【文章內(nèi)容簡介】 文件 存貨結存文件用來存放所有存貨的收、發(fā)、結存數(shù)據(jù)。為存貨總賬、明細賬以及各種存貨分 析提供信息。 存貨結存文件的結構如表 9 3 所示。 表 9 3：存貨結存文件的數(shù)據(jù)結構 說明：存貨結存文件是比較復雜的文件，它的設計要考慮到企業(yè)所采用的存貨成本核算方法。 如果按照計劃成本核算，上述結構中的本月期初單價、本月結存單價兩字段可以刪除，因為收發(fā)存貨的單價是計劃單價，既可以從存貨檔案文件中 獲取，也可以通過金額除以數(shù)量計算得到。 如果按照實際成本核算，存貨成本計算方法又分為加權平均、移動加權平均、先進先出、后進先出和個別計價法，下面分別討論不同計算方法下，存貨結存文件的設計和存儲策略。 ① 加權平均法。加權平均法是在期末將本月收入數(shù)和期初結存數(shù)加權平均的計算方法。采用這種方法，只有期末才需計算出結存單價，并對出庫存貨進行計價。 存貨結存文件的結構既可以采用上述結構，也可以從節(jié)省空間的角度考慮，將本月結存數(shù)量、本月結存金額、本月結存單價字段省略掉，通過以下計算得到所需的數(shù)據(jù)： 本月結存數(shù)量＝本月期初數(shù)量＋本月收數(shù)量－本月發(fā)數(shù)量 本月結存金額＝本月期初金額＋本月收金額－本月發(fā)金額 在加權平均方法下，存貨結存文件中一種存貨占一條記錄。 ② 移動加權平均法。采用移動加權平均法，每購進一批存貨，就要重新計算一次結存單價。 每領用一次存貨，也要按當時的結存單價計算發(fā)出存貨的實際 成本。所以，采用上述存貨結存文件結構能夠滿足核算要求。 該文件中一種存貨占一條記錄。每發(fā)生一筆入庫業(yè)務，先按下列公式計算結存單價： 用結存單價的值更新本月結存單價字段后，再更新本月結存數(shù)量和本月結存金額字段的值。 ③ 先進先出法。采用先進先出法，先購進的存貨先領用。入庫時，如果入庫的第二批、第三批存貨價格不 同，則要用兩個或三個單價計價，即逐筆登記存貨結存單價、結存數(shù)量和結存金額；出庫時，按照先進先出的原則，逐筆登記存貨的發(fā)出和結存單價、數(shù)量和金額。 上述存貨結存文件的結構能夠滿足先進先出計算法的核算要求， 其存儲策略使得一個存貨可能有多個結存單價、結存數(shù)量。因此，一個存貨可能有多條記錄。 ④ 后進先出法。采用后進先出法是后購進的存貨先領用。入庫時，如果入庫的第二批、第三批存貨價格不同，則要用兩個或三個單價計價，即逐筆登記存貨結存單價、結存數(shù)量和結存金額；出庫時，按照后進先出的原則，逐筆登記存貨的 發(fā)出和結存單價、數(shù)量和金額。 上述存貨結存文件的結構能夠滿足后進先出計算法的核算要求，其存儲策略與先進先出計算法類似。 ⑤ 個別計價法。采用個別計價法是以某批存貨入庫時的實際單位成本作為該批存貨發(fā)出時的實際成本，即發(fā)出某批存貨要根據(jù)該批存貨入庫時的實際單位成本計算。這樣每批存貨的代碼應不同，以便確認入庫的批次。存貨結存文件的結構既可采用上述存貨結存文件的結構，也可以從節(jié)省空間的角度考慮去掉本月期初單價、本月期初金額、本月期初數(shù)量字段。其存貨方式是一批存貨占一條記錄。 入庫單文件 入庫單文件的作用。入庫單文件分為臨時入庫單文件和入庫單文件。臨時入庫單文件用于存放采購子系統(tǒng)傳入的采購入庫數(shù)據(jù)或通過入庫單錄入模塊輸入的入庫單。該文件中的入庫單經(jīng)過檢測后，正確無誤的入庫單轉(zhuǎn)儲到入庫單文件，錯誤的入庫單仍然存儲在臨時入庫單文件中，等待修改。入庫單文件為存貨總賬、明細賬、自動轉(zhuǎn)賬、存貨分析等提供信息。 臨時入庫單文件結構如表 9 4 所示。 表 9 4：臨時入庫單文件的數(shù)據(jù)結構 入庫單文件的結構與臨時入庫單文件結構基本一致，不同之處是將處理標志改為轉(zhuǎn)賬標志，用來表示該入庫單是否已生成機制憑證，如果已經(jīng)生成機制憑證，則該字段值為 “T”。 入庫單文件既可一個月一個文件，也可以一年采用一個文件。 為了方便存貨的核算和管理，可以將入庫單分為： ① 采購入庫單。對于工業(yè)企業(yè)，采購入庫單一般指采購原材料驗收入庫時，所填制的入庫單據(jù)；對于商業(yè)企業(yè)，一般指商品進貨入庫時，填制的入庫單。無 論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購入庫單是企業(yè)入庫單據(jù)的主要部分，因此在本系統(tǒng)中，采購入庫單也是日常業(yè)務的主要原始單據(jù)之一。 ② 產(chǎn)品入庫單。產(chǎn)品入庫單是指工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)成品、半成品入庫時，所填制的入庫單據(jù)是工業(yè)企業(yè)常用的原始單據(jù)之一。 ③ 其他人庫單。其他入庫單是指除采購入庫、產(chǎn)成品入庫等形式以外的存貨其他入庫形式所填制的入庫單據(jù)，如盤盈入庫、調(diào)撥入庫等。 如果將入庫單分成三類，那么其存儲策略是：一種方式可以對原入庫單文件結構進行適當?shù)男薷?，形成新的入庫單文件；另一種方式，分別對三類 入庫單建立三個入庫單文件，分別存放不同類別的入庫單。 入庫單文件組織方式按日期建立順序文件。 出庫單文件 出庫單輸入系統(tǒng)后先存于臨時出庫單文件中，經(jīng)過檢測后，正確無誤的出庫單轉(zhuǎn)儲于出庫單文件，錯誤的出庫單仍然存儲于本文件中等待修改。出庫單文件為存貨總賬、明細賬、自動轉(zhuǎn)賬、存貨分析等提供信息。 臨時出庫單結構如表 9 5 所示。 表 9 5：臨時出庫單文件的數(shù)據(jù)結構 出庫單文件的結構與臨時出庫單文件結構基本一致，不同之處是將處理標志改為轉(zhuǎn)賬標志，用來表示該出庫單是否已生成機制憑證，如果已經(jīng)生成機制憑證，則該字段值為 “T”。 在出庫單文件中設置部門和用途字段的意義。如果存貨是材料而非產(chǎn)品，那么這兩個關鍵字段組合就決定了相應的項目費用，即不同的部門、同一部門的不同用途所領用的存貨要計入不同的成本費用項目，這也為正確地生成會計憑證提供了依據(jù)。這種對應關系如表 9 6 所示。 表 9 6：部門代碼與用途代碼的組合 出庫單文件既可一個月一個文件，也可以一年采用一個文件。按日期建立順序文件。 三、存貨子系統(tǒng)功能結構 存貨子系統(tǒng)一般可以劃分為初始設置、出入庫單據(jù)處理、記賬與計算、期末處理、賬表輸出、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)服務等七個功能模塊。每個功能模塊又可以繼續(xù)劃分為若干個功能模塊，直到每個功能模塊都能夠表示 相當獨立的功能為止。 存貨子系統(tǒng)功能結構圖如圖 9 7 所示。 圖 9 7：存貨子系統(tǒng)功能結構圖 案例分析 沃爾瑪全球采購中的信息化管理 國加入 WTO 后， 國外大型零售業(yè)加快進入我國市場的步伐， 以收購、兼并、整合的方式進入中國的零售業(yè)。短時間內(nèi)， 我國的許多零售企業(yè)受到不同程度的影響， 普遍出現(xiàn)年銷售額 和利潤下降 。 少數(shù)零售企業(yè)更是陷入了經(jīng)營困境， 甚至因無法生存而遭淘汰。零售企業(yè)如何扭轉(zhuǎn)目前令人堪憂的現(xiàn)狀 ? 根據(jù)我國加入 WTO 的承諾， 在入世的第三年將全部取消零售業(yè)對外資特許經(jīng)營的限制， 國家為保護國內(nèi)零售商業(yè)發(fā)展的緩沖期限已經(jīng)逼近。如何迎接面臨的機遇與挑戰(zhàn)已經(jīng)成為零售企業(yè)必須認真思考和解決的急迫課題。 為盡快地融入國際和國內(nèi)電子商務的大環(huán)境， 零售商可通過供貨商的產(chǎn)品信息發(fā)布平臺獲得產(chǎn)品的最新信息， 然后通過交易平臺實現(xiàn)網(wǎng)絡下單， 明確采購商品的名稱、型號、尺寸、花色、數(shù)量和價格等信息 。 生產(chǎn)商可以根據(jù)訂單做到按需生產(chǎn)和發(fā)貨。銷售商的銷售信息會通過網(wǎng)絡很快反饋給生產(chǎn)商。監(jiān)控供應鏈每一個細節(jié)的商業(yè)數(shù)據(jù)變化， 是任何一個企業(yè)經(jīng)營者都不能忽視的問題。可以說為了最大限度地滿足消費者的需求， 零售業(yè)必須構建一個龐大而又敏感的有機反應系統(tǒng)?；谶@樣的信息系統(tǒng)平臺， 生產(chǎn)上不僅能夠做到零庫存， 還可以及時調(diào)整產(chǎn)品方向， 適應市場的不斷變化， 以便能夠給消費者提供最合適的商品。 一、物流信息化的涵義 物流信息化， 是指利用電子信息手段， 尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)技術完成物流全過程的協(xié)調(diào)、控制和管理， 實現(xiàn)從網(wǎng)絡前端到最終客戶端的所有中間過程服務。具體地說， 物流信息化是一個整合性物流管理平臺， 它將產(chǎn)、供、銷各個環(huán)節(jié)中的信號、數(shù)據(jù)、消息、情況等通過信息技術， 如條碼技術、電子數(shù)據(jù)交換技術、全球定位系統(tǒng)、射頻技術、地理信息系統(tǒng)等， 進行系統(tǒng)的智能采集和分析處理， 并配合決策支持技術， 對企業(yè)物流系統(tǒng)中涉及的各個流通環(huán)節(jié)及部門進行有效的組織和協(xié)調(diào)， 從而實現(xiàn)企業(yè)物流管理和決策的高效率和高質(zhì)量，進而降低物流成本。 物流信息化主要表現(xiàn)為物流信息的商品化、物流信息收集的數(shù)據(jù)化和代碼化、物流信息處理的電 子化與計算機化、物流信息傳遞的標準化和實時化、物流信息存儲的數(shù)字化， 開創(chuàng)了配送優(yōu)化調(diào)度、動態(tài)監(jiān)控、智能交通、倉儲優(yōu)化配置等新型的物流管理技術和物流模式。 隨著我國大型連鎖零售企業(yè)的規(guī)模化跨區(qū)域發(fā)展， 信息技術的應用廣度與深度不斷擴大， 經(jīng)營者開始考慮這樣的事情 : 如何與供應商共贏、如何培養(yǎng)忠實的消費群、如何用數(shù)據(jù)為企業(yè)的未來經(jīng)營提出決策指導 ?在連鎖經(jīng)營的推動過程中如何建立可復制的經(jīng)營模式 ? 等等。因此零售業(yè)信息化已不再局限于企業(yè)內(nèi)部的進銷存管理， 開始關注于影響它的兩大客戶 : 供應商及顧客。連 鎖化的推行更使這些業(yè)界的管理者們認識到信息化不僅僅是硬件與軟件的集成， 借助系統(tǒng)管理者們推動的是他們的管理模式， 軟件不僅僅給應用者帶來效率， 還承載著管理規(guī)范化的重任。這時的信息系統(tǒng)已不再是簡單的 MIS 概念了， 它代表的先進的管理思想， 擔負的流程標準化的重任， 于是商業(yè)ERP( Enterprise Re sourse Planning) 應運而生。高端商業(yè) ERP 最大的價值是通過軟件將管理流程及管理規(guī)定固定在系統(tǒng)中， 對每一個應用者而言是一個可重復的、在受控操作下可達到處理全部工作流目標的智能工 具。其需求表現(xiàn)主要在于 : 多業(yè)態(tài)、跨區(qū)域、非對稱信息化的網(wǎng)絡集成、產(chǎn)品集成和應用集成。 二、物流信息化在零售業(yè)的應用 ——— 沃爾瑪全球采購中的信息管理 物流信息化提供了一套先進的、集成化的現(xiàn)代物流管理系統(tǒng)， 通過對發(fā)貨倉庫和在途的庫存量進行及時監(jiān)控、對運輸貨物在途狀況進行追蹤查詢、對物流運送各個環(huán)節(jié)實行自動報警機制并提高整個流程自動化程度， 有效地實現(xiàn)系統(tǒng)之間、上下游企業(yè)之間以及資金流、物流、信息流之間的無縫連接 。 更好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)與銷售、運輸、儲存等各環(huán)節(jié)的聯(lián)系 。 優(yōu)化供貨程序、縮短物流時間及 降低庫存， 提高資金周轉(zhuǎn)率。在物流信息化的推動下， 當今國際零售業(yè)不斷擴大， 尤其是連鎖經(jīng)營迅速發(fā)展， 出現(xiàn)了流通廣域化、店鋪復數(shù)化、商店規(guī)模大型化以及商品構成多樣化的現(xiàn)象。相應地， 物流環(huán)節(jié)成為連鎖經(jīng)營能否成功的關鍵因素。各大零售企業(yè)構筑自己富有效率的物流系統(tǒng)從事商品的調(diào)達、分揀、加工、在庫管理和進出貨業(yè)務。在軟件上， 推進聯(lián)網(wǎng)化、條形碼標簽的導入及賬單等物流手續(xù)的標準化 。 在硬件配置上， 推動分揀、檢查業(yè)務過程的自動化與機械化， 以實現(xiàn)商品配送的計劃性與集約化， 削減流通成本。 美國沃爾瑪 1996 年進入中國， 截止 2020 年底總投資達到 11 億元人民幣， 在我國共開設了 19 家門店，平均每家門店 萬平方米， 2020 年平均每店銷售額約 3 億元人民幣， 平均毛利率為 %。沃爾瑪計劃 2020 在中國再開設 7 家新店， 使在中國的連鎖店總數(shù)將達到 35 家 。 在以后 5 年內(nèi)在中國開門店 50 家， 每年在中國采購超過 100 億美元的商品。 在沃爾瑪全球采購中心， 從第一次接觸供應商到售后退貨的處理完畢， 一個完整的全球采購流程需要涉及多項針對供應商的考核和協(xié)作。從全球采購中 心現(xiàn)行的信息管理系統(tǒng)可以發(fā)現(xiàn)， 先進的信息技術在供應商的管理方面發(fā)揮了強大的功效。首先， 沃爾瑪全球采購中心收集了豐富的市場信息和產(chǎn)品信息， 這樣就使得供應商的選擇更加具有目的性和針對性。在與沃爾瑪全球采購中心合作之前， 供應商需要提供一份供應商基本狀況表給采購中心的數(shù)據(jù)庫保存。這個表的信息為供應商的選擇帶來了方便。其次， 供應商可以通過零售鏈接實時了解到自己的產(chǎn)品在沃爾瑪各個商店的銷售情況， 達到供應商的自我管理。通過這個系統(tǒng)，供應商可以查詢到自己的產(chǎn)品在每個商店、每個時段 ( 最細可以查到日銷售 ) 、每個 款式的銷售情況， 并且可以將這些情況定期生成報告?zhèn)鹘o供應商， 甚至可以了解到其他供應商產(chǎn)品的相關信息。當供應商發(fā)現(xiàn)自己的商品快要缺貨時， 還可以向采購員發(fā)出提醒訂貨的通知， 化被動為主動。這種寶貴的市場信息不僅可以幫助供應商有效控制庫存和生產(chǎn)節(jié)奏， 也給供應商開發(fā)新產(chǎn)品和調(diào)整產(chǎn)品戰(zhàn)略提供了依據(jù)。再次， 通過對供應商數(shù)據(jù)的跟蹤和總結， 沃爾