【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 身心投入會(huì)議；⑦與會(huì)者是否會(huì)妨礙會(huì)議總體成效，是否會(huì)造成對(duì)他人的心理壓力，影響他人發(fā)言的質(zhì)量或真實(shí)性。 此外，必須有效地控制與會(huì)者人數(shù)，一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)者人數(shù)越多（如超過(guò)20人），則與會(huì)者的參與意識(shí)越弱，會(huì)議的質(zhì)量也就越差，甚至有負(fù)面效應(yīng)。所以，人數(shù)太多時(shí)，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會(huì)場(chǎng)。 （2）選擇合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間。在會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)，必須考慮開(kāi)會(huì)時(shí)間的選擇，確保全體與會(huì)者能夠按時(shí)出席、安心開(kāi)會(huì)。 選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間應(yīng)考慮下列因素：①會(huì)前調(diào)查，把握全體與會(huì)者方便的時(shí)間段，選擇與會(huì)者中 關(guān)鍵人物的最佳時(shí)間開(kāi)會(huì)，確保關(guān)鍵人物集中精力開(kāi)好會(huì)議；②恰當(dāng)安排會(huì)議時(shí)間，避免與企業(yè)最重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沖突，避免會(huì)議打亂企業(yè)工作的正常運(yùn)行秩序；③保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的關(guān)鍵人物，能有充足的時(shí)間做出安排，不至于因出席會(huì)議而影響企業(yè)效益或效率；④力求開(kāi)短會(huì)，在很短的時(shí)間內(nèi)能集中精力，達(dá)到最大效果。議程如果太長(zhǎng)，連續(xù)開(kāi)會(huì)時(shí)間超過(guò)半天，就應(yīng)設(shè)法分兩個(gè)時(shí)間段開(kāi)會(huì)。 此外，還應(yīng)該注意把握開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)，時(shí)效性很強(qiáng)的會(huì)議，要盡早安排；需要醞釀和深思熟慮的會(huì)議，可以拖后召開(kāi)。 （3）選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍以及遠(yuǎn)離日常工作場(chǎng)所，會(huì)潛在地影響每一個(gè)與會(huì)者的情緒，影響會(huì)議的質(zhì)量。開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的選擇，還應(yīng)考慮以下一些硬件條件：①會(huì)址考慮距離上的遠(yuǎn)近以及路線上、交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；②會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，要有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)控裝置，以便與會(huì)者能夠長(zhǎng)時(shí)間保持清醒頭腦，集中精力參與會(huì)議；③會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，以平均每個(gè)與會(huì)者擁有2m2為宜?？臻g過(guò)大，冷冷清清，會(huì)議氣氛會(huì)受影響?？臻g過(guò)小，容易產(chǎn)生擁擠沉悶感，會(huì)議效果也會(huì)受到影響；④外出留宿開(kāi)會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開(kāi)支，考慮衣食起居的舒適等等。 （4）擬定議事日程。議程即會(huì)議的程序表，其中包括會(huì)議內(nèi)容，討論事項(xiàng)，與會(huì)者姓名，各項(xiàng)事宜的時(shí)間分配，開(kāi)會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)等等。 議事日程一般由會(huì)議主席擬定。在擬定議程時(shí)必須考慮下列要點(diǎn)：①重要的或緊急的議案或事項(xiàng)，必須優(yōu)先列在整個(gè)議事日程的前項(xiàng)；②必須合理分配各項(xiàng)議案或事項(xiàng)的時(shí)間。特別重要的事項(xiàng)，留出足夠的時(shí)間，必要時(shí)標(biāo)出各議案的時(shí)間分配，以便會(huì)議主席及與會(huì)者控制時(shí)間；③每次會(huì)議議程不必太雜，內(nèi)容不必太多，以提高會(huì)議的效率。必要時(shí)可以考慮分兩次會(huì)議，或分階段討論同一個(gè)議案；④議程的目的是為了提醒與會(huì)者注意，為開(kāi)好會(huì)議早作準(zhǔn)備。所以，議程應(yīng)提前幾天交于每一位與會(huì)者。也可以把會(huì)議通知與議程同時(shí)通知與會(huì)者；⑤如果會(huì)議很重要或很復(fù)雜，在時(shí)間充足的情況下，可以事先要求與會(huì)者做相關(guān)準(zhǔn)備，并指定時(shí)間提交與會(huì)者建議。歸納匯總的意見(jiàn)可以附在成文的議事日程上，送發(fā)全體與會(huì)者；⑥提前送發(fā)與議程有關(guān)的會(huì)議資料，以減少會(huì)議討論的時(shí)間；⑦會(huì)議持續(xù)2h以上者，應(yīng)考慮在會(huì)議中間安排休息時(shí)間。并注意在會(huì)議結(jié)束后，留出一定的社交時(shí)間。 （5）會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置主要包括會(huì)場(chǎng)空問(wèn)安排、會(huì)議座位安排，以及會(huì)議用品和設(shè)備的調(diào)配。會(huì)場(chǎng)空間安排以便于與會(huì)者進(jìn)出和流動(dòng)為前提，使整個(gè)會(huì)場(chǎng)格局緊湊和諧。會(huì)議座位安排應(yīng)考慮會(huì)議的目的。會(huì)議的目的，有單向傳遞信息的，包括發(fā)布新聞、下達(dá)指標(biāo)、作報(bào)告、傳達(dá)精神等等；有多向討論問(wèn)題，包括審議、決議等等；有雙向溝通交流，包括傳授知識(shí)、教育培訓(xùn)、解釋某事、提問(wèn)與答疑等等。 另外，會(huì)議用品及設(shè)備調(diào)配工作要細(xì)致周到，要做好登記，便于統(tǒng)一管理。會(huì)議場(chǎng)所布置應(yīng)做到衛(wèi)生、整潔；會(huì)標(biāo)醒目、美觀，懸掛適當(dāng)；座簽擺放位置適當(dāng)，便于辨識(shí)；臺(tái)面插花要衛(wèi)生清潔，色彩鮮艷，造型端莊；臺(tái)前鮮花擺放有序，整齊、美觀，植物干凈，無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)口、無(wú)黃葉；音響設(shè)備、燈光保持完好。會(huì)議場(chǎng)所布置完畢，應(yīng)請(qǐng)礦長(zhǎng)、黨委書(shū)記、工會(huì)主席審查驗(yàn)收，合格后，應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)現(xiàn)狀至?xí)h召開(kāi)。 （6）會(huì)議通知。確定了會(huì)議的召開(kāi)日期應(yīng)及早印發(fā)會(huì)議通知單。通知內(nèi)容包括會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員、會(huì)議內(nèi)容或議程等等。并且指示與會(huì)者盡早給予準(zhǔn)確的答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)組統(tǒng)計(jì)出席者名單。會(huì)議通知單和出席會(huì)議情況報(bào)告表見(jiàn)附件。 （7）會(huì)前審核。會(huì)議的一切準(zhǔn)備工作就緒后，必須做最后的審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。 第六節(jié)會(huì)中事務(wù) 第十五條會(huì)議召集單位要做好會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)和會(huì)議記錄三個(gè)方面的工作。 （1）會(huì)議簽到。會(huì)議簽到一般可采取簿式簽到、證卡簽到、會(huì)議工作人員代為簽到、座次表簽到、電腦簽到等幾種方式。小型會(huì)議一般采取簿式簽到和工作人員代為簽到兩種方式。證卡簽到、座次表簽到和電腦簽到適用于大中型會(huì)議。 會(huì)議召集單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型，選擇合適的簽到方式，并安排專(zhuān)門(mén)服務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到事宜。 （2）會(huì)場(chǎng)服務(wù)。會(huì)議召集單位要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，做好座位引導(dǎo)、會(huì)議文件材料的分發(fā)、內(nèi)外聯(lián)系、會(huì)場(chǎng)秩序的維持、臨時(shí)交辦事項(xiàng)以及其他服務(wù)工作。 （3）會(huì)議記錄。會(huì)議召集單位要指定專(zhuān)人作好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。做好會(huì)議記錄，不僅要求記錄人員有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，而且要求記錄人員有一定秘書(shū)工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際訓(xùn)練。會(huì)議記錄人員必須熟悉會(huì)議的情況，明確會(huì)議的宗旨和基本精神，否則會(huì)影響記錄人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容迅速地做出完整、準(zhǔn)確的記錄，會(huì)議記錄表見(jiàn)附件。 會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)和會(huì)議記錄不到位，造成會(huì)場(chǎng)混亂、無(wú)序，會(huì)議內(nèi)容不能如實(shí)記錄，對(duì)召集部門(mén)負(fù)責(zé)人處罰50形次，對(duì)其他相關(guān)責(zé)任人處罰20元/次。 第七節(jié)會(huì)后工作 第十六條會(huì)后工作一般包括兩方面內(nèi)容。一是整理會(huì)議記錄和撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。二是會(huì)議內(nèi)容總結(jié)、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件材料的立卷歸檔、會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及檢查催辦等。會(huì)議召集單位要安排專(zhuān)人逐步逐項(xiàng)做好，不要遺漏，也不要拖延。 （1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。在整理會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議情況，文字要簡(jiǎn)練，篇幅要短小，選擇會(huì)議中的一些重要問(wèn)題而不是記流水賬。編排會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，應(yīng)編上整個(gè)會(huì)議的總順序h期，以便為以后的分類(lèi)歸檔工作帶來(lái)方便。 （2）會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求紀(jì)實(shí)、扼要。所謂紀(jì)實(shí)就是忠于會(huì)議實(shí)際。秘書(shū)人員在撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)不應(yīng)將個(gè)人的主觀意見(jiàn)寫(xiě)進(jìn)去，這是撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的基本原則。所謂扼要，就是對(duì)會(huì)議基本精神的提煉和概括，既要反映會(huì)議討論的情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，又要做到綜合全面，條理清楚，有主有次，不能寫(xiě)成會(huì)議記錄。 會(huì)議召集單位要在會(huì)后2天內(nèi)編寫(xiě)出會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，發(fā)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。 （3）檢查催辦。對(duì)會(huì)議形成的決議，會(huì)議召集單位要在會(huì)后2天內(nèi)分送有關(guān)部門(mén)，并對(duì)決議的執(zhí)行進(jìn)行督促。會(huì)議召集單位不能及時(shí)分送會(huì)議決議，不能認(rèn)真督促執(zhí)行的，處罰部門(mén)負(fù)責(zé)人50元/次。承辦部門(mén)對(duì)會(huì)議決議落實(shí)不到位或超過(guò)規(guī)定期限的，處罰部門(mén)負(fù)責(zé)人50形次；拖而不辦者，處罰100形次。承辦單位不能按要求完成會(huì)議決議事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集人、召集單位說(shuō)明情況，否則，處罰部門(mén)負(fù)責(zé)人50元/次。會(huì)議決定事項(xiàng)催辦通知單見(jiàn)附件。 第八節(jié)會(huì)議紀(jì)律