【文章內容簡介】 據(jù)應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。 經過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。 第五條整理清掃工作 清理桌面：臺歷每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。 室內的物品要放在固定的地方。 第六條代行業(yè)務 參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應 酬的用語。 轉達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復向主任匯報。 第七條會計實務 該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產的調配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。 關于次產狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經理及副經理發(fā)要求拿出報表。 處理資產狀況還應注意以下幾點： （ 1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記 下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應保持一致。票據(jù)上要有經手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經理過目。 （ 2）日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。 （ 3）開具支票需有收據(jù)或其他憑証，并在支票上記下用途，由經理蓋章。 （ 4）資產分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產的內容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。 （ 5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款 項者應按名稱分別立帳并明示賬額。 各種物品的購入和發(fā)放應注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。 第八條協(xié)助調查 公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查調查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。 進行調查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或將他們列為調查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調查課題請他們完成。 有些專家事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告 給經理。 第九條文書工作 文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。 信涵的完成：對經理會經常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。 文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關內容等工作。 第十條聯(lián)系業(yè)務 聯(lián)系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再反饋給經理。 第十一條招待事務 招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成?？畲ㄏ驅?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。 為經理服務 （ 1）經理外出時應準備好車輛。 （ 2）回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。 （ 3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。 （ 4）要視空氣情況調好空調。 為客人服務：秘書還須對客人進行服務 ，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙或畫報等。 前臺文員職責 ，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關人員，不遺漏、延誤； 、基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌； ，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理； ，并保持整潔干凈； ； 認真執(zhí)行目標卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務 前臺文員服務規(guī)范 前臺造訪： 1．客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。 單個人問候標準語如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！歡迎來到 XX公司。” 來者是二人，標準問候語則為： “二位先生好！” “二位小姐好” “先生、小姐，你們好！” 來者為三人以上，標準問候語則為： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下： “ X 先生好！” “ X 小姐好！” 對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候語： “先生，我記得您前不久（以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！” a)引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料； b)當場解答或電話通知相關業(yè)務接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介紹客人； c)引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意； d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門； e)介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等 ， 退出。 7．當值前臺為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。 禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。 電話： 1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒； 2．聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下： “您好， XX公司！”或 “您好，這里是 XX 公司！” 對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。 咨詢家裝業(yè)務：先生（小姐）， 關于這方面情況（家裝咨詢），讓我們公司客戶顧問 X 先生為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。聯(lián)系業(yè)務：與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！ 找人：先生（小姐），您找的 X 先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預約了嗎？請您稍等。（然后接通本公司 X 先生的電話，詢問轉接與否。） 不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應 先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人； 通話簡明扼要，不應長時間占線。 結束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。 前臺接待 一接待客戶 1 客戶接待 2 客戶交接 3 端