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正文內(nèi)容

【精品】納稅人普通發(fā)票管理系統(tǒng)操作說(shuō)明(編輯修改稿)

2024-10-20 09:30 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是不能直接導(dǎo)出的,如需對(duì)狀態(tài)為已導(dǎo)出的發(fā)票進(jìn)行重新導(dǎo)出,則需作廢其導(dǎo)出,即 作廢導(dǎo)出 。做過(guò)作廢導(dǎo)出之后,發(fā)票的狀態(tài)會(huì)由已導(dǎo)出變?yōu)槲磳?dǎo)出。 3) 打印部分(圖 68) (圖 68) A:“打印列 表” 在查詢出已導(dǎo)出清單或未導(dǎo)出清單后,選中需要打印的記錄,單擊“打印列表”按鈕,將打印出選中記錄的列表,如圖 69 所示。該打印使用 A4 橫向打印。: (圖 69) B:“打印發(fā)票詳細(xì)清單” 在查詢出已導(dǎo)出清單或未導(dǎo)出清單后,選中需要打印的記錄,單擊“打印發(fā)票詳細(xì)清單”,將打印選中記錄的發(fā)票詳細(xì)清單,如圖 610。該打印使用 A4 縱向打印 (圖 610) 小提示 ? 可以在“全部選中” ( )前打勾,將選中(打勾)或取消(不打勾)上面列表中的全部記錄 ? 記錄是按本列出的 ? 如果 數(shù)據(jù)庫(kù)中存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽5陌l(fā)票數(shù)據(jù),在點(diǎn)擊“查詢未導(dǎo)出清單”按鈕時(shí),將會(huì)提示存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽5挠涗浀奶崾?,且未?duì)碰或?qū)ε霾徽5臄?shù)據(jù)不會(huì)在這個(gè)模塊的列表中顯示出來(lái),所以未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽5臄?shù)據(jù)是不能導(dǎo)出的。請(qǐng)進(jìn)入“發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 兩次錄入對(duì)碰”模塊進(jìn)行對(duì)碰和修改錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。 導(dǎo)出文件合并 1) 菜單“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 ?導(dǎo)出文件合并”進(jìn)入“導(dǎo)出文件合并”模塊。 (圖 611) 圖 611 2) 點(diǎn)擊“讀入導(dǎo)出文件”按鈕,將讀入由發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊導(dǎo)出的文件(詳見發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊的說(shuō)明) 3) 選擇總表 文件 (名稱類似 ****** 的文本文件 ) (圖 612) 圖 612 4) 接著選擇明細(xì)文件(名稱類似 ****** 的 DBF 文件)(圖 613) 圖 613 5) 如果選擇的發(fā)票導(dǎo)出文件在此次合并中還沒(méi)有讀入過(guò),則會(huì)顯示出已經(jīng)讀入的發(fā)票數(shù)據(jù) (圖 614) 圖 614 否則將會(huì)提示發(fā)票記錄已導(dǎo)入的導(dǎo)入失敗提示 (圖 615)。 圖 615 6) 繼續(xù)點(diǎn)擊“讀入導(dǎo)出文件”按鈕讀入其他的導(dǎo)出文件 7) 需要合并的導(dǎo)出文件全部讀入之后(如果數(shù)量太多,也可分批合并),按“導(dǎo)出”按鈕進(jìn)行發(fā)票數(shù)據(jù)的導(dǎo)出。導(dǎo)出時(shí) 會(huì)提示選擇保存路徑(默認(rèn)為 a:\即軟盤)。保存的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)在你選擇的路徑(文件夾)中新建一個(gè)名稱類似為“ hb20200601(01)”的文件夾,里面有兩個(gè)文件,即為導(dǎo)出的文件。 [注:系統(tǒng)新建的文件夾會(huì)自動(dòng)編號(hào),如hb20200601(02), hb20200601(03)等 ].(圖 616) 圖 616 九、 普通發(fā)票電腦版開票模塊 普通發(fā)票電腦版開票模塊的菜單如圖 71 所示。 (圖 71) 該模塊包括如下幾個(gè)功能:“開票”、“作廢”、“打印格式調(diào)整”、“商品代碼維護(hù)”、“客戶代碼維護(hù)”、 “設(shè)置常用開票備注”。其中“打印格式調(diào)整”、“商品代碼維護(hù)”、“客戶代碼維護(hù)”、“設(shè)置常用開票備注”為開票模塊的輔助功能模塊,非開票必需功能。 開票 欲要使用此功能,必須先在“系統(tǒng)設(shè)置 〉納稅人資料設(shè)置”模塊中倒入正確的 ID,否則將提示你先導(dǎo)入 ID 而不能進(jìn)入此模塊。開票模塊功能的界面如圖 72 所示 (圖 72) 普通發(fā)票開票模塊的使用操作步驟 a、 錄入發(fā)票代碼,按回車( Enter)鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會(huì)顯示發(fā)票名稱。如敲入回車后,提示“無(wú)此類發(fā)票信息”,則 請(qǐng)檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。 b、 發(fā)票代碼系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)購(gòu)進(jìn)發(fā)票記錄的數(shù)據(jù)自動(dòng)填入(取相應(yīng)發(fā)票代碼中號(hào)碼最小的發(fā)票號(hào)碼) c、 在“顧客名稱”處輸入顧客的名稱,在“及地址”處輸入地址,亦可點(diǎn)擊“選擇顧客”按鈕來(lái)選擇顧客后自動(dòng)填入顧客名稱和地址。(通過(guò)“選擇顧客”按鈕來(lái)選擇填入可降低手工輸入的麻煩,顧客資料的錄入在“客戶代碼維護(hù)”模塊。詳見下面“客戶代碼維護(hù)”的說(shuō)明。 d、 確定鼠標(biāo)光標(biāo)在地址的輸入框內(nèi),按回車( Enter)鍵。 e、 在中間的發(fā)票詳細(xì)項(xiàng)目列表中會(huì)增加一行。 f、 選擇或輸入“品名規(guī)格”。(通過(guò)“ 選擇顧客”按鈕來(lái)選擇填入可降低手工輸入的麻煩,通過(guò)選擇來(lái)輸入商品名稱,商品的單價(jià)、單位亦會(huì)自動(dòng)填入。商品資料的錄入在“商品代碼維護(hù)”模塊。詳見下面“商品代碼維護(hù)”的說(shuō)明。) g、 輸入商品單位, 按回車( Enter)鍵。 h、 輸入商品數(shù)量, 按回車( Enter)鍵。 i、 輸入商品單價(jià), 按回車( Enter)鍵。 j、 此時(shí)會(huì)新增一行(最多增加 5 行),如需繼續(xù)錄入商品信息,重復(fù) f 至 i 的步驟;如不需再錄入,轉(zhuǎn)至步驟 k k、 錄入發(fā)票備注(可不錄入),上面一行是用來(lái)選擇常用發(fā)票備注的(常用發(fā)票備注的錄入詳見“設(shè)置常用開票備注”的說(shuō)明),亦可不通 過(guò)上面一行的選擇來(lái)填入,直接在下面的大框中錄入發(fā)票備注。 l、 開票人和收款人默認(rèn)是登陸系統(tǒng)的操作員姓名,可以更改。 m、 按保存按鈕進(jìn)行保存。 n、 保存成功后,按打印按鈕進(jìn)行發(fā)票的打印。如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對(duì),請(qǐng)通過(guò)“打印格式調(diào)整”模塊進(jìn)行打印格式的調(diào)整。(詳見“打印格式調(diào)整”說(shuō)明)如果想先保存,不立即打印,可通過(guò)“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 〉查詢”模塊查詢出該發(fā)票的詳細(xì)信息后再打印。(詳見“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 〉查詢”說(shuō)明) [注 ]打印完畢會(huì)有“打印是否成功”的提示,如果成功,則選是,如果打印出錯(cuò),則選擇否(圖 73) 。選了否之后,繼續(xù)會(huì)有提示,此時(shí)可選擇重打、作廢、取消(圖 74)。 (圖 73) (圖 74) o、 輸入保存打印完一張后,按清空按鈕將清空所有錄入的信息;按下一張按鈕則不清空發(fā)票代碼,顧客信息,發(fā)票號(hào)碼自動(dòng)遞增,開始下一張發(fā)票的錄入打印。 小提示 ? 客戶(顧客)信息、商品名稱(規(guī)格)、發(fā)票備注都是可以直接錄入的。如果不希望維護(hù)客戶信息、商品信息、發(fā)票備注信息,可采用直接錄入的方式。 ? 發(fā)票詳細(xì)項(xiàng)目列表中如果有空行(即沒(méi)有錄入數(shù)據(jù)的行),可不用理會(huì),保存的時(shí)候,會(huì)自動(dòng)將空行刪除。 ? 打印功能需要系統(tǒng)裝有 Microsoft Office Excel 2020 以上( Excel97 未作測(cè)試)。 [注 ]如果打印有問(wèn)題可嘗試用安裝目錄下 backup 文件夾里的 文件替換安裝目錄下的 ,替換后可能需要重新調(diào)整打印格式。 作廢 如果一張電腦票已開出保存或不再使用需作廢,請(qǐng)使用該模塊。作廢模塊的界面如圖 75 所示。 (圖 75) 作廢模塊的使用、操作步驟如下: a、 錄入發(fā)票代碼,按回車( Enter)鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會(huì)顯示發(fā)票名稱。如 敲入回車后,提示“無(wú)此類發(fā)票信息”,則請(qǐng)檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。 b、 輸入發(fā)票號(hào)碼。按回車鍵或點(diǎn)擊“確定”按鈕后,將會(huì)在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息。如果在“購(gòu)進(jìn)發(fā)票錄入模塊”中沒(méi)有錄入該發(fā)票的購(gòu)買記錄,請(qǐng)先在“購(gòu)進(jìn)發(fā)票錄入模塊”錄入發(fā)票的購(gòu)買記錄。詳見“購(gòu)進(jìn)發(fā)票錄入”的說(shuō)明。如果該發(fā)票已經(jīng)做過(guò)導(dǎo)出,將會(huì)有提示告訴該發(fā)票已經(jīng)做過(guò)導(dǎo)出,不能作廢。按回車鍵或點(diǎn)擊“確定”按鈕后,將會(huì)在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息。 c、 點(diǎn)擊作廢按鈕。作廢的處理方式是:日期取系統(tǒng)時(shí)間(即當(dāng)天),金額變?yōu)?0。 d、 作廢成功后,點(diǎn)擊清空按鈕可以開始下一張發(fā)票的作廢。 打印格式調(diào)整 該模塊將調(diào)用 Excel程序。(圖 76) (圖 76) 調(diào)整打印格式主要調(diào)整如圖 24 紅箭頭所示的兩條線的位置。請(qǐng)不要合并或刪除單元格。調(diào)整好后,保存該 Excel表即可(不用另存為)。 [注 ]調(diào)整時(shí),可以對(duì)格寬、格內(nèi)文字的字體、 Excel的頁(yè)面設(shè)置等進(jìn)行調(diào)整,但不要合并或刪除單元格,也不要添加刪除行和列,否則將不能正確打印。 商品代碼維護(hù)。 商品代碼維護(hù)的界面如圖 77 所示。 (圖 77) 點(diǎn)擊“新增”按鈕后在上面的列表中進(jìn)行商品記錄的錄入。錄入完一項(xiàng)后,按回車( Enter)鍵系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將光標(biāo)移至下一項(xiàng)。 錄入完畢后,按“保存”按鈕進(jìn)行保存。 刪除商品記錄。新增了商品記錄,如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或不再需要該商品信息,可以先在上面的列表中選中該條記錄,然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕。刪除之后按“保存”按鈕進(jìn)行保存。 小提示: ? 新增或刪除數(shù)據(jù)后,如沒(méi)有按“保存”按鈕,則新增或刪除數(shù)據(jù)無(wú)效。 ? 不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按“保存”按鈕進(jìn)行存盤,可以在新增幾條記錄后再按保存按鈕。 客戶代碼維護(hù) 客戶 代碼維護(hù)的界面如圖 78 所示。 (圖 78) 客戶代碼的維護(hù)與商品代碼的維護(hù)類似,請(qǐng)參照商品代碼維護(hù)的說(shuō)明。 設(shè)置常用開票備注 設(shè)置常用開票備注的界面如圖 79 所示: (圖 79) 設(shè)置常用開票備注與商品代碼的維護(hù)類似,請(qǐng)參照商品代碼維護(hù)的說(shuō)明。 十、 查詢統(tǒng)計(jì)模塊。 查詢統(tǒng)計(jì)模塊包括查詢和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。另在發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊亦有查詢統(tǒng)功能,詳細(xì)請(qǐng)參見“發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”的說(shuō)明。 查詢。 查詢模塊的界面如圖 81 所示。 (圖 81) 發(fā)票概要標(biāo)簽頁(yè)列出發(fā)票的概要信息(發(fā)票包 括通過(guò)發(fā)票錄入模塊錄入的數(shù)據(jù)和通過(guò)電腦票開票模塊錄入的電腦普通發(fā)票,綠色表示作廢票,紅色表示紅字票,其他顏色的表示正常票)。可點(diǎn)擊“查找”按鈕查找發(fā)票??赏ㄟ^(guò)日期范圍、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼范圍來(lái)查找(圖 82)。 (圖 82) 在需要選擇的查找方式前打勾即可(可多選),設(shè)定好查找條件后,按“確定”按鈕返回圖 29 的界面,并在概要列表中顯示查找出來(lái)的結(jié)果。 在發(fā)票查詢界面,點(diǎn)擊“全部”按鈕將查詢所有的發(fā)票信息 在發(fā)票查詢界面,選中一條記錄后點(diǎn)擊“刪除”所選中的發(fā)票記 錄。 在概要法票列表中選擇一條發(fā)票記錄后,點(diǎn)擊發(fā)票明細(xì)標(biāo)簽頁(yè),如果為開票模塊所開的電腦票,將顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息(如圖 83)。可通過(guò)詳細(xì)信息標(biāo)簽頁(yè)內(nèi)的“電腦版普通發(fā)票補(bǔ)打印”按鈕補(bǔ)打印電腦版普通發(fā)票。如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對(duì),請(qǐng)通過(guò)“打印格式調(diào)整”模塊進(jìn)行打印格式的調(diào)整。(詳見“打印格式調(diào)整”說(shuō)明)。 (圖 83) 統(tǒng)計(jì) 統(tǒng)計(jì)的操作界面如圖 84 所示。 (圖 84) 在輸入開票時(shí)間范圍后,按統(tǒng)計(jì)按鈕即可統(tǒng)計(jì)該段時(shí)間內(nèi)的發(fā)票統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。 如需按本統(tǒng)計(jì)發(fā) 票,可使用發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊。詳細(xì)請(qǐng)參見“發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”的說(shuō)明。 九、發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入。 安裝系統(tǒng)時(shí),數(shù)據(jù)庫(kù)里已有發(fā)票種類數(shù)據(jù),但是在以后的使用過(guò)程中,如果新出有發(fā)票種類,則需從稅務(wù)機(jī)關(guān)獲得發(fā)票種類數(shù)據(jù)文件,然后用此“發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入”模塊導(dǎo)入發(fā)票種類數(shù)據(jù)。進(jìn)入系統(tǒng)后,選擇菜單“系統(tǒng)設(shè)置 〉發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入”進(jìn)入“發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入”界面,界面如圖 91 所示。 (圖 91) 點(diǎn)擊導(dǎo)入按鈕,將會(huì)出現(xiàn)選擇文件對(duì)話框,選擇從稅務(wù)機(jī)關(guān)獲得的發(fā)票種類數(shù)據(jù)文件,按確定即可導(dǎo)入。 十、數(shù)據(jù)庫(kù)管理 數(shù)據(jù) 庫(kù)管理包括數(shù)據(jù)庫(kù)的備份,數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù),初始化數(shù)據(jù)三個(gè)功能。數(shù)據(jù)庫(kù)管理的菜單如圖 101 所示 (圖 101) 初始化數(shù)據(jù) 初始化數(shù)據(jù)的界面如圖 102 所示: (圖 102) 初始化數(shù)據(jù)將清空數(shù)據(jù)庫(kù)里的除了發(fā)票種類數(shù)據(jù)之外的所有數(shù)據(jù),并對(duì)用戶進(jìn)行初始化(只保留 sa 用戶,密碼 123456)。所以在初始化數(shù)據(jù)時(shí),為防止和降低由于誤操作而刪除了所有數(shù)據(jù),在初始化數(shù)據(jù)界面中,必須在框內(nèi)先輸入“ 12345678901234567890”然后再點(diǎn)擊確定按鈕,在確定要初始化數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)才會(huì)做初始化數(shù)據(jù)。初始化 成功后,會(huì)有初始化成功的提示。 數(shù)據(jù)庫(kù)備份。 界面如圖 103 所示 (圖 103) 點(diǎn)擊 按鈕,選擇備份路徑(系統(tǒng)或默認(rèn)使用回上次備份用的路徑),然后點(diǎn)擊“確定”按鈕,備份成功后,會(huì)有備份成功的提示。(備份時(shí),系統(tǒng)會(huì)在你選擇的備份路徑下新建一用當(dāng)天日期命名的文件夾,在該用日期命名的文件夾內(nèi)存有備份文件) 數(shù)據(jù)庫(kù)還原。 點(diǎn)擊菜單“系統(tǒng)設(shè)置-〉數(shù)據(jù)庫(kù)管理-〉數(shù)據(jù)庫(kù)還原”,將會(huì)提示選擇備份文件,選擇備份文件后( )文件后,按確定,系統(tǒng)將開始系統(tǒng)地還原,完成后會(huì)有“操作完成的提示” 。如果備份時(shí)出錯(cuò)(假如提示 dll錯(cuò)誤等,也可自己手動(dòng)進(jìn)行還原的方法如下:關(guān)閉此系統(tǒng),復(fù)制備份文件( ),將其拷貝粘貼到系統(tǒng)的安裝目錄 [默認(rèn)為: C:\Program Files\普通發(fā)票管理系統(tǒng) ]下) 十一、版本信息查看 在菜單中選擇“關(guān)于”將顯示版本信息(圖 111) (圖 111) 附錄一:?jiǎn)栴}解答 (一) 系統(tǒng)設(shè)置 一、 納稅人資料設(shè)置 ?
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