【正文】 亦不得擅自復制。 (二 )前款各項機密文件的經辦部門應于每月底編制翌月的工作計劃表寫明交辦的特定業(yè)務工作主題 、內容摘要、經辦人及預定完成期限等，經主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經辦人簽章 后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經辦人辦理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。 第五十一 條 外來機密文件處理 (一 )外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員， ?quot。 (三 )總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。 第五十條 保管部門 (一 )外來 機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經理室、研究所所長室、駐廠經(副 )理室或總經理指定之部門為保管部門。 () \pnb0(三 )業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。 □ 機密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。 (三 )調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。 第四十八條 調卷管理 (一 )調卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 (四 )檔案歸還時，經管檔人 員核查無訛并于調卷單填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。調卷單則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 Ⅳ .調卷 第四十七條 調卷程序 (一 )各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具調卷單經其部門主管 (科長以上 )核準后持向管檔人員調閱。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日 期。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文書。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： (一 )永久保存： ； ； ； 股東會紀錄； ； ； 憑證； ； 。 Ⅲ .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存 期限 (一 )歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。 (四 )檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 (四 )每一檔夾封面內頁應設目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。 () (二 )檔案分類應力求切合實用。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (五 )有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 Ⅱ .整理 與分類 第三十九條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原搞須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。 (四 )主管、監(jiān)印人員或印信 管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 (二 )印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 。 ，應即交由監(jiān)印人員于二日內依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (三 )印信補發(fā)的申請 ，監(jiān)印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具請 (補 )發(fā)印信申請表一份，于備注欄敘 明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經核定后，由管理部門補發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請 ，由監(jiān)印人員填具請 (換 )發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務專用印信向有關主管機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務之主管職章經各部 (室 )經理 (主任 )核定，由總管理處總經理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 Ⅱ .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定后任用。 (五 )校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及校對章或騎縫章附件章等字樣之印信。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。 。 □ 印信 Ⅰ. 印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。 ，需于下午五時前送交總管理處總務部門統(tǒng)一運寄。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。 ，總公司為各公司總經理室，各公司(工廠 )所在地為總務部門，各寄送中心得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 (二 )部門間文件的遞送 ，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。 第二十六條 發(fā)送方式 文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時、掛號、航空 ) 電報 (尋常、加急、書信、打字 )及集運等，經辦人應于文書底稿上注明。 第二十五條 文件稽催 (一 )經辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。 ，應日案日清，最遲不得逾二日。 、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 ，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。 (三 )經辦人員的處理期限。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。 (三 )經辦、會稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。 第二十三條 文書處理要點 (一 )經辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。 第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表 : 保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。 判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。簽呈內容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。 (二 )經辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉經 (副 )理級以上主管核示者 (各公司經理室、總經理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經理或董事長核示者 )則于廠 (處 )長 (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記 于簽呈事務備查表轉呈經 (副 )理以上主管 (各公司經理室、總經理室及總管理處為總經理或董事長 )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉記批示情形，呈送廠 (處 )長 (部室主管 )核閱后，交由經辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應復印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。 (二 )指名經副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (四 )采用語體文以達到簡、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 (二 )函、簽呈：以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運用。 (四 )回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉送經辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此 日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。 (三 )復文 經辦人收到來文應于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務接洽便函第三聯(lián)處理 )，經主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉請用印并抽出原 暫存之第四聯(lián)轉記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。收 (發(fā) )文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。 (三 )各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉文重印延誤時效。 檔。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理： ，受文部門免辦收文手續(xù)。 第十四條 外界復文的處理 收發(fā)人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經辦人應于 原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。 (二 )發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。 、支票、匯票或其他有價證券 等，經辦部門經辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。 ② 如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案 (如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催 )，再將第四聯(lián)退還經辦人。經辦部門主管于文件判行后，將收 (發(fā) )文登記單第三聯(lián)抽出銷案。 (四 )文件處理 ，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經辦部門主管核定要否答復及處理期限，記入收 (發(fā) )文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 Ⅱ .與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于收 (發(fā) )文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送 分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 ，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。 (三 )收發(fā)文編號