【文章內(nèi)容簡介】 書類 4 黨政工作，檔案館工作方面形成的文件材料 建設(shè)類 工程的勘探測繪，設(shè)計，施工，工程驗收等階段形成的文件材料。 設(shè)備儀器類 設(shè)備購置安裝，試調(diào)，運行，維護(hù)，修理和設(shè)備管理等過程形成的文件材料。 會計檔案類 各種會計憑證，財會賬簿，財會報表，財快移交，保管，銷毀清冊。 黨政職工類 履歷材料，自傳材料，堅定考核，考核材料，學(xué)歷技術(shù)職務(wù)材料，政歷材料，參加中國共產(chǎn)黨，共青團(tuán)，民主黨派材料，獎勵材料，處分材料，錄用，任免，聘用，工資，待遇，退休材料及代表會議登記表，其他材料。 聲像檔案類 照片，錄音帶，錄像帶，關(guān)盤等。 實物檔案類 獎杯，降旗，贈書，贈品等。 (八 )檔案管理相關(guān)表格 順序號 文號 責(zé)任者 題目 日期 頁號 備注 5 檔案歸卷目錄 卷宗號： 目錄號： 部門： 案卷順序號 立卷內(nèi)目號 案卷標(biāo)題 起止時間 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注 檔案存放地備用表 案架 欄 格 全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案 卷目錄名稱 案卷起止號數(shù) （九）檔案管理范圍及保管期限一覽表 6 案卷題名 文件名稱 保管期限 備注 工程管理與驗 收資料 工程質(zhì)檢記錄 長期 室內(nèi)環(huán)境檢查報告 長期 施工總結(jié) 長期 竣工報告 永久 工程文件 施工資料技術(shù) 圖紙會審記錄 長期 設(shè)計變更通知單 工程洽商記錄 測量工程記錄 工程定位測量記錄 第二章 建設(shè)項目檔案文件收集 7 第一節(jié) 西方庭院項目建筑安裝工程竣工技術(shù)文件材料一覽表 序號 技術(shù)資料名稱 交業(yè)主 施工企業(yè)存 城建檔案室 2 竣工技術(shù)材料目錄 1 1 1 3 工程技術(shù)名單 4 竣工驗收表 5 單位開工報告 6 竣工通知書 7 設(shè)計交底更改 8 定位測量記錄 9 施工現(xiàn)場記錄 10 驗收記錄 第二節(jié) 西方庭院項目建筑安裝工程竣工技術(shù)文件材料組成方法 一、 工程資料管理的機構(gòu)設(shè)置 ： 建設(shè)開發(fā)處工程資料的管理，由工程科設(shè) 1 名專人，負(fù)責(zé)資料收集、歸檔管理及與院檔案室的接洽。 二、工程技術(shù)、施工管理資料檔案的組成： 立項及變更文件：項目建議書及批復(fù)意見、可行性研究報告及審批意見、變更會審紀(jì)要及變更批復(fù)、相關(guān)會議紀(jì)要等。 勘察、設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、詳細(xì)規(guī)劃方案、設(shè)計方案、擴初設(shè)計文本、施工圖紙、施工圖審查意見等。 職能部門審批文件：規(guī)劃方案批準(zhǔn)意 見、建筑工程規(guī)劃許可證、環(huán)評報告及環(huán)保審批意見、人防部門批復(fù)、消防建審意見、交警部門意見、綠化審批、質(zhì)監(jiān)登記、施工許可證等。 工程項目招投標(biāo)文件及合同：（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理）招標(biāo)文件、（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理）投標(biāo)文件、（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理）中標(biāo)通知書及合同、訂貨合同、技術(shù)咨詢合同及其他合同。 監(jiān)理文件 ：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理月報、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、監(jiān)理工作總結(jié)等。建筑安裝工程施工過程資料： 各專業(yè)工程圖紙會審記錄、施工組織設(shè)計、工程聯(lián)系單、材料設(shè)備質(zhì)量合格證、質(zhì)保書及檢驗報告、隱蔽 工程驗收記錄、測試及調(diào)試記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄等。 建筑安裝工程竣工驗收文件及竣工圖：竣工驗收 8 報告、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄、竣工驗收證明書、綜合竣工圖及各專業(yè)竣工圖等。各職能部門驗收意見：各職能部門消防、環(huán)保、規(guī)劃、市政等驗收合格批準(zhǔn)書、建委備案證明等。 院或處領(lǐng)導(dǎo)在工程工作中所做的重要批示及文字性記錄。 三、工程技術(shù)、施工管理資料的收集與保管： 第 8 條建筑安裝工程施工及竣工資料由施工單位負(fù)責(zé)編制整理，在施工前及工程竣工后全數(shù)移交我處。 建設(shè)開發(fā)處各崗位工作人員在工程施工至竣工期間 ，應(yīng)及時的向設(shè)計、施工及各相關(guān)單位索要工程圖紙、資料檔案，以便日后工作所需，并有義務(wù)積極配合、及時將相關(guān)的各種工程資料提供給工程科資料管理人員。 資料管理人員應(yīng)從建設(shè)工程立項起，向業(yè)主、勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位提出編制、收集建設(shè)工程檔案的要求，及時收集建設(shè)項目工程準(zhǔn)備、 建設(shè)、竣工驗收各環(huán)節(jié)的文件資料，項目部要督促施工單位按城建檔案管理規(guī)定及我院具體情況和需要提供各種施工文件、圖紙及檔案，并在竣工驗收前提供完整的竣工資料，做到建設(shè)工程檔案材料的收集、編制與工程建設(shè)進(jìn)度同步并完整。資料管理人應(yīng)做好資料圖紙收發(fā)登記及管理：（ 1）建設(shè)開發(fā)處因工作需要，說明查閱目的和內(nèi)容，即可查閱相關(guān)的開放的工程檔案資料，并可摘錄和復(fù)制。（ 2）其他部門和單位查閱重要工程檔案，須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意證明，必要時提供領(lǐng)導(dǎo)審批，方可查閱。（ 3）建立文件簽收制度，在簽收重要文件、合同、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、預(yù)決算 書等工程資料時，需收件人簽字，登記工作單位、簽收時間及份數(shù)。凡因工作需要借閱工程資料時，須填寫借閱登記表，妥善保管圖紙、資料，并及時歸還。 9 第三章 建設(shè)項目檔案整理 第一節(jié) 項目檔案整理原則 (1)案卷內(nèi)文件要準(zhǔn)確反映項目建設(shè)活動的真實內(nèi)容。 (2)案卷內(nèi)文件要齊全、完整。破損的文件修復(fù)后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有 16 開和 A4 兩種規(guī)格，現(xiàn)階段允許在一個案卷內(nèi)兩種規(guī)格紙張存在 (最好能統(tǒng)一為 A4 規(guī)格 )，對于其他規(guī)格的文件，小于 16 開的文件用 A4 標(biāo)準(zhǔn)的白紙托裱，文 件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補寬訂裝部分。 (3)卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙 (傳真紙 )文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的文件。 (4)案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)基本一致。 第二節(jié) 檔案分類方法 一、檔案分類的一般方法 1.、按文件的來源分類 具體形式有以下 3 種： 組織機構(gòu)分類法 作者分類法 通訊者分類法 2.、按文件形成時間分類 具體形式有兩種： 年度分類法 時期（或時代、階段）分類法 按文件的形式分類 具體形式有三種： 10 按文件種類（名稱）分類 按文件載體分類 按文件的形狀、規(guī)格分類 4.、按文件的內(nèi)容分類 具體形式有三種： 問題分類法 實物分類法 物理分類法 二、檔案分類的常用方法 1.、年度分類法 2.、組織結(jié)構(gòu)分類法 3.、問題分類法 三、現(xiàn)實分類中幾種方法的結(jié)合運用 1.、年度 組織結(jié)構(gòu)分類法 2.、組織結(jié)構(gòu) 年度分類法 3.、年度 問題分類法 4.、問題 年度分類法 四、人物全宗內(nèi)檔案的分類方法 生平傳記材料 創(chuàng)作材料 公務(wù)活動材料 個人書信 經(jīng)濟(jì) 材料 親屬材料 評價材料 音像材料 其他材料 11 第三節(jié) 文件材料排列要求及方法 文字材料按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 第四節(jié) 項目檔案案卷編目 以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（ GB/T910588）的規(guī)定。 分類 按照立檔 單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開： （ 1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。 （ 2）分類別：將文書材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。 （ 3）分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題分開。 （ 4）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。 組合 組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一， 類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。 組合的基本方法： （ 1）黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一問題的來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件等應(yīng)組合在一起。 （ 2）會議文件，一般一會一卷，也可以根據(jù)文件多少，一會數(shù)卷或數(shù)會一卷。 （ 3）統(tǒng)計材料、表冊等文件，一般同一種式樣、