【文章內(nèi)容簡介】 務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，中職文秘部門的設(shè)置也多種多樣。歸納起來，大體有四種形式： （一）綜合性的中職文秘部門。這類中職文秘部門多是在國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過細(xì)的弊病所設(shè)置的“一攬子”中職文秘部門。特點(diǎn)是中職文秘部門對領(lǐng)導(dǎo)中樞集體負(fù)責(zé)，全面掌管單位內(nèi)部行政管理事務(wù)，同時(shí)負(fù)責(zé)對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作。為廠長、經(jīng)理個(gè)人配備的中職文秘，也同時(shí)隸屬于行政辦公室。這類中職文秘部門多被稱為“公司辦公室”、“集團(tuán)辦公室”。 （二）職能性的中職文秘部門。這類中職文秘部門 多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)部等辦公室并立。因?yàn)橛衅渌k公室的分工，這類中職文秘部門的工作比較集中，內(nèi)容主要是擔(dān)負(fù)包括單位內(nèi)部行政事務(wù)和其它事務(wù)性、臨時(shí)性工作任務(wù)，包括協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之間關(guān)系的工作。有時(shí)也需要與其它部門合作展開工作，比如與營銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對外的公關(guān)宣傳活動等。這類中職文秘部門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長辦公室”。 （三）專業(yè)性的中職文秘部門。主要指人員設(shè)置比較少的中職文秘部門。這類中職文秘部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中 ，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作。 （四）由一兩名中職文秘承擔(dān)的中職文秘辦公室。多存在不設(shè)中職文秘部門的單位內(nèi)。這類公司企業(yè)規(guī)模更小，因此只設(shè)一個(gè)值班中職文秘的辦公席位，有的稱為“前臺”，有的就定位為“總經(jīng)理中職文秘”。盡管單位規(guī)模小，但是工作所涉及的范圍不小，中職文秘一般要求全時(shí)在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等。 企業(yè)中的中職文秘部門與行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門工作范圍相近，但又有所 不同。第一，企業(yè)中的中職文秘部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)的。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，服務(wù)并服從于生產(chǎn)和經(jīng)營管理。第二，企業(yè)中的中職文秘部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。因此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。公司企業(yè)的中職文秘部門一般是從第四種形式起步，隨著公司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴(kuò)大的。當(dāng)前，隨著民營公司、個(gè)體企業(yè)的發(fā)展，不僅由一兩名中職文秘承擔(dān)的中職文秘辦公室比較普遍，還出現(xiàn)了公司企業(yè)在一定時(shí)間段聘用的“鐘點(diǎn)中職文秘”以及兩家公司合聘的“共用中職文秘”。 四、股份制企業(yè)集團(tuán)中的中職文秘部門 我國股份制企業(yè)實(shí)行的是董事會領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是獨(dú)立經(jīng)營實(shí)體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)。所以，股份制企業(yè)中職文秘部門的設(shè)置遵循分級分類管理、精簡合理高效、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職能。我們首先來分析股份制企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及其中的中職文秘部門： 董事會公司總經(jīng)理 股東大會董事會中職文秘決策層管理層監(jiān)事會 在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是股東大會，股東大會和董事會是決策層。在這一層次，一般不設(shè)置常設(shè)中職文秘部門。在董事會機(jī)構(gòu)中設(shè)置 的董事會中職文秘（簡稱“董秘”），是公司的高級管理人員。董秘主要負(fù)責(zé)董事之間的信息傳遞溝通，負(fù)責(zé)公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動的初步策劃并且在董事會層次斡旋，主要對董事會負(fù)責(zé)。在上市公司，董秘在負(fù)責(zé)董事會層次的中職文秘工作以外，還主要承擔(dān)公司與證交所的聯(lián)絡(luò)溝通，按有關(guān)規(guī)則辦理公司的股權(quán)與信息披露事務(wù)。證交所對上市公司的董事會中職文秘在任職資格、職業(yè)紀(jì)律、職責(zé)、審核任用辦法等都有明確規(guī)定。因此，股份制企業(yè)的董事會中職文秘身份比較特殊。 總經(jīng)理是董事會任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官（ CHIEFEXECUTIVEOFFICIAL 簡稱 CEO）。董事長、總經(jīng)理是管理層?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的中職文秘事務(wù)，是股份財(cái)務(wù)部經(jīng)理人力資源部經(jīng)理生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等部門經(jīng)理公司總經(jīng)理辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室經(jīng)理中職文秘辦公室執(zhí)行層 制企業(yè)中的最高常設(shè)中職文秘部門，一般直接對總經(jīng)理以及各位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。股份制企業(yè)的總經(jīng)理、副總經(jīng)理一般會配備助理，總經(jīng)理助理是主要對領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)的中職文秘，一般不隸屬于總經(jīng)理辦公室。有的公司總經(jīng)理助理由辦公室主任兼任。總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)授意處理公司的文件信函、組織公司會議 、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導(dǎo)的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。在不另設(shè)公關(guān)部的公司，中職文秘部門同時(shí)負(fù)責(zé)公關(guān)事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)工作。 股份制公司的組織機(jī)構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個(gè)職能總監(jiān)負(fù)責(zé)的各事業(yè)部，其中不可或缺的是財(cái)務(wù)部和人力資源部。其它部門因公司的業(yè)務(wù)不同而設(shè)置不同。比如有的設(shè)置生產(chǎn)部、技術(shù)部、銷售部等，有的設(shè)置項(xiàng)目策劃部、開發(fā)部，有的設(shè)置公共關(guān)系部。在這些事業(yè)部中，部門經(jīng)理的助理，也稱中職文秘，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。 由此分析，股份制公司企業(yè)的中職文秘部門主要是指總經(jīng)理辦公室。各事業(yè)部不另設(shè)中職文秘部門，但可能設(shè)專職中職文秘人員。 五、 臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性中職文秘班子，主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織重要的活動或會議等所成立的臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的中職文秘機(jī)構(gòu)。在某些重大會議或重大活動中，常成立一些跨單位、跨行業(yè)、跨地區(qū)的臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，這就需要從各方面抽調(diào)人員組織中職文秘班子。例如，召開與會人員多、規(guī)模大、會期長的大型會議，工作涉及各個(gè)方面，臨時(shí)性會務(wù)工作量很大，就要成立一個(gè)“大會中職 文秘處”；舉辦一項(xiàng)大型活動、對某一件事情展開專門調(diào)查，也需要設(shè)立為主抓領(lǐng)導(dǎo)做輔助和服務(wù)工作的臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)。如“第屆國際電腦節(jié)籌備組”、“北京市第屆高新技術(shù)產(chǎn)品展覽會辦公室”、“某某事件調(diào)查組中職文秘組”等。 首先，這種臨時(shí)性中職文秘工作機(jī)構(gòu)是由主辦單位牽頭組織建立。其次，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)的人員由會議或活動的參與單位派出組成，牽頭單位可以根據(jù)分工的需要，要求派出單位選派有專長的中職文秘。再次，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或牽頭單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。最后，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)在會議或活動完成后撤消 ，有關(guān)人員哪兒來哪兒去。 臨時(shí)性中職文秘部門的特點(diǎn)一是時(shí)間性強(qiáng)，集中在一定時(shí)間內(nèi)完成既定工作。二是任務(wù)量大，無論是辦事還是辦會，都要求迅速搭起班子，理順關(guān)系，展開工作，速戰(zhàn)速決。三是協(xié)調(diào)機(jī)制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。 六、中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)我國對中職文秘部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級別 高一些的稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)，辦公室（廳）之下有“中職文秘局”、“中職文秘處”、“中職文秘科”等相應(yīng)級別的中職文秘部門。 （一）黨政機(jī)關(guān)中中職文秘 部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 黨中央、國務(wù)院的中職文秘部門稱為“辦公廳”，“辦公廳”下設(shè)“中職文秘局”、“信訪局”、“機(jī)要局”、“外事局”等，“中職文秘局”又下設(shè)“檔案處”、“綜合處”、“會議處”等。 黨中央、國務(wù)院各部委及各省、市、自治區(qū)的中職文秘部門，統(tǒng)稱“辦公廳”，廳下直接設(shè)處，如“中職文秘處”、“機(jī)要處”、“行政處”、“信息處”、“查辦處”等。處以下有的設(shè)“科”或“室”，有的不設(shè)。與“辦公廳”同級的還有“政策研究室”，專管各類政策制定前后的調(diào)查與研究工作。 市、縣級中職文秘部門以及省、 市、自治區(qū)各部、委、廳、局中職文秘部門相對要簡單些，一般僅設(shè)“辦公室”，“辦公室”下設(shè)“科”或“組”。 一些基層單位的中職文秘部門，一般都設(shè)“辦公室”，由分擔(dān)各項(xiàng)中職文秘工作的專職人員組成。 總體分析，黨政機(jī)關(guān)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機(jī)要、檔案、政策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。部級機(jī)關(guān)規(guī)模大、級別高，下設(shè)局級辦公廳，廳以下設(shè)中職文秘處、機(jī)要處、檔案處等。一般機(jī)關(guān)辦公室多是按照工作分工下設(shè)科、室（組）。各個(gè)機(jī)關(guān)職能不同，中職文秘部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容也各有 側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。比如有的機(jī)關(guān)文書工作與機(jī)要工作合并，同時(shí)負(fù)責(zé)網(wǎng)上辦公、電子政務(wù)的工作，有的機(jī)要還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)信息安全工作。有的機(jī)關(guān)現(xiàn)代信息處理與政策研究會同，歷史信息、情報(bào)等與檔案工作會同。有的機(jī)關(guān)日常值班室是行政辦公室下的一項(xiàng)常規(guī)工作。信訪工作在有的機(jī)關(guān)被歸入行政辦公室的接待工作的一部分。 （二） 公司企業(yè)中中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)公司企業(yè)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)主要可以分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。中職文秘部門的辦公事務(wù)主要指文件信函撰制、會議事務(wù)、文電處理、信息加工處 理、來客接待及安排對客戶的約見、迎送、電話接待工作等。這一工作系統(tǒng)是任何公司都需要首先設(shè)置的。比如規(guī)模再小的公司，也首先會聘請做電話接待和處理一般文字工作的中職文秘。當(dāng)中職文秘工作形成系統(tǒng)時(shí)，辦公室承擔(dān)所有辦公事務(wù)。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，中職文秘部門的工作范圍也進(jìn)一步擴(kuò)大到行政事務(wù)。行政事務(wù)主要指承上啟下、輔助領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司企業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開展公關(guān)工作等等。有的公司企業(yè)公共關(guān)系部就設(shè)在辦公室之下，工作任務(wù)就包括協(xié)助人力資源部對內(nèi)開展增強(qiáng) 凝聚力的團(tuán)隊(duì)活動，樹立企業(yè)精神；對外協(xié)助市 場營銷部開展樹立公司企業(yè)形象、與公眾建立良好關(guān)系的公關(guān)宣傳活動。辦公室主任常常既是中職文秘部門的領(lǐng)導(dǎo)者，也是公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的左右手。法律事務(wù)主要是指協(xié)助有關(guān)職能部門依法申報(bào)、依法納稅、依法上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表以及依法接待并協(xié)助有關(guān)審核和檢查等事務(wù)，也包括協(xié)助公司法律顧問或律師處理有關(guān)事務(wù)。 在公司企業(yè)中，中職文秘部門內(nèi)部的工作系統(tǒng)很少有明確的界說，辦公室人員設(shè)置一般規(guī)模不大。中職文秘在工作中各有側(cè)重并相互配合，而且許多工作是協(xié)助并配合其它職能部門進(jìn)行的，既體現(xiàn)了中職文秘綜合服務(wù)的職能，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)管理。其中辦公事務(wù)是中職文秘部門主要承擔(dān)的日常事務(wù)工作，行政事務(wù)主要承擔(dān)輔助管理、協(xié)調(diào)溝通的工作，法律事務(wù)主要是協(xié)助財(cái)務(wù)部門、公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和公司律師做好服務(wù)性事務(wù)性工作。公司企業(yè)中職文秘部門的整個(gè)工作系統(tǒng)，體現(xiàn)了它的不可或缺和重要的協(xié)調(diào)作用。 七、中職文秘部門的地位和職能 中職文秘部門是任何單位組織中必不可少的機(jī)構(gòu)。有人說，只要開個(gè)公司，至少有三個(gè)人：一個(gè)經(jīng)理、一個(gè)會計(jì)、一個(gè)中職文秘兼出納。這多少說出了中職文秘部門的地位和職能。 （一）中職文秘部門的地位 無論是黨政機(jī)關(guān)的中職文秘部門，還是企事業(yè)單位的中職文秘部門都是直接為單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。中職文秘機(jī)構(gòu)處于承上啟下的地位，在各類各級黨政機(jī)關(guān)中有著特殊的地位和作用。它的運(yùn)行狀態(tài)如何，將直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)或單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)；它的工作狀況怎樣，又將直接影響全局的工作。 由于中職文秘部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞和職能 部門之間，因此它成了上情下達(dá)，下情上呈的樞紐，所謂上情下達(dá)，就是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”的方式，將上級和領(lǐng)導(dǎo)的指令傳達(dá)給下級和各職能部門。所謂下情上呈，是將下級和各職能部門的情況全面、準(zhǔn)確、實(shí)事求是地上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)和上級。正是通過中職文秘部門的上情下達(dá)，上級和領(lǐng)導(dǎo)的指示、決策才得以落實(shí)和貫徹實(shí)施；也是通過中職文秘部門的下情上呈，上級和領(lǐng)導(dǎo)才能夠更全面地知曉下面的實(shí)情，從而進(jìn)行正確的決策、管理，因此說，中職文秘部門是 各級各類組織中溝通信息的主要渠道。 不僅如此，中職文秘部門在各類組織結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)中，還發(fā)揮著萬向軸的作用。從橫向來看，它是各職能管理部門信息匯合與集散的重要樞紐；從縱向來看，它既是決策層與執(zhí)行層的結(jié)合部，又是決策層與職能管理層之間的紐帶；從內(nèi)外來看，它不僅是從外界吸收信息能量的窗口，而且也是釋放信息能量的門戶。它不僅在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各部門之間相互配合，同時(shí)也時(shí)刻注意外部環(huán)境的變化，以使組織與外部環(huán)境相適應(yīng)?？梢?，中職文秘部門在組織系統(tǒng)中的地位不僅特殊，也很重要。 在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，上級只有充分了解下級各方面的具體情況，才可能作出符合實(shí)際，具有科學(xué)性和可行性的 決定。而下級各方面的情況，需要通過中職文秘部門的調(diào)查研究、接待采訪和處理來信等方式并加以匯總綜合提供給領(lǐng)導(dǎo)。同樣，下級只有正確理解上級各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)活動的意圖，才能自覺地、積極主動地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定。中職文秘部門通過撰擬簡報(bào)、通訊、信息，組織各類會議，受權(quán)傳達(dá)上級指示等活動，協(xié)助下級正確理解并貫徹執(zhí)行上級各項(xiàng)指示。作為社會組織，本單位與上、下級單位、本系統(tǒng)同級單位以及其它社會組織之間的溝通，也是以中職文秘部門為橋梁的。所以，中職文秘部門作為組織系統(tǒng)中的樞紐，縱向上就要做好承上啟下，上傳下達(dá)的工作；橫向上要做好聯(lián)系左 右的協(xié)調(diào)工作；還要做好與社會方方面面的溝通工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)的決策能夠順利實(shí)施，組織系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。有人說：“中職文秘部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)系的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。（詹銀才《涉外中職文秘學(xué)》，杭州大學(xué)出版社） 這段話可以說是對中職文秘部門地位的形象概括。 在任何組織系統(tǒng)中，中職文秘部門都是處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。 （二）中職文秘部門的職能 中職文秘部