【文章內(nèi)容簡介】 要團(tuán)結(jié) ? 保持冷靜，如果失去泠靜，你就錯了 ─其他人也一樣 72 會議有效性檢測表 1. 議程表是否發(fā)送及時以保證出席？ 2. 議程順序安排合理嗎鎮(zhèn) ? 3. 給每一細(xì)目安排的時間充足嗎？ 4. 會議室布置合適嗎？ 5. 適當(dāng)?shù)娜藛T參加會議？ 6. 會議按時開始嗎？ 7. 與會者知道他們?yōu)槭颤N被邀請嗎？ 8. 理解會議目標(biāo)嗎？ 9. 每項(xiàng)議程細(xì)目的目標(biāo)清楚嗎？ 10. 會議按計(jì)劃進(jìn)行且不允許離題嗎？ 11. 所有與會者均得以參加嗎？ 12. 與會者相互聆聽嗎？ 13. 領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)控制嗎？ 14. 會議是一種積極向上的氣氛嗎？ 15. 會議按時結(jié)束嗎？ 16. 決議和行動細(xì)目形成文件並分發(fā)了嗎？ 17. 會議是對時間有價值地利用嗎？ 1 2 3 4 5 73 使會議有效 ? 會後 ? 會後二十四小時之內(nèi)公布會議成果?？偨Y(jié)文件應(yīng)該簡潔，如果可能，儘量寫在一張紙上?？偨Y(jié)文件應(yīng)該明確所做的決定，並列出行動細(xì)目，包括誰負(fù)責(zé)、預(yù)計(jì)完成日期和預(yù)期的交付物。 74 會議後的決議 ─行動細(xì)目表 行動 負(fù)責(zé)人 完成日期 評審系統(tǒng)要求文件 涂順章 六月五日 安排與客戶的評審會議 王軍科 六月十日 將對計(jì)算機(jī)的定單從 15改為20 龔浩 六月十日 評價數(shù)據(jù)輸入的條形碼和光學(xué)特徵辨認(rèn)系統(tǒng) 金燕 六月八日 75 項(xiàng)目簡報(bào) ? 項(xiàng)目組經(jīng)常要簡報(bào)，可能是對客戶或公司的高層主管、團(tuán)隊(duì)本身等等。 ? 一般的主題是 ? 項(xiàng)目的總體看法 ? 項(xiàng)目的進(jìn)展 ? 威脇項(xiàng)目目標(biāo)成功實(shí)現(xiàn)的一個嚴(yán)重問題等等 76 簡報(bào)的準(zhǔn)備 ? 確定簡報(bào)的目的 ? 了解聽眾 ? 做一個簡報(bào)提綱 ? 使用聽眾聽得懂的簡單語言 ? 準(zhǔn)備一些在簡報(bào)時用的或要參考的便條或最終提綱 ? 練習(xí)、練習(xí)、再練習(xí) ? 準(zhǔn)備直觀教具並進(jìn)行測試 ? 復(fù)印散發(fā)材料 ? 事先準(zhǔn)備好直觀設(shè)備 ? 當(dāng)會議室空著或無人使用時，進(jìn)去感受一下環(huán)境 77 簡報(bào)的過程 ? 感覺有點(diǎn)緊張是意料之中，所有的演講者都有這種感受。 ? 要熟知你開場白是什麼。 ? 在你講話時用的方法：首先告訴聽眾你要講些什麼；其次講給他們聽；最後告訴他們你講了些什麼 ? 面對聽眾講，不要對著簡報(bào)稿 ? 講話要清楚、自信 ? 適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用氣勢有於立論 ? 不要站在你的直觀教具前 78 簡報(bào)的過程 ? 按邏輯推理講述你的 “ 故事 ” ，以此建立起他人對你簡報(bào)的興趣。 ? 提網(wǎng)中要列明你的重點(diǎn) ? 講要點(diǎn)時，向聽眾解辭它們?yōu)槭颤N重要 ? 在轉(zhuǎn)向下一個細(xì)目前，總結(jié)你對這項(xiàng)特別細(xì)目的觀點(diǎn)。 ? 在適當(dāng)情況下，留出時間與聽眾交流。 ? 回答問題時，要真誠、率直、有信心。 79 項(xiàng)目報(bào)告 ? 進(jìn)展報(bào)告：一定要記住進(jìn)展報(bào)告不是活動報(bào)告，不要把活動或事項(xiàng)與進(jìn)展和完成混淆?？蛻籼貏e感興趣的是項(xiàng)目的完成，即為完成項(xiàng)目目標(biāo)取得了那些進(jìn)展，而不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正從事那些活動。要點(diǎn)： ? 自上一次報(bào)告以來的成績 ? 項(xiàng)目實(shí)施當(dāng)前情況 ? 成本 ? 進(jìn)度 ? 工作範(fàn)圍 ? 對以前明確問題解決的進(jìn)展 ? 自上次以來的問題或潛在問題 ? 計(jì)劃糾正措施 ? 下一報(bào)告期內(nèi)預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)的里程碑 80 項(xiàng)目報(bào)告 ? 最後報(bào)告：項(xiàng)目最後報(bào)告通常是項(xiàng)目總結(jié)，主要項(xiàng)目如下： ? 客戶的最初需要 ? 最初的項(xiàng)目目標(biāo) ? 客戶的最初要求 ? 作為項(xiàng)目結(jié)果，客戶的實(shí)際利益和預(yù)期利益的對比 ? 初始項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度，如果沒有實(shí)現(xiàn)，應(yīng)附有說明 ? 項(xiàng)目的簡要描述 ? 善後事項(xiàng)。這部份內(nèi)容包括為提高或擴(kuò)大項(xiàng)目成果，客戶在將來可能考慮的活動。 ? 一張可以提供給客戶的所有交付物 (設(shè)備、原材料、軟件以及圖樣和報(bào)告等文件 )的一覽表。 ? 一個系統(tǒng)或設(shè)備最後通過測試的測試數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上客戶接受該項(xiàng)目結(jié)果。 81 寫報(bào)告的注意事項(xiàng) ? 報(bào)告要簡明 ? 所寫的和所講的要保持一致 ? 在報(bào)告中每一段先寫出最重要的論點(diǎn) ? 如果可能，就用圖，如圖表、圖解、表格或圖片 ? 和注意報(bào)告內(nèi)容一樣，要注意格式 82 做好計(jì)劃 83 計(jì)劃的原則 ? 計(jì)劃的本質(zhì)是在你真正開始一個項(xiàng)目前，先停下來思考，以考慮如何能把它做得更好。 ? 把精力集中在工作上，而不是它使你看起來好一些還是壞一些。 ? 當(dāng)面對問題時，通常要問一問公司以前如何處理，以便獲得更深刻的理解。 ? 避免過於樂觀的傾向，尤其是在項(xiàng)目初期 ─如果你認(rèn)為項(xiàng)目實(shí)際需要額外一個月的時間，就明確提出來。 ? 經(jīng)常召開項(xiàng)目會議，主要是為制定項(xiàng)目計(jì)劃。 84 計(jì)劃的原則 ? 不要僅靠一張圖表來表達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃 ─應(yīng)包括一個簡潔的說明。 ? 一直向前看，你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也一樣。 ? 直到需要的資料均可獲得且正確後再確定計(jì)劃。 ? 保持項(xiàng)目計(jì)劃在分發(fā)、及時、全面、簡潔、格式和一致性上的有效性。 85 項(xiàng)目目標(biāo) ? 計(jì)劃過程的第一步是確定項(xiàng)目目標(biāo) ─預(yù)期的結(jié)果或最終產(chǎn)品。目標(biāo)必須明確界定並要在執(zhí)行項(xiàng)目的組織或承約商和客戶之間達(dá)成一致意見。 ? 目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量。項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須容易被客戶和承約商識別。項(xiàng)目目標(biāo)是確定的，即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須提供的最終有形產(chǎn)品。 86 工作分析結(jié)構(gòu) ? 一旦項(xiàng)目目標(biāo)確定，下一步就是確定需要執(zhí)行那些工作要素或活動來完成。可以使用二種方法 ? 頭腦風(fēng)暴法：適合於小型項(xiàng)目。 ? 工作分析結(jié)構(gòu)：利用類似樹狀圖的方式來進(jìn)行展開。 87 消綱者市場研究Jim問卷調(diào)查表Susan報(bào)告Jim設(shè)計(jì)Susan反饋Steve軟件Andy報(bào)告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .188 專業(yè)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)公司總裁市場部副總裁財(cái)務(wù)部副總裁人力資源部副總裁項(xiàng)目副總裁工程度部副總裁制造部副總裁後勤部副總裁項(xiàng) 目管理經(jīng)理系統(tǒng)工程經(jīng) 理電子工程經(jīng) 理軟件工程經(jīng)理機(jī)械文件記錄經(jīng)理技術(shù)文件記錄經(jīng)理裝配部記錄經(jīng)理檢測部記錄生產(chǎn)部經(jīng) 理安裝部經(jīng)理培訓(xùn)部經(jīng)理項(xiàng) 目A客戶項(xiàng) 目B客戶項(xiàng) 目C客戶項(xiàng) 目A項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng) 目B項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng) 目C項(xiàng)目經(jīng)理J a c k項(xiàng)目A 團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目B 團(tuán)隊(duì)Be t hJ a c k項(xiàng)目C 團(tuán)隊(duì)J i mJ e f fJ o eJ u l i eM a g g i eC a t h yJ e nC a t t ryPa u lR o s eSt e v eR o s eDen n i sJ e s s i c aC h ri sC h ri sS h a r o nKa t i eKa t i eT y l e rG e rri W e n d yHan n a h矩陣型組織結(jié)構(gòu) 89 責(zé)任矩陣 ? 責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具，因?yàn)樗鼜?qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作細(xì)目由誰負(fù)責(zé)，並表明每個人的角色在整個項(xiàng)目中的地位。 90 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報(bào)告系統(tǒng) P S S S S 1 問題界定 收集數(shù)據(jù) 可行性研究 準(zhǔn)備報(bào)告 P P S S S P S P S S S S S 2 系統(tǒng)分析 會晤用戶 研究現(xiàn)有系統(tǒng) 明確用戶要求 準(zhǔn)備報(bào)告 P P P S S P S P S S 91 針對細(xì)目工作項(xiàng)界定活動 ? 針對在工作分析以及責(zé)任矩陣中界定出來的工作細(xì)項(xiàng)，應(yīng)由細(xì)項(xiàng)負(fù)責(zé)人或責(zé)任小組來界定。例如在工作分析中， ? 設(shè)計(jì)貨攤 ? 確定材料 ? 購買材料 ? 組建貨攤 ? 油漆貨攤 ? 拆除貨攤 ? 將貨攤移至節(jié)日地點(diǎn)重新安裝 ? 折卸貨攤並送回倉庫 92 制定網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 ? 網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃是一種在項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度安排和控制工作中很有用的技術(shù)，它由許多相互關(guān)聯(lián)的活動組成。主要有三種 ? PERT(使用節(jié)點(diǎn)圖，比較簡易直觀 ) ? CPM ? GANTT 93 節(jié)點(diǎn)圖說明 活動描述 活動序號 負(fù)責(zé)人 工期估計(jì) 最早開始 時間 最早結(jié)束 時間 最遲開始 時間 最遲結(jié)束 時間 94 箭形圖 活動描述 事件 每項(xiàng)活 動由且僅由一個箭頭表示。 箭頭的長度和斜度與活動的持續(xù)時間或重要性沒有關(guān)係。 給每個事件而不是每一個活動指定一個唯一號碼。 網(wǎng)絡(luò)圖中每一事件必須有唯一的一個事件號，即網(wǎng)絡(luò)圖中不 會有相同的事件號。 每項(xiàng)活動必須是由唯一的緊前和緊隨事件號組成。 95 1 2 不可以在兩個活動是相同事件 96 A1B2C3不可以有迴路 97 A1C3B2D4節(jié)點(diǎn)同時進(jìn)行 98 油漆地板1 5擺放家具2 1活動描述活動序號 工期估計(jì)活動的工期估計(jì)[ 用節(jié)點(diǎn)表示活動形式]圖解節(jié)點(diǎn)圖說明 99 1 2油漆地板153擺放家具活動描述工期估計(jì)圖解事件序號 事件序號活動的工期估計(jì)[用箭頭表示活動形式]箭形圖說明 100 問題界定 系統(tǒng)分析 Beth Jim 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)開發(fā) Tyler Hannah 測試 實(shí)施 Maggie Beth 活 動 負(fù)責(zé)人 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 GANTT圖 101 準(zhǔn)備房間11粉刷房間22漆房間帖面13準(zhǔn)備房間24粉刷房間25漆房間帖面26粉刷房間38房間貼面39準(zhǔn)備房間37a ) 用節(jié)點(diǎn)表示活動形式準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間11 2 3 4 5 6 7 8 9 10粉刷房間2漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3房間貼面3b ) 用箭頭表示活動形式順序執(zhí)行的活動 102 準(zhǔn)備房間11a ) 用節(jié)點(diǎn)表示活動形式漆房間帖面17粉刷房間14準(zhǔn)備房間22準(zhǔn)備房間33粉刷房間25粉刷房間36漆房間帖面28漆房間帖面39開始項(xiàng)目 完成項(xiàng)目同時進(jìn)行的活動 103 準(zhǔn)備房間3準(zhǔn)備房間112 53 64 78粉刷房間1漆房間帖面1準(zhǔn)備房間2粉刷房間2漆房間帖面2粉刷房間3漆房間貼面3b ) 用箭頭表示活動形式同時進(jìn)行的活動 104 消費(fèi)者市場研究項(xiàng)目的工作分析結(jié)構(gòu) ?識別目標(biāo)消費(fèi)者 ?設(shè)計(jì)初始問卷調(diào)查表 ?試驗(yàn)性測度問卷調(diào)查表 ?確定最終調(diào)查表 ?設(shè)計(jì)測試數(shù)據(jù) ?打印問卷調(diào)查表 ?準(zhǔn)備郵寄標(biāo)簽 ?郵寄問卷調(diào)查表并獲得反饋 ?開發(fā)軟件 ?測試軟件 ?輸入反饋數(shù)據(jù) ?分析結(jié)果 ?準(zhǔn)備報(bào)告 消綱者市場研究Jim問卷調(diào)查表Susan報(bào)告Jim設(shè)計(jì)Susan反饋Steve軟件Andy報(bào)告Jim1 .01 .21 .12 .02 .22 .1105 銷售報(bào)告系統(tǒng)項(xiàng)目責(zé)任矩陣 WBS 工作細(xì)目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報(bào)告系統(tǒng) P S S S S