【文章內(nèi)容簡介】 對項(xiàng)目工作進(jìn)行 經(jīng)常評估 ，標(biāo)明相應(yīng)的日期，可以為項(xiàng)目成員提供清晰的項(xiàng)目工作座標(biāo)圖。這也確立了一項(xiàng)清晰的標(biāo)準(zhǔn)，即項(xiàng)目的每項(xiàng)工作都很重要，只有項(xiàng)目所有的工作都順利完成，整個(gè)項(xiàng)目才算真正成功。工作評估 也實(shí)使項(xiàng)目成員真正了解工作績效的重要性。通過以下方面可以獲得準(zhǔn)確的績效評估。 ? 及時(shí)、準(zhǔn)確的溝通 在項(xiàng)目管理的過程中，溝通必須非常真實(shí)，管理層應(yīng)該及時(shí)勸阻或者懲罰任何傳遞不正確溝通信息的項(xiàng)目成員，因?yàn)橹挥袦?zhǔn)確的數(shù)據(jù)，才能使項(xiàng)目評估總結(jié)工作準(zhǔn)確無誤。 ? 進(jìn)行階段性評估 獲得準(zhǔn)確績效評估的方法是和關(guān)鍵項(xiàng)目成員一起采取階段性評估，來總結(jié)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展。在開展的階段性評估中，討論已完成、未完成，以及即將實(shí)施的工作，并做出正確的評估，參會的人員通常有外來服務(wù)商，他們可起到仲裁作用，并能提出有用的建議。 ? 建立外部 評估委員會 在項(xiàng)目開始時(shí)就建立專門的外部評估委員會，外部評估委員會僅僅是項(xiàng)目的顧問，對項(xiàng)目的進(jìn)展做出階段性評估，并且及時(shí)提供項(xiàng)目當(dāng)前狀況的獨(dú)立評估報(bào)告。 評估委員會的組成人員 不能 從項(xiàng)目獲得直接利益，也不能與項(xiàng)目有任何直接關(guān)系，但是 必須具備 關(guān)于該項(xiàng)目所需的管理方法，或者所使用的技術(shù)等方面的專業(yè)知識和技能。 軟件產(chǎn)品 /項(xiàng)目生命周期管理 第 11 頁 共 25 頁 當(dāng)項(xiàng)目的各項(xiàng)工作有序展開的時(shí)候，項(xiàng)目管理層應(yīng)擔(dān)負(fù)起建立、維護(hù)組織溝通渠道的任務(wù)，并且成為溝通的平臺。成功的項(xiàng)目管理層應(yīng)認(rèn)識到，項(xiàng)目成員不僅需要了解他們所從事的工作，也需要了 解所從事工作的背景。關(guān)于維護(hù)組織的溝通渠道主要 包括 幾個(gè)方面。 ? 外部因素對項(xiàng)目的影響 有效的項(xiàng)目管理層在項(xiàng)目各個(gè)小組成員直接提供幫助的情況下，應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注無法預(yù)料的各種外部影響。這些外來影響包括無法預(yù)料的管理規(guī)定與時(shí)間或者運(yùn)輸、或者項(xiàng)目整體目標(biāo)方面的變化等。 外部影響固然重要，便更重要的是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，尤其是項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 忽略了項(xiàng)目的外部環(huán)境。切記項(xiàng)目的 許多惡性事件 往往來自項(xiàng)目外部 ，而非內(nèi)部。 ? 臨時(shí)會議的重要性 在創(chuàng)業(yè)型管理方式的項(xiàng)目中，臨時(shí)會議非常重要，項(xiàng)目成員甚至可以每天用十分鐘討論所遇到的問題、機(jī)遇以及項(xiàng)目目前的處境。這種臨時(shí)會議不必每天都舉行，但是必須定期召開，讓項(xiàng)目成員交流項(xiàng)目的現(xiàn)狀以及其他各種信息，這些交流比采取傳統(tǒng)管理模式項(xiàng)目中的會議要重要得多。 ? 如何提高溝通效果 管理層如何才能提高溝通效果呢？關(guān)鍵是實(shí)地調(diào)查研究，并真正回答項(xiàng)目成員所提出的問題。許多成功的項(xiàng)目經(jīng)理，總是毫不遲疑地公布項(xiàng)目的現(xiàn)狀報(bào)告以供每位項(xiàng)目成員參考，而且不會只報(bào)喜不報(bào)憂， 關(guān)鍵是要讓項(xiàng)目組織成員了解真實(shí)情況。 對失敗的管理 越來越多的人認(rèn)識到 “ 無失敗 ” 管理既不實(shí)際也不可取，如果一個(gè)組織沒有經(jīng)歷過任何失敗，這說明該組織成員從來沒有嘗試過創(chuàng)新。因此，項(xiàng)目管理層應(yīng)該做的不是消除任何失敗而是 迅速識別 出失敗、并作出終止失敗的行為，并且從失敗中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。 有許多項(xiàng)目經(jīng)理宣稱一些項(xiàng)目之所以成功并不是因?yàn)樗麄兠恳豁?xiàng)工作都進(jìn)展順利，而是因?yàn)樗麄?更擅長于消除工作 失敗所產(chǎn)生的影響。由于意料軟件產(chǎn)品 /項(xiàng)目生命周期管理 第 12 頁 共 25 頁 不到的情況時(shí)有發(fā)生，事情往往不會按照原計(jì)劃那樣發(fā)展，在項(xiàng)目中幾乎每天都有困難發(fā)生，重要的是迅速識別困難、理解困難的本質(zhì)，找到并實(shí)施替代方案。 項(xiàng)目管理 的根本 在于解決所發(fā)生的失敗 ，而并非建立一種不允許失敗的組織。在失敗被視為 “ 禁忌 ” 的組織中，項(xiàng)目成員不會及時(shí)識別已產(chǎn)生的失敗，因而導(dǎo)致失敗長期存在下去。 作為成功項(xiàng)目的重要特征，表彰是一種非常重要的項(xiàng)目管理行為，它可以使項(xiàng)目成員獲得成就感，以及對組織的歸屬感，另外，還可以使項(xiàng)目成員更加注重工作的成績，從而使項(xiàng)目順利發(fā)展 。任何項(xiàng)目完美的標(biāo)志都是 “ 取得成功 ” 。 項(xiàng)目成功的 最佳衡 量方法是項(xiàng)目完成時(shí)的 實(shí)際驗(yàn)收交付 。 不過，許多成功的項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組織把重點(diǎn)放在 清晰的 、 階段性 的交付上 來獲得整個(gè)項(xiàng)目的成 功 —— 他們通過 表彰階段性成績 來確保項(xiàng)目的 整體成功 。 在實(shí)際工作中，有許多項(xiàng)目經(jīng)理非常關(guān)注 項(xiàng)目費(fèi)用率 以及 工作水準(zhǔn) ，這些確實(shí)是比較有效的 衡量標(biāo)準(zhǔn) ，也是反映項(xiàng)目所用資源及工作效率的重要指標(biāo)。 如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠?qū)㈨?xiàng)目分解成為 清晰的、階段性的工作產(chǎn)出 ，項(xiàng)目成員必須真正按時(shí)交付這些任務(wù)，而且項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)確認(rèn)已交付的產(chǎn)出，那么，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理就 很有可能成功。 從上述項(xiàng)目發(fā)展階段管理層應(yīng)該關(guān)注的工作中，可以引導(dǎo)出以下三項(xiàng)通用的管理建議。 ? 保持行為 導(dǎo)向 許多項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目發(fā)展過程中變得筋疲力盡，從而容易疏忽大意，這是復(fù)雜艱難的項(xiàng)目立項(xiàng)階段以后出現(xiàn)的正常反映，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該通過各種管理手段和人際方式重新建立項(xiàng)目發(fā)展的動(dòng)力。 ? 按階段評估每項(xiàng)工作 軟件產(chǎn)品 /項(xiàng)目生命周期管理 第 13 頁 共 25 頁 階段性評估可以較早發(fā)現(xiàn)那些微小的疏忽，從而避免以后釀成災(zāi)難性后果。 ? 關(guān)注決策 過程 項(xiàng)目管理層不僅需要關(guān)注項(xiàng)目成員所做的決定，以及決定的最終結(jié)果，而且 要 關(guān)注項(xiàng)目成員 是 怎樣做出決定 的。項(xiàng)目管理層不可能查看每件事的決策過程，可是，在項(xiàng)目的發(fā)展過程中，特別是在挑戰(zhàn)性很強(qiáng)的工作中，項(xiàng)目成員采用的決策方式有可能很不理想。在這種情況下，項(xiàng)目管理層應(yīng)該分析項(xiàng)目成員所做的決策，幫助他們了解錯(cuò)誤想法出在什么時(shí)候。 4 項(xiàng)目完成階段 項(xiàng)目管理層的關(guān)注重點(diǎn)應(yīng)該是衡量并控制項(xiàng)目的最后幾項(xiàng)要素。此時(shí)項(xiàng)目的關(guān)鍵責(zé)任人，除了正在焦急等待項(xiàng)目最終產(chǎn)品或服務(wù)的項(xiàng)目客戶之外，就 是正在完成各自工作的項(xiàng)目工作人員和合作方。 即使對于成功的項(xiàng)目而言，項(xiàng)目的完成階段也都是最危險(xiǎn)的時(shí)期，因?yàn)?，如果?xiàng)目中的每件工作都進(jìn)展順利，項(xiàng)目人員就會很容易認(rèn)為，項(xiàng)目將很快完成，態(tài)度就會變得松懈。 另外，一些根本 不可能取得共識 的暗含協(xié)議，常常也會出現(xiàn)。 在項(xiàng)目的這個(gè)階段，項(xiàng)目管理層產(chǎn)生大量的焦慮，而項(xiàng)目的客戶或者主顧卻抱著過高的期望。在項(xiàng)目的這個(gè)階段，需要大量認(rèn)真的工作，項(xiàng)目管理層應(yīng)該在項(xiàng)目日常工作中發(fā)揮重要的積極作用，即使是參與管理的項(xiàng)目經(jīng)理在這個(gè)階段都要更加直接地管理項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。因此 ，在項(xiàng)目完成階段，項(xiàng)目管理層要面臨許多特殊的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要有以下方面。 許多項(xiàng)目人員以及合同方在最后階段經(jīng)常忽略一些對項(xiàng)目非常重要的微小因素，因?yàn)?在項(xiàng)目將要完成 的時(shí)候，項(xiàng)目管理層 已經(jīng)失去 了許多對項(xiàng)目合作方或者相關(guān)人員的 約束力 。 因此，項(xiàng)目管理層必須使項(xiàng)目保持在持續(xù)運(yùn)營的狀態(tài)，在這個(gè)階段，與項(xiàng)目中關(guān)鍵人員和合作方每天開會，甚至一天開兩次會，項(xiàng)目管理層要持續(xù)評估項(xiàng)目的運(yùn)作狀況。這樣做的原因是：在當(dāng)前階段已經(jīng)沒有時(shí)間進(jìn)行漫長的溝通了，小的錯(cuò)誤可能隨時(shí)阻礙項(xiàng)目的最后進(jìn) 程。 軟件產(chǎn)品 /項(xiàng)目生命周期管理 第 14 頁 共 25 頁 項(xiàng)目一些工作范圍的擴(kuò)大可能使項(xiàng)目完工期 限延長 ，從而為項(xiàng)目的客戶帶來許多困難，并且增加項(xiàng)目的成本。項(xiàng)目管理層應(yīng)該理解這樣一個(gè)事實(shí)，即這時(shí)項(xiàng)目人員個(gè)人和合作方（特別是合同方）的本能意識，并不是完成工作，而是想擴(kuò)大工作范圍，并繼續(xù)下去。因?yàn)槿祟愑幸环N “ 不負(fù)責(zé) ” 的本性，即愿意從事他所熟悉的事物。因此，項(xiàng)目管理層必須仔細(xì)并迅速地開展工作，確保每一個(gè)項(xiàng)目成員和合同方都按照明確的既定計(jì)劃和方式完成各自的工作，并且結(jié)束與項(xiàng)目的關(guān)系。 幫助項(xiàng)目成員和合同方 正常 退出 項(xiàng)目是一種商業(yè)行為，也是一種道德行為。在項(xiàng)目中辛勤工作的人員，通常希望項(xiàng)目管理層幫助他們找到另一份工作，這件事情非常耗費(fèi)項(xiàng)目管理層的時(shí)間，但是對于項(xiàng)目涉及的各方都非常重要。 項(xiàng)目管理層還要承擔(dān)一項(xiàng)重要義務(wù)：將該項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)傳遞給同類項(xiàng)目的下一代項(xiàng)目管理者 ， 項(xiàng)目管理層的工作重點(diǎn)應(yīng)該放在項(xiàng)目記錄和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的整理方面。由于要等到項(xiàng)目真正完成后才