【能力素質(zhì)】如何進行有效的文字溝通(編輯修改稿)
2024-11-15 07:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 作思路，考慮文書內(nèi)容 檢查細節(jié)，確認無誤 重溫寫作過程 ? 準備準備再準備 ?目標 :who,what,why ?提綱：結(jié)構(gòu)、策略 ?整理：信息、需求 ? 寫作 ? 檢查 ?肯定、否定、指示 ?刪減 :無關(guān)信息、大幅度 ?注意錯誤：語法、拼寫、描述 ?細節(jié)：標點、日期、稱謂 進入技法概要總結(jié)表 文書溝通 — 技法概要 類型 寫作方式 肯定 同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好消息。 直截了當?shù)亟o接受者好消息，使之高興。 然后解釋這個好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。 用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。 否定 對要求的一種否定，或者是一個壞消息。 開始以自然漸進的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。 給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進行暗示，使之有思想準備。 給出壞消息，要清楚、準確。不能使人產(chǎn)生誤解。 用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。 指示 指示他人進行某項工作，開展某些活動，同意你的見解或提供你的信息等。 開頭對受信人應具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。 表述事實，要求或建議。當這些與某種利益相關(guān)時，使受信者屈從。 清楚地指示受信者如何去做，鼓勵克服困難，盡快完成任務。 進入模擬練習 文書溝通 — 技法概要 1． 寫作準備階段： 思考：寫給誰？寫什么？為什么？ 提綱：主要點，使用索引卡 整理：按邏輯排列各要點的位置，去掉無關(guān)信息。 3． 檢查 ① 是否表述準確。 ② 是否有不適當?shù)拿枋觥? ③ 有否文法、文字上的錯誤。關(guān)的和重復的內(nèi)容 2．寫作過程 文字溝通有三種主要類型： ① 肯定型 直接給出好的消息 解釋好消息 用好的祝愿結(jié)束 ② 否定型 用 緩沖 式的自然敘述開頭 在給出壞消息之前加以解釋 告訴壞消息 如果可能，建議某些可能的選擇 用好的祝愿結(jié)尾 ③ 指示型 以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始 表述建議或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者應如何去做 鼓勵克服困難，盡早完成工作。 進入創(chuàng)建文字溝通分析表 文書溝通 — 模擬練習 溝通聯(lián)絡卡 創(chuàng)建文字溝通分析表 一封拒絕的信 進入一封拒絕的信（釘書機） 主要受信人 肯定？ 否定？ 指示？ 直接寫的？ 回復的？ 受信人重要度排序 寫給受信人的困難程度排序 加以何種注意 備注 文字溝通分析表 填寫時，把精力集中在最常用的文字溝通材料上 信件、便條、備忘
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