【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ；經(jīng) 其本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，徑送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫(xiě)一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠 (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登 記于 “簽呈事務(wù)備查表 ”轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 “批示 ”情形，呈送廠 (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及 “簽呈事務(wù)備查表 ”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。 第二十條 合約處理 (一 )訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn) 送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。 (二 )固定格式的合約書(shū)其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門(mén)使用時(shí)依式填寫(xiě)所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。 （三）合約書(shū)簽約代表原稿、正本的保管部門(mén)規(guī)定如下表 合約書(shū)類別 簽約代表人 正本及原稿保管部門(mén) 資材買(mǎi)賣(mài)合約書(shū) 資材統(tǒng)購(gòu)合約書(shū) 資材外購(gòu)合約書(shū) 資材托工合約書(shū) 工程修造合約書(shū) 營(yíng)業(yè)買(mǎi)賣(mài)合約書(shū) 聘約及定期契約人 員工合約書(shū) 其他合約書(shū) 公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理 總管理處資材部管理 公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理 公司總經(jīng)理或 事業(yè)部經(jīng)理 公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理 公司總經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)理或營(yíng)業(yè)處處長(zhǎng) 事業(yè)部經(jīng)理 各公司視業(yè)務(wù)需自行訂定 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 總管理處資材部資材管理科 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 人事部門(mén)或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén) 保 管部門(mén)收到合約書(shū)正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩? 第二十一條 副本及圖書(shū)處理 副本視同正式文書(shū)，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書(shū)應(yīng)指定部門(mén)集中管理。 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。 第二十三條 文書(shū)處理要點(diǎn) (一 )經(jīng)辦文書(shū)遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本。 (二 )為利于文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主 管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。 (三 )經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之簽名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。 (四 )經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 (三 )經(jīng)辦人員的處理期限。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨 到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 ，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 ，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 、試驗(yàn)、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門(mén)主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。 。 ，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 ，按分層負(fù)責(zé)，由各公司自行訂定時(shí)限。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門(mén)主管同意后，以口頭通知文書(shū)收發(fā)人員更改處理期限。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)即以 “文書(shū)催辦單 ”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注 “擬完成日期 ”及 “遲延原因 ”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十六條 發(fā)送方式 文書(shū)發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空 )、電報(bào) (尋常、加急、書(shū)信、打字 )及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書(shū)底稿上注明。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或 A 類案件，則以桔紅色卷宗遞送。 (二 )部門(mén)間文件的遞送 ，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門(mén)簽收后取回稽催。 ，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 “內(nèi)部信封 ”予以遞 送， “內(nèi)部信封 ”僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 “寄送中心 ”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務(wù)部門(mén)，各 “寄送中心 ”得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。 “寄送中心 ”后， “寄送中心 ”人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具 “文件遞送清單 ”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 “文件袋 ”寄送。收文地區(qū)之 “寄送中心 ”人員收到 “文 件袋 ”拆開(kāi)后，即以 “文件遞送清單 ”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天 “文件袋 ”送還原發(fā)文的 “寄送中心 ”存查。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 “寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 “寄送中心 ”的 “文件袋 ”，需于下午 5 時(shí)前送交總管理處總務(wù)部 門(mén)統(tǒng)一運(yùn)寄。 ，不得積壓， “寄送中心 ”人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 “文件袋 ”內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 □ 印信 Ⅰ .印 信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。 (二 )職章： 、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )部門(mén)章：刻有公司及部門(mén)名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注 “對(duì)內(nèi)專用 ”之字樣。 (五 )校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 “校對(duì)章 ”或 “騎縫章 ”、 “附件章 ”等字 樣之印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 Ⅱ .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。 (二 )特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 (三 )各部門(mén)主管的職銜簽字章及部門(mén)章由各部門(mén)主管指定監(jiān)印人員。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的 規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 第三十一條 印信蓋 用 (一 )行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 “蓋用印信申請(qǐng)單 ”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 “蓋用印信申請(qǐng)單 ”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門(mén)存查。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 Ⅲ .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(mén) (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門(mén)章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部 (室 )經(jīng)理 (主任 )核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門(mén)需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門(mén)辦理。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具 “請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表 ”一份，依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)制發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請(qǐng) ，由監(jiān)印人員填具 “請(qǐng) (換 )發(fā)印信申請(qǐng)表 ”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)換發(fā)。 ，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 (三 )印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng) ，監(jiān)印人員除 向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具 “請(qǐng) (補(bǔ) )發(fā)印信申請(qǐng)表 ”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門(mén)補(bǔ)發(fā)。 ，以資區(qū)別。 ，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) ，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 部門(mén)斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。 第三十六條 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具 “繳銷印信申請(qǐng)表 ”一份，印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門(mén)撤銷。 (二 )印信管理部門(mén)收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (二 )印信管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立 “印信登記表 ”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 (四 )主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門(mén)。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門(mén) 第三十八條 管理部門(mén) (一 )文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部 門(mén)歸檔并換回影本。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 Ⅱ .整理與分類 第三十九條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案 歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。 (五 )有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十一條 檔案分類