【文章內容簡介】 要求 （ 1）因事設職而不能因人設職 因事設職是指所設計的職務都來自為完成目標任務所不可缺少的業(yè)務活動，如不設此職務，無人從事此項活動，就將影響組織目標的實現。相反，因人設職是指根據現有人員的需要來設置職務，有人就得有職，而不問此職是否是完成目標任務所不可缺少的。按照前述的組織設計原則要求，我們顯然應當因事設職、因職設人，而不能因人設職。 （ 2）勞動分工要科學 勞動分工是組織工作的重要原則，又是職務設計的主要工作內容。過去對勞動分工的理解有些絕對化，認為分工越細越好，越能提高生產率，于是將各種業(yè)務活動劃分成許多極小、極為簡單的部分，職工容易掌握，而且長期重復操作，易于熟練，確實收到了較好的效果。但這樣做，職工會產生厭倦感，對工作不滿，導致怠工、缺勤和跳槽現象增加，生產率下降。這就使人們對分工的理解趨于靈活，即分工不宜過細，必要時還要擴大或豐富工作內容。 （ 3）編制出完善的職務說明書 職務設計的結果表現為職務說明書，它是一種書面文件，簡要說明該職務 的工作內容、職責與職權、與組織的其他部門或職務之間的關系、擔任此職務者須具備的條件（如基本素質、技術業(yè)務知識、處理問題的能力、工作經驗）等。 2．職務設計方法 （ 1）職務專業(yè)化 職務專業(yè)化最早是由亞當斯密提出的，在泰羅的科學管理方法中又得到強調。在 20世紀上半葉，職務設計是與勞動分工或職務專門化屬同一意義的。職務專門化意味著將職務劃分為細小的、專業(yè)化的崗位，管理者要盡可能的將職務設計得簡單。 職務專業(yè)化原則現在仍在繼續(xù)指導著許多企業(yè)的職務設計，但過分的專業(yè)化很容易讓員工產生厭煩感，導致工作效率降低，現在它 有著被逐漸改進的趨勢。 （ 2）職務輪換 職務輪換是指讓員工先后承擔不同的、但在內容上很相似的工作。職務輪換是避免職務專業(yè)化及其缺陷的一種早期努力，這一職務設計方法使工人的活動得以多樣化，從而避免產生厭倦。 職務輪換拓寬了員工的工作領域，給予他們更多的發(fā)展機會，讓員工感受到工作的刺激和新鮮感，使員工掌握更多的技能；增進不同工作之間員工的理解，提高協作效率。但是工作輪換需要增加培訓成本，還有可能導致生產效率下降，因為員工在先前崗位上的效率正創(chuàng)造著組織的經濟性，崗位的輪換需要一定時間來學習，這里存在一個學習成本問題 。 一般來說有縱向和橫向兩種類型的職務輪換?？v向輪換指的是升職或降職。但我們通常談及的職務輪換多意味著水平方向上的多樣變化，即橫向的職務輪換。橫向輪換可以有計劃地予以實施，即制定培訓計劃，讓員工在一個崗位上從事兩三個月時間的活動，然后再換到另一個崗位，以此作為培訓手段。 13 / 55 （ 3）職務擴大化 職務擴大化是指擴大員工的工作范圍，將幾種工作納入一個職務中，增加了一項職務所完成的不同任務數目。比如由一個人負責一道工序，改為幾個人共同負責幾道工序，或者在單調的工作中增加一些如維護保養(yǎng)、清洗潤滑之類的輔助工作等等。這樣， 在一定程序上降低了員工對工作的單調感和厭煩情緒，提高了員工對工作的滿意程度。 職務擴大化能夠給員工增加同一責任的工作內容，提高了工作的多樣性和工作質量，使員工感到工作更加充實。不足之處是沒有給員工的工作提供多少挑戰(zhàn)性，因為納入同一職務的那些工作具有極大相似性。 （ 4）職務 豐富化 職務豐富化是加深工作的深度，讓員工除完成職務規(guī)定的工作以外，還擔負一些通常由管理者完成的任務，如計劃和評價他們自己的工作。職務豐富化是在工作內容和責任層次上的基本改變，是通過增加工作內容、工作責任、工作自主權以及自我控制，使職務工作 多樣化，讓員工更加完整、更加負責的工作，以滿足員工的心理需要，達到激勵的目的。 職務豐富化能夠提供更大的激勵和更多的滿意機會，從而提高了生產效率和產品質量，降低員工的離職率和缺勤率。但要增加企業(yè)的培訓費，擴充工作設備費，支付給員工更高的工資等。 （ 5）以員工為中心的工作再設計 這是一種將企業(yè)戰(zhàn)略、使命與員工對工作的滿意度結合起來，從員工出發(fā)，鼓勵員工參與，充分采納員工對某些問題的改進建議，進行工作再設計的過程。以員工為中心的工作再設計，員工可以提出對工作進行某種改進的建議，這不僅可以增加員工對工作的滿意度， 而且也有利于企業(yè)目標的更好實現。 3．編制職務說明書 企業(yè)為找到對企業(yè)發(fā)展有用的合適的人才，對應聘人員提出各種要求是理所當然的。而我國的許多企業(yè)，在招聘啟事中存在這樣的問題：對某一職務的職能描述不清楚，如工作內容、職責、范圍、機構等，并缺少向相應的人員作專項交待和培訓。由此造成的直接后果往往是：挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時感到缺乏依據，無從著手；培訓方案不適合工作要求；經常造成生產力和服務質量的降低……這些問題的出現，很大程度上是由于企業(yè)未能設計好職務說明書，沒有發(fā)揮其在管理中應有的作用所 致。 （ 1）職務說明書的“成長”：職務分析 進行科學而有效的職務分析是職務設計的前提。職務分析主要是對企業(yè)職務的設置目的、中心職責、工作內容、權限范圍、結構關系以及工作環(huán)境、工作條件等進行全面的分析、描述和記錄，然后形成重要文字說明一一概念文件。通過職務分析可以明確每個工作職務在企業(yè)中所處的層次，以及該職務與其他職務之間的關系，使每個任職者的權力與責任分清。 1）職務分析的程序 一般說來，首先應由專業(yè)人員運用一定的調查手段搜集職務信息，進行初步信息處理； 然后進行職務現場考察和面談，進行第二次信息搜集和處理 ，最后根據正確而合適的信息設計企業(yè)職務說明書，以保證職務說明書符合企業(yè)職務要求和組織目標。 2）職務分析的方法 14 / 55 職務分析的方法通常有以下幾種：①工作要素分析法；②員工狀況分析法；③職務要求調查法；④工作內容日記法；⑤關鍵事件描述法。 （ 2）職務說明書的 “ 思想 ” ：解決問題 通過職務分析，把每個職務的性質、任務、責任、權力、工作內容等用書面記錄下來即成為企業(yè)的職務說明書。企業(yè)在制定職務說明書時必須要解決以下幾個問題： 1）描述職務目標 企業(yè)中不同的職務有不同的目標。描述職務目標應遵循 “ 3W” 法，即為什么要設計本職務 (目的 )Why；職務有多大權力 (職權范圍 )Within；本職務主要干哪些工作 (工作內容 )— What。 2）確定職務職責 光描述職務工作內容還遠遠不夠，還需要確定能保證工作內容高效率完成的職責。職責要按照由主到次順序書寫，用關鍵詞描述所應擔負的責任。 3）指明關鍵要素 即明確每一個職務最關鍵、最重要的要素。如新建企業(yè)招聘部門經理，“經驗”即為該崗位的關鍵要素；而運轉成熟的企業(yè)部門經理， “ 創(chuàng)新 ” 則成了關鍵要素。司機的良好心態(tài)是安全駕駛的關鍵，因此，“良好心態(tài)”則為駕駛員的關鍵要素。 4）規(guī)定核心能力 核心能力是完成職務工作的前提和保證。如企業(yè)的銷售人員說服他人、影響他人的能力即為其核心能力。因為只有具有特佳的心理素質和特強的心理承受能力，才能成為一個成功和出色的銷售人員。 （ 3）職務說明書的 “ 骨髓 ” ：具體內容 一般來講，規(guī)范的企業(yè)職務說明書應包含以下幾個要素： 1）表頭格式 注明企業(yè)中各職務名稱、歸屬部門、隸屬關系、級別、編號等。 2）任職條件 描述某職務所需的相關知識和學歷要求、培訓經歷和相關工作經驗及其他條件。 3）工作要求 主要描述該職務對一個合格員工來講， 工作的具體要求。這主要從工作本身的性質、數量、范圍、時效性等全方位考慮。 4）責任范圍 描述該職務所承擔的主要責任及其影響范圍。 5）管理結構 描述實施管理的性質、管理人員或員工性質。包括水平、類型、管理的多樣性、職務權限、直接和間接管理員工的層次和數量。 6）工作關系 根據職務在企業(yè)組織中的地位和協作職務的數量，描述完成此項工作需要與企業(yè)其他部門 (人員 )的聯系要求，描述相互關系的重要性和發(fā)生頻率等。 7）操作技能 描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協調性的要求，所要求 的技能水平。操作技能對于此項工作的重要性程度如何 ?技能應如何改善和提升 ? （ 4）職務說明書的“模特”：范例 表 32 職務說明書（總經理 ） 一、基本資料 文件編號： 001 1. 職務名稱 : 總經理 2. 直接上級職位 董事長 3. 轄員人數 ： 4人 4. 定員人數 1 二、工作概要 15 / 55 擬訂公司的發(fā)展規(guī)劃和經營目標，主持日常經營管理，實施董事會決議，簽定合同，任免高級經理 編號 工作任務的內容 權限 管制基準 工作規(guī)范號 1 擬訂公司的發(fā)展規(guī)劃和經營目標 需報審后承辦 2 主持日常經營管理 承辦 3 實施董事會決議 承辦 4 簽定合同 承辦 5 任免高級經理 承辦 6 研究經營法規(guī)，協調外部關系 承辦 7 塑造企業(yè)形象，確立企業(yè)文化 承辦 三、任職資格 所需最低學歷 專業(yè) 大學本科 管理 培訓科目 培訓期限 人力資源管理，戰(zhàn)略管理，市場營銷，財務管理，公共關系，生產管理，質量管理，管理心理學，客戶關系管理 2年 國家薪資、福利政策、勞動政策 半年 從事管理工作三年以上。 可直接晉升的職位 董事 表 33 IBM銷售工程師職務說明書 一、基本資料 文件編號： 002 1．職務名稱：銷售工程師 2．直接上級：客戶總監(jiān) 3．所屬部門：客戶中心 4．工資等級： B職系四等 5．工資水平： 6．分析日期： 7．轄員人數： 8．定員人數： 1人 9．工作性質：業(yè)務人員 二、工作內容 1．工作概要 負責客戶中心 IBM產品的銷售 2．職務說明 編號 工作內容及職責 權限 耗時（ %） 1 2 3 4 5 6 7 與市場部共同組織 IBM產品市場策劃。 開發(fā)有 IBM產品需求的用戶：電話聯系、演示、安裝試用軟件。 對 有 IBM產品需求的用戶進行跟蹤。 做好工作日記和客戶檔案。 為普通用戶制作方案說明書和價格。 協同技術中心工程師為特殊需求用戶制作方案說明書及報價。 處理顧客的售后服務、技術支持事宜。對不能解決的問題，提交給技術中心，并協助其工作。 完成崗位目標和上級下達的其他任務。 協助 負責 負責 執(zhí)行 負責 協助 協助 執(zhí)行 16 / 55 8 所施監(jiān)督 在規(guī)定的權限內，自行處理有關的工作，遇特殊情況向部門主管請示 所受監(jiān)督 客戶總監(jiān) 職位關系 可直接升遷的職位 部門經理 可相互轉換的職位 銷售代表 可升遷至此的職位 三、任職資格 所需學歷 及專業(yè) 最低學歷 專 業(yè) 其他說明 大專以上學歷 計算機 其他專業(yè)同等學歷也可 所需技能培訓 （方可上崗） 培訓時間 培訓科目 三個月 企業(yè)文化、計算機、 所需經驗 一年以上相關工作經驗 一 般 能 力 項 目 激勵能力 計劃能力 人際關系 協調能力 實施能力 信息能力 公共關系 沖突管理 組織人事 指導能力 領導能力 溝通能力 需求程度 （滿分為 5） 3 3 3 3 3 3 3 3 基本素質 1．大 學本科以上學歷 2．計算機及相關專業(yè) 3．認同公司的企業(yè)文化和經營理念 6．有敬業(yè)精神 7．團隊合作精神強 8．遵守公司的各項規(guī)章制度 個性特征 1．性格開朗、自信、熱情 2．有較強的溝通能力、口才好 3．心理承受力強 4．敢于接受挑戰(zhàn)和壓力 5．有開拓創(chuàng)新 6．有合作精神 7．心胸開闊 體能要求：身體健康，能承受快節(jié)奏、滿負荷的工作，保證經常加班。 四、工作場所 工作時間 工作環(huán)境和條件 工作均衡性 早 9： 00晚 6： 00，經常加班 室內、室外各一半 比較忙碌 五、考核標準 六、備注 部門劃分 部門劃分，就是將組織總的管理職能進行科學分解，按照分工合作原則，相應組成各個管理部門，使之各負其責，形成部門分工體系的過程。主要解決組織內部，如何按照分工協作原則，對組織的業(yè)務與管理工作進行分析歸類，組