【正文】 黨委、廠部名義上報下發(fā)的文件材料 (見第一條范圍 )分別由兩辦或擬稿人負責校對，由廠辦打字室負責油印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。 ，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 X 1X 2 為公司簡稱； X3 為地區(qū)別，不需 分地區(qū)者省略； ○○○○ 為公司收 (發(fā) )文流水號。 (發(fā) )文登記單第 四、五聯(lián)時： ① 如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 (二 )收文 受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收 (發(fā) )文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 (二 )固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。 。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。 (三 )同一小類 (或細類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細類 )之后增設(shè)卷次編號，以便查考。 (二 )10 年 保存： 、決算書類； ； ； 核定須保存 10 年的文書。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部 門主管同意。 第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理 (一 )隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。機密文件保管備 查簿；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第六十二條 實施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。 第七條 文件的傳閱與催辦。 第九條 發(fā)文的范圍： 、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和 會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 ，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用 通告。 (六 )收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。 (一 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。 ，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。 ，標點符號是否正確。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。 (七 )公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。 審核的重點： 。 第十七條 發(fā)文處理。 第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公 司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。 (三 )發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準 。 (二 )報告 向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用報告。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 (經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 )審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 (一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清 )。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨 字、廠 字發(fā)文。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以業(yè)務(wù)接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部 門需調(diào)閱機密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤? (四 )檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 、電報、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。 (二 )以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收 (發(fā) )文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之 先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。 (五 )需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 ④ 總管理處各部、室、中心代表各公 司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 (四 )管理部門應(yīng)指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部 門不得受理。 第七條 打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進入打字室 、油印室。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為 小時，任何人不得進入收發(fā)室。 午 點以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。對收到的文件資料，應(yīng)及時 給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 四、企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一 )全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)。 。 第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。 第四條 管理部門 (一 )總管 理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 ① 對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (五 )其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。 Ⅱ .與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于收 (發(fā) )文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送 分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理： ，受文部門免辦收文手續(xù)。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠 )所在地為總務(wù)部門，各寄送中心得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 第五十一 條 外來機密文件處理 (一 )外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員， ?quot。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質(zhì)的文件，造具機密文件銷毀表呈報總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 ，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀 八、公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。 (一 )公文的標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。 第十二條 各單位一般不得越級行文。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。 (二 )公文審核。 打印文件要美觀大方，符合公文格式。 第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。 。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 第八條 公文紙一般用 16 開，在左側(cè)裝訂。 (七 )通報 表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。 第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。 第伍條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核 (部門領(lǐng)導(dǎo) )、簽 發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 。 ，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。 ，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡稱兩辦 )歸口管理。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復(fù)制。 () \pnb0(三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 Ⅱ .整理 與分類 第三十九條 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 （二 )印信換發(fā)的申請 ，由監(jiān)印人員填具請 (換 )發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。