【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 僅書(shū)寫(xiě)受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠 )所在地為總務(wù)部門，各寄送中心得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。 ，寄 送中心人員應(yīng)將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用文件袋寄送。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開(kāi)后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 ，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。 ，不得積壓，寄送 中心人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將文件袋內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 □ 印信 Ⅰ. 印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 。〖 ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注對(duì)內(nèi)專用之字樣。 (五 )校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及校對(duì)章或騎縫章附件章等字樣之印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 Ⅱ .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。 (二 )特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請(qǐng)單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請(qǐng)單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 Ⅲ .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門 (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理 部門統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部 (室 )經(jīng)理 (主任 )核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請(qǐng) ，由監(jiān)印人員填具請(qǐng) (換 )發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門換發(fā)。 ，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 (三 )印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng) ，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具請(qǐng) (補(bǔ) )發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄敘 明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。 ，以資區(qū)別。 ，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) ，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人 員填具繳銷印信申請(qǐng)表一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (二 )印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 (四 )主管、監(jiān)印人員或印信 管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門歸檔并換回影本。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制 定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 Ⅱ .整理 與分類 第三十九條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 (五 )有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 () (二 )檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增 第四級(jí)細(xì)類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級(jí)。 (三 )同一小類 (或細(xì)類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細(xì)類 )之后增設(shè)卷次編號(hào)，以便查考。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。 (五 )檔號(hào)之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門代號(hào)， B 1B 2 為大類號(hào)， C 1C 2 為小類號(hào)。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 第四十二條 檔案名稱及編號(hào) (一 )檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (二 )各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。 (三 )檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案分類編號(hào)表，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (四 )檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。 (五 )檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字 一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要， 應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第四十三條 檔號(hào)編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號(hào)表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (三 )檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 Ⅲ .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存 期限 (一 )歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用見(jiàn)出紙注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 (二 )檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： (一 )永久保存： ； ； ； 股東會(huì)紀(jì)錄； ； ； 憑證； ； 。 (二 )10 年 保存： 、決算書(shū)類； ； ； 核定須保存 10 年的文書(shū)。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文書(shū)。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日 期。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將收(發(fā) )文登記單第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 Ⅳ .調(diào)卷 第四十七條 調(diào)卷程序 (一 )各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具調(diào)卷單經(jīng)其部門主管 (科長(zhǎng)以上 )核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。 (二 )管檔人員接到調(diào)卷單經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于調(diào)卷單上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填調(diào)卷單。 (四 )檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人 員核查無(wú)訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 第四十八條 調(diào)卷管理 (一 )調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 (二 )調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。 (三 )調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部 門主管同意。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 () \pnb0 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 () \pnb0(三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門 (一 )外來(lái) 機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng)(副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 (二 )屬技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書(shū)管理部門為保管部門。 (三 )總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 第五十一 條 外來(lái)機(jī)密文件處理 (一 )外來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件