【正文】 入界面。錄入完一項(xiàng)后，按回車（ Enter）鍵系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將光標(biāo)移至下一項(xiàng)。發(fā)票名稱和份數(shù)這兩項(xiàng)不需錄入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入。 提示保存成功后，系統(tǒng)會(huì)清空上面的錄入表格。 [注 ]：錄入時(shí)發(fā)票號(hào)碼起必須為一本發(fā)票的第一張，發(fā)票號(hào)碼止必須為一本發(fā)票的最后一張（但發(fā)票號(hào)碼起止號(hào)之間可以有連續(xù)的幾本發(fā)票，電腦版普通發(fā)票無(wú)此限制），并且發(fā)票號(hào)碼起止的位數(shù) 必須一致，否則不能保存。點(diǎn)擊“查找”按鈕，彈出的窗口如圖 42 所示： （圖 42） 如需按日期范圍查找發(fā)票，請(qǐng)?jiān)凇叭掌诜秶鼻懊娴目蛏洗蚬?；如需按發(fā)票代碼查找，請(qǐng)?jiān)凇鞍l(fā)票代碼”前面的框上打勾（可兩者都選）。系統(tǒng)將會(huì)檢索出符合條件的購(gòu)買發(fā)票數(shù)據(jù)。 在查找之后，如需刪除，請(qǐng)先在上面的列表選中要?jiǎng)h除的記錄，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕，最后再按“保存”按鈕，保存此 次的刪除操作。注意，如果要?jiǎng)h除的記錄包含已經(jīng)進(jìn)行了開(kāi)票或發(fā)票錄入的發(fā)票號(hào)碼，將不能被刪除（會(huì)有提示告訴不能刪除）。注意，如果要修改的記錄包含已經(jīng)進(jìn)行了開(kāi)票或發(fā)票錄入的發(fā)票號(hào)碼，將不能被修改（會(huì)有提示告訴不能修改）。 ? 不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按“保存”按鈕進(jìn)行存盤(pán)，可以在新增幾條記錄后再按保存按鈕。為提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)采用了一次錄入、二次錄入，兩次錄入對(duì)碰的方式。發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊的菜單如圖 51 所示： （圖 51） 一次錄入 一次錄入的界面如圖 52 所示 （圖 52） 錄入發(fā)票屬定額票，請(qǐng)?jiān)诙~發(fā)票的選擇框中選中，如 （圖 53）所示 （圖 53） 在彈出的對(duì)話框中錄入定額票的金額、開(kāi)具所屬期，確定后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在發(fā)票錄入窗口錄入發(fā)票金額、所屬期、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼等信息： 一次錄入操作步驟 1） 錄入發(fā)票代碼，按回車（ Enter）鍵。如敲入回車后，提示“無(wú)此類發(fā)票信息”，則請(qǐng)檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確， 重新錄入后再按回車鍵。如果提示沒(méi)有“此發(fā)票的購(gòu)買記錄”，則請(qǐng)檢查錄入的發(fā)票 3） 按順序錄入每張發(fā)票的金額和日期。 錄入發(fā)票屬定額發(fā)票的，輸入發(fā)票代碼、起止號(hào)、定額發(fā)票選項(xiàng)后點(diǎn)擊確定按鈕，彈出對(duì)話框， 錄入定額發(fā)票開(kāi)具年份、定額發(fā)票開(kāi)票月份，選擇定額發(fā)票的票面金額，如 圖 514 所示 ： （圖 514） 4） 輸入的中途可以按“保存”按鈕進(jìn)行保存，已保存的數(shù)據(jù)將從錄入列表中移走 ，亦可在所有數(shù)據(jù)錄入完之后按“保存”按鈕保存。 [注 ]系統(tǒng)判斷如果發(fā)票金額和開(kāi)票日期為空，則認(rèn)為是尚未錄入，按保存按鈕進(jìn)行保存的時(shí)候是不保存發(fā)票金額和開(kāi)票日期為空的記錄的 5） 錄入之后，按“清空”按鈕將清空錄入列表中的數(shù)據(jù)。然后按保存按鈕進(jìn)行保存 一次錄入、二次錄入發(fā)票數(shù)據(jù)的修改 類似于一次錄入， 1）進(jìn)入一次錄入（二次錄入）界面，輸入發(fā)票 代碼，回車； 2）輸入發(fā)票號(hào)碼起和發(fā)票號(hào)碼止，按確定； 3）如果發(fā)票已經(jīng)一次錄入（二次錄入），則會(huì)在下面的列表中列出發(fā)票數(shù)據(jù)，可以直接在列表中進(jìn)行修改； 4）修改后要按保存按鈕保存修改。 ? 日期的格式采用了“日 /月 /年”的方式，是因?yàn)榭紤]到發(fā)票的日期日的改動(dòng)最大，月次之，年的改動(dòng)最少。 二次錄入 二次錄入的界面跟方法步驟與一次錄入類似，請(qǐng)參考一次錄入的操作方法。兩次錄入對(duì)碰模塊的界面如圖 54 所示。如無(wú)對(duì)碰不符記錄，則提示無(wú)對(duì)碰不符記錄 c、 如有對(duì)碰不符記錄，將在下面的兩個(gè)分別列出對(duì)碰不符的記錄，左邊的列表顯示 一次錄入中的數(shù)據(jù)，右邊的列表顯示二次錄入中的數(shù)據(jù)。 （圖 55） d、 檢查開(kāi)票日期和發(fā)票金額，修改錯(cuò)誤的記錄。 e、 如發(fā)現(xiàn)該記錄的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼是不存在的，是錯(cuò)誤的，可以選中該記錄后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕將之刪除，如有需要，到回一次錄入和二次錄入模塊錄入正確的數(shù)據(jù)。 小提示 ? 發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼是標(biāo)識(shí)一張發(fā)票的，所以發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼是不能修改的 ? 如果存在一次錄入有錄，二次錄入沒(méi)有錄入；或者二次錄入有錄入，一次錄入沒(méi)有錄入的數(shù)據(jù)，此時(shí)對(duì)碰，將會(huì)在列表中出現(xiàn)如圖 56 類似的情形。 八、 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能主要是導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)送稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)，并提供查詢統(tǒng)計(jì)打印等功能，方便管理發(fā)票數(shù)據(jù)。 (圖 61) 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊界面如圖 62 所示： （圖 62） 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊各按鈕功能說(shuō)明 1） 未導(dǎo)出部分（圖 63） （圖 63） A：“未導(dǎo)出清單” 查詢尚未導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)清單（排除尚未對(duì)碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票），查詢出來(lái)的清單按照購(gòu)買日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼的順序排列。該部分發(fā)票不能導(dǎo)出。按“導(dǎo)出”按鈕，將彈出選擇文件的保存對(duì)話框（圖64）。導(dǎo)出的默認(rèn)目錄 （圖 64） 是“ A:\”，導(dǎo)出的時(shí)候會(huì)自動(dòng)在你所選擇的文件夾里生成一個(gè)以“ dc”開(kāi)頭，導(dǎo)出的日期加編號(hào)為結(jié)尾的文件夾（例如： dc20200501(01)，如果該目錄已經(jīng)存在，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng) 進(jìn)行遞加編號(hào)，例如 dc20200501(02)、 dc20200501(03)等）。將導(dǎo)出數(shù)據(jù)交稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)時(shí)，請(qǐng)將這兩個(gè)文件都帶上。 [注 ] 尚未對(duì)碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票是不能導(dǎo)出的。 2） 已導(dǎo)出部分（圖 65） （圖 65） A：“全部清單” 查詢已經(jīng)做過(guò)導(dǎo)出操作的全部發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。 點(diǎn)擊此按鈕，就會(huì)出現(xiàn)“導(dǎo)出批次選擇”的窗口（圖 66）， (圖 66) 在窗口列表中 雙擊 相應(yīng)的批次，則會(huì)列出相應(yīng)批次的發(fā)票數(shù)據(jù)清單（圖 67）。 (圖 67) [注 ]“ 導(dǎo)出批次 ”的概念：為方便大家查找一整批某時(shí)間一起導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)， 系統(tǒng)中設(shè)置了導(dǎo)出批次。在導(dǎo)出批次選擇窗口中選擇相應(yīng)的批次，系統(tǒng)會(huì)列出相應(yīng)的屬于該批次的發(fā)票數(shù)據(jù)。 C：“作廢導(dǎo)出” 在用“全部 清單”按鈕或“導(dǎo)出批次選擇”按鈕查詢出已導(dǎo)出清單后，選中將要作廢導(dǎo)出的記錄（在該記錄前打勾），然后用此按鈕作廢選中記錄的導(dǎo)出。發(fā)票進(jìn)行過(guò)導(dǎo)出之后，其狀態(tài)會(huì)由未導(dǎo)出狀態(tài)變?yōu)橐褜?dǎo)出狀態(tài)。做過(guò)作廢導(dǎo)出之后，發(fā)票的狀態(tài)會(huì)由已導(dǎo)出變?yōu)槲磳?dǎo)出。該打印使用 A4 橫向打印。該打印使用 A4 縱向打印 （圖 610） 小提示 ? 可以在“全部選中” ( )前打勾，將選中（打勾）或取消（不打勾）上面列表中的全部記錄 ? 記錄是按本列出的 ? 如果 數(shù)據(jù)庫(kù)中存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５陌l(fā)票數(shù)據(jù)，在點(diǎn)擊“查詢未導(dǎo)出清單”按鈕時(shí)，將會(huì)提示存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５挠涗浀奶崾?，且未?duì)碰或?qū)ε霾徽５臄?shù)據(jù)不會(huì)在這個(gè)模塊的列表中顯示出來(lái)，所以未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５臄?shù)據(jù)是不能導(dǎo)出的。 導(dǎo)出文件合并 1) 菜單“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 ?導(dǎo)出文件合并”進(jìn)入“導(dǎo)出文件合并”模塊。 圖 615 6) 繼續(xù)點(diǎn)擊“讀入導(dǎo)出文件”按鈕讀入其他的導(dǎo)出文件 7) 需要合并的導(dǎo)出文件全部讀入之后（如果數(shù)量太多，也可分批合并），按“導(dǎo)出”按鈕進(jìn)行發(fā)票數(shù)據(jù)的導(dǎo)出。保存的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)在你選擇的路徑（文件夾）中新建一個(gè)名稱類似為“ hb20200601(01)”的文件夾，里面有兩個(gè)文件，即為導(dǎo)出的文件。 （圖 71） 該模塊包括如下幾個(gè)功能：“開(kāi)票”、“作廢”、“打印格式調(diào)整”、“商品代碼維護(hù)”、“客戶代碼維護(hù)”、 “設(shè)置常用開(kāi)票備注”。 開(kāi)票 欲要使用此功能，必須先在“系統(tǒng)設(shè)置 〉納稅人資料設(shè)置”模塊中倒入正確的 ID，否則將提示你先導(dǎo)入 ID 而不能進(jìn)入此模塊。如輸入的發(fā)票代碼正確，敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會(huì)顯示發(fā)票名稱。 b、 發(fā)票代碼系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)購(gòu)進(jìn)發(fā)票記錄的數(shù)據(jù)自動(dòng)填入（取相應(yīng)發(fā)票代碼中號(hào)碼最小的發(fā)票號(hào)碼） c、 在“顧客名稱”處輸入顧客的名稱，在“及地址”處輸入地址，亦可點(diǎn)擊“選擇顧客”按鈕來(lái)選擇顧客后自動(dòng)填入顧客名稱和地址。詳見(jiàn)下面“客戶代碼維護(hù)”的說(shuō)明。 e、 在中間的發(fā)票詳細(xì)項(xiàng)目列表中會(huì)增加一行。（通過(guò)“ 選擇顧客”按鈕來(lái)選擇填入可降低手工輸入的麻煩，通過(guò)選擇來(lái)輸入商品名稱，商品的單價(jià)、單位亦會(huì)自動(dòng)填入。詳見(jiàn)下面“商品代碼維護(hù)”的說(shuō)明。 h、 輸入商品數(shù)量， 按回車（ Enter）鍵。 j、 此時(shí)會(huì)新增一行（最多增加 5 行），如需繼續(xù)錄入商品信息，重復(fù) f 至 i 的步驟；如不需再錄入，轉(zhuǎn)至步驟 k k、 錄入發(fā)票備注（可不錄入），上面一行是用來(lái)選擇常用發(fā)票備注的（常用發(fā)票備注的錄入詳見(jiàn)“設(shè)置常用開(kāi)票備注”的說(shuō)明），亦可不通 過(guò)上面一行的選擇來(lái)填入，直接在下面的大框中錄入發(fā)票備注。 m、 按保存按鈕進(jìn)行保存。如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對(duì)，請(qǐng)通過(guò)“打印格式調(diào)整”模塊進(jìn)行打印格式的調(diào)整。（詳見(jiàn)“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 〉查詢”說(shuō)明） [注 ]打印完畢會(huì)有“打印是否成功”的提示，如果成功，則選是，如果打印出錯(cuò)，則選擇否（圖 73） 。 （圖 73） （圖 74） o、 輸入保存打印完一張后，按清空按鈕將清空所有錄入的信息；按下一張按鈕則不清空發(fā)票代碼，顧客信息，發(fā)票號(hào)碼自動(dòng)遞增，開(kāi)始下一張發(fā)票的錄入打印。如果不希望維護(hù)客戶信息、商品信息、發(fā)票備注信息，可采用直接錄入的方式。 ? 打印功能需要系統(tǒng)裝有 Microsoft Office Excel 2020 以上（ Excel97 未作測(cè)試）。 作廢 如果一張電腦票已開(kāi)出保存或不再使用需作廢，請(qǐng)使用該模塊。 （圖 75） 作廢模塊的使用、操作步驟如下： a、 錄入發(fā)票代碼，按回車（ Enter）鍵。如 敲入回車后，提示“無(wú)此類發(fā)票信息”，則請(qǐng)檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確，重新錄入后再按回車鍵。按回車鍵或點(diǎn)擊“確定”按鈕后，將會(huì)在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息。詳見(jiàn)“購(gòu)進(jìn)發(fā)票錄入”的說(shuō)明。按回車鍵或點(diǎn)擊“確定”按鈕后，將會(huì)在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息。作廢的處理方式是：日期取系統(tǒng)時(shí)間（即當(dāng)天），金額變?yōu)?0。 打印格式調(diào)整 該模塊將調(diào)用 Excel程序。請(qǐng)不要合并或刪除單元格。 [注 ]調(diào)整時(shí)，可以對(duì)格寬、格內(nèi)文字的字體、 Excel的頁(yè)面設(shè)置等進(jìn)行調(diào)整，但不要合并或刪除單元格，也不要添加刪除行和列，否則將不能正確打印。 商品代碼維護(hù)的界面如圖 77 所示。錄入完一項(xiàng)后，按回車（ Enter）鍵系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將光標(biāo)移至下一項(xiàng)。 刪除商品記錄。刪除之后按“保存”按鈕進(jìn)行保存。 ? 不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按“保存”按鈕進(jìn)行存盤(pán)，可以在新增幾條記錄后再按保存按鈕。 （圖 78） 客戶代碼的維護(hù)與商品代碼的維護(hù)類似，請(qǐng)參照商品代碼維護(hù)的說(shuō)明。 十、 查詢統(tǒng)計(jì)模塊。另在發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊亦有查詢統(tǒng)功能，詳細(xì)請(qǐng)參見(jiàn)“發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”的說(shuō)明。 查詢模塊的界面如圖 81 所示?？牲c(diǎn)擊“查找”按鈕查找發(fā)票。 （圖 82） 在需要選擇的查找方式前打勾即可（可多選），設(shè)定好查找條件后，按“確定”按鈕返回圖 29 的界面，并在概要列表中顯示查找出來(lái)的結(jié)果。 在概要法票列表中選擇一條發(fā)票記錄后，點(diǎn)擊發(fā)票明細(xì)標(biāo)簽頁(yè)，如果為開(kāi)票模塊所開(kāi)的電腦票，將顯示該發(fā)票的詳細(xì)信息（如圖 83）。如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對(duì)，請(qǐng)通過(guò)“打印格式調(diào)整”模塊進(jìn)行打印格式的調(diào)整。 （圖 83） 統(tǒng)計(jì) 統(tǒng)計(jì)的操作界面如圖 84 所示。 如需按本統(tǒng)計(jì)發(fā) 票，可使用發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊。 九、發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入。進(jìn)入系統(tǒng)后，選擇菜單“系統(tǒng)設(shè)置 〉發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入”進(jìn)入“發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入”界面，界面如圖 91 所示。 十、數(shù)據(jù)庫(kù)管理 數(shù)據(jù) 庫(kù)管理包括數(shù)據(jù)庫(kù)的備份，數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)，初始化數(shù)據(jù)三個(gè)功能。所以在初始化數(shù)據(jù)時(shí)，為防止和降低由于誤操作而刪除了所有數(shù)據(jù)，在初始化數(shù)據(jù)界面中，必須在框內(nèi)先輸入“ 12345678901234567890”然后再點(diǎn)擊確定按鈕，在確定要初始化數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)才會(huì)做初始化數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)庫(kù)備份。（備份時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在你選擇的備份路徑下新建一用當(dāng)天日期命名的文件夾，在該用日期命名的文件夾內(nèi)存有備份文件） 數(shù)據(jù)庫(kù)還原。如果備份時(shí)出錯(cuò)（假如提示 dll錯(cuò)誤等，也可自己手動(dòng)進(jìn)行還原的方法如下：關(guān)閉此系統(tǒng)，復(fù)制備份文件（ ），將其拷貝粘貼到系統(tǒng)的安裝目錄 [默認(rèn)為： C:\Program Files\普通發(fā)票管理系統(tǒng) ]下） 十一、版本信息查看 在菜單中選擇“關(guān)于”將顯示版本信息（圖 111） (圖 111) 附錄一：?jiǎn)栴}解答 （一） 系統(tǒng)設(shè)置 一、 納稅人資料設(shè)置 ? 問(wèn)：導(dǎo)入 ID 時(shí)，提示“導(dǎo)入失敗，請(qǐng)檢查后重新導(dǎo)入 ! ”是什么原因？ 答：請(qǐng)檢查選擇文件時(shí)是否選擇了正確的 ID 文件。如果出現(xiàn)此提示，請(qǐng)檢查是否修改過(guò)此文件，如確定選擇了正確的 ID文件且沒(méi)有修改過(guò) ID 文件仍然不能成功導(dǎo)入ＩＤ文件，請(qǐng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系重新獲取 ID 文件。但