【文章內容簡介】 證機構，股東及其 他相關方表明：本組織擁有適當?shù)南腊踩芾眢w系，從而確保一個良好的消防安全工作環(huán)境，在這一環(huán)境中，危險因素得以控制，產品和服務得以安全、高效的產出。 ②一方面可以盡最大的努力避免事故的發(fā)生，另一方面在事故發(fā)生時，可以通過有效的組織，系統(tǒng)的控制和處理，使影響和損失降低到最低限度，從而減少給外部帶來的風險。 7 第二節(jié) 建立消防安全管理體系的方法和步聚 消防安全管理體系是一個系統(tǒng)化、程序化和文件化的管理體系。它強調預防為主，強調遵守國家消防安全法律、法規(guī)及其他要求，強調全過程控制，有針對性地改善組織的消防安全 行為，以期達到對消防安全績效的持續(xù)改善，切實做到經濟發(fā)展與消防安全同步進行。 不同的組織在建立、完善消防安全管理體系時，可根據(jù)自己的特點和具體情況，采取不同的步聚和方法。但總體來說，建立消防安全管理體系一般要經過下列幾個基本步聚： （ 1）領導決策與準備； （ 2）教育培訓； （ 3）擬訂工作計劃； （ 4）初始狀態(tài)評審； （ 5）體系策劃與設計； （ 6）編寫體系文件； （ 7）體系的試運行和正式運行； （ 8）內部審核和管理評審。 第三節(jié) 消防安全管理體系文件的結構和內容 一、消防安全管理體系文件的結構 標準 要求 組織應以適當?shù)墓ぞ呷鐣婊螂娮有问浇⒉⒈３窒铝行畔ⅲ? （ 1）對管理體系核心要素及其相互作用的描述； （ 2）提供查詢相關文件的途徑。 理解要點： （ 1）消防安全管理體系文件是保證消防安全管理體系有效運行的基礎； （ 2）消防安全管理體系應文件化或電子化； 8 （ 3）消防安全管理體系的各核心要素之間要有一定的邏輯關系，即要有一個適應于自己組織規(guī)模、活動、產品和服務的文件層次和結構； （ 4）組織的各層次文件之間應有比較良好的接口，以及便于查找的索引、目錄和清單。 文件的結構 為了使消防安全管理體系有效地運行 ，使各項活動能按規(guī)定的要求實施，組織必須對其體系的全部要素以及怎樣實施各要素，系統(tǒng)地編制體系文件。但是大量的種類繁多的消防安全管理體系文件，如果不進行理順，將會給文件的控制甚至文件的執(zhí)行帶來一定的困難。 最好的方法是將消防安全管理體系文件劃分層次。這樣，不僅有利于對文件進行控制，而且便于設計文件間的接口，使整個體系文件增加銜接的連貫性。 這里，我們參照 ISO10012— 1995《質量手冊編制指南》附錄 A 的描述，將消防安全管理體系文件劃分為三個層次，即： ──消防安全管理手冊（ A 層文件） ──消防安全管理體系 程序文件（ B 層文件） ──消防安全管理體系作業(yè)文件（ C 層文件） 管理手冊（ A 層次）：根據(jù)消防安全管理體系標準和規(guī)定的消防安全管理方針、目標來描述消防安全管理體系。 程序文件（ B 層次）：描述為實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動。 作業(yè)文件（ C 層次）：詳細的工作文件（表格、報告、作業(yè)指導書、記錄等）。 其中任何層次的文件都可以分開，也可以合并。 二、消防安全管理體系文件的內容 各層次文件的內容 A 層次（消防安全管理手冊）：闡述組織的消防安全方針、目標，概括性、綱領性地描述組織的消防安全管理體系，包含 或引用程序文件。主要提供組織內的中、高層管理人員和提供用戶以及第三方認證機構審核時使用，集中表述本組織消防安全保證能 9 力。 B 層次（消防安全管理體系程序文件）：程序文件是根據(jù)組織消防安全管理手冊的要求，為達到既定的消防安全方針、目標所需要的程序和對策，描述實施消防安全管理體系要素所涉及的各個職能部門活動的文件，供各職能部門應用。它起著承上啟下的作用，對上它是消防安全管理手冊的展開和具體化，使得手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實，對下它應引出相應的支持性文件，包括作業(yè)文件和記錄表格等。 C 層次（消防安全管 理體系作業(yè)文件）：指詳細的作業(yè)文件，它是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場如何完成某項工作任務確保消防安全的具體做法。主要供個人和小組使用。通常情況下，作業(yè)文件分成兩類： —— 工作指令：如作業(yè)指導書、檢驗指導書等，一般包括三個內容：指令干什么、如何干、出了問題怎么辦。 —— 記錄：記錄是消防安全管理體系文件中最基礎的部分，它是證明各生產階段的消防安全狀況是否達到要求和消防安全管理體系是否有效運行的證據(jù)，因此具有可追溯性的特點。 對層次的理解 應該說明的是： 第一：這種層次的劃分不是 唯一的，組織在建立消防安全管理體系，設計消防安全管理體系結構時，可以根據(jù)組織的特點和需要去確定文件層次的劃分。 第二次：這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件最重要，應該說作為消防安全管理體系文件的一部分，各層次文件相互依存，缺一不可。 以上文件層次的劃分，我們可以這樣理解： ①表示文件間的相互關系 管理手冊闡述組織的消防安全方針、目標、組織機構以及消防安全管理體系的要求；程序方件作為管理手冊的支持性文件描述各部門如何去進行消防安全工作以達到規(guī)定的要求；每項活動的具體技術細節(jié)，則又可在作業(yè)文件中體現(xiàn)。因 此，各層次文件盡管分開，但內容可以相互引用，下一層次的文件內容不應與上一層次的文件內容相矛盾，而且在描述上應更詳細、更具體。 ②表示文件的相對數(shù)量 10 對于一個組織，消防安全管理手冊只有一種或幾種，而程序文件、作業(yè)文件和記錄的數(shù)量則是自上而下逐漸增加的。 ③文件控制管理的需要 對于不同的文件，其發(fā)布、控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進行控制和管理。 第四節(jié) 消防安全管理體系文件編制的原則和方法 一、消防安全管理體系文件編寫的原則 體系文件編寫的基本原則 編定體系文件的基本 原則是：“寫要做的，做所寫的，記所做的?！奔矗簶藴室蟮囊獙懙剑募懙降囊龅?，做到的要有效且要有記錄。 體系文件編寫過程中，應注意遵循以下原則： （ 1）符合性原則 所編制的消防安全管理體系文件，應覆蓋消防安全管理體系試行標準的全部要求，同時還要考慮符合有關法律、法規(guī)的規(guī)定和相關方的要求。否則，編制出的體系文件將是不完整的。 （ 2）適宜性原則 所編制的體系文件，應描述本組織的消防安全管理體系，體現(xiàn)本組織的發(fā)展思想以及產品特點，切忌體系文件的一般化。 （ 3）操作性原則 所編制的體系文件，應注意其可操作性。不 要丟棄過去行之有效的工作方法，片面追求體系文件的“理想化”。 （ 4）一體化原則 如果組織已經建立了 ISO9000 質量管理體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，應將這幾個體系進行有機的結合，逐步形成體系文件的一體化管理。 二、體系文件的編寫依據(jù) 11 （ 1）消防安全管理體系標準； （ 2）有關消防安全法律、法規(guī)和其它要求； （ 3）相關方（主要是合同方 /合作方）的要求； （ 4）企業(yè)實際情況； —— 企業(yè)現(xiàn)行的操作慣例、規(guī)章和作業(yè)指導書等； —— 初始消防安全評審報告； —— ISO 系列標準、現(xiàn)有手冊、程序文件及第三層次文件等 。 三、體系文件編寫的基本要求 系統(tǒng)性 （ 1）組織應其消防安全管理體系中全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)、有條理地制定各項程序； （ 2）所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊； （ 3）各層次文件應做到接口明確、結構合理、協(xié)調有序； （ 4）各層次文件應涉及消防安全管理體系一個邏輯上獨立的部分。 法規(guī)性 （ 1）體系文件應在總體上遵循消防安全管理體系標準，以及國家或主管部門的有關法規(guī)要求； （ 2）文件一旦批準實施，就必須認真執(zhí)行； （ 3）文件修改只能按規(guī)定的程序進行。 協(xié)調性 （ 1）體系文件的所有規(guī)定應與組織 的其它管理規(guī)定相協(xié)調； （ 2）體系文件之間應相互協(xié)調； （ 3）體系文件應與有關技術標準、規(guī)范相協(xié)調； （ 4）處理好各種接口，避免不協(xié)調或職責不清。 繼承性（連續(xù)性） （ 1）繼承以往良好的經驗和做法，摒棄落后的、不符合標準要求的習慣和規(guī)定； （ 2）按標準的要求進行補充和完善。 12 唯一性 （ 1）對一個組織來說，其消防安全管理體系是唯一的； （ 2）通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解； （ 3）決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用； （ 4）不同組織的文件可具有不同的風格。 適用性 （ 1） 體系文件應根據(jù)標準的要求、組織規(guī)模、生產活動的具體性質采取不同的形式 ； （ 2）體系文件的詳細程度與人員的素質，技能和培訓等因素相適應； （ 3）所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。 四、體系文件的編寫步聚 體系文件的編寫是一項艱巨而又復雜的工作，為保證此項工作順利進行，達到預期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進行充分的策劃，以免造成人力、物力、財力的浪費和時間的拖延。通常，分以下幾個步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時間，取得較好的效果。 領導決策，提供必需的資 源 首先，最高管理者要做出決策，推行消防安全管理體系這項工作，并提供人、財、物等資源支持，只有這樣才能保證體系文件的順利編寫。 成立編寫小組，并接受必要的知識培訓 編寫小組的成員主要有以下幾方面的要求： —— 最高管理層的有效介入，以便解決重大問題和跨部門問題； —— 要挑選一個既熟悉標準要求，又熟悉企業(yè)實際情況，責任心強，文筆好的統(tǒng)稿人： —— 要挑選既熟悉標準要求，又熟悉企業(yè)實際情況的人員進入編寫小組； —— 小組成員要具有一定的管理經驗； —— 挑選的人員要能代表各有關部門。 相關知識的培訓主要包括： —— 對消防安全管理體系試行標準的培訓； 13 —— 編寫方法的培訓。 制定體系文件的編寫計劃 在正式編制體系文件之前，編制小組應進行編制策劃，制定編制計劃，這將有利于體系文件編制的整體性，同時加速編制進度。在編制計劃中，應明確以下幾方面的內容： —— 明確任務分工； —— 明確各階段的時間安排； —— 明確各編制人員之間交流、協(xié)調的渠道和方式，必要時可選定一名總協(xié)調人負責各編制人員之間的協(xié)調，指導和處理接口； —— 要多次征求各有關部門的意見，以保證體系文件中所規(guī)定的職責、接口和工作方法的正確性。 規(guī)定體系文件的格式要 求和寫作要點 —— 編寫組成員要集體討論文件格式及內容要點； —— 文件的內容要呼應標準的要求并結合企業(yè)的實際情況； —— 手冊和程序文件各章節(jié)的格式要盡量統(tǒng)一。 現(xiàn)狀調查 （ 1）分析和清理現(xiàn)行文件 在編寫體系文件之前，應對組織已有的、與消防安全管理體系有關的文件及現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定進行一次分析和清理。這項工作的目的是將那些可以在消防安全管理體系中使用的文件加以保留，對不完善之處進行補充、完善；將那些失效、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。 組織如果已經建立了 ISO9000 質 量體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，就應使消防安全管理體系與這兩個體系充分融合，特別是：培訓、文件控制、記錄管理、內部審核和管理評審等管理方式類似的程序，最好在原 ISO9000 或原 ISO14000 程序的基礎上補充為好。 需要收集的主要資料有： 組織機構現(xiàn)狀； 各部門職責和權限現(xiàn)狀； 各部門需要解決的問題、工作接口問題和其它問題； 14 現(xiàn)有各種管理制度、作業(yè)程序以及各有關部門執(zhí)行情況的說明； 現(xiàn)有的各種技術標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。 然后對以下資料進行分析： 評價現(xiàn)有機構及職能是否完善，列 出需完善的職能清單； 評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單； 評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。 （ 2）收集相關信息，摸清現(xiàn)行做法 在編寫體系文件之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進去。來自組織外部的要求，主要體現(xiàn)在法律、法規(guī)中。來自組織內部員工的要求是雙向的，一方面，需要清楚地了解他們必須做什么，達到何種程度才能滿足消防安全管理體系的要求；另一方面，他們在長期的工作中已經形成了自己獨特的工作方法和習慣，而且他們可能也有很多建議和要求，所有這些內、外部 信息，都應盡可能地寫進體系文件中去。 按計劃進行編寫 編寫組成員根據(jù)了解掌握的現(xiàn)狀，按照編寫計劃、編寫提綱和任務分工，進行編寫。在體系文件的編制過程中，應考慮從以下幾個方面實施控制： （ 1）盡可能地參考組織內以往的有關文件，對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，從而減少對新文件的“陌生感”。 （ 2）在編制過程中要及時溝通信息，尤其是在描述活動接口時，應及時協(xié)調清楚，以免除后患。 （ 3）盡可能多地了解文件所涉及部門及人員的活動過程及方式，對不違背標準要求的內容盡量在文件中體現(xiàn)，切忌“閉門造車”。 （ 4）送交審批前應征求有關部門人員的意見。 編寫組成員集體討論 按計劃完成初稿后，編寫組成員應進行集體討論，發(fā)揮各自專長，相互提意見，進行內部的修改完善，并形成送審稿，報體系文件審定小組或咨詢機構征求意見