【正文】 第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶 等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。 (三 )公文簽發(fā)。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。 公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情 況的，要及時檢查反饋。 (二 )承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報越過的單位。 (七 )文字一律從左至右橫寫橫排。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號。 (六 )通知 傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號： (一 )以公司名義對外發(fā)文，一律 字 ( 年 ) 號； (二 )公司黨總支發(fā)文，用 黨字 ( 年 ) 號； (三 )以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用 政字 ( 年 ) 號； (四 )公司監(jiān)事會發(fā)文，用 監(jiān)字 ( 年 ) 號； (五 )董事局發(fā)文，用 董字 ( 年 ) 號； (六 )董事局委員會發(fā)文，用 董 字 ( 年 號； (七 )董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用 董 字 ( 年 ) 號； (八 )其他管理部門的發(fā)文，用 字 ( 年 ) 號。 第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱 、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。 第肆條 文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。 第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。 ，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。 (三 )發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定 ，各群眾團(tuán)體和部門一 律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 應(yīng)及時分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。 第六十條 文書用紙 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (二 )保管人員應(yīng)于每月底查對機(jī)密文件增列表及出國計劃書或工作計劃表，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。收 (發(fā) )文登記單一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 () \pnb0 技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (三 )于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填調(diào)卷單。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。 (五 )檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門代號， B 1B 2 為大類號， C 1C 2 為小類號。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制 定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人 員填具繳銷印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發(fā)的申請 因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具請 (制 )發(fā)印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 (四 )監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。〖 ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 ，寄 送中心人員應(yīng)將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用文件袋寄送。 ，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時限。 (二 )分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩? 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 (二 )文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收 (發(fā) )文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。 ：由各公司總經(jīng)理室制定。 第十條〓收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。 (三 )公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù) (如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 ： ① 采購部門對廠商的行文。 ② 對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。 (五 )電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門 )為管理部門。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，油印、發(fā)送。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。 (六 )收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。 、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。 (二 )外發(fā)函、電要求。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 第五條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 第二章 文書管理制度 一、文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印。 第六條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。 、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。 (七 )收發(fā)室由 部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。打字時要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。 第壹拾壹條 兩辦秘書對文件的差錯情況，要進(jìn)行登記考核。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (六 )表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 ③ 對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 ② 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或 個人的行文。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各 該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (二 )第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (二 )對關(guān)系企業(yè)行文的字號 一制定管理。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記入收 (發(fā) )文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 、支票、匯票或其他有價證券 等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。 檔。 (四 )回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此 日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者 )則于廠 (處 )長 (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記 于簽呈事務(wù)備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長 )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠 (處 )長 (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。 第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。 (三 )經(jīng)辦人員的處理期限。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 （二 )印信換發(fā)的申請 ，由監(jiān)印人員填具請 (換 )發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 Ⅱ .整理 與分類 第三十九條 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 (四 )檔案歸還時，經(jīng)管檔人 員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。 () \pnb0(三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。唯其