【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 一個(gè)會(huì)議公司接待水平的重要部分。該環(huán)節(jié)服務(wù)內(nèi)容繁多，事情瑣碎，但卻是整個(gè)會(huì)議接待中亮點(diǎn)最多的部分，與會(huì)者對(duì)會(huì)議公司的服務(wù)水平及態(tài)度將有切身的感受。其主要服務(wù)內(nèi)容如下： 接機(jī)，入住酒店安排 會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料，來客接待。 會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。 會(huì)議秘書在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn) VIP 用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。 確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 提前確認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。 確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（ 日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。 確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。 確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、 VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。 1代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。 四、會(huì)后工作 會(huì)后工作是整個(gè)會(huì)議接待的收尾階段，很多會(huì)議公司對(duì)該環(huán)節(jié)缺乏錯(cuò)誤的理解，任務(wù)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議結(jié)束意味著會(huì)議接待也就完了，其實(shí)不然，會(huì)議之后還有一些很重要的工作要進(jìn)行，其主要內(nèi)容如下： 會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。 會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。 歡送代表工作，如送機(jī)。 第五篇：五、秘書的接待工作 秘書的接待工作 第 — 節(jié)接待的準(zhǔn)備工作 文秘人員熱情、禮貌、耐心、細(xì)致的接待能使客人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。來訪客人則由此觀察到單位認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和蓬勃向上的精神風(fēng)貌，因而在無形當(dāng)中也提高了本單位的知名度和美譽(yù)度，擴(kuò)大了單位的影響。反之，如果秘書的態(tài)度冷漠、言行舉止粗魯，那么，來訪的客人就會(huì)認(rèn)為這個(gè)單位整體水平太差而對(duì)單位失去信賴。 秘書要做好接待工作，前期的準(zhǔn)備工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提條件。秘書應(yīng)該從接待工作的環(huán)境、物質(zhì)與心理三個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備。 一、做好接待工作的環(huán)境準(zhǔn)備 公司的前臺(tái) 、會(huì)客室、辦公室是展示公司形象的窗口，秘書應(yīng)當(dāng)使這些地方保持清潔、明亮、整齊、美觀，讓來訪者一進(jìn)門就能感到這里工作規(guī)范有序。同時(shí)，辦公室內(nèi)部工作人員之間也應(yīng)熱情大方地互相配合，給來訪者留下良好的印象。 辦公室、會(huì)客室的環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。 1．硬環(huán)境 硬環(huán)境包括辦公室、會(huì)客室的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。 （ 1）綠化環(huán)境。辦公室、會(huì)客室內(nèi)的綠化是相當(dāng)重要的，應(yīng)適當(dāng)?shù)財(cái)[放一些花卉或綠色植物；室外周圍環(huán)境應(yīng)力求做到草坪、花木相映生輝，綠意盎然，富有生氣與活力。 （ 2）空氣環(huán)境?？諝猸h(huán)境包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個(gè)因素，它的好壞對(duì)人的行為和心理有著很大的影響。因此，應(yīng)在室內(nèi)安裝通風(fēng)設(shè)備和空調(diào)，做好空氣的調(diào)節(jié)，并且經(jīng)常打開門窗透氣，保持空氣清新。同時(shí)，也可適當(dāng)灑些氣味淡雅大方的空氣清新劑。 （ 3）光線環(huán)境。室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰?，以自然光源為主，人造光源為輔。切勿使光線過強(qiáng)，以免刺激眼睛。 但光線也不應(yīng)過弱，太暗會(huì)引起人的視覺疲勞或心情壓抑。 （ 4）聲音環(huán)境。室內(nèi)要保持肅靜、安寧，這樣才能使客人心情舒暢。同時(shí)也能使秘書人員集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。反之，辦公室聲音嘈雜，會(huì)使人心煩意亂。 （ 5）辦公室布置。辦公桌、文件柜、復(fù)印機(jī)等大件物品要擺放合理，書報(bào)、文件、文具等物品要?dú)w類擺放整齊；墻上可掛日歷、公司徽標(biāo)等，也可掛上市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)圖和宣傳照片等。 2．軟環(huán)境 軟環(huán)境是指辦公室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等在接待過程中體現(xiàn)出來的人文環(huán)境。主要有兩個(gè) 方面： （ 1）組織文化環(huán)境。是組織存在和發(fā)展的靈魂，同時(shí)也是接待過程中最能感動(dòng)客人、能夠給客人留下深刻印象的東西。如，科學(xué)合理的規(guī)章制度、緊張有序的工作秩序、和諧融洽的人際關(guān)系等。辦公室里良好的工作氛圍，能讓客人感受到這個(gè)團(tuán)隊(duì)是有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，從而對(duì)單位留下良好的印象。 （ 2）接待禮儀環(huán)境。包括接待人員接待的態(tài)度、禮儀素養(yǎng)、接待過程的安排等。 二、做好接待工作的物質(zhì)準(zhǔn)備 接待工作所需物品分為必備用品和輔助用品兩種。 1．必備用品的準(zhǔn)備 必備用品即所有的接待工作 都需要的用品，主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容： （ 1）辦公設(shè)備。會(huì)談時(shí)所用的桌椅、沙發(fā)、茶幾。要求桌椅等要擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。 （ 2）茶水與茶具。飲水機(jī)、茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。一般客人可以用一次性紙杯，重要客人要用正規(guī)茶具。 （ 3）文具用品。如會(huì)見客人時(shí)需要記錄用的筆和紙等。 （ 4）書報(bào)架。為了使來訪者排解等待的時(shí)間，還應(yīng)放置書報(bào)架，擺放一些書報(bào)雜志、單位介紹等材料。 2．輔助用品的準(zhǔn)備 輔助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有： （ 1）接待用車。如迎送客人用的大小轎車。 （ 2）接待標(biāo)志。如接待現(xiàn)場(chǎng)的歡迎標(biāo)語和指示牌，接待人員的統(tǒng)一服裝和證件等。 （ 3）接待設(shè)備。如會(huì)見大型代表團(tuán)使用的擴(kuò)音器，部分會(huì)談時(shí)需要的電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)等。 （ 4）接待禮品。部分接待工作需要贈(zèng)送禮品，尤其是一些涉外的接待工作。 三、做好接待工作的心理準(zhǔn)備 秘書應(yīng)具備良好的待客心理，其核心就是要求秘書事事處處有強(qiáng)烈的“角色意識(shí)”、“服務(wù)意識(shí)”，體現(xiàn)出一個(gè)“誠”字，即秘書人員應(yīng)站在對(duì)方的立場(chǎng)上，將心比心，以誠相待。具體 表現(xiàn)在待人接物上應(yīng)該熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方，這樣有助于贏得對(duì)方的好感，縮短彼此的心理距離。如果秘書遇到不愉快的事而心情不佳，也絕不能把個(gè)人的情緒帶到工作中來，更不應(yīng)發(fā)泄到來訪者身上。否則，來訪者就可能根據(jù)秘書的這種態(tài)度來推測(cè)領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)熱情。那種“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的“衙門作風(fēng)”很令人反感。 無論來訪的客人是預(yù)約的還是未預(yù)約的，是易于溝通的還是脾氣急躁的，都要讓對(duì)方感到自己是受到歡迎、得到重視的。當(dāng)客人很多或難于應(yīng)對(duì)的時(shí)候，仍要有禮有序地處理，更不能因客人發(fā)火或急躁而有失 禮節(jié)，要沉著冷靜，態(tài)度友善，耐心解釋。 第二節(jié)接待工作的基本程序 任何來訪的客人，都不應(yīng)該繞開前臺(tái)或有關(guān)秘書而直接去找被訪者。前臺(tái)、秘書的責(zé)任之一，就是要甄別客人，起到“過濾”、“分流”的作用，讓預(yù)約好的或有接待必要的客人及時(shí)得到接待，而把沒有必要接待的客人客氣地?fù)踉陂T外，不要讓客人直接見到上司或其他人，影響工作。 迎客、待客、送客是接待工作中的三個(gè)基本環(huán)節(jié)，秘書人員應(yīng)遵循熱情周到、禮儀大方、勤儉節(jié)約、安全保密的原則，接待每一位來訪者，做到親切迎客、熱情待客、禮貌送客。根據(jù)客人是否預(yù)約可將客人分為預(yù)約來訪者與未預(yù)約來訪者，對(duì)二者的接待方法大同小異。 一、接待預(yù)約來訪者的工作程序 （一）親切迎客 1．以良好的公司形象迎候采訪者。見到客人的第一時(shí)間，應(yīng)該馬上同時(shí)做出如下的動(dòng)作與表情：站起來、注視對(duì)方、微笑。 最初的迎客語言可以是：“您好”、“您好，歡迎光臨 !”、“您好，我能為您做些什 么 ?”等親切的話語。 當(dāng)來訪者走近時(shí)，以站立姿態(tài)面帶微笑主動(dòng)問候。不同的公司有不同的接待來訪者的方法。在大公司里，所有來訪者都去服務(wù)臺(tái)或接待室，那里有專門的接待員負(fù)責(zé)初步接待，并通知秘書來了客人（在辦公室的秘書最好在每天早上給接待員一份當(dāng)天來訪者的名單）。秘書在向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，按領(lǐng)導(dǎo)的指示將客人帶至領(lǐng)導(dǎo)辦公室或會(huì)客室。 如果是小公司，秘書的辦公桌在辦公室門口，或在比較顯眼的位置，來訪者進(jìn)采后，秘書要主動(dòng)打招呼。秘書不要首先主動(dòng)伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，秘書則必須與其握手。 2．了解來訪