總裁項 目管理經(jīng)理系統(tǒng)工程經(jīng) 理電子工程經(jīng) 理軟件工程經(jīng)理機械文件記錄經(jīng)理技術(shù)文件記錄經(jīng)理裝配部記錄經(jīng)理檢測部記錄生產(chǎn)部經(jīng) 理安裝部經(jīng)理培訓(xùn)部經(jīng)理項 目A客戶項 目B客戶項 目C客戶項 目A項目經(jīng)理項 目B項目經(jīng)理項 目C項目經(jīng)理J a c k項目A 團隊項目B 團隊Be t hJ a c k項目C 團隊J i mJ e f fJ o eJ u l i eM a g g i eC a t h yJ e nC a t t ryPa u lR o s eSt e v eR o s eDen n i sJ e s s i c aC h ri sC h ri sS h a r o nKa t i eKa t i eT y l e rG e rri W e n d yHan n a h矩陣型組織結(jié)構(gòu) 89 責(zé)任矩陣 ? 責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具，因為它強調(diào)每一項工作細(xì)目由誰負(fù)責(zé)，並表明每個人的角色在整個項目中的地位。 90 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報告系統(tǒng) P S S S S 1 問題界定 收集數(shù)據(jù) 可行性研究 準(zhǔn)備報告 P P S S S P S P S S S S S 2 系統(tǒng)分析 會晤用戶 研究現(xiàn)有系統(tǒng) 明確用戶要求 準(zhǔn)備報告 P P P S S P S P S S 91 針對細(xì)目工作項界定活動 ? 針對在工作分析以及責(zé)任矩陣中界定出來的工作細(xì)項，應(yīng)由細(xì)項負(fù)責(zé)人或責(zé)任小組來界定。例如在工作分析中， ? 設(shè)計貨攤 ? 確定材料 ? 購買材料 ? 組建貨攤 ? 油漆貨攤 ? 拆除貨攤 ? 將貨攤移至節(jié)日地點重新安裝 ? 折卸貨攤並送回倉庫 92 制定網(wǎng)絡(luò)計劃 ? 網(wǎng)絡(luò)計劃是一種在項目的計劃、進(jìn)度安排和控制工作中很有用的技術(shù)，它由許多相互關(guān)聯(lián)的活動組成。主要有三種 ? PERT(使用節(jié)點圖，比較簡易直觀 ) ? CPM ? GANTT 93 節(jié)點圖說明 活動描述 活動序號 負(fù)責(zé)人 工期估計 最早開始 時間 最早結(jié)束 時間 最遲開始 時間 最遲結(jié)束 時間 94 箭形圖 活動描述 事件 每項活 動由且僅由一個箭頭表示。 箭頭的長度和斜度與活動的持續(xù)時間或重要性沒有關(guān)係。 給每個事件而不是每一個活動指定一個唯一號碼。 網(wǎng)絡(luò)圖中每一事件必須有唯一的一個事件號，即網(wǎng)絡(luò)圖中不 會有相同的事件號。 每項活動必須是由唯一的緊前和緊隨事件號組成。 95 1 2 不可以在兩個活動是相同事件 96 A1B2C3不可以有迴路 97 A1C3B2D4節(jié)點同時進(jìn)行 98 油漆地板1 5擺放家具2 1活動描述活動序號 工期估計活動的工期估計[ 用節(jié)點表示活動形式]圖解節(jié)點圖說明 99 1 2油漆地板153擺放家具活動描述工期估計圖解事件序號 事件序號活動的工期估計[用箭頭表示活動形式]箭形圖說明 100 問題界定 系統(tǒng)分析 Beth Jim 系統(tǒng)設(shè)計 系統(tǒng)開發(fā) Tyler Hannah 測試 實施 Maggie Beth 活 動 負(fù)責(zé)人 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 GANTT圖 101 準(zhǔn)備房間11粉刷房間22漆房間帖面13準(zhǔn)備房間24粉刷房間25漆房間帖面26粉刷房間38房間貼面39準(zhǔn)備房間37a ) 用節(jié)點表示活動形式準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間11 2 3 4 5 6 7 8 9 10粉刷房間2漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3房間貼面3b ) 用箭頭表示活動形式順序執(zhí)行的活動 102 準(zhǔn)備房間11a ) 用節(jié)點表示活動形式漆房間帖面17粉刷房間14準(zhǔn)備房間22準(zhǔn)備房間33粉刷房間25粉刷房間36漆房間帖面28漆房間帖面39開始項目 完成項目同時進(jìn)行的活動 103 準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間112 53 64 78粉刷房間1漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3漆房間貼面3b ) 用箭頭表示活動形式同時進(jìn)行的活動 104 消費者市場研究項目的工作分析結(jié)構(gòu) ?識別目標(biāo)消費者 ?設(shè)計初始問卷調(diào)查表 ?試驗性測度問卷調(diào)查表 ?確定最終調(diào)查表 ?設(shè)計測試數(shù)據(jù) ?打印問卷調(diào)查表 ?準(zhǔn)備郵寄標(biāo)簽 ?郵寄問卷調(diào)查表并獲得反饋 ?開發(fā)軟件 ?測試軟件 ?輸入反饋數(shù)據(jù) ?分析結(jié)果 ?準(zhǔn)備報告 消綱者市場研究Jim問卷調(diào)查表Susan報告Jim設(shè)計Susan反饋Steve軟件Andy報告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .1105 銷售報告系統(tǒng)項目責(zé)任矩陣 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報告系統(tǒng) P S S S S