【文章內(nèi)容簡介】 法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點： ? 肯定會議的重要性； ? 評價過去的工作； ? 點出當前值得注意的問題； ? 指明今后的方向和目標； ? 評價會議中心議題； ? 提出原則性的意見，向大會提出希望。 ? 就形式來講應(yīng)分標題、正文、結(jié)尾三部分。 4．閉幕詞： 閉幕詞是黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。 一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容： ? 對會議完成任務(wù)的概括 ? 對會議的評價 ? 對服務(wù)部門與人員的感謝 ? 會議報告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機構(gòu)或有關(guān)代表會議所做的工作匯報。 ? 會議報告的內(nèi)容主要包括： ? （ 1）標題：可采用正、副標題的形式 (正標題概括報告的中心內(nèi)容，副標題標出會議名稱，作者名稱置于其下 )；或?qū)憺椤? 在 工作會議上所做的報告”。 ? （ 2）成文日期：用圓括號標于標題之下 (如作者單列，則標于作者之下 )。 ? （ 3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。 ? （ 4）正文：闡述會議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；總結(jié)過去的工作，提出當前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請會議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號召結(jié)束全文。 四、起草會議報告、決議草案 五、準備會議材料的要求 ? 1．秘書草擬會議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認后，開始準備。 ? 2．認真校對會議文件 ? 3．按照與會人員名單，準備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明 “ 會議文件 ” 等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。 ? 4．分發(fā)重要文件一般要編號、登記。 ? 5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。 案例分析 ? ：秘書李婷的困惑 ? ： ? （ 1）天瑞公司雜亂的會議資料 ? （ 2）在中國國際 展覽會開幕式上的講話 ? （ 3）祝酒詞 ? （ 4） 市人大會議閉幕詞 ? 開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第五節(jié) 制發(fā)會議證件 一、會議證件的概念 ? 會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。 ? 一般來說，制發(fā)證件只限于大型會議或重要會議，而通常的小型會議，不必制發(fā)證件。 二、會議證件的作用 （ 1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和會場的管理。 （ 2）便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。 （ 3）憑證出入會場，保證會議安全。 （ 4）便于統(tǒng)計出席人數(shù)。 （ 5）給與會者留作紀念。 ? 會議證件是會議舉行期間供與會人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。 ? 包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。 三、會議證件的種類 ? 1．會議名稱，必須寫全稱。 ? 2．會徽。 ? 3．姓名。 ? 4．照片。 ? 5．證件種類， ? 6．組別或代表團名稱。 ? 7．證件編號， ? 8．會議日期 四、會議證件上的內(nèi)容 ? 1．佩戴在與會者身上的證件 ? 粘性標簽 ? 系帶的卡片 ? 有夾子的卡片 ? 2．臺簽式的姓名卡片（“桌簽”） ? 3．坐簽式的姓名卡片（“坐簽”） 五、證件的樣式與制作 六、證件設(shè)計注意事項 1. 內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼 (先生、女士、小姐等 )、身份 (職務(wù)、職稱等 )、組織或公司的名稱。 2. 在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。 3. 重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當用不同的顏色和字體相區(qū)別。 4. 姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟適用美觀大方。 5. 姓名卡片在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。 6. 會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會、代表大會的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會議可以采用藍色襯底。 7. 涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。 案例分析 ? ：人大會議參會證件知多少？ ? ： ? （ 1）新加坡中僑集團日升培訓(xùn)機構(gòu)學(xué)員坐簽 （ 2） 2022年商務(wù)統(tǒng)計國際研討會代表證 ? （ 3） 2022年東北亞經(jīng)濟論壇工作手冊中關(guān)于會議證件的規(guī)定。 ? 開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第六節(jié) 會場布置 一、會場布置的意義 ? 會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內(nèi)容一致，對會議效果會產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。 二、會場布置的內(nèi)容 ? 1. 會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式 ? 2. 安排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法 ? 3. 布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標語、氣味等。 ? 4. 布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標、會徽等） 三、會場布置的形式 ? 1．相對式 ? 主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。 ? 2．全圍式 ? 會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神， ? 3．半圍式 ? 在主席臺的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。 ? 4．分散式 ? 將會場分成若干個中心，每個中心設(shè)一桌席，這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧。 ? ， 把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準，從左至右橫向依次排列座次。 ? ， 按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團順序從前向后依次縱向排列。 ? ， 這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。 四、會議座位安排技巧 ? （ 1）在主席臺或會議桌上擺放名簽 ? （ 2）在與會人員出席證上注明座次 (某排某號 ) ? （ 3）印制座次圖表 五、座次標識方法 六、環(huán)境布置 ? 1．主席臺的裝飾 ? 2．會場背景的裝飾 ? 3．色調(diào)的選擇 ? 4．花卉的布置 ? 5．會場的氣味效應(yīng) 七、主席臺布置技巧 ? 1．主席臺座次的排列 ? 2．講臺 ? 3．揭幕架 ? 4．會標 ? 5．會微 ? 6．天幕、臺布與花卉 案例分析 ? ：公司年度總結(jié)大會座次安排 ? ： 2022年商務(wù)統(tǒng)計國際研討會 ? 開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。 本章綜合練習(xí) ? 1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午 4：006： 00召開公司部門經(jīng)理例會，會議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理、副經(jīng)理共計 30人參加會議，總經(jīng)理秘書做會議記錄，如果你是辦公室秘書，你應(yīng)該做哪些準備工作？ ? 2．天津潤迅有限公司將于 2022年 1月 10日，在公司大禮堂舉行 2022年度表彰大會，受表彰部門有 10個，受表彰個人有 15人。請問秘書應(yīng)該做哪些準備工作 ? ? 3．華海集團總公司將于 2022年 5月 20日在北京總部，召開全國分公司經(jīng)理會議，如果你是集團公司辦公室主任，你將如何安排這次會議的籌備工作？ 本章小結(jié) 第四章 會議進行階段的服務(wù) 第一節(jié) 會議報到與引導(dǎo)服務(wù) 第二節(jié) 會議記錄 第三節(jié) 會議信息服務(wù) 第四節(jié) 會議旅游、娛樂與陪同服務(wù) 第五節(jié) 會議餐飲服務(wù) 第六節(jié) 會議交通服務(wù) 本章要點與要求 ? (一 ) 本章要點 ? 會議的報到與引導(dǎo)的注意事項 ? 會議記錄的內(nèi)容 ? 會議信息的內(nèi)容 ? 安排會議的餐飲 ? 安排會議交通 ? (二 ) 本章要求 ? 能夠組織安排會議的報到工作 ? 能夠?qū)εc會人員進行引導(dǎo) ? 能夠做會議記錄 ? 能夠妥善安排旅游、娛樂等活動 ? 能夠根據(jù)會議情況安排餐飲工作 ? 能夠搞好會議的交通服務(wù) 第一節(jié) 會議報到與引導(dǎo)服務(wù) ? 一、會議報到與引導(dǎo)工作的重要性 ? 二、會議接站的工作 ? 三、會議報到的工作 ? 四、會議簽到的工作 ? 五、會議引導(dǎo) ? 1. 接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。 ? 2. 報到是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環(huán)。 ? 3. 簽到能保證會議順利進行，按時召開；準確統(tǒng)計到會人數(shù)，掌握與會人員情況。 ? 4. 引導(dǎo)有利于會場內(nèi)外正常秩序的建立。 一、會議接站、報到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性 ? 接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。會議接站的工作主要有以下工作： ? （ 1）確定迎接規(guī)格 ? （ 2）做好接站準備 ? （ 3）豎立接待標志 ? （ 4）掌握抵達情況 ? （ 5）介紹賓主雙方 ? （ 6）安排與會人員上車 二、會議接站的工作 三、會議報到的工作 ? 會議報到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報到時，秘書人員要做好以下工作： ? （ 1）查驗證件，確認與會者的參會資格。 ? （ 2）請與