【正文】 九條 圖書資料管理 圖書由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 公司發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號?？偨?jīng)辦收文后，先做好登記， 然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。 屬一般性文件，二天內(nèi)批復(fù)。 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、 歸檔。文件機密級數(shù)，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。 公司發(fā)文的程序為：擬稿、審核 (部門領(lǐng)導(dǎo) )、簽發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀。 印章的審批管理 ⑴公司對外行文需加公司印章的，需經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)辦登記用?。? ⑵公司有關(guān)文件需加蓋公司董事長、總經(jīng)理職章的需經(jīng)其本人書面或口頭同意后，通知總經(jīng)辦監(jiān)督用?。? ⑶各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)行文需加蓋部門印章的，由各部門負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)用印，禁止公司各部門越權(quán)行文。 第七條 印信管理 印信的種類 ⑴印鑒：公司向主管機關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章； ⑵職章：刻有公司董事長、總經(jīng)理職銜的印章； ⑶部門章：刻有職能部門名稱的印章； ⑷公司各類印信的申報和注冊由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)實施，部門章由部門領(lǐng)用和保管。 外來的文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收，并分類登記， 由總經(jīng)辦主任呈送總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批閱處理意見，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 文件和原稿，由總經(jīng)辦分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? 聲像檔案資料的收集范圍 ⑴反映公司主要職能 業(yè)務(wù)活動成果和存在問題的聲像資料； ⑵各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)重大活動的聲像資料； ⑶公司有人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料； ⑷涉及公司權(quán)益的聲像資料； 第六條 文件收發(fā) 以公司名義發(fā)文的文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一起草和審核， 公司總經(jīng)理簽發(fā)；以職能部門名義發(fā)文的文件由部門負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和 日期填上以示負(fù)責(zé)，備考表格填寫在卷尾； (11)案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定書寫，工整、清晰； (12)案卷各部分的排列格式：軟卷封面 (含卷內(nèi)文件目錄 )─文件─封底 (含備考表 )，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 歸檔范圍 ⑴重要的會議材料，包括會議的記錄、報告、 決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報等； ⑵上級機關(guān)發(fā)來的有關(guān)決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料； ⑶公司對外的正式發(fā)文、與有關(guān)部門來往的文書； ⑷公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)； ⑸反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)； ⑹公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、簡報； ⑺重要業(yè)務(wù)活動的調(diào)研資料、商業(yè)計劃書和可行性研究報告； ⑻公司與有關(guān)部門簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料； ⑼公司干部任免的文件材料以及關(guān)于 員工獎勵、處分的文件材料，信訪工作材料； ⑽員工勞動、工資、福利方面的文件材料； (11)公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 工作變動或因故離職時須將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第二章 文件檔案管理 第四條 文書檔案立卷歸檔 總則 ⑴公司實行文件資料集中管理和分散管理相結(jié)合的制度，公司總經(jīng)辦為公司文件、資料歸檔、立卷、保存的職能部門，各職能部門須明確專人負(fù)責(zé)本部門的文件資料的歸檔管理，業(yè)務(wù)上接受總經(jīng)辦專職人員的指導(dǎo)； ⑵專職人員 要求保持相對穩(wěn)定，人員變動應(yīng)及時通知公司總經(jīng)辦； ⑶各職能部門和全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各種有保存價值的文件材料，必須按照本規(guī)定分別立卷歸檔； ⑷業(yè)務(wù)承辦部門或承辦人員須保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)、完整正確 (公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 )。” 若對方要找的人正在開會或此刻不便接電話時，應(yīng)禮貌告知：“很抱歉 (對不起 )，您要找的 ***(先生、女士、 ....)現(xiàn)在正在開會， 如您愿意的話，請留言好嗎 ?” 若在電話中請人幫忙，則要說“謝謝”； 若回答電話中對方表示感謝，應(yīng)及時說：“不用謝”、“不客氣”。 因業(yè)務(wù)需要向外打電話時， 應(yīng)首先報出自己公司的名稱：“您好，這是錦都大酒店，請找一下 ***（先生、女士、 ....）”。 第二條 業(yè)務(wù)招待 按酒店業(yè)務(wù)招待費管理制度執(zhí)行。來訪人員的住宿，由負(fù)責(zé)接待的職能部門聯(lián)系總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 來訪人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，要求直接見公司領(lǐng)導(dǎo)的，不管什么原因，各職能部門不得安排，一律由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)聯(lián)系安排。來賓中如有對方高管人員，負(fù)責(zé)接待的部門須及時與總經(jīng)辦聯(lián)系，以便安排相應(yīng)的接待人員。第一篇 總經(jīng)辦管理制度 第一章 公共關(guān)系管理 第一條 業(yè)務(wù)接待 來賓到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，公司采取彈性接待原則和對稱性接待原則，即根據(jù)來訪人員的職務(wù)和所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì)確定接待部門和接待人員，公司相關(guān)接待人員須熱情迎送，誠懇接待。 來賓來訪直接與職能部門聯(lián)系的，且來訪業(yè)務(wù)屬職能部門正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)接待。 來賓來訪與公司總經(jīng)辦聯(lián)系的， 由總經(jīng)辦根 據(jù)來訪人員所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì)轉(zhuǎn)由有關(guān)職能部門接待。 來訪人員的用餐由職能部門按本章第二條執(zhí)行。 公司接待人員與來訪人員洽談所涉及的業(yè)務(wù)，由負(fù)責(zé)接待的人員或部門根據(jù)有關(guān)職責(zé)規(guī)定進行處理、協(xié)調(diào)、記錄和報告。 第三條 電話規(guī)范用語 員工接電話時應(yīng)主動問候： “早晨好”、“下午好”、“錦都大酒店”； 您好 ,錦都大酒店 。 外線來電： 若對方要找的人在時，應(yīng)熱情告知：“請稍候”！ 若對方要找的人不在時，應(yīng)禮貌告知：“您要找的先生 (女士 )現(xiàn)在不在，有事可以轉(zhuǎn)告嗎或請稍后再撥。 通話結(jié)束時說：“再見”。結(jié)案后及時交專 (兼 )職人員歸檔。 文件資料的收集管理 ⑴凡本公司印發(fā)的公文 (含定稿打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 )一律由總經(jīng)辦統(tǒng)一收集管理； ⑵一項業(yè)務(wù)在其發(fā)生、運作、結(jié)案的全過程中，由承辦部門或人員負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)資料的收集、整理和歸檔； ⑶一項工作如由幾個部門參與辦理，在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、整理、歸檔，會議文件資料由會議主辦部門收集歸檔； ⑷員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動，必須將會議文件資料交總經(jīng)辦保存歸檔； ⑸公文、文告、政策法規(guī)以及會議資料，一律由總經(jīng)辦歸檔保存，其他業(yè)務(wù)資料視具體情況由職能部門歸檔保存。 歸檔、立卷及其質(zhì)量要求 ⑴各部門對處理完畢的事項，對其文件材料須及時歸檔保存； ⑵歸檔的文件材料必須按年度立卷、組卷、編目由總經(jīng)辦提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)； ⑶案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用； ⑷歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均須齊全完整； ⑸在歸檔的文件材料中，須將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文件電必須單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷； ⑹不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行； ⑺卷內(nèi)文 件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可公的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列； ⑻卷內(nèi)文件材料按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號； ⑼永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄放在卷首； ⑽有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。 第五條 聲像檔案管理 公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄，由總經(jīng)辦實行集中統(tǒng)一管理。 文件簽發(fā)后，送回起草部門打印，校對無誤送總經(jīng)辦復(fù)印、蓋章。 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)提請分管領(lǐng)導(dǎo)確定密級和報送范圍。 文件統(tǒng)一由總經(jīng)辦發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、 部門、接件人等事項登記清楚，秘密文件由專人按核定的范圍報送。 傳閱文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，部門在收到傳閱文件后，須在 2 天內(nèi)簽閱。 印信的使用 ⑴對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務(wù)、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋公司印鑒和董事長職章； ⑵以公司名義對社會團體、公司核發(fā)的證明文件及各類規(guī)章的核準(zhǔn)等由 總經(jīng)理署名，蓋公司印鑒和董事長職章； ⑶以公司名義對公司客戶及內(nèi)部規(guī)章的核準(zhǔn)行文，蓋公司印鑒和總經(jīng)理職章； ⑷公司印鑒和董事長、總經(jīng)理職章由總經(jīng)辦統(tǒng)一保管和監(jiān)印，公司職能部門章由總經(jīng)辦監(jiān)制，授權(quán)使用。 第八條 公文管理 總經(jīng)辦是公司公文的職能管理部門， 對公司公文發(fā)收實行統(tǒng)一規(guī)范管理。 密級文件的打印必須用專用磁盤， 文件只能按審閱人數(shù)打印，由起草人送指定的人員傳閱后，收回歸檔，妥善保管。各部門及各有關(guān)人員，對公文中涉及本公司的保密事項，必須嚴(yán)守機密，不準(zhǔn)向他人泄露。 公司領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，屬急件，當(dāng)天批復(fù)。 收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 所有文件收發(fā)，須有登記、簽收手續(xù)。 行文類別： ⑴公告：就主客業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布使用； ⑵便函：關(guān)系公司或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用； ⑶簽呈：下級對上級有 所請示或報告時使用； ⑷固定格式公文：已形成一種固定格式的公文，可依實際需要使用。 公司各職能部門因業(yè)務(wù)需要購買和訂購的圖書， 由部門提出清單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交總經(jīng)辦辦理訂購。 報刊、雜志由各職能部門保管使用， 期刊雜志年末交回總經(jīng)辦統(tǒng)一保存。 員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、涂寫， 如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購價或照原價十倍賠償。 總經(jīng)辦是公司車輛調(diào)度和日常管理部門。 第十一條 車輛調(diào)度、使用和管理 酒店業(yè)務(wù)需要用車時，統(tǒng)一由總經(jīng)辦派車。 車輛應(yīng)由經(jīng)公司批準(zhǔn)認(rèn)定的專職駕駛員駕駛，對行車安全負(fù)直接責(zé)任。 所駕車輛在使用過程中出現(xiàn)故障要立即檢修時，須經(jīng)得總經(jīng)辦主任同意，未經(jīng)批準(zhǔn)不允許擅自將車輛送外檢修。 第十二條 專職駕駛員管理 必須遵守《中華人民共和國交通管理條 例》、有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則和本公司關(guān)于安全行車的規(guī)定。 出車前，應(yīng)對所駕車輛進行例行檢查，發(fā)現(xiàn)有不正常時，須處理正常后方可出車。 因違章駕駛或證件不全被罰款的，費用不予報銷。 出車執(zhí)行任務(wù)， 因遇特殊情況下不能按時返回的，應(yīng)及時向總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人報告，并說明原因。 第四章 辦公管理制度 第十三條 電話管理 公司各職能部門申裝電話，向總經(jīng)辦申報，由總經(jīng)辦報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。 第十四條 計算機管理 公司公務(wù)用計算機其軟件由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一安裝。 公司網(wǎng)絡(luò)的 IP 地址為動態(tài)分配，禁止個人設(shè)定固定 IP 地址， 如有特殊需要，需先向系統(tǒng)管理員說明。 每天下班離開公司時，請關(guān)閉主機和顯示器，防止發(fā)生火災(zāi)。 在工作期間禁止用網(wǎng)絡(luò)螞蟻或網(wǎng)絡(luò)吸血鬼等軟件同時開多個窗口下載軟件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)管理員有權(quán)終止用 戶操作。 各部門及員工之間應(yīng)相互配合，真誠協(xié)作，不能相互推諉， 尤其在客人面前不得相互扯皮。 路遇來公司辦理業(yè)務(wù)的客人，應(yīng)點頭致意打招呼，不能背向客人，應(yīng)側(cè)向客人，并讓客人先行。見到來訪人員躊躇猶豫、似有事要發(fā)問時，應(yīng)主動上前詢問幫助。當(dāng)客人問及非本職之內(nèi)的事宜時，不準(zhǔn)說不知道，要婉言解釋，并表示轉(zhuǎn)請有關(guān)部門處理。