【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文件的結(jié)構(gòu) 為了使消防安全管理體系有效地運(yùn)行，使各項(xiàng)活動(dòng)能按規(guī)定的要求實(shí)施，組織必須對(duì)其體系的全部要素以及怎樣實(shí)施各要素，系統(tǒng)地編制體系文件。但是大量的種類繁多的消防安全管理體系文件，如果不進(jìn)行理順，將會(huì)給文件的控制甚至文件的執(zhí)行帶來(lái)一定的困難。 最好的 方法是將消防安全管理體系文件劃分層次。這樣，不僅有利于對(duì)文件進(jìn)行控制，而且便于設(shè)計(jì)文件間的接口，使整個(gè)體系文件增加銜接的連貫性。 這里，我們參照 ISO10012— 1995《質(zhì)量手冊(cè)編制指南》附錄 A 的描述，將消防安全管理體系文件劃分為三個(gè)層次，即： ──消防安全管理手冊(cè)（ A 層文件） ──消防安全管理體系程序文件（ B 層文件） ──消防安全管理體系作業(yè)文件（ C 層文件） 管理手冊(cè)（ A 層次）：根據(jù)消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的消防安全管理方針、目標(biāo)來(lái)描述消防安全管理體系。 程序文件（ B 層次）：描述為實(shí)施體系要素所涉及的 各個(gè)職能部門的活動(dòng)。 作業(yè)文件（ C 層次）：詳細(xì)的工作文件（表格、報(bào)告、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等）。 其中任何層次的文件都可以分開(kāi)，也可以合并。 二、消防安全管理體系文件的內(nèi)容 各層次文件的內(nèi)容 A 層次（消防安全管理手冊(cè)）：闡述組織的消防安全方針、目標(biāo)，概括性、綱領(lǐng)性地描述組織的消防安全管理體系，包含或引用程序文件。主要提供組織內(nèi)的中、高層管理人員和提供用戶以及第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核時(shí)使用，集中表述本組織消防安全保證能 9 力。 B 層次（消防安全管理體系程序文件）：程序文件是根據(jù)組織消防安全管理手冊(cè)的要求，為達(dá)到既定 的消防安全方針、目標(biāo)所需要的程序和對(duì)策，描述實(shí)施消防安全管理體系要素所涉及的各個(gè)職能部門活動(dòng)的文件，供各職能部門應(yīng)用。它起著承上啟下的作用，對(duì)上它是消防安全管理手冊(cè)的展開(kāi)和具體化，使得手冊(cè)中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開(kāi)和落實(shí)，對(duì)下它應(yīng)引出相應(yīng)的支持性文件，包括作業(yè)文件和記錄表格等。 C 層次（消防安全管理體系作業(yè)文件）：指詳細(xì)的作業(yè)文件，它是圍繞管理手冊(cè)和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場(chǎng)如何完成某項(xiàng)工作任務(wù)確保消防安全的具體做法。主要供個(gè)人和小組使用。通常情況下，作業(yè)文件分成兩類： —— 工作指令： 如作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等，一般包括三個(gè)內(nèi)容：指令干什么、如何干、出了問(wèn)題怎么辦。 —— 記錄：記錄是消防安全管理體系文件中最基礎(chǔ)的部分，它是證明各生產(chǎn)階段的消防安全狀況是否達(dá)到要求和消防安全管理體系是否有效運(yùn)行的證據(jù)，因此具有可追溯性的特點(diǎn)。 對(duì)層次的理解 應(yīng)該說(shuō)明的是： 第一：這種層次的劃分不是唯一的，組織在建立消防安全管理體系，設(shè)計(jì)消防安全管理體系結(jié)構(gòu)時(shí)，可以根據(jù)組織的特點(diǎn)和需要去確定文件層次的劃分。 第二次：這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件最重要，應(yīng)該說(shuō)作為消防安全管理體系文件的一部分， 各層次文件相互依存，缺一不可。 以上文件層次的劃分，我們可以這樣理解： ①表示文件間的相互關(guān)系 管理手冊(cè)闡述組織的消防安全方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)以及消防安全管理體系的要求；程序方件作為管理手冊(cè)的支持性文件描述各部門如何去進(jìn)行消防安全工作以達(dá)到規(guī)定的要求；每項(xiàng)活動(dòng)的具體技術(shù)細(xì)節(jié)，則又可在作業(yè)文件中體現(xiàn)。因此，各層次文件盡管分開(kāi)，但內(nèi)容可以相互引用，下一層次的文件內(nèi)容不應(yīng)與上一層次的文件內(nèi)容相矛盾，而且在描述上應(yīng)更詳細(xì)、更具體。 ②表示文件的相對(duì)數(shù)量 10 對(duì)于一個(gè)組織，消防安全管理手冊(cè)只有一種或幾種，而程序文件、作業(yè) 文件和記錄的數(shù)量則是自上而下逐漸增加的。 ③文件控制管理的需要 對(duì)于不同的文件，其發(fā)布、控制的部門、方式可能會(huì)不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對(duì)其進(jìn)行控制和管理。 第四節(jié) 消防安全管理體系文件編制的原則和方法 一、消防安全管理體系文件編寫的原則 體系文件編寫的基本原則 編定體系文件的基本原則是：“寫要做的，做所寫的，記所做的?！奔矗簶?biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效且要有記錄。 體系文件編寫過(guò)程中，應(yīng)注意遵循以下原則： （ 1）符合性原則 所編制的消防安全管理體系文件，應(yīng)覆蓋消防安 全管理體系試行標(biāo)準(zhǔn)的全部要求，同時(shí)還要考慮符合有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定和相關(guān)方的要求。否則，編制出的體系文件將是不完整的。 （ 2）適宜性原則 所編制的體系文件，應(yīng)描述本組織的消防安全管理體系，體現(xiàn)本組織的發(fā)展思想以及產(chǎn)品特點(diǎn)，切忌體系文件的一般化。 （ 3）操作性原則 所編制的體系文件，應(yīng)注意其可操作性。不要丟棄過(guò)去行之有效的工作方法，片面追求體系文件的“理想化”。 （ 4）一體化原則 如果組織已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量管理體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，應(yīng)將這幾個(gè)體系進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，逐步形成體系文件的一體化 管理。 二、體系文件的編寫依據(jù) 11 （ 1）消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)； （ 2）有關(guān)消防安全法律、法規(guī)和其它要求； （ 3）相關(guān)方（主要是合同方 /合作方）的要求； （ 4）企業(yè)實(shí)際情況； —— 企業(yè)現(xiàn)行的操作慣例、規(guī)章和作業(yè)指導(dǎo)書等； —— 初始消防安全評(píng)審報(bào)告； —— ISO 系列標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)有手冊(cè)、程序文件及第三層次文件等。 三、體系文件編寫的基本要求 系統(tǒng)性 （ 1）組織應(yīng)其消防安全管理體系中全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)、有條理地制定各項(xiàng)程序； （ 2）所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè)； （ 3）各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu) 合理、協(xié)調(diào)有序； （ 4）各層次文件應(yīng)涉及消防安全管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分。 法規(guī)性 （ 1）體系文件應(yīng)在總體上遵循消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)，以及國(guó)家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求； （ 2）文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行； （ 3）文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。 協(xié)調(diào)性 （ 1）體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其它管理規(guī)定相協(xié)調(diào)； （ 2）體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)； （ 3）體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相協(xié)調(diào)； （ 4）處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。 繼承性（連續(xù)性） （ 1）繼承以往良好的經(jīng)驗(yàn)和做法，摒棄落后 的、不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的習(xí)慣和規(guī)定； （ 2）按標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行補(bǔ)充和完善。 12 唯一性 （ 1）對(duì)一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，其消防安全管理體系是唯一的； （ 2）通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解； （ 3）決不允許針對(duì)同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用； （ 4）不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。 適用性 （ 1） 體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動(dòng)的具體性質(zhì)采取不同的形式 ； （ 2）體系文件的詳細(xì)程度與人員的素質(zhì)，技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)； （ 3）所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹。 四、 體系文件的編寫步聚 體系文件的編寫是一項(xiàng)艱巨而又復(fù)雜的工作，為保證此項(xiàng)工作順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進(jìn)行充分的策劃，以免造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)和時(shí)間的拖延。通常，分以下幾個(gè)步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時(shí)間，取得較好的效果。 領(lǐng)導(dǎo)決策，提供必需的資源 首先，最高管理者要做出決策，推行消防安全管理體系這項(xiàng)工作，并提供人、財(cái)、物等資源支持，只有這樣才能保證體系文件的順利編寫。 成立編寫小組，并接受必要的知識(shí)培訓(xùn) 編寫小組的成員主要有以下幾方面的要求： — — 最高管理層的有效介入，以便解決重大問(wèn)題和跨部門問(wèn)題； —— 要挑選一個(gè)既熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求，又熟悉企業(yè)實(shí)際情況，責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的統(tǒng)稿人： —— 要挑選既熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求，又熟悉企業(yè)實(shí)際情況的人員進(jìn)入編寫小組； —— 小組成員要具有一定的管理經(jīng)驗(yàn)； —— 挑選的人員要能代表各有關(guān)部門。 相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)主要包括： —— 對(duì)消防安全管理體系試行標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)； 13 —— 編寫方法的培訓(xùn)。 制定體系文件的編寫計(jì)劃 在正式編制體系文件之前，編制小組應(yīng)進(jìn)行編制策劃，制定編制計(jì)劃，這將有利于體系文件編制的整體性，同時(shí)加速編制進(jìn)度。在編制計(jì)劃中 ，應(yīng)明確以下幾方面的內(nèi)容： —— 明確任務(wù)分工； —— 明確各階段的時(shí)間安排； —— 明確各編制人員之間交流、協(xié)調(diào)的渠道和方式，必要時(shí)可選定一名總協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和處理接口； —— 要多次征求各有關(guān)部門的意見(jiàn)，以保證體系文件中所規(guī)定的職責(zé)、接口和工作方法的正確性。 規(guī)定體系文件的格式要求和寫作要點(diǎn) —— 編寫組成員要集體討論文件格式及內(nèi)容要點(diǎn)； —— 文件的內(nèi)容要呼應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的要求并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況； —— 手冊(cè)和程序文件各章節(jié)的格式要盡量統(tǒng)一。 現(xiàn)狀調(diào)查 （ 1）分析和清理現(xiàn)行文件 在編寫體系文 件之前，應(yīng)對(duì)組織已有的、與消防安全管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。這項(xiàng)工作的目的是將那些可以在消防安全管理體系中使用的文件加以保留，對(duì)不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善；將那些失效、過(guò)期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。 組織如果已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，就應(yīng)使消防安全管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特別是：培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等管理方式類似的程序，最好在原 ISO9000 或原 ISO14000 程序的基礎(chǔ)上 補(bǔ)充為好。 需要收集的主要資料有： 組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀； 各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀； 各部門需要解決的問(wèn)題、工作接口問(wèn)題和其它問(wèn)題； 14 現(xiàn)有各種管理制度、作業(yè)程序以及各有關(guān)部門執(zhí)行情況的說(shuō)明； 現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說(shuō)明。 然后對(duì)以下資料進(jìn)行分析： 評(píng)價(jià)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單； 評(píng)價(jià)工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問(wèn)題的清單； 評(píng)價(jià)現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。 （ 2）收集相關(guān)信息，摸清現(xiàn)行做法 在編寫體系文件之前， 必須考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。來(lái)自組織外部的要求，主要體現(xiàn)在法律、法規(guī)中。來(lái)自組織內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，需要清楚地了解他們必須做什么，達(dá)到何種程度才能滿足消防安全管理體系的要求；另一方面，他們?cè)陂L(zhǎng)期的工作中已經(jīng)形成了自己獨(dú)特的工作方法和習(xí)慣，而且他們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部信息，都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。 按計(jì)劃進(jìn)行編寫 編寫組成員根據(jù)了解掌握的現(xiàn)狀，按照編寫計(jì)劃、編寫提綱和任務(wù)分工，進(jìn)行編寫。在體系文件的編制過(guò)程中，應(yīng)考慮從以下幾個(gè)方面實(shí)施控制： （ 1）盡可能地參考組織 內(nèi)以往的有關(guān)文件，對(duì)過(guò)去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，從而減少對(duì)新文件的“陌生感”。 （ 2）在編制過(guò)程中要及時(shí)溝通信息，尤其是在描述活動(dòng)接口時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)清楚，以免除后患。 （ 3）盡可能多地了解文件所涉及部門及人員的活動(dòng)過(guò)程及方式，對(duì)不違背標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切忌“閉門造車”。 （ 4）送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見(jiàn)。 編寫組成員集體討論 按計(jì)劃完成初稿后，編寫組成員應(yīng)進(jìn)行集體討論，發(fā)揮各自專長(zhǎng)，相互提意見(jiàn)，進(jìn)行內(nèi)部的修改完善，并形成送審稿，報(bào)體系文件審定小組或咨詢機(jī)構(gòu)征求意見(jiàn)。 征求審定小組（或咨詢機(jī)構(gòu)）的意見(jiàn)，進(jìn)行符合性審核 這是一項(xiàng)非常重要的工作，在審核中，要對(duì)送審稿是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否滿足法律、法規(guī)的要求，是否完整地描述了本組織的消防安全活動(dòng)的實(shí)際過(guò)程，是否存在職 15 責(zé)和活動(dòng)的交叉、重復(fù)，是否符合編制格式的要求等諸方面進(jìn)行審查。 此外，對(duì)體系文件的語(yǔ)言及用詞方面還要進(jìn)行審查，使體系文件盡可能地簡(jiǎn)明扼要，既精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容詞和那些容易引起誤解的詞語(yǔ)。 重復(fù) 7～ 8 步驟，直到符合要求為止。 發(fā)布實(shí)施并修改完善 a、進(jìn)行培訓(xùn) 體系文件正式 批準(zhǔn)發(fā)布后要組織有關(guān)部門和使用文件的人員進(jìn)行一次基本培訓(xùn)，使其了解、掌握文件的內(nèi)容和要求以及工作的方法、步驟。 b、修改完善 在體系文件的使用過(guò)程中，要廣泛征求有關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，對(duì)不適合的內(nèi)容作進(jìn)一步的補(bǔ)充、完善。 五、體系文件的編寫技巧和編寫方式 消防安全管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭進(jìn)行，一條線，一個(gè)組或一個(gè)人，每一條線中的手冊(cè)、程序文件和記錄表格以及作業(yè)指導(dǎo)書都包含在內(nèi)。這樣寫可以避免前后重復(fù)和矛盾。 （ 1）第一條線 危害辨識(shí)、危險(xiǎn)評(píng)價(jià)與危險(xiǎn)控制計(jì)劃； 法律、法規(guī)及其他要求； （方針、 ）目標(biāo)（和指標(biāo)）； 管理方案。 （ 2）第二條線 培訓(xùn)、意識(shí)和能力； 文件 文件和資料控制 記錄和記錄管理 （ 3）第三條線 運(yùn)行控制 16 應(yīng)急預(yù)案和響應(yīng) （ 4）第四條線 績(jī)效測(cè)量與監(jiān)測(cè) 事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施 內(nèi)部審核 管理評(píng)審 （ 5）第五條線 其它及附錄 也可以采取以下編寫方式： （ 1）自上而下依次展開(kāi)的方式（本書采用的方式） 按管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫人員的素質(zhì)要求