【正文】 理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (四 )C 類：一般通知或參考性的函件無須呈判 者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 (二 )A 類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (八 )固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (五 )需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 (三 )公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù) (如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章 。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。? ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 、署名及用 印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 ： ①采購部門對廠商的行文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 ④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 ②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。 ： 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。 。 (六 )表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 （一）務(wù)求文字簡要，設(shè)計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。 第五條 主辦及會辦部門 (一 )文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其 他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為 管理部門。 第四條 管理部門 (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng) 一辦理，各公司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。 六、文書管理規(guī)定 □ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第十一條 兩辦秘書對文件的差錯情況，要進(jìn)行登記考核。由兩辦機要員上報下發(fā)。校對者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。 第八條 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。打字時要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。 第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。 第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上 “發(fā)文單 ”經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。 第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月(季 )生產(chǎn)、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。 (七 )收發(fā)室由 部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。 (五 )收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員 提出增補退換要求，并進(jìn)行差錯登記。 (3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。 。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。 。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 ，及時分發(fā)，不得丟失損壞、擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。 、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。 (三 )外來郵件管理 。 、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。 四、企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一 )全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。由辦 公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。秘密文件由專人按核定的范圍報送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。 (四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處 50 元以上罰款，屢教不改或給 公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。 第六條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 第二章 文書管理制度 一、文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作， 按時完成任務(wù)。 第五條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 二、文件、檔案保存年限表 檔案 存檔年限 永久 10年 5年 3年 2年 1年 備注 分類 檔案名稱 經(jīng) 營 類 的 檔 案 文 件 有關(guān)公司章程類的檔案 〇 股東大會的檔案 〇 股東名冊、股東印鑒名簿 〇 重要干部會議記錄 〇 重要干部到職宣誓書、重要干部名冊 〇 經(jīng)營計劃 〇 關(guān)于 組織、 單位 的檔 案文件 業(yè)務(wù)組織規(guī)章 〇 修改組織有關(guān)的文件 〇 有關(guān)會計業(yè)務(wù)的檔案方面 年度決算報告 〇 人 事 檔 案 文 件 員工名冊 〇 員工履歷表、戶籍謄本、就職宣誓書 〇 總務(wù)、 庶務(wù) 文件 檔案 類 銷售 業(yè)務(wù) 的檔 案文 件 生產(chǎn) 作業(yè) 的檔案 文件 三、文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公 室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。秘密文件按保密?guī)定，由專人印制、報送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。 (六 )外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實。 (二 )外發(fā)函、電要求。 點 以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局 寄發(fā)。 、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 (信袋 )內(nèi)，由個人自取。 、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。 (四 )報刊訂購與收發(fā)。 (1)訂購時間：上半年 下半年 (2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。歸口管理報刊公費訂購的 單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差 錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為 小時，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 (4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯。 (六 )收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 五、企業(yè)打字、油印工作制度 第一條 凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、報告、簡報、紀(jì)要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍 。 第三條 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。 第五條 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查 文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。 第七條 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室、油印室。 第九條 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩