【正文】 第二章 文書管理制度 一、文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對收到的文件資料，應(yīng)及時(shí) 給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 第五條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。 第六條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處 50 元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處 50 元以上罰款 直至辭退。 三、文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記 簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? (四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。 (六 )外來的文件由辦公室專人負(fù) 責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 四、企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一 )全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 (二 )外發(fā)函、電要求。 、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 午 點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 (三 )外來郵件管理 。 、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。 (信袋 )內(nèi)，由個(gè)人自取。 ，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。 、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 (四 )報(bào)刊訂購與收發(fā)。 。 (1)訂購時(shí)間：上半年 下半年 (2)訂購手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購的報(bào)刊代號、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價(jià)，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單 外，尚須 填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 。 (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為 小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 (3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。 (4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面 未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。 (五 )收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。 (六 )收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 (七 )收發(fā)室由 部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。 五、企業(yè)打字、油印工作制度 第一條 凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、簡報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。 第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的 帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月 (季 )生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全廠性的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。 第三條 不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全廠性活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。 第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng) 審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會(huì)簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。 第五條 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不 全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。 第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。打字時(shí)要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。 第七條 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室 、油印室。 第八條 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。 第九條 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。校對者校完后應(yīng)在原稿 上簽字，以示負(fù)責(zé)。 第壹拾條 凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料 (見第一條范圍 )分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，油印、發(fā)送。 第壹拾壹條 兩辦秘書對文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。 第十二條 油印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁，余頁應(yīng)及時(shí)銷毀。 六、文書管理規(guī)則 □ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第貳條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報(bào) )及關(guān)系企業(yè) (含公司內(nèi)容 )各部門間來往文書(包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過程之辦理與控制。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門 (一 )總管 理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門 )為管理部門。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四 )管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部 門不得受理。 第五條 主辦及會(huì)辦部門 (一 )文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。 (二 )本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門如表 ： □ 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人 或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報(bào)告時(shí)使用。 (五 )電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。 (六 )表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (七 )其他： ；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤? 。 第 七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： ： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 ： 對政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行文。 、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 ① 對省政府、市政府所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文。 ② 對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。 ③ 對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 ④ 總管理處各部、室、中心代表各公 司對外的行文 (但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 ，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 ，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 ： ① 采購部門對廠商的行文。 ② 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或 個(gè)人的行文。 、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 ，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。? ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 、資材、會(huì)計(jì)、 總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。 、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (三 )公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù) (如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (五 )需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一 )以董事長署名行文者 ，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (五 )以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各 該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (八 )固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 □ 文書處理程式 Ⅰ. 通則 第九條 文書分類 (一 )機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定