【正文】 和習(xí)慣，而且他們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部 信息，都應(yīng)盡可能地寫進體系文件中去。在體系文件的編制過程中，應(yīng)考慮從以下幾個方面實施控制： （ 1）盡可能地參考組織內(nèi)以往的有關(guān)文件，對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，從而減少對新文件的“陌生感”。 （ 3）盡可能多地了解文件所涉及部門及人員的活動過程及方式，對不違背標準要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切忌“閉門造車”。 編寫組成員集體討論 按計劃完成初稿后，編寫組成員應(yīng)進行集體討論，發(fā)揮各自專長，相互提意見，進行內(nèi)部的修改完善，并形成送審稿，報體系文件審定小組或咨詢機構(gòu)征求意見。 此外，對體系文件的語言及用詞方面還要 進行審查，使體系文件盡可能地簡明扼要，既精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容詞和那些容易引起誤解的詞語。 發(fā)布實施并修改完善 a、進行培訓(xùn) 體系文件正式批準發(fā)布后要組織有關(guān)部門和使用文件的人員進行一次基本培訓(xùn)，使其了解、掌握文件的內(nèi)容和要求以及工作的方法、步驟。 五、體系文件的編寫技巧和編寫方式 消防安全管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分 頭進行，一條線，一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序文件和記錄表格以及作業(yè)指導(dǎo)書都包含在內(nèi)。 （ 1）第一條線 危害辨識、危險評價與危險控制計劃； 法律、法規(guī)及其他要求； （方針、）目標（和指標）； 管理方案。 （ 2）自下而上編寫方式 按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種編寫方式適用于原來管理基礎(chǔ)較好的組織，但是必須有總體設(shè)計方案，否則易出現(xiàn)混亂。 17 第二章 消防安全管理手冊的編制 第一節(jié) 消防安全管理手冊介紹 一、定義與理解 參照 ISO8402： 1994 標準 對質(zhì)量手冊的定義，我們把消防安全管理手冊定義為： 闡明一個組織的消防安全方針并描述其消防安全管理體系的文件。手冊的標題和范圍反映其應(yīng)用領(lǐng)域。 消防安全管理手冊在深度和形式上可以不同，以適應(yīng)組織的需要，它可由幾個文件組成。 二、消防安全管理手冊的作用 由于消防安全管理手冊是闡明一個組織的消防安全方針并描述其消防安全管理體系的文件 ，是組織建立、實施和保持消防安全管理體系的主要依據(jù)，因此，它有以下幾方面的作用： 是組織建立消防安全管理體系的總體規(guī)劃 18 根據(jù)消防安全管理體系標準制定的消防安全管理手冊，是對組織消防安全方針、目標、各項消防安全職能和管理活動的總體描述，而消防安全管理的各項工作和活動都是依據(jù)消防安全管理手冊的基本規(guī)定加以細化、補充，成為具體的標準、制度，所以，它實質(zhì)上起到了組織消防安全管理體系總體藍圖的作用。手冊系統(tǒng)地、原則地規(guī)定了各項消防安全職責(zé)和程序，以協(xié)調(diào)體系的有效性。 此外，編制消防安全管理手冊還可以達到如下目的： —— 描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織消防安全管理體系重點解決的問題； —— 總體描述和實施有效的消防安全管理體系； —— 提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動； —— 為消防安全管理體系審核提供文件依據(jù)； —— 當條件變化時，保持消防安全管理體系的連續(xù)性； — — 按消防安全管理手冊的要求和相應(yīng)的方法培訓(xùn)有關(guān)人員； —— 向組織各級管理者展示組織消防安全管理體系的總體框架； —— 向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑； —— 明確各部門的職責(zé)和相互關(guān)系； —— 對外介紹組織的消防安全管理體系； —— 證實消防安全管理體系的符合性和有效性。對于中、小型組織，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)組織，為了便于管理，仍把管理手冊與程序文件分開編寫。因此，手冊的各項規(guī)定內(nèi)容應(yīng)具有指令性，措辭應(yīng)嚴謹，表達要明確。這些活動的重點是掌握現(xiàn)存的或潛在的火災(zāi)危險，適時地采取糾正或預(yù)防措施，并提供必要的依據(jù)。 系統(tǒng)性原則 消防安全管理手冊所闡述的消防安全管理體系，應(yīng)當具有整體性和層次性。手冊所闡述的消防安全管理體系，應(yīng)當結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚、各項活動有序而且連續(xù)。要從整體的觀點出發(fā)，對形成消防安全管理體系的所有要素進行闡述，作出明確規(guī)定。 協(xié)調(diào)性原則 20 消防安全管理手冊中各項規(guī)定之間，消防安全管理手冊與組織其他消防安 全文件之間，必須協(xié)調(diào)一致。其次，手冊與組織其他文件（管理程序、標準、制度）之間要協(xié)調(diào)。其他文件都是手冊的細化和展開，這就要求它們必須相互協(xié)調(diào)，無論是手冊編寫階段，還是在體系運行階段，都應(yīng)該及時記錄、處理手冊中的規(guī)定與目前管理標準不一致的部分。但有兩 點必須注意： （ 1）在法規(guī)、標準和合同中已規(guī)定必須執(zhí)行的要素必須列入； （ 2）絕不能因組織原有的管理基礎(chǔ)薄弱、員工素質(zhì)不高，組織就可以用可行性原則為借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手冊的水平降低。 可檢查性原則 可檢查性是指手冊的各項規(guī)定不但要明確，而且要有以定量為主的考核要求，便于實施監(jiān)督和審核。這樣編制出來的手冊有可檢查性，也只有可檢查與可考核的手冊，方能真正認真實施。 消防安全管理手冊內(nèi)容要有系統(tǒng)性，又要避免面面俱到、冗長重復(fù)。在描述時，要求文字準確、語言精煉、結(jié)構(gòu)嚴謹，還要通谷易懂，以便組織內(nèi)全體員工理解和掌握。 第三節(jié) 消 防安全管理手冊的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 一、消防安全管理手冊的主要內(nèi)容 消防安全管理手冊通常包括如下內(nèi)容： （ 1）組織的消防安全方針； （ 2）消防安全目標要求； （ 3）消防安全管理方案實施描述； （ 4）組織結(jié)構(gòu)及消防安全管理工作的職責(zé)和權(quán)限； （ 5）依據(jù)消防安全管理體系標準的要求，并結(jié)合組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點，對標準中全部管理要素的實施要點進行描述； （ 6）消防安全管理手冊的審批、管理和修改的規(guī)定。 消防安全管理手冊的結(jié)構(gòu)格式和要求如下： 手冊封面： 組織標準編號； 手冊發(fā)布時間、實施日期； 手冊的批準、審核、主編以及編寫人員名單等。建 22 議如下： ①發(fā)布令：首頁應(yīng)是由組織最 高管理者簽署的全面實施消防安全管理體系的發(fā)布令。 ②任命書：對消防安全管理者代表的任命書。 手冊正文 （ 1）前言 主要是簡要的介紹組織的概況，生產(chǎn)工藝的特點，曾發(fā)生過的火災(zāi)事故及主要危險源等，其目的是向相關(guān)方及第三方審核認證機構(gòu)提供一個概貌。 b、企業(yè)生產(chǎn)工藝：生產(chǎn)工藝流程簡圖，說明易發(fā)生火災(zāi)事故的區(qū)域及工藝流程。 d、其他有關(guān)資料。 （ 2）消防安全方針 組織應(yīng)以文件的形式向社會展示組織在確保消防安全的意圖和宗旨；對遵守國家消防安全法律、法規(guī)和其他要求的承諾；對遵守危險控制和持續(xù)改進的承諾；并結(jié)合組織在識別和評價出的對消防安全有危險的危害中確定實現(xiàn)組 織消防安全目標和指標的框架要求，組織全體員工獻計、獻策，積極參與。 ②引出標準、定義、術(shù)語及縮寫代號 23 主要是列出手冊編寫所依據(jù)的標準，以及行業(yè)中常用的或企業(yè)內(nèi)部通用的術(shù)語定義，其目的是便于其他相關(guān)人員的理解，同時給出手冊中采用的縮寫代號所對應(yīng)的術(shù)語。因此，應(yīng)對消防安全管理手冊的評審、發(fā)放、使用、修改、回收、作廢等工作制訂一系列的管理規(guī)定。因此，消防安全管理手冊應(yīng)對消防安全管理體系標準中的全部管理要素進行描述。 b、職責(zé) 應(yīng)列出實施該管理要素的主管部 門及相關(guān)部門，明確職責(zé)及權(quán)限。消防安全方針 消防安全管理方案 消防安全管理體系文件 如： 消防安全目標計劃表 消防安全管理體系組織結(jié)構(gòu)圖 消防安全管理體系部門職能分配表 2）規(guī)定編制程序文件，如： 法律、法規(guī)及其他要求 交流與協(xié)商 運行控制 績效監(jiān)測與測量 記錄 d、相關(guān)文件 通過相關(guān)文件可以 建立不同層次文件的查詢途徑。 2)對于規(guī)定編制程序文件，則應(yīng)列出該管理要素所包含的程序文件及相關(guān)程序文件清單。消防安全法律、法規(guī)標準及其它要求清單 25 重要危險因素清單 消防安全管理體系程序文件清單 消防安全記錄清單 A B 公司 消防安全管理手冊 章節(jié)號 修改碼 0 標題：消防安全管理體系要素 — 消防安全管理方案 頁次 1/1 目的 通過制定消防安全管理方案，以確保實現(xiàn)消 防安全目標的實現(xiàn)。 要素概要 （ 1）基本要求 —— 消防安全管理方案應(yīng)明確實現(xiàn)消防安全目標的責(zé)任、資源、方法和時間表。 （ 2）消防安全管理方案的編制和審批 安全處處長在征求各有關(guān)部門意見的基礎(chǔ)上，組織起草消防安全管理方案，經(jīng)管理 26 者代表審核后，報總經(jīng)理批準生效。 （ 4）消防安全管理方案的實施與監(jiān)督驗證 消防安全管理方案以受控文件的形式發(fā)至各相關(guān)部門具體實施，由安全處負責(zé)對方案的實施進度與效果等進行監(jiān)督驗證。 職責(zé) a）安全處負責(zé)確定員工的培訓(xùn)需求，并將其文件化； b）各部門根據(jù)安全處確定的員工消防安全培訓(xùn)需求實施培訓(xùn)； c）人事處根據(jù)培訓(xùn)需求進行協(xié)調(diào)并制訂年度培訓(xùn)計劃。 相關(guān)文件 … /… /… — 2020《培訓(xùn)管理控制程序》 編制 /日期 審核 /日期 批準 /日期 28 第三章 程序文件的編制 第一節(jié) 程序文件介紹 一、基本概念 程序文件的含義 按 GB/T6583（ ISO8402），將程序定義為：“為進行某項活動所規(guī)定的途徑。 程序文件是消防安全管理手冊的支持性文件，是管理手冊的原則性要求的進一步展開和落實，因此，在編制程序文件時應(yīng)以手冊為依據(jù)，符合手冊的有關(guān)規(guī)定和要求，從消防安全管理體系的整體出發(fā)對實施消防安全管理體系要素所涉及的各職能部門的活動進行描述并做出規(guī)定。 程序文件的范圍 程序文件是組織開展各項消防安全工作的基礎(chǔ)性文件。每一個程序文件都應(yīng)包括消防安全管理體系的一個邏輯上獨立的部分，即一個完整的體系要素或其中的一部分，或多個體系要素中相互關(guān)聯(lián)的一組活動。 程序文件通常不涉及純技術(shù)性的細節(jié)（這些內(nèi)容一般在作業(yè)文件等詳細的工作文件中描述）而只在需要時引此類文件。 29 二、程序文件的性質(zhì)、作用和要求 性質(zhì) 從消防安全管理體系的角度出發(fā)，程序的性質(zhì)主要有以下幾點： （ 1）程序是消防安全管理體系的重要組成部分。這些方面按其性質(zhì)可分為“硬件”和“軟件”兩大部分，而程序是 軟件部分，是組織消防安全活動的內(nèi)容和方法，是“硬件”高效、經(jīng)濟、協(xié)調(diào)地確保組織的消防安全水平的方法保證。它上接消防安全管理手冊，并與管理手冊保持一致，是管理手冊規(guī)定的具體展開，下接作業(yè)文件，控制作業(yè)文件并把管理手冊的綱領(lǐng)性規(guī)定具體落實到作業(yè)文件中，從而為實現(xiàn)對組織的消防安全狀況的有效控制創(chuàng)造條件。程序文件規(guī)定了組織內(nèi)部消防安 全活動的目標和原則、職責(zé)分工、工作流程和活動結(jié)果的報告和記錄表式；同時通過這些程序的審核，也可證明組織的消防安全管理體系與標準規(guī)定的消防安全管理體系要求符合的程度。 作用 對某一項消防安全活動，程序有以下作用： （ 1）各部門、各崗位嚴格執(zhí)行程序，可以對組織的消防安全活動進行恰當而連續(xù)的控制，使組織的消防安全活動處于受控狀態(tài)。 （ 3）由于事先作出安排，一旦發(fā)生消防安全問題，有及時作出反應(yīng)和迅速加以糾正的能力。因此，作為描述消防 30 安全管理體系試行標準及手冊的要求保持一致。 （ 2）程序所涉及的范圍很廣，消防安全管理體系的所有要素、要求、涉及影響組織消防安全狀況的所有活動均應(yīng)建立程序。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性的細節(jié)，細節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。程序文件展開的深度和廣度，取決于組織任務(wù)的復(fù)雜性，采用工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達到的效果。 （ 6）各程序文件之間應(yīng)該相互協(xié)調(diào)、銜接，接口處理清楚、有序，與接口有關(guān)的工作職責(zé)表達明確并得到各有關(guān)部門的確認。 （ 7）程序文件應(yīng)可能在語言上簡練、明確、通順，用詞準確、嚴謹、理解唯一，避免產(chǎn)生誤解和歧義。 對現(xiàn)行文件的收集和分析 收集組織現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具 有“程序”的性質(zhì)，但也有其不足之處，應(yīng)該以消防安全管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。這些程序最好在原 ISO9000 程序或 14000 程序的基礎(chǔ)上補充為好。根據(jù)組織的消防安全管理體系總體設(shè)計方案，按體系要素逐級展開 ，制訂程序文件明細表，明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的程序文件，制訂計劃逐步完成。在貫標過程中對這一環(huán)節(jié)要給予高度的重視，以達到既使組織的管理文件與標準接軌，又改善內(nèi)部消防安全管理基礎(chǔ)工作的目的。因此，程序文件需要經(jīng)過細致策劃，建立不同層次的程序以適應(yīng)相應(yīng)的管理層和所對應(yīng)的消防安全活動。 如上所述，由于消防安全管理體系結(jié)構(gòu)是多層次的，所以程序文件在客觀上也存在著層次性。大中型企業(yè)的消防安全管理體系結(jié)構(gòu)層次多而復(fù)雜，上層管理者希望每個要素有一份簡練包含該要素所有消防安全活動的程序文件，中層管理者可能希望編寫比較詳細地描述要素一部分的程序以控制基層管理人員的消防安全活動。第一個層次是按整個要素所有消防安