【正文】 。 (二 )對關(guān)系企業(yè)行文的字號 一制定管理。 (含直屬部門 )： X 1X 2(X 3)X 4 字第 ○○○○ 號 (X 4 為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 )。 第十一條 收 (發(fā) )文字號的制定管理 (一 )對外行文的字號 ： X 1X 2(X 3)總字第 ○○○○ 號。 (四 )第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。 (二 )第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (五 )其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。 (三 )B 類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。 □ 文書處理程式 Ⅰ. 通則 第九條 文書分類 (一 )機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各 該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。 (五 )以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一 )以董事長署名行文者 ，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 ，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。 ② 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或 個人的行文。 營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 ，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 ③ 對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。 ① 對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 ： 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。 。 (六 )表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 第五條 主辦及會辦部門 (一 )文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 第四條 管理部門 (一 )總管 理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。 六、文書管理規(guī)則 □ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第壹拾壹條 兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。由兩辦機要員上報下發(fā)。校對者校完后應(yīng)在原稿 上簽字，以示負責(zé)。 第八條 打字員要愛護打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。打字時要做到快速、準確、排版合理美觀、用力均勻。 第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。 第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負責(zé)人審查同意并經(jīng) 審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。 第二條 由歸口部門負責(zé)擬訂、編寫的 帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月 (季 )生產(chǎn)、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應(yīng)安排打印。 (七 )收發(fā)室由 部門負責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 部門進行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。 (五 )收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。 (3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。 。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。 。超期罰款，收發(fā)室概不負責(zé)。 ，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。 、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。 (三 )外來郵件管理 。 、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。 四、企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一 )全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責(zé)收發(fā)。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)發(fā)送。 (四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報送范圍。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處 50 元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處 50 元以上罰款 直至辭退。 第六條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。對收到的文件資料，應(yīng)及時 給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準打印。 第二章 文書管理制度 一、文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)。 第五條 文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 三、文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負責(zé)起草和審核，黨支部書記 簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。秘密文件按保密?guī)定，由專人印制、報送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。 (六 )外來的文件由辦公室專人負 責(zé)簽收，并分類登記。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。 (二 )外發(fā)函、電要求。 午 點以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。 、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 (信袋 )內(nèi)，由個人自取。 、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。 (四 )報刊訂購與收發(fā)。 (1)訂購時間：上半年 下半年 (2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認無誤后，當(dāng)面繳款開票。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單 外，尚須 填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為 小時，任何人不得進入收發(fā)室。 (4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。當(dāng)面 未提出，則視為分發(fā)無差錯。 (六 )收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 五、企業(yè)打字、油印工作制度 第一條 凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。 第三條 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。 第五條 打字員接稿后，應(yīng)認真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不 全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進行打字。 第七條 打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進入打字室 、油印室。 第九條 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。 第壹拾條 凡是以黨委、廠部名義上報下發(fā)的文件材料 (見第一條范圍 )分別由兩辦或擬稿人負責(zé)校對，由廠辦打字室負責(zé)油印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責(zé)校對，油印、發(fā)送。 第十二條 油印文件要嚴格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁，余頁應(yīng)及時銷毀。 第貳條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報 )及關(guān)系企業(yè) (含公司內(nèi)容 )各部門間來往文書(包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過程之辦理與控制?？偸瞻l(fā)部門負責(zé)文書之收受及發(fā)送。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門 )為管理部門。 (四 )管理部門應(yīng)指定人員負責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部 門不得受理。 (二 )本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如表 ： □ 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人 或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。 (五 )電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。 (七 )其他： ；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤? 第 七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： ： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 ② 對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。 ④ 總管理處各部、室、中心代表各公 司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 ，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 ： ① 采購部門對廠商的行文。 、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。? ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門