【正文】 。 第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。 □ 文件的管理 第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。校對 未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負(fù)責(zé)；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明此頁無正文字樣。 打印文件要美觀大方，符合公文格式。若確需修改，必須重新送簽。 (四 )公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。 ，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。以工會、社團(tuán)名義發(fā)文的 ，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。 (二 )公文審核。 。 。 。 、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。 (五 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。辦公室主任在簽批公文時，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 第十三條 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人 (除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外 )；向下級單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級單位。 第十二條 各單位一般不得越級行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。 第九條 對上級單位組織的請示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。 第八條 公文紙一般用 16 開，在左側(cè)裝訂。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 (五 )公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 (四 )公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。 (二 )向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報(bào)另一個上級單位 時，可以用抄報(bào)的形式。 (一 )公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 (十 )會議紀(jì)要 傳達(dá)會議議 定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會議紀(jì)要。 經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議。 (七 )通報(bào) 表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。 (五 )批復(fù) 答復(fù)請示事項(xiàng)，用批復(fù)。 向國內(nèi)外宣布重大事件，用公告。 (三 )指示 對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用指示。 □ 公文種類 第六條 公文種類主要有： (一 )請示 請上級指示和批準(zhǔn)，用請示。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。 第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。 九、公文處理實(shí)施細(xì)則 □ 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。 第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。需要簽署具體意見的，要明確、具體。 第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。 (三 )文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。 第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： (一 )內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 第伍條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核 (部門領(lǐng)導(dǎo) )、簽 發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。秘密文件由閱文人妥善保管。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。 1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及 時、安全。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀 八、公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 (接交單位各留存一份備查 )。 ，要求在下年度 5 月份 以前整理完。 。 第十六條 立卷要求 、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 (六 )文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： ： (1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)； (2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； (3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等； (5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)表言材料等； (7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品 ； (9)工廠日志和大事記； (10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件， 進(jìn)行收繳清退工作。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； ，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿 (對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )； ，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； ，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽； ，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； ； ，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； ，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 (四 )發(fā)文程序與要求 第十條〓發(fā)文程序規(guī)定： ，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請； 、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿； ，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。 ，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。 、廠部下發(fā)文件主要用于： (1)公布全廠規(guī)章制度； (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件； (3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)； (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； (5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)； (6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)； 、廠部上行文、外發(fā)文主要用于： (1)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定； (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建 、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。 、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。 ，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。 ，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 ，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如 確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 ，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 ，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 ，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩 個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天 (特殊情況例外 )。 、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) (或副主任 )根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo) (或分管領(lǐng)導(dǎo) )親自閱批后分送承辦部門閱辦。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 ，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡稱兩辦 )歸口管理。 七、企業(yè)文件管理制度 (一 )總則 第一條 為減 少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專用紙。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) (一 )各收發(fā)人員根據(jù)收 (發(fā) )文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具文件處理統(tǒng)計(jì)表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的文件處理統(tǒng)計(jì)表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (五 )擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記 ?quot。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之調(diào)卷單，應(yīng)即開立文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具機(jī)密文件銷毀表呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入機(jī)密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，機(jī)密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入機(jī)密文件保 管備查簿。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并 聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，